Lĩnh vực
Quy mô
Tổng Tỷ lệ
Siêu
nhỏ Nhỏ Vừa
Nông Lâm Thủy Hải Sản - - - - -
Công nghiệp, xây dựng 3 13 4 20 37,74%
Thương mại, dịch vụ 12 19 2 33 62,26%
Tổng 15 32 6 53
Tỷ lệ 28,30% 60,38% 11,32% 100%
Nguồn: tác giả tổng hợp Bảng 2.2b: Thống kê các DN khảo sát theo loại hình và quy mơ
Loại hình DN Quy mơ Tổng Tỷ lệ
Siêu nhỏ Nhỏ Vừa Công ty Cổ Phần 4 20 3 27 50,94% Công Ty TNHH 9 12 2 23 43,40% DN Tư nhân 2 - 1 3 5,66% DN Nhà nước - - - - - Loại hình khác - - - - - Nguồn: Tác giả tổng hợp
Kết quả thống kê cho thấy đa phần DN hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ (62,26%) và Công nghiệp xây dựng (37,74%). Loại hình DN chủ yếu là công ty Cổ Phần (50,94%), kế đến là công ty TNHH (43,94%), các loại hình khác chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ.
Mặc dù thuật ngữ KSNB đã được giới thiệu rất phổ biến. Nhiều khóa học về KSNB được tổ chức nhằm giới thiệu đến DN một phương pháp hỗ trợ quản trị DN hiệu quả. Nhưng việc tiếp cận và triển khai thiết lập chưa được hầu hết các DN chú trọng, nhất là DN nhỏ và vừa.
Theo kết quả khảo sát thực hiện năm 2011 cho thấy; đa phần DN tổ chức kiểm sốt theo kinh nghiệm quản lý, chưa có cách tiếp cận một cách bài bản. Mặc dù các công ty cổ phần, một số công ty TNHH từ hai thành viên trở lên đã có ban kiểm sốt nhưng nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận này là tư vấn các hoạt động; giám sát và đánh giá về các chính sách, định hướng chiến lược phát triển; kiểm tra và sốt xét về BCTC. Nói cách khác, nhiệm vụ chủ yếu của họ là thay mặt Hội đồng cổ đông giám sát các nhà quản lý, điều hành. Nhìn chung, các cơng ty đều cho rằng việc tổ chức bộ phận KSNB với những con người có khả năng chun mơn để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB nói chung và các hoạt động kiểm sốt nói riêng trong mơi trường tin học là cần thiết và quan trọng. Song do điều kiện, hoàn cảnh hiện tại chưa cho phép hoặc không đủ nguồn lực để thực hiện nên phần lớn các DN khơng có bộ phận này. Rất ít cơng ty tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ và nhiệm vụ của họ chủ yếu tập trung vào việc kiểm soát một số vấn đề nổi cộm như kiểm soát, đánh giá việc tuân thủ quy trình của các bộ phận chức năng; tư vấn và giám sát về các thủ tục mang tính pháp chế cho các bộ phận như các điều kiện ràng buộc trên hợp đồng, giải quyết tranh chấp, kiện tụng; kiểm soát việc tuân thủ và thực thi về các chính sách như chính sách nhân sự, chế độ tiền lương của đơn vị, chính sách đào tạo…(Đồng Quang Chung, 2011, trang 54-55).
Qua tìm hiểu, dễ nhận ra rằng hầu hết các công ty trên mặc dù đã có quan tâm đến vấn đề kiểm sốt trong mơi trường tin học nhưng chưa toàn diện bởi đa phần đều chưa gặp phải nhiều rủi ro bắt nguồn từ môi trường này nên họ có phần chủ quan. Từ đó cho thấy, các cơng ty này vẫn chưa ban hành chính sách dành riêng cho mục tiêu đảm bảo chất lượng thông tin trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
2.1.3 Đặc điểm về ứng dụng phần mềm kế toán
Hiện nay, 100% các DN nhỏ và vừa đều ứng dụng CNTT vào cơng tác kế tốn và kiểm soát. Tuy nhiên mức độ ứng dụng của các DN còn khác nhau, tùy
thuộc vào trình độ, quy mơ và điều kiện của mỗi DN. Theo kết quả khảo sát, các DN có quy mơ siêu nhỏ và nhỏ, có khối lượng nghiệp vụ phát sinh ít hoặc mới thành lập có khuynh hướng sử dụng phần mềm kế toán thiết kế trên Excel (6/53 DN, tỷ lệ 11,32%). Phần lớn DN ứng dụng phần mềm kế toán kết hợp với Excel (30/53 DN, tỷ lệ 56,6%), và các DN chỉ dùng phần mềm không kết hợp với Excel chiếm tỷ trọng tương đối cao (17/53 DN, tỷ lệ 30,07%) và khơng có DN nào ứng dụng ERP. Kết quả này cho thấy việc chỉ ứng dụng phần mềm kế toán vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý của DN mà cần phải kết hợp với phần mềm Excel. Khơng có DN ứng ERP vì chi phí đầu tư lớn và các điều kiện triển khai gặp nhiều khó khăn. Khi cân đối lợi ích chi – chi phí thì việc ứng dụng ERP khơng hiệu quả nên chưa được các DN đầu tư.
Việc đặc điểm lựa chọn phần mềm kế toán của DN chủ yếu để ứng dụng phục vụ cơng tác kế tốn, nhất là việc lập BCTC, báo cáo thuế chứ chưa quan tâm nhiều đến báo cáo quản trị và kiểm soát. Đa phần các DN lựa chọn những phần mềm kế tốn viết sẵn, có u cầu điều chỉnh một số thành phần cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh và kế toán của DN.
2.2 Những rủi ro ảnh hưởng mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy mà DN hướng đến khi thiết lập hệ thống KSNB trong điều kiện ứng dụng phần mềm hướng đến khi thiết lập hệ thống KSNB trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán.
2.2.1 Gian lận thường gặp trên BCTC a. Che dấu cơng nợ và chi phí
Che dấu cơng nợ đưa đến giảm chi phí là một trong những kỹ thuật gian lận phổ biến trên BCTC nhằm mục đích khai khống lợi nhuận. Khi đó, lợi nhuận trước thuế sẽ tăng tương ứng với số chi phí hay cơng nợ bị che dấu. Đây là phương pháp dễ thực hiện và khó bị phát hiện vì thường khơng để lại dấu vết. Các hành vi che dấu công nợ và chi phí bao gồm: khơng ghi nhận cơng nợ và chi phí, đặc biệt khơng lập đầy đủ các khoản dự phịng; vốn hố chi phí khơng được phép vốn hóa; khơng lập dự phịng khoản phải trả (Kiểm soát nội bộ, 2012, trang 51)
b. Ghi nhận doanh thu khơng có thật hay khai cao doanh thu
Là việc ghi nhận vào sổ sách một nghiệp vụ bán hàng hố hay cung cấp dịch vụ khơng có thực. Kỹ thuật thường sử dụng là tạo ra các khách hàng giả mạo thông
qua lập chứng từ giả mạo nhưng hàng hóa khơng được giao và đầu niên độ sau sẽ lập bút toán hàng bán bị trả lại, khai cao doanh thu cịn được thực hiện thơng qua việc cố ý ghi tăng các nhân tố trên hóa đơn như số lượng, giá bán… hoặc ghi nhận doanh thu khi các điều kiện giao hàng chưa hoàn tất, chưa chuyển quyền sở hữu và chuyển rủi ro đối với hàng hoá – dịch vụ được bán.
c. Định giá sai tài sản
Việc định giá sai tài sản được thực hiện thông qua việc không ghi giảm giá trị hàng tồn kho khi hàng đã hư hỏng, khơng cịn sử dụng được hay không lập đầy đủ dự phịng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó địi, các khoản đầu tư ngắn, dài hạn. Các tài sản thường bị định giá sai như là: các tài sản mua qua hợp nhất kinh doanh, tài sản cố định, khơng vốn hố đầy đủ các chi phí vơ hình, phân loại khơng đúng tài sản.
d. Ghi nhận sai niên độ
Doanh thu hay chi phí được ghi nhận khơng đúng với thời kỳ mà nó phát sinh. Doanh thu hoặc chi phí của kỳ này có thể chuyển sang kỳ kế tiếp hay ngược lại để làm tăng hoặc giảm thu nhập theo mong muốn.
e. Không khai báo đầy đủ thông tin
Việc không khai báo đầy đủ các thơng tin nhằm hạn chế khả năng phân tích của người sử dụng Báo cáo tài chính. Các thơng tin thường không đựợc khai báo đầy đủ trong thuyết minh như nợ tiềm tàng, các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế tóan, thơng tin về bên có liên quan, các những thay đổi về chính sách kế tốn..
2.2.2 Sai sót và gian lận trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế tốn 2.2.2.1 Sai sót và gian lận theo quy trình xử lý 2.2.2.1 Sai sót và gian lận theo quy trình xử lý
Sai sót và gian lận về nhập liệu: bao gồm các sai sót về đối tượng hạch tốn
(tài khoản, mã khách hàng,…), các sai sót về số tiền (nhập sai, đảo số,…), nhập trùng hay hay bỏ sót nghiệp vụ,…Đây cũng có thể là hành vi gian lận khi cố tình nhập sai, trùng lắp hay bỏ sót nghiệp vụ. Khác với mơi trường thủ cơng, các sai sót và gian lận này có thể khơng được phát hiện sớm vì máy tính tự động xử lý mà khơng xét đến tính hợp lý của nghiệp vụ. Tính chất tự động cập nhật nhiều tập tin của máy tính (thay vì ghi chép song song trong môi trường thủ công) cũng là nguyên nhân dẫn đến khó phát hiện.
Sai sót và gian lận về xử lý nghiệp vụ: lỗi số học thường khơng xảy ra trong
mơi trường máy tính nhưng các lỗi của chương trình có thể làm sai lệch kết quả xử lý. Các sai sót này thường mang tính hàng loạt đối với các nghiệp vụ tương tự. Các sai sót này cũng thường khơng được phát hiện sớm cho đến khi báo cáo được in ra. Việc sai sót trong cài đặt cơng thức, các tham số cũng có thể gây ra kết quả sai lệch tương tự. Những sai sót trên sẽ trở thành hành vi gian lận nếu cố ý thực hiện.
Sai sót và gian lận về thơng tin đầu ra: việc thiết kế các biểu mẫu báo cáo có
thể xem hay in ra của chương trình có thể khơng dự liệu được các trường hợp đặc biệt (số quá lớn, số lượng các khoản mục tăng lên bất thường,…), khi đó các báo cáo có thể bị thiếu sót hay sai lệch. Gian lận trong lĩnh vực này có thể là việc đánh tráo các kết quả in ra từ chương trình bằng một báo cáo có mẫu biểu tương tự nhưng khơng phải in ra từ chương trình.
Sai sót và gian lận về lưu trữ và bảo mật: Các sai sót trong lĩnh vực này có
thể làm mất mát dữ liệu, rò rỉ dữ liệu ra bên ngồi. Trong mơi trường máy tính, rủi ro này cao hơn trong môi trường thủ công rất nhiều do đặc điểm ghi nhận và chuyển giao dữ liệu điện tử. Gian lận trong việc cố tình làm hỏng các dữ liệu hoặc đánh cắp dữ liệu, sữa chữa trái phép dữ liệu cũng cao hơn trong mơi trường máy tính so với mơi trường thủ cơng.
2.1.1.2 Sai sót và gian lận xét trên góc độ kỹ thuật:
Trong mơi trường xử lý bằng máy, ngoài các gian lận thường xảy ra trong mơi trường thủ cơng, người ta cịn sử dụng máy tính và các kỹ thuật đặc thù của nó để thực hiện các gian lận. Các kiểu gian lận thường xảy ra như: Cố tình nhập sai sữ liệu, phá hủy các máy tính chứa dữ liệu và chương trình quan trọng; ăn cắp thơng tin qua việc truy cập bất hợp pháp máy tính hoặc mạng máy tính; sử dụng máy tính như một công cụ để tạo một hệ thống sổ sách song song khác cho mục đích gian lận tài chính.
2.3 Khảo sát, phân tích và đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán với mục tiêu BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các DN nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM
Dữ liệu thu thập là thực trạng mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán của các DN nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM, dữ liệu được thu thập thông qua bảng khảo sát đánh giá được xây dựng dựa theo hướng dẫn của khuôn mẫu COSO 2013 – Kiểm sốt bội bộ BCTC cho các cơng ty nhỏ. Bảng khảo sát được gửi cho các DN trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh theo phương pháp thuận tiện và ngẫu nhiên: đối tượng khảo sát là Giám đốc, ban quản lý, kế toán và nhân viên phụ trách công nghệ thông tin. Phiếu được phát cho các doanh nghiệp dựa trên sự quen biết của tác giả và một số học viên cao học kế toán đang đảm nhiệm cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp. Kết quả khảo sát thu được 53 phiếu trả lời về thông tin của 53 doanh nghiệp phục vụ cho việc thực hiện đề tài và thỏa điều kiện về quy mô DN là nhỏ và vừa.
2.3.2 Thiết kế câu hỏi khảo sát
Bảng khảo sát đánh giá được thiết kế dựa theo khuôn mẫu COSO 2013 – Kiểm sốt nội bộ BCTC cho các cơng ty nhỏ. Khuôn mẫu hướng dẫn các nguyên tắc đánh giá hệ thống KSNB đối với BCTC dành cho các cơng ty có quy mơ nhỏ. Tương ứng từng thành phần trong hệ thống KSNB sẽ có các nguyên tắc để đánh giá, ứng với từng nguyên tắc đánh giá sẽ từ 3 đến 8 tiêu chí đánh giá cụ thể cho nguyên tắc đó. Các ngun tắc và tiêu chí đánh giá tương ứng với từng thành phần trong hệ thống KSNB được trình bày ở phụ lục số 1.
2.3.3 Phương pháp đánh giá
Để tiến hành đánh giá định lượng, bảng phân loại các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB được tổng hợp bởi Lembi Noorve, xây dựng dựa theo mô hình của Perry, Warner và Ramos, được áp dụng, tiếp cận đánh giá tồn diện các khía cạnh của hệ thống KSNB theo COSO – Khuôn mẫu lý thuyết về KSNB được chấp nhận rộng rãi nhất hiện nay được trình bày trong bảng 1.9, phần 1.7 gồm sáu cấp độ (từ 1 đến 6).
Mỗi cấp cho thấy mức độ hữu hiệu của việc kiểm soát được ứng dụng trong công ty so với tiêu chuẩn COSO 2013. Xem xét rằng các phản ứng với các tiêu chuẩn COSO 2013 có thể khác nhau trong mỗi cơng ty, việc đánh giá mức độ hữu hiệu cũng cần xem xét mức độ tài liệu hướng dẫn của các kiểm soát, nhận thức tổng thể và cách tiếp cận vấn đề cụ thể trong công ty, xác định trách nhiệm và mức độ
hành động như được mô tả trong bảng 2.3. Hơn nữa, hệ thống phân loại cho phép giải thích các kết quả định lượng về mức độ hữu hiệu từng thành phần và toàn bộ hệ thống.
. Phương pháp đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy theo cấu trúc như sau:
(1) Mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy – ước tính tổng thể về mức độ hữu hiệu của KSNB đối với mục tiêu đảm
bảo BCTC đáng tin cậy là bình qn sơ điểm của các thành phần cấu thành hệ thống KSNB.
(2) Mức độ hữu hiệu từng thành phần của hệ thống KSNB – mức độ hữu
hiệu mỗi thành phần của KSNB (ví dụ như mơi trường kiểm sốt) được đánh giá, dựa trên việc đánh giá các ngun tắc (trung bình khơng trọng số)
(3) Nguyên tắc của các thành phần - đánh giá của mỗi nguyên tắc dựa vào
số điểm trung bình của các tiêu chí.
(4) Tiêu chí để thực hiện các nguyên tắc: dưới mỗi nguyên tắc, 3-8 tiêu chí
được đánh giá theo thang điểm 6 điểm.
Các nguyên tắc về hoạt động kiểm sốt, các chính sách và thủ tục liên quan đến mục tiêu BCTC đáng tin cậy được xem xét đánh giá. Những nguyên tắc này không được đánh giá định lượng, nguyên nhân đánh giá định lượng bị hạn chế là do độ tin cậy tiềm tàng của thông tin. Việc mơ tả các thủ tục kiểm sốt hỗ trợ tốt cho việc thiết kế kiểm sốt, nhưng sẽ ít tin cậy nếu đánh giá mà không xem xét đến các tình huống thực tế về tài liệu hướng dẫn, sự cẩn thận của nhân viên trong việc thực hiện, sự phân công nhiệm vụ giữa các nhân viên, vv.
Với mục đích của đề tài, một bảng khảo sát dưới hình thức đánh dấu chọn (checklist) bao gồm những thủ tục chủ yếu để lập BCTC, được hồn thành bởi kế tốn trưởng. Và một bảng khảo sát tương tự dành cho các hoạt động kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng trong phần mềm kế tốn được hồn thành bởi nhân viên kế toán hoặc nhân viên quản lý công nghệ thông tin. (Phụ lục 1). Mức độ hữu hiệu của thành phần này được đánh giá định tính thơng qua sự hiện hữu các thủ tục kiểm soát được áp dụng.
2.3.4.1 Mơi trường kiểm sốt: Kết quả tồng hợp cho thấy mức độ hữu hiệu
của mơi trường kiểm sốt của 53 DN khảo sát được đánh giá định lượng thể hiện ở