Bảng 2.3 : Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần mơi trường kiểm sốt
2.3 Khảo sát, phân tích và đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB đối vớ
2.3.4.3 Hoạt động kiểm soát
Như đã trình bày ở phần phương pháp nghiên .cứu, vì những hạn chế trong việc đánh giá định lượng thành phần Hoạt động kiểm soát nên đánh giá định tính được thực hiện để đánh giá mức độ hiện hữu các thủ tục kiểm soát mà các DN áp dụng. Kết quả tổng hợp được trình bày ở hai bảng 2.15a và 2.15b
Bảng 2.15a: Tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát
TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
11. Tương quan với đánh giá rủi ro – Hành động được thực hiện để giải quyết rủi ro, đạt được mục tiêu BCTC đáng tin cậy
Có Tỷ lệ Không Tỷ lệ
11.1 Các hoạt động kiểm sốt có được thiết kế để giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng nghiêm trọng đến mục tiêu BCTC?
53 100 11.2. Các hoạt động kiểm sốt có xem xét rủi ro
liên quan đến tất cả các khía cạnh của quá trình ghi chép, bao gồm các ước tính kế tốn và các bút tốn điều chỉnh và khóa sổ?
53 100 11.3. Việc lựa chọn các hoạt động kiểm sốt có
xem xét vấn đề rủi ro liên quan đến việc ứng dụng phần mềm kế toán?
53 100
12. Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát – Các hoạt động kiểm soát được lựa chọn và áp dụng có xem xét chi phí và hiệu quả của chúng trong việc giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC
12.1. Các hoạt động kiểm sốt có được sắp xết một trình tự khác nhau về chi phí và tính hữu hiệu, phụ thuộc và các tình huống khơng? (Chúng bao gồm phê duyệt, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá kết quả hoạt động, an toàn tài sản, và phân công nhiệm vụ)
20 37,74 33 62,26
12.2. Nhà quản lý có sử dụng cân đối thích hợp giữa kiểm sốt ngăn ngừa và kiểm soát phát hiện, cân đối giữa các kiểm sốt thủ cơng và kiểm soát tự động để giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC?
37 69,81 16 30,19
12.3. Có sự phân cơng hợp lý về người hoặc quy trình để giảm thiểu rủi ro và đáp ứng mục tiêu BCTC?
12.4. Khi lựa chọn các hoạt động kiểm sốt nào được áp dụng, nhà quản lý có xem xét đến tính cân đối chi phí và lợi ích mong đợi của việc cải thiện kiểm soát?
53 100 -
13.Chính sách và thủ tục – Chính sách liên quan đến BCTC đáng tin cậy được thiết lập và truyền đạt tồn cơng ty, với thủ tục tương ứng để đạt được kết quả định trước
13.1. Các hoạt động kiểm sốt có được xây dựng trong quá trình kinh doanh và các hoạt động hằng ngày của nhân viên công ty?
53 100 -
13.2. Các thủ tục có được thực hiện một cách
kịp thời? 20 38 33 62,26
Các thủ tục có được thưc hiện một cách đầy đủ, nghiêm túc và nhất quán đối ở tất cả các phòng ban?
15 28,30 38 71,70 13.3. Có các tiêu chuẩn để xác định kết quả thực
hiện các chính sách và thủ tục là thích hợp và đạt được kết quả?
6 11 47 88,68
13.4. Các chính sách và thủ tục có được xem xét
định kỳ để xác định chúng có nên được duy trì? 11 21 42 79,25
14. Công nghệ thơng tin – Kiểm sốt cơng nghệ thơng tin có được thiết kế và thực hiện hỗ trợ để đạt được các mục tiêu BCTC hay không?
14.1. Các kiểm sốt ứng dụng có được xây dựng trong chương trình máy tính và hỗ trợ hướng dẫn cách thức sử dụng?
47 89 6 11,32
14.2. Các kiểm soát ứng dụng được thiết kế có cung cấp quy trình xử lý thơng tin quan trọng đầy đủ và chính xác đảm bảo tính tồn vẹn của BCTC, ủy quyền và hợp lệ?
47 89 6 11,32
14.3. Nhân viên có được phân quyền truy cập
vào máy tính và phân mềm kế tốn khơng? 53 100 - 14.4. Có thủ tục kiểm tra việc truyền tải dữ liệu
như mã hóa, kiểm tra thường xuyên, kiểm tra chẵn lẻ…?
47 89 6
14.5. Có chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu? 41 77 12 22,64 14.6. Có tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo trì, sửa
lỗi hệ thống? 28 53 25 47,17
14.7. Có sử dụng bộ lưu điện đề phòng trường
14.8. Phần mềm có lập trình khơng cho phép chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp hoặc số liệu đã chuyển sổ cái?
6 11 47 88,68
14.9. Có hạn chế việc cắm các thiết bị lưu trữ di động của cá nhân như USB, ổ cứng di động vào máy tính khơng?
53 100 -
Nguồn: tác giả tổng hợp
Qua kết quả khảo sát cho thấy 100% DN nhận thấy được tầm quan trọng của việc thiết kế và sử dụng các thủ tục kiểm soát để phục vụ mục tiêu BCTC, và các thủ tục này có xem xét rủi ro liên quan đến tất cả các khía cạnh của q trình ghi chép, bao gồm các ước tính kế tốn và các bút tốn điều chỉnh và khóa sổ; cũng như việc lựa chọn các hoạt động kiểm sốt có xem xét vấn đề rủi ro liên quan đến việc ứng dụng phần mềm kế toán. Đồng thời các thủ tục như phê duyệt, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá kết quả hoạt động, an tồn tài sản, và phân cơng nhiệm vụ được các DN đánh giá cao và sắp xếp theo một trình tự về chi phí và hiệu quả, vấn đề cân đối lợi ích và chi phí thực hiện các thủ tục kiểm sốt cũng được hầu hết các DN chú trọng. Tuy nhiên việc cân đối giữa các thủ tục kiểm sốt phịng ngừa và phát hiện cũng như phân công người chịu trách nhiệm về việc thực hiện và quy trình thực hiện vẫn chưa được thực hiện tốt. Cụ thể vẫn còn 16/53 DN (tỷ lệ 30,19%) chưa đảm bảo hợp lý.
Tất cả DN đều trả lời các hoạt động kiểm sốt được xây dựng trong q trình hoạt động kinh doanh và quá trình làm việc hàng ngày của nhân viên, tuy nhiên có 33/53 DN (tỷ lệ 62,26%) cho rằng các hoạt động kiểm soát này chưa được thực hiện một cách kịp thời và 38/53 DN (tỷ lệ 71,70%) đánh giá là việc thực hiện chưa nhất quán giữa các phịng ban với nhau. Bên cạnh đó đa phần các DN, cụ thể 47/53 DN (tỷ lệ 88,68%) chưa xây dựng các tiêu chuẩn như thế nào là thích hợp để đánh giá tính hữu hiệu của các thủ tục cũng như chưa có kế hoạch định kỳ đánh giá liệu các hoạt động kiểm sốt có nên được tiếp tục duy trì hay khơng.
Về các thủ tục kiểm soát chung được áp dụng trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế tốn thì hấu hết các DN đánh giá các thủ tục kiểm sốt đều được tích hợp trên phần mềm, các DN chỉ mới ứng dụng excel thì cịn nhiều hạn chế, chủ yếu là
kiểm sốt truy cập vào hệ thống máy tính và hạn chế kết nối dữ liệu với các thiết bị lưu trữ di động như USB, ổ cứng di động.
Về việc đánh giá các chính sách và thủ tục đảm bảo các mục tiêu BCTC, kết quả khảo sát được trình bày trong bảng 2.15b:
Bảng 2.15b Tổng hợp kết quả khảo sát chính sách và thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng tương ứng với các mục tiêu BCTC
TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI BCTC
Mục tiêu: thông tin so sánh được báo cáo
một cách hợp lý Có Tỷ lệ Khơng Tỷ lệ
1. Có một danh sách kiểm tra (checklist) đảm bảo tất cả các số liệu trên sổ chi tiết, sổ nhật ký đã được chuyển sổ cái?
3 5,66 50 94,34 2. Thông tin trên BCTC được trình bày nhất
qn, có thể so sánh với BC đã phát hành của kỳ trước?
53 100 3. Sự thay đổi số dư cuối kỳ đòi hỏi sự chấp
thuận của người có vai trị tài chính cao nhất trong cơng ty?
53 100 4. Cá nhân chỉ được ủy quyền mới có thể
truy cập để mở số dư đầu kỳ tài khoản? 53 100 5. Một khi quá trình lập báo cáo tài chính
được hồn thành, hệ thống CNTT bị khóa để đảm bảo các điều chỉnh không ảnh hưởng đến các kỳ trước?
47 88,68 6 11,32 6. Các mẫu báo cáo đã được lập trình sẵn và
sẽ được tạo lập bởi kế toán trưởng / giám đốc tài chính?
53 100 -
Mục tiêu: Việc trình bày tổng thể báo cáo tài chính được thu thập, xử lý, tổng hợp và trình bày trung thực
- 1. Trước khi phát hành báo cáo tài chính
phải được sự cho phép của người có thẩm quyền kiểm soát BCTC?
53 100 -
2. Việc đánh giá phân tích báo cáo tài chính được thực hiện bởi cách giám đốc tài chính / kế tốn trưởng, BC tổng hợp được cung cấp cho nhà quản lý /Ban kiểm soát?
27 50,94 26 49,06 3. Bản thảo báo cáo tài chính được xem xét
bởi giám đốc / Giám đốc tài chính kế tốn và giám đốc điều hành?
4. Có danh sách kiểm tra (checklist) đánh dấu những thông tin công bố để đảm bảo công bố đầy đủ thông tin?
6 11,32 47 88,68 5. Điều chỉnh bảng cân đối thử lần cuối đảm
bảo hệ thống báo cáo chính xác? - 53 100,00
Mục tiêu: sự đầy đủ, hiện hữu và tính chính xác của các bút tốn nhật ký khơng sai đáng kể
- -
1. Có một danh sách các bút tốn tự động được duy trì và xem xét tính hợp lệ và chính xác vào cuối kỳ?
47 88,68 6 11,32 2. Các bút tốn nhật ký ít phát sinh có được
xem xét và phê duyệt bởi Kế toán trưởng / giám đốc tài chính?
- 53 100,00
3. Tất cả các bút toán nhật ký định kỳ được mặc định sẵn số tài khoản và thiết lập sẵn bởi hệ thống máy tính?
47 88,68 6 11,32 4. Báo cáo về hành vi truy cập bất hợp pháp
được xem xét bởi người quản lý CNTT? 32 60,38 21 39,62
Mục tiêu: BC lưu chuyển tiền tệ và sự vận động của vốn chủ được thu thập, ghi chép, xử lý, tổng hợp và báo cáo phù hợp
- -
1. Kế toán trưởng/ giám đốc tài chính có xem xét việc lập BC lưu chuyển tiền tệ/ sự vận động của vốn chủ và ký duyệt nó khơng?
53 100 - -
2. Chương trình người dùng cuối sử dụng (VD Excel) có được sử dụng để chuẩn bị BC LCTT, xử lý thay đổi thẩm quyền cá nhân có được chấp thuận của nhà quản lý?
36 67,92 17 32,08 3. Có báo cáo phân tích BC LCTT/thay đổi
vốn chủ được lập bởi kế tốn trưởng/giám đốc tài chính?
49 92,45 4 7,55
Nguồn: tác giả tổng hợp
Về việc đảm bảo mục tiêu các thông tin so sánh được báo cáo một cách phù hợp: việc thiết lập và sử dụng một danh sách kiểm tra (checklist) đảm bảo tất cả các
số liệu trên sổ chi tiết, sổ nhật ký đã được chuyển sổ cái không được đa phần các DN áp dụng, chỉ có 3/53 DN (tỷ lệ 5,66%) – sử dụng phần mềm excel trả lời có sử dụng, cịn lại 50/53 DN (tỷ lệ 94,34%) trả lời là không. Phần lớn DN sử dụng phần mềm kế toán, việc chuyển sổ được lập trình sẵn và tự động nên hầu hết DN tin
tưởng vào xử lý của phần mềm. Tuy nhiên để đảm bảo hữu hiệu tuyệt đối, DN cũng nên xem xét thủ tục này.
Tuy nhiên có 53/53 DN (tỷ lệ 100%) trả lời là thông tin trên BCTC được trình bày nhất qn, có thể so sánh với BC đã phát hành của kỳ trước, Sự thay đổi số dư cuối kỳ được người có thẩm quyền kiểm tra, sốt xét cẩn thận và chỉ có người có thẩm quyển mới được khai báo số dư đầu kỳ các tài khoản. Kết quả này cho thấy các DN áp dụng rất tốt các thủ tục cần thiết này hỗ trợ hữu hiệu KSNB đảm bảo BCTC tin cậy. tất cả các DN ứng dụng phần mềm kế toán (47/53 DN, tỷ lệ 88,68%) đều đánh giá là một khi q trình lập báo cáo tài chính được hồn thành, hệ thống phần mềm sẽ khóa sổ để đảm bảo các điều chỉnh khơng ảnh hưởng đến các BC các kỳ trước. Và các mẫu báo cáo đã được thiết lập sẵn và được hồn thành bởi kế tốn trưởng/giám đốc tài chính – người có chun mơn cao và chịu trách nhiệm chính về tính trung thực của BCTC
Về mục tiêu đảm bảo tổng thể BCTC được trình bày trung thực, 100% DN
khảo sát đều đảm bảo BCTC trước khi được phát hành được người có thẩm quyền xem xét, xác nhận đồng ý phát hành. Tuy nhiên, không nhiều DN có tiến hành lập báo cáo phân tích đánh giá về BCTC để cung cấp các thơng tin phân tích tổng hợp cho nhà quản lý, chỉ có 4/53 DN (tỷ lệ 7,55%) trả lời có thực hiện thủ tục này.
Tất cả các DN đều đảm bảo thực hiện tốt thủ tục đảm bảo bảng thảo BCTC được xem xét bởi Ban giám đốc trước khi phát hành bảng chính thức. Tuy nhiên một danh sách đánh dấu (checklist) đảm bảo các thông tin cần thiết được công bố đầy đủ không được áp dụng ở đa số các DN, chỉ có 6/53 DN (tỷ lệ 11,32%) trả lời là có và 47/53 DN (tỷ lệ 88,68%) trả lời là không áp dụng thủ tục này.
Về mục tiêu đảm bảo sự đầy đủ, hiện hữu và tính chính xác, khơng sai đáng kể của các bút tốn nhật ký, có 47/53 DN là các DN đã ứng dụng phần mềm kế toán
trả lời phần mềm thiết kế sẵn một danh mục các bút toán kết chuyển định kỳ một cách tự động, đồng thời tài khoản và quy trình kết chuyển cũng được phần mềm lập trình sẵn. cịn lại 6/53 DN là những DN sử dụng excel thì thủ tục này chưa được thực hiện. Khi có phát sinh những bút tốn nhật ký khơng thường xun xảy ra thì có 35/53 (76,04%) DN đảm bảo được kế toán trưởng xem xét và phê duyệt, 18/53 DN (tỷ lệ 33,96%) DN chưa có thủ tục này.
Bên cạnh đó, các báo cáo về hành vi truy câp bất hợp pháp vào hệ thống cũng được các DN ứng dụng phần mềm thực hiện. Hiện nay tất cả các phần mềm kế tốn đều tích hợp các thủ tục phân quyền truy cập và tạo lich sử truy cập để kiểm soát việc truy cập hệ thống, tuy nhiên DN sử dụng phần mềm kế tốn thì tiện ích này vẫn chưa được sử dụng thường xuyên và hữu hiệu.
Về mục tiêu đảm bảo báo cáo lưu chuyển tiền tệ và sự vận động của vốn chủ được thu thập, ghi chép, xử lý, tổng hợp và báo cáo phù hợp thì 100% DN khảo sát
trả lời có về việc đảm bảo báo cáo được xem xét và ký duyệt của kế toán trưởng/ giám đốc tài chính. Tuy nhiên việc phân tích báo cáo về tình hình biến động vốn chủ chưa được các DN thực hiện tốt, chỉ có 4/53 DN (tỷ lệ 7,55%) DN trả lởi có thực hiện thủ tục này. Và việc sử dụng chương trình người sử dụng cuối dùng (end user program) như excel để hỗ trợ việc lập báo cáo, cũng như các thay đổi về thẩm quyền được 37/53 DN (tỷ lệ 67,92%) trả lời thực hiện tốt, cịn lại là một tỷ lệ khơng nhỏ 15/53 DN (tỷ lệ 32,08%) các DN chưa tận dụng tiện ích này để phục vụ mục tiêu báo cáo lưu chuyển tiền tệ phù hợp.
Nhận xét chung về hoạt động kiểm sốt: nhìn chung trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, các thủ tục kiểm sốt được tích hợp trên phần mềm, hỗ trợ hữu hiệu việc kiểm soát, đảm bảo mục tiêu BCTC đáng tin. Tuy nhiên đa phần, các DN hầu như tin tưởng tuyệt đối vào xử lý của phần mềm, ít quan tâm đến các thủ tục rà soát, kiểm tra kết quả báo cáo kết xuất như: tạo một danh sách kiểm tra (checklist) đảm bảo tất cả các số liệu trên sổ chi tiết, sổ nhật ký đã được chuyển sổ cái, có danh sách kiểm tra đánh dấu những thông tin công bố để đảm bảo công bố đầy đủ thông tin, điều chỉnh bảng cân đối thử đảm bảo báo cáo chính xác, các bút tốn nhật ký ít phát sinh cũng khơng thường xun được kế tốn trưởng xem xét, ký