a. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và phương pháp kiểm tra
Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả.
Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất phong phú do tính chất đặc thù của tổ chức, các bộ phận và con người; do sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra và do có vơ vàn các kế hoạch, chương trình được xây dựng. Chính vì vậy, để tạo ra hiệu quả cho kiểm tra thì các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu.
b. Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn
Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương tiện để xác định một cách chính xác các vấn đề thì q trình kiểm tra có thể đánh giá thành quả thực tế một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc đánh giá đó khơng phải
Khơng cần điều chỉnh Xác định hệ thống tiêu chuẩn và lựa
chọn phương pháp kiểm tra
Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn
Sự thực hiện hoạt động có phù hợp với các tiêu chuẩn khơng?
bao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể đưa ra các tiêu chuẩn chính xác và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường.
* Yêu cầu đối với đo lường kết quả
Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả
Việc đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định
Phải đảm bảo tính khách quan trong đo lường. Muốn vậy, phải xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức, khơng được thành kiến, độc đốn, tránh buộc tội, bất công, tránh nhận định chủ quan khi chưa có đủ cơ sở
Đảm bảo vừa có lợi cho tổ chức, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận. Thơng qua kiểm tra có thể đo lường khẳng định được những kết quả đạt được, nhận thức được những thiếu sót, hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời.
c. Tiến hành điều chỉnh các sai lệch hoặc các tiêu chuẩn
Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình chấp hành quy định của pháp luật để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động
Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn.
Một cách thể hiện khác, quá trình kiểm tra được phân chia thành 6 bước với “đầu vào” là kết quả thực tế đã đạt và “đầu ra” là kết quả mong muốn sau khi điều chỉnh.