1.2.1. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức khác nhau được vận hành với các
mức độ hữu hiệu khác nhau. Tương tự như thế, một hệ thống kiểm soát nội bộ cụ
thể của một tổ chức cũng sẽ vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau ở những thời
21
Báo cáo của COSO cho rằng, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu (xét ở một thời điểm xác định) nếu Hội đồng quản trị và nhà quản lý đảm bảo hợp lý được ba tiêu chí sau đây:
- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào. - Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy. - Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ.
Như vậy, trong khi kiểm sốt nội bộ là một q trình thì sự hữu hiệu của kiểm
soát nội bộ lại là một trạng thái (tình trạng) của q trình đó ở một thời điểm nhất
định. Việc đánh giá sự hữu hiệu của kiểm sốt nội bộ là mang tính xét đốn. Bên
cạnh đó, để đánh giá kiểm sốt nội bộ là hữu hiệu (nói chung), ngồi ba tiêu chí
trên, cịn cần phải đánh giá thêm:
- Năm bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ có hiện hữu khơng? - Nếu có, chúng có hoạt động hữu hiệu khơng?
Có thể thấy, sự hiện hữu của năm bộ phận cấu thành của một hệ thống kiểm
soát nội bộ cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, khi cho rằng năm tiêu chí trên cần được thỏa mãn khi đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ thì điều này cũng khơng có nghĩa là mỗi bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ đều hoạt động y hệt như nhau hoặc cùng mức độ ở các bộ phận khác nhau. Lý do được nêu ra trong báo cáo COSO như sau:
- Có sự bù trừ tự nhiên giữa các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ phục vụ cho nhiều mục tiêu vì vậy kiểm sốt hữu hiệu ở bộ phận này có thể phục vụ cho mục tiêu kiểm soát nội bộ ở bộ phận kia.
- Để đối phó với một rủi ro cụ thể, nhà quản lý có thể đề ra nhiều mức độ kiểm soát khác nhau ở các bộ phận khác nhau. Các mức độ này sẽ giúp cho năm tiêu chí trên được thỏa mãn mà khơng nhất thiết phải có sự đồng nhất về mức độ hoạt động của các bộ phận.
22
Năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ và năm tiêu chí trên được áp dụng cho tồn bộ hệ thống kiểm sốt nội bộ hoặc cho một hoặc một số nhóm mục tiêu. Khi xem xét một trong ba nhóm mục tiêu, chẳng hạn kiểm soát nội bộ đối với
việc lập báo cáo tài chính nếu cả năm tiêu chí trên đều được thỏa mãn sẽ giúp tổ
chức nhận xét rằng kiểm soát nội bộ đối với việc lập báo cáo tài chính là hữu hiệu.
1.2.2. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn
chặn gian lận, giảm thiểu thiếu sót, khuyến khích hoạt động hiệu quả, và nhằm đạt
được sự tn thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát
nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho cơng ty:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính của cơng ty. - Nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của đơn vị.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc do nhân viên công ty gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty.
- Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty. - Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa
đầy đủ.
- Nâng cao chất lượng thông tin dùng trong việc ra quyết định của Hội Đồng
Quản Trị và Ban Giám Đốc công ty.
- Tạo nên những quy trình kiểm sốt hiệu quả giúp làm giảm chi phí hoạt động và chi phí sửa chữa sai sót.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp.
23
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đề ra.
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.