1.1.2 .1Giới thiệu tổng quát về Basel
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức[phụ lục 4]
Cơ cấu tổ chức của ngân hàng là sự kết hợp theo bộ phận nghiệp vụ và khu vực địa lý. Theo đó các Phịng/ban nghiệp vụ tại Hội sở chính được thành lập bên cạnh chức năng kinh doanh, tư vấn chun mơn cho Ban Tổng Giám đốc cịn bao gồm chức năng kiểm sốt hoạt động của tồn ngân hàng trên từng lĩnh vực cụ thể: tín dụng, kinh doanh ngoại tệ, kế tốn tài chính, thanh tốn quốc tế, đầu tư,.. Ngoài ra, ngân hàng cũng đã xây dựng một hệ thống các đơn vị kinh doanh như chi nhánh, Phòng giao dịch,.. tại nhiều tỉnh thành khác nhau.
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm[8]
Thực hiện phân công, phân nhiệm theo cơ chế từ trên xuống. Cấp trên phân công nhiệm vụ cho cấp dưới. Đối với những nội dung cần phải có quyết định ủy quyền ra bên ngồi, Tổng Giám đốc sẽ có quyết định ủy quyền cụ thể theo tên người thụ ủy, phạm vi ủy quyền cụ thể.
Phân công, phân nhiệm tại Hội sở:
Trong phạm vi Ban điều hành: Tổng Giám đốc ban hành quyết định phân công phân nhiệm cho các thành viên ban điều hành, nêu rõ phạm vi nhiệm vụ, lĩnh vực phụ
trách. Riêng việc quản lý các chi nhánh, Tổng Giám đốc phân công cụ thể mỗi Phó Tổng Giám đốc quản lý một số chi nhánh cụ thể, được phân theo vị trí địa lý.
Tại mỗi Phòng/ban, trưởng phịng/ban sẽ phân cơng nhiệm vụ, trách nhiệm cho phó phịng/ban và từng cán bộ theo chức năng, nhiệm vụ cụ thể của phòng/ban đó.
Phân cơng, phân nhiệm tại chi nhánh:
Tại các chi nhánh, công tác phân nhiệm cũng được thực hiện theo cơ chế cấp trên phân công cho cấp dưới.
Phân quyền theo hạn mức phê duyệt:
Ngân hàng cũng xây dựng hạn mức phê duyệt theo từng cấp quản trị, điều hành và cơ chế ủy quyền. Cấp cao nhất, người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng là Tổng Giám đốc, trong trường hợp ủy quyền cho cấp lãnh đạo khác là người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng để thực hiện một số hoạt động nhất định thì phải có thư ủy quyền được xử lý bởi người đại diện pháp luật của Ngân hàng.
Đối với các trưởng phịng/ban nghiệp vụ tại Hội sở chính và Giám đốc các chi nhánh, hạn mức ủy quyền phê duyệt do Tổng Giám đốc quy định và được áp dụng đối với từng loại hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Đối với các giao dịch vượt hạn mức, giao dịch đó phải được trình lên các cấp cao hơn để phê duyệt.
Tại cấp giao dịch để đảm bảo tính phân cơng, phân nhiệm, mỗi giao dịch sẽ được ký xác nhận bởi cán bộ giao dịch và được phê duyệt bởi kiểm soát viên và một cán bộ cấp cao hơn.
2.1.2.2 Chức năng của các Phòng, Ban
Sơ đồ tổ chức của Ngân hàng bao gồm 4 ủy ban, 8 khối, 2 Trung tâm và 22 phịng ban khác nhau vì vậy trong luận văn tác giả chỉ trích dẫn một số chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tiêu biểu như sau:
Ban kiểm soát[14]: Ban kiểm soát là cơ quan giám sát hoạt động của Ngân hàng do Đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt Đại Hội đồng cổ đơng đánh giá chính xác hoạt động kinh doanh, thực trạng tài chính của Ngân hàng, Ban kiểm soát hoạt động theo quy định của pháp luật và Ngân hàng, Ban kiểm sốt là cơ quan có nhiệm vụ, kiểm soát, đánh giá việc chấp hành các quy định của pháp luật, quy định nội bộ.
Điều lệ và nghị quyết, quyết định của đại hội đồng cổ đơng, HĐQT kiểm tra hoạt động tài chính, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, hoạt động của kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ Ngân hàng.
Ủy ban quản lý rủi ro[15]: là Ủy ban trực thuộc HĐQT, giúp HĐQT xây dựng
cơ chế quản lý rủi ro hiệu quả bao gồm các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
Tham mưu cho HĐQT trong việc ban hành các quy trình, chính sách thuộc thẩm quyền của mình liên quan đến QTRR trong hoạt động ngân hàng theo quy định của pháp luật ngân hàng.
Phân tích đưa ra cảnh báo về mức độ an toàn của Ngân hàng trước những nguy cơ, tiềm ẩn rủi ro có thể ảnh hưởng và biện pháp phịng ngừa đối với các rủi ro này trong ngắn hạn cũng như dài hạn.
Xem xét, đánh giá tính phù hợp và hiệu quả của các quy trình, chính sách QTRR hiện hành của Ngân hàng để đưa các kiến nghị, đề xuất đối với HĐQT về những u cầu cần thay đổi quy trình, chính sách hiện hành, chiến lược hoạt động.
Tham mưu cho HĐQT trong việc quyết định phê duyệt các khoản đầu tư, các giao dịch có liên quan, chính sách quản trị và phương án xử lý rủi ro trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn do HĐQT giao.
Các nhiệm vụ và quyền hạn khác do HĐQT giao phù hợp quy định của pháp luật và Ngân hàng.
Hội đồng quản lý tài sản Nợ-Có (ALCO)[12]: Hội đồng ALCO có chức năng
quản lý cấu trúc bảng tổng kết tài sản, xây dựng và giám sát các chỉ tiêu tài chính, tín dụng phù hợp với chiến lược kinh doanh của Ngân hàng; giám sát việc thực hiện các quy định của Ngân hàng nhà nước để tuân thủ các tỷ lệ đảm bảo an toàn trong hoạt động Ngân hàng, có quyền quyết định các vấn đề phân bổ tài sản Nợ - Có trên bảng cân đối kế toán nhằm triển khai chiến lược kinh doanh chung của Ngân hàng, tăng cường khả năng sinh lợi và hạn chế rủi ro, phân bổ hạn mức rủi ro cụ thể, quyết định chính sách rủi ro thanh khoản.
Kiểm toán nội bộ[10]: Hoạt động vì sự an tồn, hiệu quả của Ngân hàng. Rà soát, đánh giá độc lập, khách quan về mức độ đầy đủ, tính thích hợp, hiệu lực và
hiệu quả của hệ thống KSNB nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống KSNB. Để thực hiện mục tiêu này, đơn vị kiểm toán nội bộ được khuyến khích tư vấn, tham gia vào quá trình xây dựng, cải tiến và hoàn thiện hệ thống KSNB với điều kiện không vi phạm nguyên tắc độc lập, khách quan. Phát hiện và ngăn chặn hành vi, vi phạm pháp luật, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành hoạt động của Ngân hàng. Đảm bảo an tồn bảo mật thơng tin và hoạt động liên tục của hệ thống thông tin hoạt động nghiệp vụ. Đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của các hệ thống, quy trình, quy định, góp phần bảo đảm cho Ngân hàng hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
Phòng kiểm tra KSNB[11]:
Kiểm tra giám sát việc tuân thủ của các đơn vị trực thuộc Ngân hàng đối với các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của Ngân hàng, các quy định pháp luật.
Phịng kiểm tra KSNB có trách nhiệm giúp Tổng Giám đốc thực hiện việc tự kiểm tra để tổng hợp, rà sốt, đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra KSNB nhằm phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ, hoàn thiện hệ thống kiểm tra KSNB theo quy định, đảm bảo Ngân hàng hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
Đầu mối phối hợp giữa các đơn vị trực thuộc Ngân hàng với các Đoàn thanh tra, kiểm tra của các Cơ quan quản lý nhà nước.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và Ngân hàng. Hội đồng tín dụng[13]:
Xem xét, quyết định phê duyệt việc cấp tín dụng thuộc thẩm quyền phán quyết của UBTD.
Ban hành danh mục cho vay trong từng thời kỳ.
Xem xét, quyết định, điều chỉnh các điều kiện về: hạn mức cho vay, mở L/C, chiết khấu, bao thanh toán, kỳ hạn trả nợ, tài sản đảm bảo, lãi suất cho vay, bảo lãnh, mức ký quỹ bảo lãnh, các điều kiện khác của cấp tín dụng do UBTD phê duyệt.
Xem xét, đề xuất, trình HĐQT quyết định: Các chính sách tín dụng, biện pháp quản lý nhằm hạn chế rủi ro tín dụng, các biện pháp nâng cao chất lượng tín dụng,
nâng cao năng lực quản lý rủi ro tín dụng trong tồn hệ thống Ngân hàng theo quy định pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quyết định của HĐQT.
Khối Quản lý rủi ro và tuân thủ[8]: Phòng quản lý rủi ro với chức năng quản
lý số liệu, cảnh báo các rủi ro có thể xảy ra cho Ban Tổng Giám đốc và tồn hệ thống. Phịng pháp chế và Tuân thủ với chức năng kiểm soát mọi rủi ro về pháp lý, đảm bảo mọi hoạt động của Ngân hàng tuân thủ quy định pháp luật.
2.1.2.3 Các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động của ngân hàng[phụ lục 5]
2.2 Thực trạng về KSNB tại Ngân hàng TMCP Bản Việt 2.2.1 Mơ hình tổ chức KSNB tại Ngân hàng TMCP Bản Việt
Cơ cấu tổ chức hệ thống KSNB của Ngân hàng được phân thành 3 cấp[8]
Cấp 1: Cao nhất là Đại Hội đồng cổ đơng, tiếp đó là Ban kiểm sốt và HĐQT
với sự hỗ trợ của 4 Ủy ban, bao gồm Hội đồng ALCO, Ủy ban Quản lý rủi ro, Ủy ban nhân sự, Ủy ban tín dụng.
Cấp 2: Gồm 22 phòng ban tại Hội sở và 2 Trung tâm (Trung tâm công nghệ
thông tin và Trung tâm thẻ), bên cạnh chức năng kinh doanh, tư vấn chuyên môn cho Ban Tổng Giám Đốc còn bao gồm cả chức năng kiểm sốt hoạt động của tồn Ngân hàng trên từng mặt cụ thể.
Cấp 3: Tất cả các chi nhánh của Ngân hàng và các văn phòng đại diện. Các
chi nhánh đều có bộ phận kiểm tra, KSNB trực thuộc Ban kiểm tra, KSNB và báo cáo trực tiếp lên Ban này.
Hệ thống kiểm soát của Ngân hàng được thiết lập theo định hướng tập trung dựa trên nền tảng công nghệ thông tin quản lý đồng bộ. Ngoài rra, Ngân hàng đã thành lập Bộ phận kiểm toán nội bộ theo Quyết định số 161A/QĐ-HĐQT ngày 14 tháng 4 năm 2012 góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ Ban Kiểm soát giám sát các hoạt động của Ngân hàng một cách chặt chẽ và đảm bảo tính tn thủ trong q trình thực hiện.
Trách nhiệm của Ban Tổng giám đốc đối với hệ thống KSNB
Ban Tổng giám đốc chịu trách nhiệm[11]
xây dựng và duy trì hệ thống KSNB hoạt động có hiệu lực và hiệu quả liên quan đến việc lập và trình bày các báo cáo tài chính.
Ban Tổng Giám đốc của Ngân hàng cũng có trách nhiệm định kỳ tự rà soát, kiểm tra, đánh giá tính đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB của từng đơn vị, bộ phận điều hành, kinh doanh, tác nghiệp và từng hoạt động nghiệp vụ. Trong quá trình tự kiểm tra và đánh giá, Ban Tổng Giám đốc thực hiện xác định và
Ủy ban Quản lý Rủi ro
Nguồn:Báo cáo kiểm soát nội bộ 2012
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng Quản trị
Ban Tổng Giám đốc
Các phịng nghiệp vụ tại Trụ sở chính
Ban Giám đốc Chi nhánh
Các phòng nghiệp vụ tại chi nhánh CẤP 1 CẤP 3 CẤP 2 Ban Kiểm soát
Bộ phận kiểm toán nội bộ
Phịng/Bộ phận có chức năng kiểm tra, kiểm
sốt nội bộ tại chi nhánh Phịng Kiểm tra, kiểm
sốt nội bộ Hội đồng ALCO
Ủy ban Nhân sự Ủy Ban Tín dụng Ban Tín Dụng Trụ sở chính Hội đồng Đầu tƣ Trung tâm Thẻ Hội đồng Tín dụng Phịng Kế hoạch tổng hợp, tài chính Trung tâm Cơng nghệ Thông tin
Chỉ đạo thực hiện Tổng hợp, báo cáo Giám sát và báocáo Kiểm tra, kiểm
soát
đánh giá rủi ro nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại và chỉ ra các thay đổi cần thiết đối với hệ thống KSNB để xử lý, khắc phục các vấn đề đó.
Mục tiêu của hệ thống kiểm tra KSNB tại Bản Việt[11]
Hệ thống KSNB của Ngân hàng được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách lớn của Ngân hàng, thơng qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau:
Hiệu quả và an toàn trong hoạt động bảo vệ, quản lý. Sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an tồn, có hiệu quả.
Bảo đảm hệ thống thơng tin tài chính và thơng tin quản lý trung thực, hợp lý đầy đủ và kịp thời.
Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.
2.2.2 Phƣơng pháp nghiên cứu
Để đánh giá thực trạng, những tồn tại và hạn chế của hệ thống KSNB tại Ngân hàng: Tác giả đã tìm hiểu qua phỏng vấn, nghiên cứu các văn bản, báo cáo nội bộ, các quy chế, quy định của ngân hàng liên quan đến rủi ro, đồng thời kết hợp với kết quả khảo sát và thống kê mô tả để phân tích dữ liệu về các vấn đề liên quan đến rủi ro trong hoạt động của Ngân hàng TMCP Bản Việt.
Cấu trúc của bảng khảo sát: bao gồm 33 câu hỏi, trong đó 26 câu hỏi liên quan đến 8 yếu tố của hệ thống KSNB nhằm đánh giá thực trạng của Ngân hàng, 7 câu hỏi xin ý kiến đề xuất nhằm cải thiện hệ thống KSNB.
Số phiếu khảo sát gửi qua email nội bộ là 60, trong đó thu được 25 phiếu. Số phiếu khảo sát gửi trực tiếp là 30 và thu được là 17 phiếu. Tổng cộng số phiếu thu được là 42 (có 10 phiếu được trả lời bởi cấp lãnh đạo, 32 phiếu còn lại được trả lời bởi nhân viên tại các phòng, ban và các đơn vị kinh doanh), trong đó có 23 phiếu cho ý kiến đề xuất. Chi tiết bảng câu hỏi và kết quả khảo sát được trình bày ở Phụ lục 6, 7.
2.2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại ngân hàng TMCP Bản Việt
Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Ngân hàng, tác giả rút ra một số nhận xét về hệ thống KSNB nhằm kiểm soát rủi ro tại Ngân hàng TMCP Bản Việt như sau:
2.2.3.1 Đánh giá tổ chức hệ thống KSNB tại ngân hàng Bản Việt
Hệ thống KSNB của ngân hàng được tổ chức thành hệ thống, thống nhất theo ngành dọc và theo hướng tách bạch chức năng, giảm thiểu xung đột lợi ích trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Ngân hàng đã tổ chức được chốt kiểm tra giám sát ở cấp 1 và cấp 2 theo sơ đồ tổ chức hệ thống KSNB.
Mặt khác, ngân hàng đã ban hành các văn bản nêu rõ chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận để đảm bảo các bộ phận hoạt động một cách hiệu quả.
STT Số văn bản Nội dung văn bản Ngày ban
hành
1 150A/12/QĐ-HĐQT Quy chế tổ chức và hoạt động của
Ủy ban nhân sự 04/04/2012
2 162A/12/QĐ-HĐQT Quy chế tổ chức và hoạt động Ngân
hàng TMCP Bản Việt 15/04/2012
3 203/12/QĐ-HĐQT Quy chế tổ chức và hoạt động của
Ủy ban quản lý rủi ro 02/05/2012 4 205/12/QĐ-HĐQT Quy chế tổ chức và hoạt động của
Hội đồng quản lý tài sản nợ có 02/05/2012 5 200/12/QĐ-HĐQT Quy chế tổ chức và hoạt động của
HĐQT 02/05/2012
6 201/12/QĐ-HĐQT Quy chế tổ chức và hoạt động của
Ban Kiểm soát 02/05/2012
8 227/12/QĐ-HĐQT Quy chế tổ chức và hoạt động của
Ủy ban/Hội đồng tín dụng 07/05/2012 9 223/12/QĐ-HĐQT Quy chế kiểm tra KSNB 07/05/2012 10 200/QĐ-TGĐ Quy định về tổ chức và hoạt động
của Ban tín dụng 05/10/2012
11 702/QĐ-TGĐ Quyết định về việc thành lập ban
quản lý tài sản Nợ -Có 09/10/2012 12 96/QĐ-TGĐ Phân công nhiệm vụ trong Ban điều
hành 24/05/2012
Mặc dù đã tổ chức ban hành quy chế, quy trình thực hiện, phân cơng, phân nhiệm giữa các bộ phận, phịng ban nhưng hiện tại cơ cấu tổ chức vẫn còn hạn chế và