CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công
3.2.1.3. Hoàn thiện công tác tuyển dụng
để hồn thiện cơng tác tuyển dụng cần chú ý thực hiện các công việc như sau:
Xác ựịnh nguồn cung cấp nhân sự: tùy theo vị trắ cần tuyển ựể ưu tiên tuyển dụng bên trong hoặc bên ngồi cơng ty, cần nhân viên kinh nghiệm hay sinh viên mới ra trường nhằm tạo ựiều kiện thuận lợi thu hút nhân viên giỏi qua các kênh tuyển dụng rộng rãi. Bên cạnh ựó, trước khi thực hiện tuyển dụng nhân viên mới
theo yêu cầu cần ưu tiên ựánh giá tác ựộng ựến hiệu quả kinh doanh có thể xem xét các biện pháp như: bố trắ lực lượng hiện có, tăng ca, tăng giờ làm việc, theo dõi sự tiến bộ của nhân viên ựể tạo cơ hội cho nhân viên thăng tiến nghề nghiệp, cạnh tranh lành mạnh cùng phát triển. Sau khi thực hiện các biện pháp trên vẫn khơng giải quyết vấn ựề thì bắt ựầu quá trình tuyển dụng nhân viên mới
Trước hết cần bổ sung công tác tuyển dụng là xây dựng cơ sở dữ liệu cho phỏng vấn và thực hiện hai vòng phỏng vấn: vòng một là phỏng vấn các kỹ năng , vòng hai là phỏng vấn chun mơn
Sơ ựồ 3.1: Quy trình tuyển dụng ựề xuất Bổ sung thủ tục tiếp nhận Bổ sung thủ tục tiếp nhận Thử việc Chấm dứt hợp ựồng Quyết ựịnh tuyển dụng đạt không Trả hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ đạt không Nhận và nghiên cứu hồ sơ
Thông báo tuyển dụng trong nội bộ và bên ngoài
Trả hồ sơ Trả hồ sơ đánh giá lựa chọn Phỏng vấn vịng 2 đạt khơng
Xác ựịnh nguồn cung bên trong hay bên ngồi cơng ty Hoạch ựịnh nhân lực các
phòng, ban
Nhu cầu nhân viên cần tuyển Thẩm ựịnh lại nhu cầu
Lập kế hoạch, chi phắ tuyển dụng
đánh giá sau
Theo quy trình tuyển dụng tác giả ựề xuất, các bước công việc phải thực hiện như sau:
- Bước 1: Hoạch ựịnh nhân lực các phịng, ban.
Cơng việc này do các phịng ban, cơng ty trong tồn Tập ựồn có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận, chi nhánh, phòng ban cung cấp, phòng nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, ựánh giá lại nhu cầu sử dụng nhân lực, ựánh giá giải pháp thuyên chuyển công tác trong nội bộ hay tăng giờ, bố trắ lại công việc qua việc lập bảng phân tắch công việc, bảng tiêu chuẩn cơng việc, sau ựó xác ựịnh số lượng cần tuyển, chi phắ và thời gian cần sử dụng.
- Bước 2: Nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng.
Xác ựịnh nhân lực các bộ phận, phòng hiện có và dự kiến mở rộng sau khi xác ựịnh ựược nhu cầu nhân viên cần tuyển cho các vị trắ, cơng việc sắp tới sẽ có u cầu tuyển dụng báo cáo, ựề xuất ựến phòng nhân sự.
- Bước 3: Thẩm ựịnh.
Giám ựốc khối hành chắnh nhân sự xem xét yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra ựịnh biên, tiêu chuẩn, phản hồi thông tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình ban tổng giám ựốc duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả lời bằng văn bản cho các ựơn vị phòng,bộ phận ựề xuất tuyển dụng
- Bước 4: Kế hoạch tuyển dụng.
Khối hành chắnh nhân sự trình Tổng giám ựốc ký duyệt ựề xuất tuyển dụng. Khi Tổng giám ựốc ựã ký duyệt, văn bản yêu cầu tuyển dụng ựược chuyển về bộ phận tuyển dụng, khối hành chắnh nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch
- Bước 5: Xác ựịnh nguồn cung cấp & thông báo tuyển dụng.
Thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao ựộng, xác ựịnh nguồn cung cấp lao ựộng cho công ty, ưu tiên nguồn nhân lực nội bộ từ các phịng ban, cơng ty của tập ựoàn, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên tại ựơn vị. đồng thời, có
cơng khai tuyển dụng từ bên ngoài ựể thu hút ựược nguồn lực ựạt chất lượng cao ựáp ứng nhiệm vụ mới.
- Bước 6: Nhận và nghiên cứu hồ sơ.
Phòng nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ, chuyển trả hồ sơ không ựạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời phỏng vấn sơ bộ, các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như:
Về mặt hình thức:
+ Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trắ tham dự tuyển dụng, họ tên ứng viên và các thông tin cụ thể của cá nhân ựể công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
+ Các giấy tờ cần thiết phải ựược sắp xếp gọn gàng theo thứ tự cụ thể của một bộ hồ sơ xin việc theo quy ựịnh.
Về mặt nội dung:
+ Hồ sơ phải thể hiện ựược trình ựộ chun mơn cũng như các kiến thức theo yêu cầu cần tuyển dụng thông qua phần trình bày của ựơn xin việc và sơ yếu lắ lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
+ Ứng viên phải ựược xác nhận có ựủ sức khỏe thơng qua giấy khám sức khỏe ựã ựược xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Các tiêu chuẩn khác:
+ Xét tuyển sẽ ựược ưu tiên ựối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, có kinh nghiệm quản lý các dự án lớn hay có q trình hoạt ựộng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
+ Hồ sơ ứng tuyển của ựợt tuyển dụng trước sẽ ựược ưu tiên xem xét lại. + Hồ sơ ứng viên ựược ưu tiên theo thứ tự: kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc hay ựã từng quản lý các dự án lớn.
- Bước 7: Phỏng vấn sơ bộ
Các ứng viên ựều phải làm bài kiểm tra sơ vấn, khi ứng viên ựã hồn thành bài kiểm tra, phịng nhân sự sẽ thơng báo cho phịng ban liên quan ựến nhận hồ sơ, ựề thi và bài kiểm tra của ứng viên, (nếu bài kiểm tra của ứng viên ựược thực hiện trên máy vi tắnh thì bộ phận tuyển dụng sẽ gửi E-mail trực tiếp ựến người có trách
nhiệm chấm bài). Chấm ựiểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, ựiểm, kết quả ựánh giá cho phòng nhân sự, nếu ựạt, phòng nhân sự phối hợp cùng trưởng phòng sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chun mơn cịn nếu không ựạt sẽ thông báo loại, hoàn trả hồ sơ.
- Bước 8: Phỏng vấn chuyên môn (Phỏng vấn lần 2).
+ Nếu tuyển các chức danh nhân viên hay chuyên viên, thành viên tham gia
phỏng vấn gồm: phòng nhân sự và trưởng phịng có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham dự.
+ Nếu tuyển các chức danh trưởng phòng, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: phòng nhân sự và giám ựốc khối, giám ựốc cơng ty có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham dự.
+ Nếu tuyển các chức danh giám ựốc khối, giám ựốc cơng ty thì thành viên tham gia phỏng vấn gồm: ban tổng giám ựốc, giám ựốc khối hành chắnh nhân sự, chuyên viên cao cấp hoặc người ựược tổng giám ựốc ựề cử tham gia phỏng vấn.
- Bước 9: đánh giá lựa chọn
Chọn ứng viên ựạt yêu cầu và gởi trả hồ sơ ứng cử viên không ựạt sau ựánh giá. Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải ựưa ra kết quả ựánh giá riêng và sau ựó trao ựổi thống nhất.
- Bước 10: Bổ sung thủ tục tiếp nhận
Căn cứ vào kết quả phỏng vấn phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên ựạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng ựiện thoại và thông báo bằng văn bản. Phòng nhân sự phối hợp cùng các trưởng các phòng hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chắnh sách...của công ty qua buổi ựào tạo hội nhập.
- Bước 11: Bàn giao thử việc
Phịng nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho trưởng phòng ban, chi nhánh hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 01 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hồn thành cơng việc của nhân viên mới, trưởng bộ phận quản lý trực tiếp xác nhận, ựánh giá
kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng nhân sự.
- Bước 12: đánh giá sau thử việc.
Trưởng phòng sử dụng nhân lực ựánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp ựồng thử việc ựối với ứng cử viên không ựạt, thủ tục các ứng cử viên ựạt sang chắnh thức.
-Bước 13: Quyết ựịnh tuyển dụng.
Nhân viên mới sau khi ựã qua thời gian thử việc và ựược trưởng phòng ựánh giá ựạt yêu cầu, phòng nhân sự sẽ ra quyết ựịnh nhận việc chắnh thức, nhân viên ựược ký kết hợp ựồng lao ựộng chắnh thức và hưởng ựầy ựủ các chắnh sách, chế ựộ phúc lợi theo quy chế của công ty.