f. Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài chính về việc cơng bố thơng tin trên thị trường chứng khốn: trong đó quy định thờ
2.3 Đánh giá công tác tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nƣớc
khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nƣớc
Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu về đặc điểm, giá trị tài liệu chuyên ngành chứng khoán cũng như thực tế quản lý tài liệu hiện nay tại Ủy ban Chứng khốn Nhà nước nói riêng và hệ thống tổ chức quản lý chứng khoán tập trung nói chung, chúng tơi nhận thấy công tác tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán đã thu được một số kết quả cụ thể, đồng thời vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định.
Những kết quả đạt được:
Đối với công tác quản lý tài liệu chuyên ngành tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước:
- Ban hành Quy chế Văn thư - Lưu trữ làm cơ sở quan trọng để thực hiện cơng tác quản lý tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu chuyên ngành nói riêng;
- Thành lập Phịng Hành chính với bộ phận Lưu trữ - Thư viện do 01 cán bộ chuyên trách, được đào tạo đúng chuyên ngành Lưu trữ tạo thuận lợi trong q trình thực hiện cơng việc;
- Bố trí 01 kho lưu trữ đảm bảo về diện tích, vị trí, trang thiết bị cần thiết để bảo quản, lưu giữ tài liệu;
- Định kỳ thông báo về việc thu thập, nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ Ủy ban;
- Bước đầu sắp xếp, tổ chức khoa học tài liệu chuyên ngành theo phương án cụ thể.
- Góp phần phát huy giá trị sử dụng của khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán, đáp ứng nhu cầu của đối tượng khai thác. Từ đó giúp nâng cao nhận thức của Lãnh đạo Ủy ban nói chung và từng đơn vị nói riêng về vai trị của công tác tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khốn.
Đối với cơng tác quản lý tài liệu của các tổ chức hoạt động trên thị trường chứng khoán:
- Quy định cụ thể và rõ ràng về thành phần hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ cơ bản nhất hình thành từ hoạt động của các tổ chức trên thị trường. Điều này góp phần nâng cao giá trị sử dụng của hồ sơ chuyên ngành.
- Bước đầu quy định bắt buộc đối với việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu với thời gian nhất định. Điều này sẽ đảm bảo công tác lưu giữ tài liệu chuyên ngành được thự hiện nghiêm túc, đẩy đủ.
- Thực hiện thanh tra, kiểm tra thường xuyên hoạt động của các tổ chức trên thị trường, trong đó đặc biệt kiểm tra hệ thống chứng từ, sổ sách theo quy định.
Một số hạn chế còn tồn tại: bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức, quản lý tài liệu chun ngành chứng khốn tại Ủy ban cịn một số tồn tại, hạn chế. Cụ thể là:
Đối với cơng tác quản lý tài liệu chun ngành chứng khốn của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước:
Một là chưa xây dựng và ban hành các quy định hướng dẫn cụ thể về quản
lý tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu chun mơn, nghiệp vụ nói riêng như hướng dẫn phân loại tài liệu, bảng xác định thời hạn tài liệu, quy trình khai thác, sử dụng tài liệu,…Vì vậy, cán bộ lưu trữ rất khó khăn khi thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu.
Hai là chưa thành lập đơn vị chuyên trách quản lý tài liệu lưu trữ của Ủy
ban. Thực tế Phịng Hành chính hiện nay phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ khác nhau như công tác văn thư, công tác hành chính,…nên khơng có điều kiện quan tâm và thực hiện tốt công tác quản lý tài liệu, đặc biệt là tham mưu trong việc dự thảo quy định hoặc ban hành hướng dẫn quản lý tài liệu chuyên ngành nói chung tại các tổ chức trên thị trường.
Ba là trong tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ nói chung, chưa phân tách khối
tài liệu chuyên môn với khối tài liệu quản lý hành chính, quản lý Nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khốn. Do vậy, khi bố trí, sắp xếp tài liệu trong kho, các khối tài liệu trên cũng không được đặt riêng biệt. Điều này gây khó khăn trong cơng tác quản lý, lưu giữ tài liệu, đặc biệt là tài liệu có giá trị sử dụng lớn, lâu dài như tài liệu chun mơn, chun ngành chứng khốn.
Bốn là công tác thu thập, nộp lưu tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc,
đầy đủ và bắt buộc. Mặc dù định kỳ cuối năm Phịng Hành chính Ủy ban đều có văn bản nhắc nhở các đơn vị nộp lưu tài liệu nhưng khơng có biện pháp buộc các đơn vị nộp. Do vậy, tính đến năm 2012, Lưu trữ Ủy ban chủ yếu lưu giữ tài liệu của Vụ Tài vụ Quản trị và Văn phòng. Các đơn vị có tài liệu chun mơn, chun ngành chứng khốn đều chưa tiến hành nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ theo quy định. Chính vì vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu chuyên ngành nói riêng và tài liệu lưu trữ nói chung của Ủy ban chưa thực sự hiệu quả.
Năm là công tác tổ chức khoa học tài liệu chuyên ngành chứng khoán
chưa khoa học, hợp lý và hiệu quả. Thực tế khi quản lý các hồ sơ chuyên mơn cùng với các tài liệu quản lý hành chính và tài liệu quản lý thị trường sẽ gây một số khó khăn sau:
Khó khăn trong việc xác định thời hạn lưu giữ tài liệu do đặc điểm nội dung, giá trị của tài liệu chuyên ngành chứng khốn và tài liệu quản lý hành chính nói chung là khác nhau. Trong khi, mỗi đơn vị chuyên môn của Ủy ban đều thực hiện hoạt động quản lý nhà nước lẫn hoạt động chuyên môn. Nếu quản lý chung hai nhóm tài liệu này sẽ gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi thực hiện xác định giá trị tài liệu, đặc biệt khi có những tài liệu chỉ có giá trị tạm thời.
Ví dụ: Tài liệu của Ban Quản lý Phát hành chứng khoán gồm:
- Nghị định của Chính phủ về chứng khốn và thị trường chứng khoán năm 1998;
- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu để tăng vốn điều lệ cho Công ty Cổ phần Âu Lạc năm 2007;
- Quyết định của UBCKNN về việc thành lập Hội đồng duyệt cấp phép phát hành, niêm yết chứng khốn năm 1999,…
Tình trạng trùng lặp tài liệu tại các tổ chức hoặc các đơn vị trong một tổ chức. hồ sơ niêm yết của Công ty chứng khốn A sẽ có thể được lưu giữ tại 04 đơn vị: Thanh tra, Vụ quản lý phát hành, Vụ Giám sát thị trường, Vụ Quản lý kinh doanh. Điều này làm giảm giá trị cũng như hiệu quả khai thác của tài liệu. Đặc biệt khi đưa vào lưu trữ, với phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức, những tài liệu trùng thừa này không được loại bỏ ra do nằm ở các đơn vị khác nhau.
Khó khăn trong cơng tác quản lý hoạt động của một tổ chức kinh doanh chứng khốn hoặc cơng ty đại chúng vì hồ sơ quản lý các hoạt động của 01 tổ chức bị phân tán tại nhiều đơn vị khác nhau. Ví dụ hồ sơ xử lý vi phạm của Công ty CP Âu Lạc được quản lý trong nhóm tài liệu Thanh tra; hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu của Cơng ty lại được quản lý trong nhóm tài liệu Quản lý phát hành chứng khốn,…Điều này cịn gây khó khăn cho hoạt động nghiên cứu lâu dài.
Đối với công tác quản lý tài liệu chuyên ngành tại các tổ chức hoạt động trên thị trường chứng khoán: hiện nay Ủy ban Chứng khoán Nhà nước mới thực hiện dự thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, chuyên mơn, trong đó có các quy định về quản lý tài liệu chuyên ngành. Ủy ban cần chủ động xây dựng và ban hành các hướng dẫn cụ thể về các hồ sơ nghiệp vụ, chuyên môn, bao gồm các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu chun mơn nghiệp vụ đó. Đồng thời phối hợp cùng cơng tác thanh tra, kiểm tra trực tiếp của Ủy ban việc quản lý tài liệu sẽ được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc hơn.
Chính vì lẽ đó, chúng tơi cho rằng cần thiết phải nghiên cứu đưa ra phương pháp tổ chức quản lý hiệu quả tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khốn Nhà nước nói riêng và trong phạm vi hệ thống quản lý chứng khốn tập trung Việt Nam nói chung.
Trên cơ sở những kết quả khảo sát ở trên cùng những đánh giá, nghiên cứu xây dựng phương pháp tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban và trong tồn hệ thống, chúng tơi mạnh dạn đề xuất một số nội dung tổ chức, quản lý tài liệu tại Chương 3 dưới đây.