f. Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài chính về việc cơng bố thơng tin trên thị trường chứng khốn: trong đó quy định thờ
3.1 Xây dựng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
3.1.1 Cơ sở xây dựng
Hiện nay Ủy ban Chứng khốn Nhà nước đã thực hiện cơng tác tổ chức quản lý trực tiếp tài liệu chuyên ngành tại Ủy ban cũng như quản lý gián tiếp tài liệu chuyên ngành tại các tổ chức hoạt động trên thị trường. Tuy nhiên, theo đánh giá của chúng tơi, việc tổ chức quản lý này cần có sự điều chình để phù hợp với các quy định về lưu trữ tài liệu của Bộ Nội vụ cũng như nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu, nhằm phát huy tối đa giá trị của tài liệu chuyên ngành chứng khoán.
Để xây dựng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán hiệu quả, chúng tơi dựa trên hai cơ sở chính sau:
Một là các quy định của Bộ Nội vụ về lưu trữ tài liệu chuyên ngành, cụ
thể là quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để chúng tôi đề xuất một số nội dung cần xây dựng mới trong công tác quản lý tài liệu chuyên ngành của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Theo đó, tại Điều 15, Chương III của Nghị định đã ghi rõ: “Tài liệu chun mơn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của
các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng hàng của cơ quan, tổ chức”. Như vậy, tài liệu chuyên ngành
chứng khoán cũng là một trong những loại hình tài liệu cần được quản lý, lưu trữ lâu dài.
Hai là các quy định về hoạt động nghiệp vụ, chuyên môn cũng như chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và các tổ chức hoạt động trên thị trường, bao gồm:
- Luật Chứng khốn năm 2006;
- Thơng tư số 74/2011/TT-BTC ngày 01/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn về giao dịch chứng khốn, trong đó quy định thẩm quyền của từng thành viên trên thị trường chứng khoán;
- Quyết định số 531/QĐ-UBCK ngày 21/8/2009 ban hành quy định về hoạt động giám sát giao dịch chứng khốn, trong đó quy định rõ thẩm quyền của UBCKNN, Sở giao dịch và Trung tâm lưu ký chứng khoán;
- Quyết định số 1354/QĐ-BTC ngày 29/5/2009 ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội;
- Quyết định số 171/2008/QĐ-TTg ngày 18/12/2008 về việc thành lập Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam;
- Quyết định số 112/2009/QĐ-TTg ngày 11/9/2009 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBCKNN trực thuộc Bộ Tài chính;
- Quyết định số 27/2007/QĐ-BTC ngày 24/4/2007 ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của cơng ty chứng khốn;
- Quyết định số 35/2007/QĐ-BTC ngày 15/5/2007 ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của công ty quản lý quỹ.
Ba là tình hình thực tế tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng
tại cần khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khốn.
Từ những cơ sở trên, chúng tơi đã nghiên cứu và đề xuất phương pháp tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán đảm bảo hiệu quả và phù hợp với nhu cầu thực tế.
3.1.2 Nội dung tổ chức quản lý tài liệu
Mục đích cuối cùng của việc quản lý, lưu trữ tài liệu là phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu cũng như bảo quản lâu dài tài liệu. Đối với tài liệu chuyên ngành chứng khoán với giá trị sử dụng cao, mục đích xây dựng phương pháp quản lý tài liệu của chúng tôi cũng là nhằm phát huy tối đa giá trị của tài liệu, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý thị trường cũng như công tác nghiên cứu lâu dài. Từ đó, giúp thị trường chứng khốn Việt Nam ngày càng minh bạch, công khai và tin cậy.
Nguyên tắc quản lý
Theo lý luận của khoa học lưu trữ, nguyên tắc chung đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ là nguyên tắc tập trung thống nhất. Tuy nhiên, như đã trình bày ở các nội dung trên, tài liệu chun ngành chứng khốn có những đặc điểm riêng có và hệ thống quản lý chứng khốn tập trung cũng có những đặc điểm đặc thù. Vì vậy cần áp dụng linh hoạt nguyên tắc này vào công tác tổ chức quản lý tài liệu chun ngành chứng khốn.
Theo đó cơng tác quản lý tài liệu chun ngành chứng khoán cũng phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất. Trong đó:
Tài liệu được tập trung theo từng hồ sơ chuyên môn (niêm yết, chào bán, giao dịch,…) của từng tổ chức kinh doanh chứng khoán/nhà đầu tư tại kho lưu trữ của một tổ chức/đơn vị (Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khốn, Trung tâm Lưu ký chứng khốn, Cơng ty chứng khoán).
Tài liệu được quản lý thống nhất theo một hệ thống các quy định về
thành phần hồ sơ tài liệu, thời gian lưu giữ tài liệu và trách nhiệm lưu giữ, kiểm tra những hồ sơ, tài liệu đó.
Nội dung tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khốn
Cơng tác tổ chức:
Để thực hiện cơng tác quản lý tài liệu chun ngành chứng khốn, cần: - Xây dựng Quy chế Văn thư - Lưu trữ trong đó bao gồm các quy định nguyên tắc về tổ chức lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ (tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ) như công tác thu thập, bổ sung tài liệu; tổ chức khoa học tài liệu; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu như Ủy ban Chứng khoán đã ban hành Quy chế Văn thư - Lưu trữ áp dụng trong phạm vi các đơn vị thuộc Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
- Thành lập đơn vị phụ trách hoặc bộ phận phụ trách lưu trữ, trong đó bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ đảm bảo trình độ chun mơn, nghiệp vụ. Đối với Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cần thành lập 01 Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng thay thế cho bộ phận Lưu trữ - Thư viện thuộc Phịng Hành chính như hiện nay.
- Tổ chức 01 kho lưu trữ nhưng quản lý thành 02 khối tài liệu riêng biệt là khối tài liệu quản lý hành chính và khối tài liệu chun ngành.
Cơng tác quản lý tài liệu:
Một là ban hành các văn bản quy đinh, hướng dẫn cụ thể về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ;cách thức lưu trữ và thời gian lưu trữ tài liệu; trách nhiệm lưu giữ, kiểm tra hồ sơ tài liệu chun ngành chứng khốn.
Trong đó, bao gồm:
- Quy định về loại hồ sơ, tài liệu; thành phần hồ sơ, tài liệu và mẫu hóa một số loại giấy tờ, tài liệu (nếu cần thiết);
- Quy định về hình thức lưu giữ hồ sơ, tài liệu (dạng văn bản hay dữ liệu điện tử);
- Quy định về thời hạn lưu giữ hồ sơ, tài liệu; - Quy định về trách nhiệm lưu giữ tài liệu;
- Quy định về thẩm quyền kiểm tra, thanh tra việc quản lý, lưu giữ hồ sơ, tài liệu.
Căn cứ theo chức năng của Ủy ban, Ủy ban Chứng khốn Nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, trong đó có các quy định về quản lý tài liệu, hồ sơ chuyên môn, nghiệp vụ. Tuy nhiên, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cần ban hành các quy định cụ thể về lưu trữ tài liệu chuyên ngành của Ủy ban.
Hai là xây dựng hệ thống quản lý, lưu giữ tài liệu chuyên ngành chứng khoán. Căn cứ theo đặc điểm hệ thống quản lý chứng khoán tập trung, tài liệu
chuyên ngành chứng khoán được quản lý theo hệ thống các tổ chức sau: - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước;
- Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội;
- Sở Giao dịch chứng khốn T.P Hồ Chí Minh; - Trung tâm Lưu ký chứng khoán;
- Tổ chức kinh doanh chứng khốn (Cơng ty Chứng khốn).
Trong đó, UBCKNN, các sở giao dịch và trung tâm lưu ký chứng khoán: chịu trách nhiệm quản lý, lưu giữ những tài liệu hình thành từ hoạt động của tổ chức và những tài liệu của các cơ quan, tổ chức chứng khoán khác theo phân cấp quản lý, chức năng và nhiệm vụ.
Các tổ chức kinh doanh chứng khoán: chịu trách nhiệm quản lý, lưu giữ những tài liệu hình thành từ hoạt động của tổ chức và những tài liệu của các nhà đầu tư, tổ chức phát hành theo quy mơ hoạt động của mình.
Ba là xây dựng phương pháp tổ chức, sắp xếp tài liệu chuyên ngành chứng khốn. Theo đó: