7. Kết cấu luận văn
1.3 Chi hoạt động trong ngàng giáo dục và nguyên tắc kế toán
1.3.1 Khái niệm chi hoạt động
Chi hoạt động là các khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo, nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị bằng nguồn kinh phí hoạt động.
1.3.2 Nội dung và phân loại các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính thuộc ngành giáo dục theo mục lục ngân sách nhà nước
Ý nghĩa của việc phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước
- Việc phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước nhằm mục đích giúp cho việc quản lý và hạch tốn các khoản chi hoạt động được chính xác, đầy đủ, chặt chẽ và có hệ thống theo hướng dẫn của các nguyên tắc kế toán các khoản chi hoạt động.
- Ngồi ra, việc phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước cịn có ý nghĩa trong việc xây dựng kế hoạch lập dự toán các khoản chi hoạt động, đảm bảo kinh phí hoạt động cho đơn vị đáp ứng kế hoạch đặt ra.
1.3.2.1 Nội dung các khoản chi hoạt động trong ngành giáo dục
Chi hoạt động trong ngành giáo dục bao gồm các khoản chi sau:
- Chi cho công chức, viên chức và lao động hợp đồng như chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN,trợ cấp, phụ cấp theo chế độ hiện hành.
- Chi quản lý hành chính: Chi điện nước, xăng dầu, vệ sinh môi trường, mua vật tư văn phịng, dịch vụ cơng cộng, cơng tác phí, hội nghị phí, thơng tin liên lạc, tuyên truyền, cước phí điện thoại, fax…Phục vụ cho các nhu cầu làm việc tại đơn vị.
- Chi nghiệp vụ chuyên môn trực tiếp cho hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ.
- Chi nghiên cứu các đề tài khoa học cấp cơ sở.
- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tư, bảo dưỡng các cơng trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xun.
- Chi đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho người lao động tại đơn vị. - Chi khác: chi các khoản phí và lệ phí của các ,chi tiếp khách,chi trật tự an ninh, chi trợ cấp học sinh nghèo học giỏi…
- Chi đầu tư phát triển, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định…
- Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do cấp có thẩm quyền giao cho…
1.3.2.2 Phân loại các khoản chi hoạt động
Phân loại chi hoạt động theo Mục lục ngân sách
Cụ thể, theo Mục lục Ngân sách thì chi hoạt động gồm các khoản sau:
- Chi cho bộ máy (Chi thanh toán cho cá nhân) bao gồm chi tiền lương, các khoản phụ cấp lương, chi khen thưởng, phúc lợi cho tập thể…
- Chi cho công tác quản lý hành chính như thanh tốn dịch vụ cơng cộng, thiết bị văn phịng, cơng tác phí, thơng tin liên lạc…
- Chi cho công tác mua sắm, sửa chữa tài sản cố định……
Phân loại theo tính chất
Theo phân tích ở phần trên các khoản chi hoạt động bao gồm chi thường xuyên và không thường xuyên, cụ thể như sau:
a. Chi thường xuyên: * Khái niệm:
Chi thường xuyên là q trình phân phối, sử dụng nguồn lực tài chính của
nhà nước nhằm trang trải những nhu cầu của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội thuộc khu vực cơng, qua đó thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước ở các hoạt động sự nghiệp kinh tế, giáo dục và đào tạo, y tế, xã hội, văn húa thông tin thể dục thể thao khoa học và công nghệ môi trường và các hoạt động sự nghiệp khác. Nói tóm lại, thì chi thường xun là quá trình phân phối, sử dụng quỹ ngân sách nhà nước để đáp ứng nhu cầu chi gắn với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của nhà nước về quản lý kinh tế, xã hội.
* Phân loại chi thường xuyên: (1) Căn cứ vào tính chất kinh tế:
Căn cứ vào tính chất kinh tế, chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể như sau:
- Nhóm các khoản chi thanh toán cho cá nhân gồm: tiền lương; phụ cấp lương; học bổng học sinh, sinh viên; phúc lợi tập thể; chi về công tác người có cơng với cách mạng và xã hội; chi lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội; các khoản thanh tốn khác cho cá nhân.
- Nhóm các khoản chi nghiệp vụ chun mơn gồm: thanh tốn dịch vụ công cộng; vật tư văn phịng; thơng tin tun truyền liên lạc; hội nghị; cơng tác phí; chi phí thuê mướn; chi sửa chữa thường xuyên; chi phí nghiệp vụ chun mơn của từng ngành.
- Nhóm các khoản chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định và xây dựng nhỏ gồm: sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ chun mơn và các cơng trình cơ sở hạ tầng; chi mua tài sản vơ hình; mua sắm tài sản dùng cho cơng tác chun mơn.
- Nhóm các khoản chi thường xuyên khác gồm: các mục của mục lục ngân sách nhà nước khơng nằm trong 3 nhóm mục trên và các mục từ 147 đến mục 150 thuộc khoản chi thường xuyên trong mục lục ngân sách nhà nước
(2) Căn cứ vào mục đích sử dụng vốn:
Căn cứ vào mục đích sử dụng vốn, chi thường xuyên bao gồm các khoản chi cụ thể sau:
+ Chi cho sự nghiệp kinh tế: Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp kinh tế nhằm phục vụ cho yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh, quản lý KT - XH và tạo điều kiện cho các ngành kinh tế hoạt động và phát triển một cách thuận lợi. Mục đích hoạt động của đơn vị sự nghiệp kinh tế không phải là kinh doanh lấy lãi, do vậy ngân sách nhà nước cần dành một khoản chi đáp ứng hoạt động của các đơn vị này.
+ Chi sự nghiệp văn hóa xã hội: chi sự nghiệp giáo dục đào tạo; chi sự nghiệp y tế, sự nghiệp văn húa thông tin, thể dục thể thao, sự nghiệp phát thanh, truyền hình; sự nghiệp khoa học, công nghệ và môi trường; sự nghiệp xã hội, sự nghiệp văn xã khác.
+ Chi quản lý hành chính: là các khoản chi cho hoạt động của các cơ quan HCNN thuộc bộ máy chính quyền các cấp từ trung ương đến địa phương. Chi về hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam. Chi về hoạt động của các tổ chức chính trị - xã hội: Bao gồm: mặt trận tổ quốc Việt Nam, Liên đoàn Lao động Việt Nam, Đồn TNCS Hồ Chí Minh, Hội CCB Việt Nam, Hội LHPN, Hội nông dân Việt Nam.
+ Chi trợ giá theo chính sách của nhà nước + Chi các chương trình quốc gia.
+ Chi trợ cấp cho các đối tượng chính sách xã hội
+ Chi tài trợ cho các tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.
+ Chi trả lãi tiền cho nhà nước vay.
+ Chi viện trợ cho các chính phủ và các tổ chức nước ngồi. + Các khoản chi khác theo quy định của Pháp luật.
b. Chi không thường xuyên:
* Khái niệm: Chi khơng thường xun là các khoản chi mang tính chất đột xuất, bất thường diễn ra tại đơn vị.
* Phân loại: chi không thường xuyên bao gồm các khoản chi đã nêu chi tiết trong phần nội dung các khoản chi không thường xuyên.
1.3.3 Nguyên tắc kế toán các khoản chi hoạt động
- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo mục lục ngân sách Nhà nước.
- Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với cơng tác lập dự tốn và đảm bảo khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ sách kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. Các khoản chi hoạt động phải thực hiện đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị xây đựng theo quy định của chế độ tài chính. Trong kỳ, các đơn vị hành chính sự nghiệp được tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức viên chức và
tạm trích các quỹ để sử dụng số tăng thu, tiết kiệm chi thường xuyên theo quy định của chế độ tài chính.
- Hạch toán những khoản chi thuộc nguồn kinh phí hàng năm của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và không thường xuyên như chi tinh giảm biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định…
- Đơn vị phải hạch toán theo mục lục ngân sách Nhà nước các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính.
- Đơn vị không được xét duyệt kế toán ngân sách các năm các khoản chi hoạt động từ các khoản tiền, hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định. Các khoản chi hoạt động như trên chưa được xét duyệt quyết toán được phản ánh vào tài khoản riêng. Đơn vị được xét duyệt quyết toán các khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền hàng viện trợ phi dự án và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách để lại chi theo quy định.
- Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết tốn chưa được duyệt thì tồn bộ số chi hoạt động trong năm trước được chuyển từ tài khoản “Năm nay” sang “Năm trước” để theo dõi đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Riêng đối với số chi trước cho đến năm sau theo dõi ở tài khoản “Năm sau” sang đầu năm được kết chuyển sang tài khoản “Năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động năm nay.
1.4 Kiểm soát các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính ngành giáo dục