c. Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm sốt chi phí trong đơn vị
Kiểm sốt chi phí hoạt động bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, bao gồm nhân tố chủ quan và nhân tố khách quan. Tập trung lại bao gồm những nhân tố sau:
Quá trình kiểm sốt chi phí Mục tiêu kiểm sốt chi phí Điều chỉnh cụ thể Các tiêu chuẩn định mức Nguyên tắc kiểm sốt chi phí
Nội dung kiểm sốt chi phí
Hình thức kiểm sốt chi phí
Chi phí cho hoạt động kiểm sốt Hệ thống kiểm sốt chi phí Phương tiện, công cụ (1) (2) (3) (4)
Thông tin thực tế các khoản chi phí hoạt động trong đơn vị. Đây là điều kiện tiên quyết để thực hiện chức năng kiểm sốt chi phí. Chỉ khi nhận biết và hiểu chi phí thực tế trong đơn vị thì mới có thể xác định những khoản chi cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả.
Những mục tiêu đã được số hóa trên kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị.
Cuối cùng kiểm sốt chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà đơn vị áp dụng để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả.
1.4.4 Đánh giá thành quả kiểm soát chi hoạt động
1.4.4.1 Sự cần thiết phải đánh giá thành quả kiểm sốt chi hoạt động
Có nhiều ngun nhân làm cho kiếm sốt chi phí hoạt động trở thành chức năng tất yếu của quản lý chi phí. Trong các đơn vị hành chính trong ngành giáo dục, kiểm sốt chi phí hoạt động là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những ngun nhân sai sót để điều chỉnh lại.
Kiểm soát chi phi hoạt động là yêu cầu cơ bản nhằm thực hiện các quy định về việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả và đạt được tính hữu hiệu từ nguồn kinh phí của Nhà nước.
1.4.4.2 Nội dung của đánh giá thành quả kiểm soát chi hoạt động
Theo Rowan Jones et al.,2010 đánh giá thành quả trong khu vực công theo 3 tiêu chí:
1.4.4.2.1 Tiết kiệm
Tiết kiệm là tiêu chí đánh giá thành quả trong khu vực cơng. Tiêu chí này đặt ra câu hỏi : Đơn vị có sử dụng tiết kiệm các khoản chi hoạt động so với dự tốn chi hay khơng? ; Đơn vị có sử dụng tiết kiệm các khoản chi so với các đơn vị khác trong ngành hay khơng?
Tiêu chí này đề cập đến sự thành cơng hay không trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Các thông tin chi tiết về kinh tế kỹ thuật càng được cung cấp đầy đủ thì càng giải thích rõ tình hữu hiệu. Tiêu chí này chỉ liên quan đến kết quả đầu ra.
1.4.4.2.3 Hiệu quả
Đây là tiêu chí quan trọng nhất vì bao trùm cả hai tiêu chí tiết kiệm và hữu hiệu. Nó được đo bằng tỷ lệ đầu ra so với đầu vào, tỷ lệ này không nên sử dụng theo ý nghĩa tuyệt đối mà theo ý nghĩa tương đối. Do hiệu quả được đo lường tỷ lệ nên nó có thể được cải thiện theo 4 cách:
- Tăng đầu ra so với cùng 1 đầu vào
- Tăng đầu ra theo một tỷ lệ lớn hơn so với nếu tăng tỷ lệ tương ứng đầu vào - Giảm đầu vào so với đầu ra tương tự
- Giảm đầu vào theo tỷ lệ lơn hơn so với giảm đầu ra.
Thước đo sử dụng trong tiêu chí này có thể là thước đo tiền hay thước đo hiện vật.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Thơng tin do kế tốn cung cấp đóng một vai trị rất lớn trong việc ra quyết định của các nhà quản lý. Nó giúp cho nhà quản lý có cái nhìn xuyên suốt từ khâu lập dự toán, tổ chức thực hiện, đến kiểm tra đánh giá và cuối cùng là ra quyết định. Trong các đơn vị hành chính, kế tốn các khoản chi hoạt động đóng vai trị quan trong. Vì vậy, trong chương 1 này, tác giả đã nghiên cứu lý luận kế tốn nói chung và các khoản chi hoạt động tại các đơn vị hành chính với ý nghĩa quan trọng là vận dụng lý luận để giải quyết những vấn đề thực tiễn về kế toán các khoản chi hoạt động tại các đơn vị hành chính.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHỊNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HĨA
2.1 Tổng quan về Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa là cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, đảm bảo chất lượng giáo dục và đào tạo.
Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo.
Thơng tin chung về Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa: - Ngày thành lập: 28/11/2003
- Địa chỉ: 116 Quốc lộ 62, thị trấn Mộc Hóa, huyện Mộc Hóa, tỉnh Long An - Trưởng phịng: Nguyễn Văn Thương
- Số lượng giáo viên biên chế của huyện năm 2013: 980 giáo viên - Mã chương: 622
- Mã QHNS: 1013024
- Thơng tin về trường học mà Phịng Giáo dục và Đào tạo quản lý: (Phụ lục 02)
+ Ngành học mầm non: 11 trường + Ngành học tiểu học: 15 trường
+ Ngành học trung học cơ sở: 09 trường
2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa gồm những bộ phận sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Mỗi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu chung của Phòng Giáo dục , trong đó:
Trưởng phịng: là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Phòng, chịu trách nhiệm ra quyết định, phụ trách chung quản lý điều hành các hoạt động tại Phịng.
Phó trưởng phịng: hỗ trợ cho Trưởng phòng trong việc quản lý Phòng và trực tiếp quản lý tổ chuyên môn.
Tổ chuyên môn: trực tiếp quản lý các trừơng mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trong huyện về số lượng giáo viên, học sinh, các giáo trình , quy chế của bộ giáo dục cho các khối….
Các tổ: Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, phòng theo tuần, tháng, năm học nhằm thực hiện các chương trình, kế hoạch của Phòng Giáo dục và các trường học trong địa bàn huyện. Đồng thời các tổ này cũng thực hiện bồ dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động, quản lý sử dụng ngân sách, thiết bị của các thành viên trong Phòng Giáo dục và Đào tạo theo kế hoạch của Phòng.
Phòng thi đua, khen thưởng: Đánh giá chất lượng của các thành viên trong Phòng Giáo dục và Đào tạo theo kế hoạch của nhà trường. Đồng thời phịng thi đua, khen thưởng cịn có chức năng đánh giá, xếp loại viên chức, giới thiệu tổ trưởng, tổ phó.
2.1.2.2 Chức năng - nhiệm vụ của Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
(1) Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện:
Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các quy định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về hoạt động giáo dục trên địa bàn:
a, Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình, nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn.
b, Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường Trung học cơ sở, trường Phổ thơng có nhiều cấp học (trừ cấp Trung học phổ thông), trường Tiểu học, cơ sở giáo dục mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo.
c, Dự thảo các quyết định thành lập, sát nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động, giải thể các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường Trung học cơ sở, trường Phổ
thơng có nhiều cấp học (trừ cấp Trung học phổ thông), trường Tiểu học, cơ sở giáo dục mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động, giải thể các trường, các cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộc quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật.
(2) Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được câp có thẩm quyền phe duyệt, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách xã hội hố giáo dục, huy động, quản lý sử dụng các nguồn lực để phát triển sửu nghiệp giáo dục trên địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáo dục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực giáo dục trên địa bàn; thực hiện mục tiêu, chương trình nội dung, kế hoạch chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn.
(3) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của huyện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
(4) Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sánh kiến của địa phương.
(5) Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn; xây dựng và nhân điển hình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn huyện.
(6) Hướng dẫn kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện xây dựng kế hoạch biên chế; tổng hợp biên chế của các cơ sở giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện, trình cấp có thẩm quyền quyết định.
(7) Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, tài
chính các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập theo phân cập của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và quy định của pháp luật.
(8) Phối hợp với phịng Tài chính - Kế hoạch lập dự tốn và phân bổ ngân sách giáo dục, dự tốn chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm về giáo dục của huyện theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và Sở Tài chính.
(9) Kiểm tra, thanh tra và sử lý vi phạm theo thẩm quyền việc thực hiện chính sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và các quy định của cấp có thẩm quyền trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân về lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền, thực hành tiết kiệm, phịng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật.
(10) Quản lý biên chế, thực hiện tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động, luân chuyển, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện chế độ, chính sách, khen thưởng, ký luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của phòng theo quy định của pháp luật và uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
(11) Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định của pháp luật và uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
(12) Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Sở Giáo dục và Đào tạo.
(13) Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện giao và theo quy định của pháp luật.
2.1.2.3 Phân cấp quản lý tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Phân cấp quản lý là hình thức cơ cấu tổ chức trong đó các cá nhân và đơn vị dưới quyền được tự quyết định. Ở cấp độ tổ chức, đó là việc cấp trên ủy quyền cho cấp dưới để hạn chế các thủ tục hành chính phức tạp, quan liêu khơng cần thiết. Trong giáo dục, phân cấp quản lý giúp các đơn vị giáo dục ra quyết định phù hợp với nhu cầu của từng địa phương, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của học sinh và nhu cầu của từng vùng.
Tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa, sự phân cấp quản lý được thể hiện ở quyền tự chủ trong các nội dung sau:
Tự chủ trong Tổ chức và Nhân sự
Bao gồm:
- Tuyển dụng nhân viên thơng qua hình thức thi tuyển hay xét tuyển; - Kí hợp đồng lao động với giáo viên, nhân viên đã được tuyển dụng;
- Quyết định việc điều động, biệt phái giáo viên, cán bộ đến làm việc tại một cơ sở khác của huyện;
- Quyết định việc nghỉ hưu, thôi việc, chấm dứt hợp đồng làm việc với giáo viên, nhân viên đã được tuyển dụng;
- Xác định lương khởi điểm của giáo viên, nhân viên.
- Quyết định việc nâng bậc lương đúng thời hạn, trước thời hạn - Tinh giản biên chế để tiết kiệm kinh phí.
Tự chủ trong lĩnh vực Tài chính
Bao gồm:
- Được cấp một khoản kinh phí;
- Phân bổ kinh phí dựa vào các nhu cầu của Phòng Giáo dục ;
- Kế hoạch kinh phí do phịng kế tốn lập được cả phịng thơng qua và giám sát;
- Kế hoạch kinh phí do Phịng Giáo dục lập và cấp quản lí trực tiếp (Ủy ban nhân dân cấp huyện) phê duyệt theo các quy định về tự chủ tài chính;
- Chuyển khoản tiền tiết kiệm năm này qua năm khác;
- Quyết định các khoản thu, mức thu đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết;
- Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ dự phòng ổn định thu nhập; - Lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp;
- Quyết định tổng mức thu nhập trong năm cho người lao động sau khi đã thực hiện trích lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp;
- Chi trả thu nhập tăng thêm cho người lao động;
- Chi trả thu nhập cho người lao động trong đơn vị được thực hiện theo nguyên tắc: người nào có hiệu suất cơng tác cao, đóng góp nhiều cho việc tăng thu, tiết kiệm chi được trả nhiều hơn;
- Chi khen thưởng cho cá nhân có thành tích lao động tốt; - Có chính sách hỗ trợ tài chính cho HS nghèo;
- Có chính sách khuyến khích tài chính cho HS tài năng; - Chi trợ cấp khó khăn cho nhân viên của Phịng Giáo dục ;
- Được quyền lựa chọn người cung cấp các trang thiết bị cho Phòng Giáo dục và Đào tạo (có đấu thầu và khơng cần đấu thầu);
- Có chính sách và báo cáo minh bạch tài chính;
- Xây dựng và chi tiêu theo quy chế chi tiêu nội bộ (Phụ lục 03).
2.1.3 Chế độ quản lý tài chính
Phịng giáo dục thực hiện chế độ quản lý tài chính theo các văn bản sau: - Thơng tư 18/2006/TT-BTC ngày 13/3/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi với cơ quan Nhà nước.
- Thông tư 33/2006/TT-BTC ngày 17/4/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thu chi tiền mặt qua hệ thống kho bạc Nhà nước.
- Nghị định 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền