- Kế tốn có nhiệm vụ: Thu nhận, xử lý thông tin và cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác các tài liệu, thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế - tài chính tại đơn vị mình.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ: Thu nhận, xử lý thông tin và cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác các tài liệu, thơng tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế - tài chính tại đơn vị mình.
- Văn thư có nhiệm vụ: Cung cấp mọi sổ sách, tài liệu kế toán để phục vụ cho cơng tác kế tốn tại đơn vị.
2.1.4.2 Tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị
Niên độ kế toán của đơn vị bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng
Chế độ kế tốn: Hệ thống kế tốn trong Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Mộc Hóa hiện nay được thực hiện theo chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp, ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/6/2006 và thông tư TT185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Hình thức kế tốn: Chứng từ ghi sổ
Tài khoản:
- Tài khoản 111: Tiền mặt
Tổ kế toán
Thủ quỹ Kế toán
- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Tài khoản153 : Công cụ, dụng cụ
- Tài khoản 211: TSCĐ hữu hình - Tài khoản 213:TSCĐ vơ hình - Tài khoản 214: Hao mịn TSCĐ - Tài khoản 312: Tạm ứng
- Tài khoản 331 Các khỏan phải trả
- Tài khoản 332: Các khỏan phải nộp theo lưong - Tài khoản 336: Tạm ứng kinh phí
- Tài khoản 334: Phải trả công chức, viên chức - Tài khoản 342: Thanh toán nội bộ
- Tài khoản 461:Nguồn kinh phí hoạt động
- Tài khoản 466: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định - Tài khoản 661: Chi hoat động
- Tài khoản ngồi bảng 008: Dự tốn chi hoạt động
Sổ sách kế toán:
- Sổ cái
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gởi ngân hàng nhà nước - Sổ tài sản cố định
- Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí - Sổ chi tiết chi hoạt động
- Sổ quyết tóan ngân sách và nguồn khác của đơn vị
Các báo cáo:
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tóan kinh phí đã sử dụng - Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
- Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách tại KBNN
- Bảng đối chiều tình hình tạm ứng và thanh tốn tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước
- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang
- Thuyết minh báo cáo tài chính
2.2 Thực trạng cơng tác kế toán để phục vụ cho cơng tác kiềm sốt các khoản chi hoạt động tại Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa
Thực tế, cho đến nay ở nước ta việc vận dụng về kế tốn quản trị vẫn cịn đang hạn chế. Cho đến năm 2006 thì Bộ Tài chính ban hành thơng tư số 53/2006/TT-BTC về hướng dẫn kế toán quản trị nhưng chỉ áp dụng cho doanh nghiệp cịn đơn vị hành chính sự nghiệp thì bỏ ngỏ. Để thích nghi với u cầu trong thời kỳ mới, Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa đã khơng ngừng đổi mới công tác . Những biểu hiện của công tác quản trị:
2.2.1 Công tác xây dựng dự toán chi hoạt động
2.2.1.1 Các cơ sở để xây dựng dự toán
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng như để chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự tốn này ngân sách nhà nước cấp phát cho đơn vị.
Hàng năm vào cuối quý III (tháng 9), kế tốn tiến hành cơng tác lập dự tốn căn cứ vào các nội dung sau:
- Căn cứ vào đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trong năm kế hoạch;
- Căn cứ vào chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức chi tiêu hiện hành của Nhà nước (Hiện nay, định mức chi tài chính cho khu vực giáo dục đào tạo được quy định theo văn bản số 526/TT/HCSN ngày 3/3/1998 của Bộ Tài chính);
- Căn cứ vào tình hình thực hiện dự tốn chi năm báo cáo của năm trước của đơn vị.
Dự toán năm kế hoạch được lập theo nội dung chi quy định trong mục lục ngân sách.
2.2.1.2 Các bước lập dự toán chi năm
- Cơng tác chuẩn bị lập dự tốn chi năm:
+ Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong năm kế hoạch.
+ Trưng cầu ý kiến của các phịng ban, tổ cơng tác để nắm nhu cầu chi tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch.
+ Đánh giá tình hình thực hiện dự tốn chi của năm trước.
+ Tính tốn sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch. - Lập dự toán chi năm:
+ Thông qua thủ trưởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ cơng tác các phịng ban, lập dự trù chi tiêu của bộ phận mình.
+ Bộ phận Kế toán lập dự toán chi và tổng hợp dự toán của các bộ phận thành dự toán chung của đơn vị trình lãnh đạo xét duyệt và gửi cơ quan quản lý cấp trên nhưng chủ yếu là dựa vào dự toán của bộ phận kế toán.
2.2.1.3 Dự tốn chi hoạt động năm
Phịng Giáo dục huyện Mộc Hoá căn cứ vào mục tiêu dài hạn do sở đề ra cho phịng từ đó phịng xác định được mục tiêu hoạt động của phòng theo giai đoạn từng năm. Dựa trên nhân sự của cả phòng sẽ đưa ra mục tiêu hoạt động của từng tổ , đồng thời xây dựng dự toán chi hoạt động cho từng tổ theo mục tiêu hoạ động đã đưa ra.
+ Đối với các khoản chi thường xuyên: dựa vào chính sách chế độ chi tiêu, tiêu chuẩn định mức để lập từng mục (có chi tiết từng tiểu mục). Đơn vị xây dựng dự tón chi theo bốn nhóm mục chi sau: nhóm 1 dự toán các khoản chi thanh tốn cá nhân; nhóm 2 dự tốn các khoản chi hàng hóa, dịch vụ; nhóm 3 dự tốn chi đầu tư phát triển; nhóm 4 dự tốn khoản chi khác.
+ Đối với các khoản chi không thường xuyên: dựa vào nhu cầu thực tế để lập các mục (có chi tiết từng tiểu mục) nhưng phải đảm bảo các chỉ tiêu đánh giá thành quả kiểm soát.(Phụ lục 04)
2.2.1.4 Dự toán chi hoạt động quý
Dự toán chi hoạt động quý là kế hoạch chấp hành cụ thể dự toán thu, chi năm, vì vậy việc thực hiện tốt dự tốn thu, chi quý là cơ sở để đơn vị phấn đấu hồn thành tồn diện dự tốn thu, chi năm.
Căn cứ để lập dự toán chi quý là:
- Dự toán thu, chi năm đã được xét duyệt;
- Khối lượng công tác và đặc điểm hoạt động của từng quý; - Chính sách, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhà nước;
- Ước thực hiện dự toán quý trước và tình hình thực hiện dự toán quý này năm trước.
Phương pháp lập dự tốn: tính tốn thu, chi từng tháng cho từng mục (chi tiết tiểu mục). Sau đó tổng hợp kế hoạch của 3 tháng thành dự toán quý.(Phụ lục 05)
2.2.2 Đo lường thành quả thực hiện kiểm soát các khoản chi hoạt động
Trong Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa khi kết thúc một năm học phải tiến hành đo lường kết quả hoạt động trong thời gian qua. Cũng như các doanh nghiệp, Phòng Giáo dục cũng được phân chia thành các phòng ban và các tổ, điều này giúp cho việc quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn và người quản lý ở các bộ phận cũng quan tâm đến kết quả hoạt động của bộ phận mình. Các bộ phận
khơng thể tồn tại và hoạt động một cách độc lập mà còn phụ thuộc vào sự cung cấp dịch vụ qua lại giữa các bộ phận với nhau. Vậy làm sao để đánh giá tốt nhất kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho từng bộ phận.
Để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận, trưởng phịng có trách nhiệm kiểm sốt chi phí thực tế phát sinh sao cho phù hợp với chi phí dự tốn đồng thời đảm bảo thực hiện được mục tiêu đề ra. Trình tự thực hiện như sau:
- Trưởng phịng sẽ đề ra mục tiêu chung của Phòng trong năm học và những mục tiêu cần đạt được của từng tổ. Trên cơ sở đó lập dự tốn chi phí và thống nhất giữa nhà quản lý cấp đơn vị và nhà quản lý cấp trung tâm.
* Đầu mỗi năm phịng Giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa sẽ căn cứ vào “Báo cáo chi tiết hoạt động “ của năm trước để đánh giá về mức độ phát sinh chi phí của từng tổ có biến động nhiều hay ít so với dự tốn từ đầu năm. Căn cứ vào biến động này sẽ giúp cho trưởng phòng đưa ra dự tốn chi phí thích hợp với mục tiêu yêu cầu và nhu cầu của từng tổ.
Ví dụ:
Theo dự tóan đầu năm 2012 khoản dự toán cho khoản mục Cơng tác phí dành cho tổ Thanh tra-kế hoạch là 15.000.000đ với mục tiêu đầu năm là lên kế hoạch về tỷ lệ học sinh nhập học, lên lớp, tốt nghiệp của từng trường trong địa bàn huyện. Và tổ dùng chi phí dự tóan được giao thực hiện công tác kiểm tra mục tiêu đưa ra cùng với kiểm sóat lại cơ sở hạ tầng theo tiêu chuẩn quy định của Bộ Giáo Dục với quy mô của từng trường. Cuối năm theo báo cáo thực hiện dự toán tổ Thanh tra-kế hoạch đã tập hợp tổng chi phí cơng tác phí là 17.253.600đ. Nguyên nhân của việc thực hiện công việc với mức chi phí cao hơn dự tóan là để hồn thành các mục tiêu của Trưởng phòng đưa ra đầu năm, nhưng do địa bàn đang trong quá trình sửa chửa một số tuyến đường ngoại ơ khơng thể di chuyển bằng đường bộ làm chi phí phát sinh thêm. Ngồi ra do Huyện đang trong giai đoạn chia tách giữa các khu vực trong địa bàn nên nảy sinh thêm việc
thuyên chuyển một số giáo viên có kinh nghiệm về các trường vùng sâu để quản lý, nên tổ thường xuyên về kiểm tra kết quả đạt được cho việc thuyên chuyển này làm tăng thêm chi phí. Và từ phát sinh này Trưởng phòng sẽ xem xét lại tình hình thực tế trong năm 2012 để đánh giá hoạt động của tổ Thanh tra-kế hoạch và đưa rat hay đổi cho dự tóan khoản Cơng tác phí của tổ.
Bên cạnh đó các khoản chi cơng tác phí hiện tại của Phịng giáo dục chỉ quyết tốn theo kế hoạch hoặc theo báo cáo công tác của nhân viên, thiếu nhiều chứng từ kế tốn như hóa đơn hay hợp đồng vận chuyển. Do thiếu nhiều chứng từ kế tốn nên các khỏan chi này chưa có tính chính xác cao và có thể gây ra tình trạng không trung thực trong các chuyến kiểm tra của tổ cũng như của các nhân viên trong phòng. Nguyên nhân là do vị trí cơng tác để kiểm tra giám sát phần lớn là ở vùng sâu, vùng xa không thể cung cấp đầy đủ chứng từ theo quy định.
- Kết thúc năm hoặc quý Trưởng phòng và quản lý từng tổ sẽ phối hợp đánh giá tình hình thực hiện dự tốn dựa trên báo cáo thực hiện dự toán ngân sách của từng tổ và “Bảng đối chiếu dự tóan kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại kho bạc nhà nước”.
- Tuy nhiên tại Phịng Giáo Dục huyện Mộc Hóa việc đánh giá tình hình thực hiện dự tốn khơng chỉ căn cứ vào tình hình thực hiện dự tốn mà cịn phải xem xét các mục tiêu của bộ phận có hồn thành hay khơng và hồn thành với mức độ bao nhiêu.
- Nếu các bộ phận hoàn thành mục tiêu được giao nhưng chi phí thực tế phát sinh vượt q chi phí dự tốn thì kế tốn quản trị sẽ thực hiện phân tích biến động chi phí.
Việc phân tích căn cứ vào bảng sau:
Yếu tố chi phí Năm học 2010- 2011 Năm học 2011- 2012 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ (%) Tiền lương Thanh tốn dịch vụ cơng cộng
Chi phí th mướn Chi khác 526.968.493 31.990.712 9.910.000 20.027.000 521.968.493 32.890.712 10.220.000 19.527.000 5.000.000 - 900.000 - 310.000 - 500.000 -0.95 -23,07 - 5,84 - 11,11 Cộng 588.896.205 582.196.205 6.700.000 -1.14
Bảng 2.1: Phân tích biến động chi phí của đơn vị
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Phịng giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa)
Như vậy trong năm đơn vị đã tiết kiệm chi phí thanh tốn dịch vụ cơng cộng được 23,07%; chi phí th mướn là 5,84%; chi khác là 11,11%.
2.2.3 Kiểm sốt tình hình thực hiện dự tốn chi hoạt động
Kiểm tra và đánh giá là chức năng quan trọng trong q trình quản lý. Nó hướng cho đơn vị thực hiện nhiệm vụ hoạt động đúng so với dự tốn được xây dựng. Ngồi ra nó cịn giúp cho nhà quản trị có những xem xét, điều chỉnh dự toán sao cho phù hợp với điều kiện thực tế. Phịng giáo dục huyện Mộc hố sử dụng cơng cụ “Quy chế chi tiêu nội bộ” để kiểm soát chi hoạt động tại đơn vị. Dựa vào quy chế chi tiêu nội bộ đầu năm Phòng giáo dục sẽ phân bổ nguồn kinh phí cho các khoản mục theo đúng qui chế đã đưa ra.
2.2.2.1 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân
Nội dung chi thanh tốn cho cá nhân bao gồm: tiền lương, tiền cơng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể… được phản ánh trong NSNN hiện hành (nhóm mục chi thanh tốn cho cá nhân).
Các khoản chi này được kiểm soát như sau:
+ Đầu năm, đơn vị gửi Kho bạc dự toán chi ngân sách nhà nước năm được duyệt trong đó có khoản chi về lương và phụ cấp lương, bảng đăng ký biên chế quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;
+ Trong năm, khi có sự thay đổi về biên chế, quỹ lương, đơn vị phải bổ sung bảng đăng ký điều chỉnh đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
2.2.2.2 Kiểm sốt các khoản chi nghiệp vụ chun mơn
Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn gồm: chi thanh tốn dịch vụ cơng cộng, chi mua vật tư văn phịng, chi thơng tin, tuyên truyền, liên lạc, chi hội nghị, cơng tác phí…
Kho bạc căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán Ngân sách Nhà nước được cấp có thẩm quyền giao; các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi nghiệp vụ chuyên môn cho từng lĩnh vực; giấy rút dự toán Ngân sách Nhà nước của đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước và các hồ sơ, chứng từ liên quan (trừ các khoản thanh toán văn phịng phẩm, cơng tác phí cước điện thoại được đơn vị thực hiện chế độ tự chủ khoán theo quy chế chi tiêu nội bộ) nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh tốn cho đơn vị.
Khi dự tốn nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn không đủ để chi, đơn vị có thể chi từ dự tốn của nhóm mục chi khác song phải hạch toán đúng mục chi.
2.2.2.3 Kiểm soát chi mua đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố định và xây dựng nhỏ
Đối tượng kiểm soát bao gồm: các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định như: bằng sáng chế, phần mềm máy tính, ơ tơ, tàu thuyền, máy vi tính, máy phô tô…; các khoản chi xây dựng nhỏ như: trụ sở, văn phịng, đường điện, cấp thốt nước…