Dự toán ngân sách lần 1 Dự toán ngân sách lần 2
Sơ đồ 3.2 Mơ hình dự tốn ngân sách đề xuất
Mơ hình thơng tin phản hồi sẽ được thể hiện rõ nét thơng qua qui trình lập dự tốn và quản lý ngân sách mà tác giả đề xuất hoàn thiện.
3.3.2 Hồn thiện quy trình lập dự tốn ngân sách.
Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị cấp trung gian
Nhà quản trị cấp cơ sở
Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị cấp cơ sở Nhà quản trị cấp trung gian
Công ty TNHH Hưng thơng đã xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách theo ba giai đoạn. Tuy nhiên quy trình này chưa hồn thiện ở từng giai đoạn, dẫn đến dự toán ngân sách được lập chưa phản ánh được tiềm lực của cơng ty. Để dự tốn ngân sách phát huy được vai trị của mình trong hoạt động của công ty, thì cơng ty cần hồn thiện quy trình lập dự tốn phân chia theo từng giai đoạn:
Giai đoạn 1 - Chuẩn bị :
Trong giai đoạn chuẩn bị hiện nay của công ty mục tiêu kinh doanh được xây dựng dựa vào tình hình sản xuất kinh doanh năm 2013, dự báo về tình hình kinh tế trong năm 2014 và tỷ lệ tăng trưởng kỳ vọng của ban giám đốc. Theo tác giả để mục tiêu kinh doanh phản ánh đúng tiềm lực của cơng ty, trong q trình xây dựng mục tiêu ban giám đốc nên tham khảo thêm ý kiến của trưởng các bộ phận như trưởng phịng kinh doanh, kế tốn trưởng, trưởng phòng sản xuất, trưởng phòng vật tư bằng cách tổ chức một cuộc họp để xây dựng mục tiêu kinh doanh của công ty.
Sau khi thiết lập mục tiêu kinh doanh ban giám đốc giao cho phịng kế tốn chịu trách nhiệm trong việc lập và quản lý dự toán ngân sách, và các phịng ban có liên quan lập và sử dụng ngân sách được quy định trong “ Qui trình lập kế hoạch năm” và “ Qui trình kiểm sốt ngân sách” theo đề xuất của tác giả, nên trong phịng kế tốn cần tổ chức bộ phận lập và quản lý ngân sách chịu trách nhiệm thực hiện.
Trong đó
- Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức, chỉ đạo phân cơng nhân sự trong phòng kế tốn thực hiện cơng tác lập và kiểm soát dự toán ngân sách
- Kế toán tổng hợp sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp và lập dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán.
- Kế toán kho, tài sản cố định sẽ lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp.
- Kế toán giá thành-tiền lương sẽ tổng hợp, lập dự toán nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung , dự tốn giá thành sản xuất.
- Trưởng các phòng ban, bộ phận như phòng ban như phòng kinh doanh, phòng tổ chức hành chính, phịng vật tư, phịng sản xuất, phân xưởng sản xuất chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận của mình khi gửi lên phịng kế tốn tổng hợp.
Phịng kế tốn có trách nhiệm soạn thảo toàn bộ mẫu biểu dự toán như dự
toán tiêu thụ, kế hoạch giá bán, kế hoạch thanh toán nguyên vật liệu, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn hàng tồn kho, dự toán giá thành, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán cho việc lập dự toán ngân sách của toàn doanh nghiệp..., nhằm tạo sự thống nhất, dễ hiểu về các chỉ tiêu và cách lập báo cáo dự tốn ngân sách trong tồn doanh nghiệp. Trước khi tiến hành soạn thảo phịng kế tốn gửi tồn bộ mẫu biểu cho bộ phận lập dự toán vào địa chỉ email của từng phòng ban, bộ phận liên quan.
Giai đoạn 2 - Soạn thảo
Các báo cáo dự toán ngân sách được lập bởi các bộ phận phòng ban liên quan và phịng kế tốn đóng vai trị chủ trì.
Phịng kinh doanh căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh và mục tiêu kinh doanh ban giám đốc, lập dự tốn tiêu thụ trình ban giám đốc phê duyệt. Nếu chỉ tiêu dự toán cao hoặc thấp hơn mục tiêu kinh doanh ban giám đốc đề ra trưởng phịng kinh doanh có trách nhiệm giải trình với ban giám đốc xem xét điều chỉnh mục tiêu đã đặt ra.
Sau khi dự toán tiêu thụ đã được phê duyệt các bộ phận phòng ban tiến hành lập các dự tốn như sau:
Phịng sản xuất lập kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu, định mức giờ cơng lao động cho tồn bộ sản phẩm trong dự toán tiêu thụ.
Phòng vật tư lập kế hoạch giá nguyên vật liệu cho năm kế hoạch và đồng thời lập lịch thanh tồn chi phí ngun vật liệu.
Phịng tổ chức hành chính lập kế hoạch lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất.
Các phân xưởng sản xuất lập dự toán chi phí sản xuất chung cho đơn vị mình chuyển cho phòng sản xuất phê duyệt.
Các phòng ban như phịng kế tốn, phịng sản xuất, phòng tổ chức hành chính, phịng vật tư, phòng kinh doanh lập kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp cho bộ phận mình.
Tồn bộ các báo cáo dự tốn tiêu thụ, dự toán sản xuất, kế hoạch định mức, nguyên vật liệu, giờ công lao động, kế hoạch lao động tiền lương, dự tốn chi phí sản xuất chung, kế hoạch giá mua nguyên vật liệu, kế hoạch chi phí bán hàng, kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp được chuyển bằng file vào email của phịng kế tốn theo thời hạn quy định.
Sau khi các bộ phận phòng ban nộp dự tốn ngân sách hoạt động, phịng kế tốn tiếp nhận và kiểm tra sự chính xác, hợp lý của các khoản mục đã được lập trong dự toán , tổng hợp và đối chiếu với tình hình thực hiện dự tốn so với năm trước. Đồng thời phịng kế tốn lập dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn tiền, dự toán giá thành, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế tốn, sau khi đã được phịng kế tốn xong sẽ được trình lên ban giám đốc ban giám đốc xét duyệt. Nếu được ban giám đốc phê duyệt nó trở thành dự tốn ngân sách chính thức của cơng ty, và sẽ được công bố cho tồn cơng ty để các phịng ban bộ phận có liên quan theo dự tốn ngân sách này mà tổ chức thực hiện.
Biểu mẫu của qui trình tác giả đề xuất bổ sung và hồn thiện.
STT Tên biểu mẫu Ký hiệu Bộ phận lập
1 Kế hoạch sản lượng tiêu thụ NB-KH-01A P. Kinh doanh
2 Kế hoạch giá bán sản phẩm NB-KH-01B P.Kinh doanh
3 Kế hoạch tiêu thụ NB-KH-01C P.Kinh doanh
4 Kế hoạch sản xuất NB-KHSX-03 P.Sản xuất
5 Kế hoạch giá mua NVL NB-KHMH-01 P.Vật tư
6 Kế hoạch thanh toán tiền NVL NB-KHTT-01 P.Vật tư
7 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp NB-KHSX-05 P.Kế toán
7 Kế hoạch lao động, tiền lương CNTT NB-KHNV-01 P. TCHC
8 Dự tốn nhân cơng trực tiếp CNTT NB-KHSX-06 P.Kế tốn
9 Kế hoạch chi phí sản xuất chung NB-KHSX-07A Phân xưởng,
P.Sản xuất
11 Kế hoạch giá thành NB-KHSX-08 P.Kế toán
12 Kế hoạch chi phí bán hàng NB-KHDN-09A P.Kinh doanh
13 Kế hoạch chi phí QLDN NB-KHDN-09B Các Phịng ban
14 Tổng hợp chi phí bán hàng và QLDN NB-KHDN-09C P.Kế toán
15 Dự toán tiền NB-KHBC-11A P.Kế toán
16 Dự toán báo cáo kết quả HĐKD NB-KHBC-11B P.Kế tốn
QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH NĂM
Sơ đồ 3.3 Quy trình lập dự tốn đề xuất
Mục tiêu kinh doanh (BGĐ) Lập dự toán tiêu thụ ( P.KD ) Duyệt (BGĐ) Lập kế hoạch sản xuất ( P.SX và các phân xưởng) Lập kế hoạch NVL ( P.VT)
Lập kế hoạch lao động - tiền lương CNTT (P.TCHC)
Lập dự tốn chi phí SXC ( P.KT và PX)
Lập dự toán ngân sách năm ( PKT)
Lập kế hoạch thanh tốn chi phí NVL ( P.VT)
Lập chi phí quản lý năm ( P.KT và các phòng ban khác)
Lập dự tốn chi phí bán hàng ( P.KD)
Lập dự tốn chi phí lãi vay ( P. Kế toán)
Giai đoạn 3 -Kiểm soát dự toán ngân sách
Qui trình này cần phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ của trưởng các phịng chức năng của cơng ty và phân xưởng trong việc thực hiện các chỉ tiêu đã được ban giám đốc xét duyệt trong kỳ dự toán. Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc sử dụng ngân sách được giao để đảm bảo công ty đạt mục tiêu công ty đã đặt ra.
Các khoản mục chỉ tiêu trong ngân sách được quản lý, kiểm soát theo quan điểm của tác giả với công ty như sau:
Chỉ tiêu trong ngân sách Chỉ tiêu vƣợt ngân sách
1.Giá sản phẩm tiêu thụ
Trưởng phịng kinh doanh có trách nhiệm bán sản phẩm theo đơn giá sản phẩm đã được ban giám đốc phê duyệt trong kế hoạch
+Trưởng phòng kinh doanh gửi đề xuất cho bộ phận kế toán. +Bộ phận kế toán sẽ xem xét và trình BGĐ duyệt
+Bộ phận kế tốn sẽ thơng báo kết quả cho trưởng phòng kinh doanh.
2.Giá nguyên vật liệu
Trưởng phòng vật tư có trách nhiệm mua NVL theo đơn giá đã được BGĐ phê duyệt trong kế hoạch
+Trưởng phòng vật tư gửi đề xuất cho bộ phận kế toán.
+Bộ phận kế toán sẽ xem xét và trình BGĐ duyệt.
+Bộ phận kế tốn sẽ thơng báo kết quả cho trưởng phòng vật tư 3. Định mức chi
phí sản xuất
Trưởng phịng sản xuất có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện định mức sản xuất
Trưởng các phân xưởng có trách nhiệm sản xuất
+ Trưởng phòng sản xuất gửi bộ phận kế toán khi định mức chi phí sản xuất có sự thay đổi.
+ Bộ phận kế toán xem xét và trình BGĐ để phê duyệt.
theo định mức đã được BGĐ phê duyệt
quả cho trưởng phòng sản xuất
4. Các chi phí liên quan đến người lao động
Trưởng phòng HC-NS phối hợp cùng các phòng ban, phân xưởng, thực hiện theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt
+ Trưởng phòng HC-NS gửi cho BP kế tốn khi có sự thay đổi ngân sách
+ Bộ phận kế tốn xem xét và trình BGĐ phê duyệt
+ Bộ phận kế tốn thơng báo kết quả cho trưởng phòng HC-NS 5. Các chi phí hoạt
động khác
Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm sử dụng theo đúng dự toán ngân sách đã được phê duyệt
+ Trưởng các bộ phận, phòng ban gửi cho bộ phận kế tốn khi có sự thay đổi ngân sách.
+Bộ phận Kế toán sẽ xem xét và trình BGĐ phê duyệt
+Bộ phận Kế tốn thơng báo kết quả cho trưởng các phòng ban, phân xưởng
Theo tác giả việc bổ sung, điều chỉnh ngân sách nên thực hiện mỗi quý một lần để việc so sách và điều chỉnh giữa thực tế với dự toán được kịp thời, chính xác và phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp.
Cuối mỗi quý trưởng các bộ phận có trách nhiệm lập báo cáo thực hiện kế hoạch gửi về phịng kế tốn tổng hợp theo mẫu NB-THCL-01 ( Chi tiết mẫu thực hiện kế hoạch xem phụ lục 3.1) , để so sách kết quả thực hiện với số liệu dự toán để thấy được những thay đổi giữa thực hiện so với dự tốn, trưởng các phịng kinh doanh, phòng vật tư, phịng tổ chức hành chính, quản đốc phân xưởng có trách nhiệm điều tra nguyên nhân và giải trình sự chênh lệnh này so với dự toán. Các bộ phận, phịng ban có nhu cầu bổ sung, điều chỉnh ngân sách sẽ phải gửi đề nghị về phịng kế tốn theo mẫu NB-DCNS-01 ( Chi tiết mẫu đề nghị điều chỉnh, bổ sung
dự toán ngân sách xem phụ lục 3.2 ). Phịng kế tốn sẽ xem xét cân đối ngân sách chung cho cả cơng ty và trình ban giám đốc phê duyệt.
3.3.3 Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại công ty TNHH Hƣng
Thông.
Theo tác giả việc lập các dự toán ngân sách tại công ty TNHH Hưng Thơng cần được hồn thiện và bổ sung thêm một số báo cáo dự toán ngân sách như sau.
3.3.3.1 Hồn thiện dự tốn tiêu thụ sản phẩm
Hiện nay cơng tác lập dự tốn tiêu thụ do bộ phận kế toán lập đảm nhận, với những nhược điểm như đã phân trích ở chương 2 làm cho dự tốn tiêu thụ khơng phản ánh được tiềm lực của ty. Tác giả đề xuất bộ phận lập dự toán là bộ phận kinh doanh vì bộ phận này nắm rõ tình hình tiêu thụ của công ty.
Trong dự toán tiêu thụ 2 chỉ tiêu cần hoàn thiện là chỉ tiêu sản lượng tiêu thụ dự kiến và giá bán dự kiến
Đối với sản lượng tiêu thụ dự kiến: Để dự báo sản lượng kinh doanh được chính xác, tác giả đề xuất phịng kinh doanh ước tính sản lượng tiêu thụ dựa trên phương pháp thống kê dự báo xu hướng kết hợp với việc điều tra thị trường.
Phương pháp thống kê dự báo được tác giả đề xuất là phương pháp dự báo trên cơ sở đường hồi quy tương quan tuyến tính
Sử dụng phương trình dự báo Yc = ax + b
Các hệ số a và b được tính như sau:
a = - n b =
-
Trong các công thức trên
x- Số thứ tự các quý trong dãy số
y- Lượng hàng bán ra trong quá khứ thực tế trong quá khứ a-Độ dốc của đường xu hướng.
b-Tung độ gốc
Yc- Nhu cấu dự báo trong tương lai
Ví dụ Thực hiện dự báo sản lượng bán của mặt hàng bao tay nhựa trong năm 2014 dựa trên sản lượng bán thực tế của 3 năm từ 2011 đến 2013 như sau:
Quý Năm 2011 2012 2013 1 66,193 72,812 88,957 2 64,907 71,398 83,310 3 67,495 74,245 78,930 4 72,234 79,457 81,035
( Nguồn số liệu phịng kế tốn cty TNHH Hưng Thơng)
Năm Quý x
Sản lượng
tiêu thụ (y) x.y x2 Năm 2011 1 1 66,193 66,193 1 2 2 64,907 129,815 4 3 3 67,495 202,486 9 4 4 72,234 288,935 16 Năm 2012 1 5 72,812 364,060 25 2 6 71,398 428,388 36 3 7 74,245 519,715 49 4 8 79,457 635,656 64 Năm 2013 1 9 88,957 800,609 81 2 10 83,310 833,096 100 3 11 78,930 868,235 121 4 12 81,035 972,417 144 78 900,972 6,109,604 650 = 78 = 6,5 12 = 900.972 = 75.081,03 12 a = 6.109.604 – 12x6,5x75.081,03 = 1.771,21 650 – 12x b = 75.081,03 – 1771,21x 6,5 = 63.568,16 Ta có phương trình đường khuynh hướng lý thuyết là: Yc = 1.771,21x+ 63.568,16
Quý 1/năm 2014: 1.771,21*13 + 63.568,16 = 86.593,9 Quý 2/năm 2014: 1.771,21* 14 + 63.568,16 = 88,365.11 Qúy 3/năm 2014: 1.771,21 *15+ 63.568,16 = 90.136,32 Quý 4/năm 2014: 1.771,21*16 + 63.568,16= 91.907,53 Xác định hệ số theo từng quý Quý
Năm Nhu cầu b/q
quý 1 Nhu cầu b/q 1 quý Hệ số điều chỉnh 2011 2012 2013 1 66,193 72,812 88,957 75,987.08 75,081.03 1.0121 2 64,907 71,398 83,310 73,204.95 75,081.03 0.9750 3 67,495 74,245 78,930 73,556.96 75,081.03 0.9797 4 72,234 79,457 81,035 77,575.14 75,081.03 1.0332
Dự báo xu hướng có điều chỉnh theo từng quý. Quý 1/2014: 86.593,9 x 1,0121 = 87.638,89 Quý 2/2014: 88.365,11 x 0,975 = 86.157,09 Quý 3/2014 : 90.136,32 x 0,9797= 88.306,65 Quý 4/2014 : 91,907.53 x 1.03332 = 94.960,6.
Theo phỏng vấn khách hàng và tình hình tiêu thụ thực tế cho thấy, tình hình sản xuất kinh doanh năm 2014 có dấu hiệu phục hồi, các khách hàng cũ của công ty vẫn tiếp tục đặt hàng trong năm 2014, tuy nhiên ngành mặt hàng bao tay nhựa và bao bì nhựa cạnh tranh rất khốc liệt. Cơng ty TNHH Hưng Thơng có qui mơ khơng lớn trong ngành bao bì nhựa, trong năm 2014 việc mở rộng thị phần theo nhận định của phịng kinh doanh là rất khó khăn, kết hợp với phương pháp thống kê dự báo dựa trên tình hình tiêu thụ sản phẩm trong những năm qua phịng kinh doanh ước tính sản lượng tiêu thụ của mặt hàng bao bì nhựa năm 2014 đạt 357.117 kg tăng 7 % so