2.1.1. Q trình hình thành và phát triển cơng ty
Công ty Luật TNHH Allen & Overy (Việt Nam) (Viết tắt: A&O VN) là một trong những văn phòng của hãng Luật Allen & Overy LLP có trụ sở chính tại London, Anh Quốc. Trong suốt q trình hoạt động tính đến nay, Allen & Overy LLP đã tròn 83 năm, với những cột mốc đánh dấu sự phát triển không ngừng để vươn lên trở thành một trong những hãng Luật có quy mơ và vị thế tầm cỡ hàng đầu thế giới. Allen & Overy LLP có nhiều văn phịng tư vấn Luật ở khắp nơi trên thế giới từ châu Âu, châu Mỹ, châu Á, Úc, Châu Phi và Trung Đông, cung cấp dịch vụ tư vấn Luật về nhiều khối ngành như: Ngân hàng, Doanh nghiệp, Thuế, Bất Động Sản v.v…điều đó tạo nên một sự kết nối chặc chẽ, kết hợp các nguồn lực quốc tế, chuyên môn để làm việc trên các giao dịch xuyên biên giới, cung cấp dịch vụ cho nhiều khu vực. Nằm trong chiến lược phát triển mạng lưới của hãng, ngày 01/07/2012 A&O VN đã chính thức đi vào hoạt động, việc mở thêm văn phòng tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh giúp nâng mạng lưới của Allen & Overy LLP lên con số 42 văn phịng tại 29 quốc gia trên tồn thế giới - một trong những cơng ty có mạng lưới hoạt động quốc tế lớn nhất trong số các hãng luật hàng đầu thế giới.
Hình thức đầu tư: Là DN một trăm phần trăm vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập tại
nước CHXHCN Việt Nam theo giấy phép thành lập số 97/BTP/GP ngày 8 tháng 5 năm 2012 do Bộ Tư pháp ban hành.
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động
Hoạt động chính của Cơng ty là tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến Việt Nam và luật quốc tế trong các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, thị trường vốn quốc tế, cơ sở hạ tầng, doanh nghiệp, thương mại, trọng tài, mua bán và sáp nhập công ty, bất động sản.
32 Managing Partner Tổng giám đốc Tổng Tổng Partner LS Thành Viên Tổng Tổng
Head of Operations & HR – TP. Điều hành & Quản lý nhân sự Finance Dept P. Kế toán Chief Accountant TP. Kế toán General Accountant KT Tổng Accountant HR Dept P. Nhân sự HR Manager TP. Nhân sự HR Supervisor Nhân viên BS officer IT Dept P. kỹ thuật IT Manager TP. Kỹ thuật BD&M Dept P. Maketing BD&M Manager TPMaketing Translation Dept BP. Dịch Head of Translator TBP.Dịch Translator Phiên dịch vien Support Group Bộ Phận Hỗ Trợ Tổng Tổng
Fee Earner Group
Bộ phậnLuật Sư
Coporate Group
Khối Doanh Nghiệp
Banking Group Khối Ngân hàng Manager T. Khối DN Manager T. Khối NH Team Nhóm Team Nhóm
33
2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Tổng giám đốc (Managing Partner): Là người đại diện pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động và chịu trách nhiệm trước người quản lý cấp toàn cầu về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.
Luật sư thành viên (Partner): Là các luật sư cao cấp chịu trách nhiệm trong việc quản lý bộ phận chuyên trách theo lĩnh vực chuyên môn của họ. Là người hỗ trợ cho Tổng Giám đốc, điều hành Công ty theo sự phân công và ủy quyền của Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các nhiệm vụ được phân cơng và ủy quyền. Trưởng phịng điều hành và quản lý nhân sự (Head of Operation & Human
Resource): Trưởng bộ phận này có chức năng quản lý các hoạt động hành chính – nhân
sự tại DN như sắp xếp bộ máy tổ chức nhân sự; xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực; xây dựng nội quy, quy chế về công tác lao động, tiền lương; thực hiện các vấn đề về lương, bảo hiểm và các quy định khác v.v theo pháp luật qui định v.v.
Phòng Marketing: Bộ phận này hỗ trợ bộ phận Luật sư làm các bản kế hoạch, thuyết trình khi bộ phận Luật sư tham gia các buổi hội nghị, gặp gỡ khách hàng, nhằm quảng bá hình ảnh cũng như cung cấp thơng tin cho khách hàng. Tổ chức các buổi sự kiện liên quan đến các chiến lược Marketing. Hỗ trợ những văn phòng khác khi cần thiết.
Phịng Tài chính - Kế tốn:
Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý, các giấy phép liên quan đến HĐKD của DN; xây dựng kế hoạch và theo dõi, quản lý tình hình sử dụng nguồn vốn của DN, tham mưu, đề xuất các biện pháp phát triển nguồn vốn của cơng ty có hiệu quả. Tn thủ các quy định chung của đơn vị và qui định của pháp luật về tổ chức và thực hiện CTKT.
2.2. Tình hình tổ chức CTKT trong Công Ty Luật TNHH Allen & Overy (Việt Nam)
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán
34
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mơ hình tập trung, tồn bộ CTKT được thực hiện tại Phịng Kế tốn của cơng ty trụ sở chính ở TP.HCM. Tại đây, kế tốn thực hiện tồn bộ các khâu từ hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như tổng hợp thông tin, ra báo cáo định kỳ theo yêu cầu quản lý nội bộ và theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán trưởng
Tổ chức bộ máy kế toán: Xây dựng hệ thống kế tốn; Kiểm tra, kiểm sốt chi phí,
chứng từ kế tốn và cơng tác hạch tốn; Xét duyệt báo cáo thuế, BCTC định kỳ; Báo cáo định kỳ tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất đáp ứng yêu cầu quản trị và tuân thủ yêu cầu về báo cáo của bộ phận quản lý vùng; Phối hợp với các bộ phận trong việc kiểm tra, xét duyệt các chứng từ kế toán cần thiết.
Quản lý hệ thống và giám sát hoạt động KTTC: Quản lý hệ thống kế tốn của cơng
ty; Giám sát hoạt động KTTC của công ty
Lập kế hoạch tài chính và triển khai dịng tiền Quản lý nhân sự trong phịng Tài chính – Kế tốn
Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc/Người phụ trách trực tiếp.
Kế toán tổng hợp (General Accountant): Hạch toán kế toán cho các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh; Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ; Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp; Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng với thực tế khơng; In
Chief Accountant Kế toán trưởng
Accountant Kế toán thanh toán
và Kế toán Tiền
General Accountant 1 Kế toán tổng hợp 1
General Accountant 2 Kế toán tổng hợp 2
35
sổ kế toán - Lập BCTC, báo cáo quản trị, báo cáo thống kê; Lập các báo cáo thuế và cùng kế tốn trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm tốn, các đồn thanh tra kiểm tra khi có yêu cầu; Kiến nghị và đề xuất các biện pháp khắc phục, cải tiến; Làm các cơng việc khác do Kế tốn trưởng và Giám đốc giao.
Kế toán thanh toán và Kế toán tiền: Chịu sự chỉ đạo của cấp quản lý trực tiếp, tổ
chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch tốn; Phối hợp với bộ phận kế tốn có liên quan, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp các hóa đơn chứng từ đầu vào đảm bảo phù hợp với qui định của Nhà nước; Hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền; Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng: rút tiền, chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng.
2.2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế tốn
Cơng ty đang áp dụng chế độ kế tốn DN theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/07/N và kết thúc vào ngày 30/06/N+1 Kỳ kế toán là một tháng
Đơn vị tiền tệ trong kế tốn: VNĐ
Phương pháp tính và phân bổ khấu hao: Ngày 25/4/2013, Bộ Tài chính ban hành thơng tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, thay thế thơng tư số 203/2009/TT-BTC. Thơng tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/6/2013. Hiện tại Allen & Overy (Việt Nam) đang thực hiện việc sử dụng và trích khấu hao theo thông tư mới này và áp dụng theo phương pháp đường thẳng.
2.2.2.1. Vận dụng chứng từ
Nội dung và mẫu chứng từ
A&O VN đang sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của BTC, bên cạnh đó cơng ty cũng sử dụng thêm những mẫu chứng từ riêng. Tuy nhiên, do việc sử dụng hệ thống phần mềm kế toán chung cho tất cả các văn phòng của A&O trên thế giới nên A&O VN không thể thực hiện việc tuân
36
thủ quy định về mẫu biểu chứng từ theo pháp luật Việt Nam, đây cũng là hạn chế chung của những DN có vốn đầu tư nước ngồi khi sử dụng phần mềm quản lý riêng.
Cụ thể một số chứng từ được sử dụng tại đơn vị như sau:
Đối với tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm quỹ đều theo mẫu riêng đơn vị tự thiết kế.
Đối với TSCĐ: Hợp đồng mua sắm TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ, Hóa đơn mua TSCĐ đầy đủ đúng quy định.
Đối với cơng nợ: Bảng phân tích tuổi nợ của KH, Bảng đánh giá tiến độ thanh toán theo mẫu sổ sách riêng tại đơn vị.
Đối với lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng tự nhận xét đánh giá từng cá nhân, bảng danh sách lương, bảng theo dõi BHXH, Bảng thơng báo lương, phiếu làm thêm ngồi giờ theo đúng quy định.
Đối với bán hàng: Hóa đơn GTGT, Bảng kê cơng việc đã làm, Hợp đồng cung cấp dịch vụ đầy đủ theo đúng quy định.
Nhận xét: Chứng từ kế toán đang áp dụng tại A&O VN theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC được thực hiện để lưu trữ dữ liệu, phục vụ cho việc lập BCTC, báo cáo thuế, và các báo cáo nội bộ do yêu cầu của ban quản trị DN đồng thời phục vụ cho việc lập BCTC hợp nhất của công ty mẹ, giúp cho đơn vị dễ dàng hơn trong quản lý chất lượng và hiệu quả công việc. Tuy nhiên, ngoài một số mẫu sổ và chứng từ kế tốn có thể thực hiện được, thì cơng ty khơng tn thủ việc thực hiện và trình bày chứng từ kế tốn theo biểu mẫu chung như quy định hiện hành về chứng từ kế toán.
Lập và ký chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều được lập chứng từ kế toán và lưu trữ cẩn thận theo số thứ tự từ phần mềm kế toán và được sắp xếp tăng dần, dễ dàng cho việc tìm kiếm thơng tin chứng từ, hỗ trợ cho việc kiểm tra CTKT của các cấp có thẩm quyền trong và ngồi đơn vị.
37
Mọi chứng từ kế tốn, mỗi bộ phận lập chứng từ đó phải đảm bảo được những thông tin cần thiết theo quy định nội bộ, có chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền trước khi đưa vào phịng kế tốn để tiến hành ghi sổ. Ví dụ: Thư ký đăng ký cho Luật sư tham gia hội thảo bên ngồi, để có một chứng từ đầy đủ trước khi đưa vào phịng kế tốn để thanh toán, thư ký cần làm giấy u cầu thanh tốn theo mẫu quy định có tên người yêu cầu, ngày yêu cầu, số tiền, tên đơn vị được trả tiền, thông tin tài khoản trả tiền và nội dung thanh tốn là gì, được ký duyệt bởi người có thẩm quyền.
Tùy loại chứng từ kế tốn, nhưng thơng thường, chứng từ kế tốn được ký bởi kế toán trưởng và tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền của tổng giám đốc.
Nhận xét: Nhìn chung việc lập và ký chứng từ kế toán được thực hiện một cách chặc chẽ, địi hỏi chứng từ ln có ký duyệt trước khi ghi sổ và thanh toán, đảm bảo các nghiệp vụ xảy ra chính xác, phù hợp với yêu cầu tại đơn vị, tránh xảy ra thiếu sót. Việc sử dụng phiếu yêu cầu thanh toán sẽ giúp đơn vị trong việc kiểm tra nguồn gốc chứng từ và kiểm tra các thơng tin khác khi có nhu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
2.2.2.2. Vận dụng tài khoản
HTTK kế toán được xây dựng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BCT ngày 20/03/2006 của BTC và được thiết kế phù hợp cho việc ghi chép dữ liệu theo yêu cầu chung của công ty mẹ cũng như cho sổ sách của A&O VN.
Cơng ty khơng có tài khoản TK 911: Xác định kết quả kinh doanh; TK 136: Phải thu nội bộ; TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
Hệ thống Tài khoản của doanh nghiệp được xây dựng theo cách thức sau
Mã đơn vị (1) - Tài khoản theo CMKTVN (8 số) (2) - Số TK theo quy định chung của Công ty (3) - Mã bộ phận (4) - Phần (5) - Mã đơn vị (1)
Ví dụ: Tài khoản tiền mặt trên HTTK như sau
424-11110000-80700-999-000-424: Tiền mặt VND – Văn phòng TP.HCM 424-11110001-80700-999-000-424: Tiền mặt VND – Văn phòng TP.HN
38
(1) Mã đơn vị: 424 là mã đơn vị của văn phòng Việt Nam, tất cả các tài khoản của văn phòng Việt Nam đều bắt đầu và kết thúc là 424
(2) Tài khoản theo CMKTVN: 11110000 đây là tài khoản tiền mặt tại văn phòng TP.HCM và 11110001 là tiền mặt tại văn phòng Hà Nội, số tài khoản này tuân thủ theo CMKTVN và tùy thuộc vào nhu cầu quản lý thơng tin, doanh nghiệp có thể lập thêm nhiều tiểu khoản cho cùng một tài khoản cũng như có thể vơ hiệu hóa những tài khoản khơng cịn sử dụng nữa.
(3) Số tài khoản này được quy định chung theo yêu cầu của công ty mẹ, số này thể hiện bản chất của tài khoản nào đó nên tên tiếng anh của nó là “Natural Account”, tất cả các tài khoản có cùng chung một bản chất thì sẽ chung số hiệu này. Tuy nhiên, chi tiết diễn giải của những tài khoản này chưa được trình bày một cách cụ thể rõ ràng, cịn chung chung và thiếu những chỉ dẫn để nhân viên thực hiện có thể am hiểu một cách tường tận bản chất của mỗi tài khoản này. Do đó, nhân viên thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể nhầm lẫn, cùng một loại chi phí nhưng mỗi tháng hạch tốn vào một TK khác nhau v.v. vì trong nhiều trường hợp thì việc trình bày nghiệp vụ vào mỗi TK chủ yếu dựa vào nhận biết chủ quan của nhân viên thực hiện. Ví dụ: CP nhân viên cơng tác như CP khách sạn và CP khác đều có chung một TK là 50300, nhân viên kế toán phải tự suy luận CP khác là chi phí ăn uống, giặt ủi … liên quan đến công tác thuần túy, không liên quan đến khách sạn ăn uống thuộc về công tác liên quan đến Marketing, vì đối với Marketing thì có TK là 53000.
Số tài khoản Diễn giải Ghi chú
424-64270007-50300-111-000-424 CP nhân viên công tác - CP khách sạn và CP khác 111:Khối ngân hàng 424-64270007-50300-151-000-424 CP nhân viên công tác - CP khách sạn và CP khác 151: Khối doanh nghiệp 424-64270007-50300-910-000-424 CP nhân viên công tác - CP khách sạn và CP khác 910: Kế toán
424-64270007-50300-920-000-424 CP nhân viên công tác - CP khách sạn và CP khác 920: Marketing 424-64270007-50300-940-000-424 CP nhân viên công tác - CP khách sạn và CP khác 940:IT
39
(4) Mã bộ phận: Thông thường các tài khoản nằm trên Bảng CĐKT sẽ được thể hiện mã là 999, còn lại các tài khoản chi phí và tài khoản khác sẽ có mã bộ phận riêng ví dụ: Bộ phận kế tốn-910, IT-940, Nhân sự và hành chính văn phịng-950, Khối ngân hàng-111,