3.2.1. Giải pháp chung
3.2.1.1. Nâng cao nhận thức và ý thức của chủ DN về tầm quan trọng của CTKT
Để có thể thực hiện được nội dung tổ chức CTKT trong DN đòi hỏi ban lãnh đạo DN cần có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của tổ chức CTKT. Nếu có sự đồng thuận và hỗ trợ từ phía ban lãnh đạo DN, DN nói chung và trưởng bộ phận kế tốn nói riêng sẽ dễ dàng hơn trong việc tổ chức CTKT tại đơn vị. Tại A&O VN tuy được sự theo dõi của các bộ phận kế toán trong vùng, nhưng họ chỉ kiểm sốt những mặt cơ bản nhất, khơng đi sâu vào chi tiết sổ sách theo chế độ kế toán Việt Nam, do đó, ban lãnh đạo DN phải là người hiểu được tầm quan trọng để hỗ trợ và yêu cầu trưởng bộ phận cũng như các nhân viên thực hiện tốt nội dung tổ chức CTKT tại đơn vi, qua đó ban lãnh đạo DN cũng có thể hiểu hơn về tình hình DN, cách thức hoạt động các quy trình trong DN để có thể quản lý tốt hơn và có thể đưa ra các quyết định hay các yêu cầu công việc một cách phù hợp hơn. Vì một khi khơng hiểu cơ chế vận hành và các chu trình xử lý kế tốn trong DN, mà ban lãnh đạo DN chỉ muốn thực hiện công việc theo ý chủ quan của bản thân có thể gây ra sự phức tạp trong các nghiệp vụ hoặc gián đoạn CTKT tại đơn vị.
87
Các nhân viên thực hiện công việc liên quan đến các phần hành của mình cần được bồi dưỡng khơng những kiến thức về nghiệp vụ kế tốn mà cịn các kiến thức về phần mềm kế tốn, kiến thức về các cơng cụ hỗ trợ cho cơng việc. Bên cạnh đó, các nhân viên thuộc phòng ban khác cũng cần nắm bắt các quy trình thực hiện tổ chức CTKT luân chuyển chứng từ, quy trình ký duyệt và thực hiện các phần mềm liên kết với phịng kế tốn như Concur, để họ có thể thực hiện cơng việc một cách đúng quy định, trôi chảy, để thơng tin của họ được ghi nhận kịp thời, chính xác và đầy đủ.
3.2.1.3. Kết hợp hệ thống kế toán và hệ thống KSNB
Để đảm bảo được rằng DN làm đầy đủ và tránh các sai sót gian lận, nâng cao chất lượng của TTKT, trong chu trình thực hiện cơng việc hằng ngày đơn vị cần lồng ghép những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót trong hoạt động của DN. Các mảng cơng việc cần kiểm soát để đảm bảo hoạt động của đơn vị như nhấn mạnh đến việc kiểm soát các tài sản vật chất như tiền trong DN và công nợ bởi hầu hết hoạt động của DN đều liên quan đến các đối tượng này. Để kiểm soát tiền trong đơn vị, các khoản chi thường xun cần được thực hiện thanh tốn thơng qua chuyển khoản ngân hàng, chỉ có những khoản tiền nhỏ, hoặc khoản tiền trả cho các đơn vị chỉ chấp nhận tiền mặt hoặc các trường hợp khẩn cấp thì lúc đó phải trả ngay bằng tiền mặt. Ngồi hoạt động kiểm sốt vật chất, đơn vị cần nhấn mạnh đến kiểm tra sổ sách chứng từ định kỳ và nếu có bất thường cần phải được giải thích và xử lý thỏa đáng. Việc in các chứng từ kế toán là cần thiết để khi kiểm tra giấy tờ và ký lên chứng từ kế tốn, trưởng phịng kế tốn đồng thời xem xét lại tồn bộ giấy tờ chứng từ kế tốn và cách hạch tốn có phù hợp hay khơng để có điều chỉnh thích hợp.
3.2.2. Giải pháp cụ thể
3.2.2.1. Giải pháp hoàn thiện trong việc vận dụng chứng từ
Tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển xử lí chứng từ là khâu quan trọng, quyết định đến thơng tin kế tốn. Do một số nguyên nhân xuất phát từ bản thân doanh nghiệp chủ yếu là ảnh hưởng từ việc sử dụng phần mềm nên DN chưa
88
tuân thủ những quy định có liên quan đến việc vận dụng chứng từ, do đó, giải pháp đề ra là DN cần thực hiện việc tổ chức các loại chứng từ theo qui định của luật kế toán Việt Nam cho các loại chứng từ bắt buộc hay các loại chứng từ hướng dẫn để tuân thủ quy định về mẫu biểu chứng từ. Để làm được điều này, DN có thể sử dụng thêm một hệ thống phần mềm của Việt Nam như phần mềm Fast Accounting để có thể thực hiện in những chứng từ bắt buộc như Phiếu thu, phiếu chi, Hoá đơn Giá trị gia tăng, Bảng kê thu mua hàng hố mua vào khơng có hố đơn… Các cơng việc kế tốn khác vẫn thực hiện bình thường trên phần mềm chính.
3.2.2.2. Giải pháp hoàn thiện trong việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế tốn của DN nhìn chung đã tích hợp giữa KTTC và KTQT. Tuy nhiên, nội dung diễn giải và bản chất của từng tài khoản vẫn chưa rõ ràng, còn thiếu những tài khoản cơ bản, việc giảm bớt những tài khoản đó khơng làm cho CTKT đơn giản hơn ngược lại gây khó khăn cho cơng tác hạch tốn kế tốn vì các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản đó vẫn thường xuyên xảy ra tại đơn vị.
Diễn giải và bản chất của tài khoản kế tốn được xây dựng khơng rõ ràng gây khó khăn cho người thực hiện hạch tốn kế tốn. Có thể gây nhầm lẫn khi cùng một chi phí nhưng tháng này có thể bỏ vào tài khoản này, tháng sau bỏ vào tài khoản khác do khơng có một sự thống nhất chung mà các tài khoản nhìn có vẻ giống nhau về bản chất. Do đó, cần ghi nội dung diễn giải rõ ràng hơn, tạo thêm những tài khoản khác nếu thiếu để chi phí có thể được phân loại và hạch tốn đúng hơn.
Ví dụ: TK 424-64270007-50300-940-424: CP nhân viên cơng tác và CP khác: Hệ thống TK nên có một cột ghi chú bên cạnh để bổ sung nội dung chi tiết cho những chi phí này ví dụ: Cơng tác phí như ăn uống cơng tác, tiền khách sạn, giặt ủi… để nếu có phát sinh chi phí liên quan đến việc đi lại như taxi, vé máy bay công tác sẽ không bị hạch toán vào TK này mà sẽ được hạch toán vào một TK khác khác theo nội dung của từng tài khoản phục vụ cho việc quản lí chi phí của đơn vị.
89
Cần tạo thêm tài khoản 136: Phải trả nội bộ thay vì thực hiện phải thu và phải trả nội bộ vào cùng một tài khoản 336 sẽ làm sổ sách kế tốn khơng rõ ràng.
3.2.2.3. Giải pháp hoàn thiện trong việc vận dụng sổ sách kế toán
Sổ kế toán được lập tại đơn vị cần tuân thủ những qui định của sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán. Để hồn thiện sổ sách kế tốn, đơn vị cần in sổ ra thành từng quyển để lưu trữ sau mỗi tháng thực hiện cơng việc, sổ sách cần có chữ ký của kế toán trưởng đơn vị và chữ ký của người lập sổ, nếu có sai sót điều chỉnh trong hệ thống cũng cần được in ra để kế toán trưởng ký vào phần được chỉnh sửa trước khi lưu trữ.
3.2.2.4. Giải pháp hoàn thiện trong việc vận dụng lập các báo cáo kế toán
Đối với BCTC, để khắc phục được những hạn chế có liên quan đến dữ liệu để lập và trình bày BCTC theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, trong quá trình thực hiện nhân viên kế tốn cần ghi chép các nghiệp vụ một cách kỹ lưỡng rõ ràng hơn để tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu để lập báo cáo thích hợp. Việc sửa đổi hệ thống là một việc hết sức khó khăn khơng thể thực hiện được, nên chỉ có thể hồn thiện hệ thống BCTC bằng cách hoàn thiện cách làm việc của nhân viên một cách có hiệu quả, hồn thiện kỹ năng làm việc, trình độ chun mơn để có thể giúp việc kiết xuất dữ liệu, sử dụng dữ liệu một cách chính xác trong q trình điều chỉnh BCTC. Sự khác biệt giữa số liệu kế toán trong BCTC và phần mềm cần được ghi đầy đủ, chi tiết và lưu trữ vào thư mục riêng để quản lí.