Chương 5 Kết luận và Kiến nghị
5.2. Kiến nghị
5.2.2. Kiến nghị đối với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Để có thể ứng dụng cơng nghệ thơng tin một cách thành cơng, đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải thực sự hiểu rõ về các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin; đặc điểm cơng nghệ thơng tin; và tầm quan trọng của nó, đặc biệt là đối với các nhà quản lý. Khi có nhu cầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin, các doanh nghiệp cần quan tâm đến:
- Những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, … - Những sự phát triển của phần mềm như sự phát triển của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
(DBMS), các giải pháp lưu trữ, truy xuất thông tin, các giải pháp đảm bảo an tồn cho dữ liệu, thơng tin.
- Khả năng chia sẽ tài nguyên, hay khả năng cung cấp, chia sẽ thông tin trên mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), Intranet hay Internet.
Có ba mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp hiện nay gồm: bán tự động – sử dụng Excel, Access, tự động hóa cơng tác kế toán – sử dụng phần mềm kế tốn, tự động hóa cơng tác quản lý tồn doanh nghiệp – sử dụng hệ thống ERP. Theo xu hướng hiện nay, các doanh nghiệp đang chuyển dần sang sử dụng các phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP thay thế cho Excel. Trong đó mức độ ứng dụng chiếm đa số hiện nay là tự động hóa cơng tác kế tốn với việc sử dụng một phần mềm kế tốn (phần mềm này có thể là phần mềm thương phẩm hoặc do doanh nghiệp tự viết). Tuy nhiên, dù là sử dụng phần mềm kế tốn hay hệ thống ERP thì điều quan trọng là các doanh nghiệp phải lựa chọn được một phần mềm đáp ứng các tiêu chuẩn để có thể góp phần nâng cao được chất lượng hệ thống thông tin kế tốn. Trong khn khổ nghiên cứu này, tác giả xin đưa ra một số tiêu chuẩn đánh giá phần mềm mà các doanh nghiệp cần quan tâm, bao gồm:
- Đáp ứng yêu cầu người dùng
o Phù hợp với các quy định của pháp luật và chính sách, chế độ mà doanh nghiệp đã đăng ký.
o Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Ví dụ như: đặc điểm ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm đối tượng kế tốn, quy trình sản xuất, …
o Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của doanh nghiệp. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc hạch tốn báo sổ thì khơng thể chọn một phần mềm kế toán chỉ chạy trên máy đơn.
o Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo cáo tài chính trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên hoặc có nhiều đơn vị nội bộ hạch tốn phụ thuộc.
o Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong q trình sử dụng thơng qua những báo lỗi, hướng dẫn sửa lỗi, tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ trực tuyến.
o Phần mềm phải thân thiện và dễ sử dụng: một phần mềm thân thiện, dễ sử dụng sẽ tạo điều kiện làm việc tốt hơn, nâng cao hiệu quả cơng việc. Tính chất này của phần mềm thể hiện qua ngôn ngữ giao tiếp, giao diện phần mềm, …
- Tính kiểm sốt của phần mềm: tính kiểm sốt của phần mềm thể hiện qua các thủ tục kiểm soát chung như giải pháp bảo mật – kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa, thay đổi dữ liệu; cùng với các thủ tục kiểm sốt ứng dụng được trình bày trong phần 5.1. - Tính linh hoạt của phần mềm: phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập nhật khi có
các thay đổi, ví dụ khi có những thay đổi trong chuẩn mực, chế độ kế tốn thì phần mềm phải hỗ trợ việc điều chỉnh, thêm mới các tài khoản, mẫu biểu sổ sách, chứng từ, … Đồng thời, phần mềm phải cho phép người dùng tùy biến, điều chỉnh để đáp ứng những thay đổi trong yêu cầu quản lý, nhu cầu thông tin, và những thay đổi trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, ví dụ như cho phép thiết kế lại hay thiết lập thêm các báo cáo quản lý, thiết kế mới các màn hình nhập liệu, …
- Tính phổ biến và ổn định của phần mềm: tính phổ biến thể hiện qua số lượng khách hàng hiện có của phần mềm, đặc biệt là các doanh nghiệp trong cùng nghành, cùng lĩnh vực, hay quy mơ hoạt động. Tính ổn định thể hiện qua sự phù hợp, tương thích giữa phần mềm với các phần cứng, và các chương trình ứng dụng khác như Excel, Access, Word, … Ngoài ra, tính ổn định cịn thể hiện qua những cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, huấn luyện người dùng, các giải pháp hỗ trợ tích hợp, … của nhà cung cấp sau khi bán.
- Giá phí của phần mềm: giá phí của phần mềm là một tiêu chí quan trọng mà bất cứ nhà quản lý nào cũng phải quan tâm. Khi xem xét đến giá phí, các doanh nghiệp phải xem xet đầy đủ các nội dung của nó, bao gồm: giá phí phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí về tài liệu phần mềm, …
Ngoài yếu tố lựa chọn phần mềm phù hợp, để ứng dụng cơng nghệ thơng tin thành cơng thì yếu tố con người cũng đóng một vai trị hết sức quan trọng. Công nghệ thông tin chỉ thực sự phát huy tác dụng khi những đối tượng liên quan đến nó như người sử dụng, người vận hành, quản trị hệ thống phải hiểu biết rõ về mức độ công nghệ thông tin đang ứng dụng
trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi triển khai ứng dụng công nghệ thơng tin, doanh nghiệp cịn phải quan tâm đến việc đào tạo, huấn luyện nhân viên, hoặc xây dựng lại các tiêu chí tuyển dụng nhân viên phù hợp với yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp.
Việc huấn luyện cần phải được lên kế hoạch trước khi kiểm tra và chuyển đổi hệ thống. Các nhân viên phải được huấn luyện về phần cứng, phần mềm, cũng như các chính sách, thủ tục mới. Có nhiều phương án huấn luyện các doanh nghiệp có thể lựa chọn như: huấn luyện bởi nhà cung cấp phần mềm, nhân viên tự tìm hiểu thơng qua những hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn của những nhà cung cấp dịch vụ triển khai và tư vấn, sự hướng dẫn của những người dùng có kinh nghiệm. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, các doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương án phù hợp để có thể đảm bảo tính hiệu quả. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng những phần mềm nhỏ, đơn giản thì nhân viên có thể tự tìm hiểu thơng qua các tài liệu hướng dẫn; nhưng đối với một phần mềm hay hệ thống phức tạp hơn (như hệ thống ERP) thì cần có sự huấn luyện trực tiếp từ nhà cung cấp hoặc đơn vị tư vấn, triển khai; hoặc đối với những nhân viên mới tuyển dụng thì có thể huấn luyện thơng qua những nhân viên đã có kinh nghiệm.