CHƢƠNG 5 : KẾT LUẬN, Ý NGHĨA
5.2 Hàm ý, chính sách cho triển khai thành cơng dự án ERP tại Việt Nam
Trên cơ sở các nhân tố đã được nghiên cứu trong luận văn này, tác giả đề xuất các định hướng giải pháp trong việc kiểm sốt các nhân tố. Như đã phân tích, dự án ERP là một dạng dự án phức tạp, tác động hầu hết đến các bộ phận của doanh nghiệp và có nguy cơ thất bại cao. Như đã tổng kết trong phần lý thuyết, có rất nhiều nhân tố tác động đến việc triển khai thành công dự án ERP, trong dự án này chỉ thực hiện nghiên cứu trên các nhân tố chính phù hợp với mơi trường tại Việt Nam. Để triển khai thành cơng thì cần chú trọng đến việc kiểm soát những nhân tố ảnh hưởng đến dự án, việc kiểm sốt tốt các nhân tố sẽ góp phần đưa dự án đến thành công.
Kiểm sốt nhân tố Chuẩn hố quy trình nghiệp vụ:
Doanh nghiệp trước khi triển khai ERP phải cân nhắc, xem xét để chuẩn hoá lại các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp trước khi ứng dụng ERP.
Mục tiêu: Chuẩn hố quy trình nghiệp vụ nhằm đạt các mục tiêu sau:
- Đạt được sự chuẩn hố quy trình kinh doanh nhằm tối ưu quy trình nghiệp vụ kinh doanh
- Giảm thiểu được các chỉnh sửa hệ thống ERP
Cách thực hiện:
- Trước khi thực hiện triển khai dự án doanh nghiệp cần cân nhắc chuẩn hố lại quy trình hoạt động doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã có quy trình ISO sẽ thuận lợi hơn trong việc triển khai ERP.
- Trong q trình thực hiện dự án, thơng thường thì các nhân viên nghiệp vụ có xu thế lái quy trình ERP theo quy trình hiện tại của họ. Vì ERP phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau từ nhân viên cho tới các cấp quản lý. Chính vì vậy, việc xây dựng quy trình thì các nhà quản lý cần tham gia vào thảo luận và xây dựng. Tư tưởng và tầm nhìn của các cấp quản lý sẽ giúp cho việc chuẩn hố quy trình mang tính khả thi và nhanh hơn.
Kiểm soát nhân tố Huấn luyện và đào tạo
Theo các chuyên gia trong ngành ERP thì việc khơng nghiêm túc trong việc tổ chức các khố đào tạo làm cho người dùng khơng đủ tự tin sử dụng hệ thống từ đó phát sinh những sai sót dữ liệu, làm dữ liệu hệ thống khơng kiểm sốt được làm tăng nguy cơ thất bại của dự án.
Mục tiêu: Việc huấn luyện, đào tạo các nhân viên doanh nghiệp nhằm đáp ứng được mục tiêu kiểm soát hệ thống là :
- Đạt được các kiến thức về lý thuyết về ERP nhằm có thể vận dụng trong việc thảo luận, trao đổi xây dựng quy trình, kiểm thử hệ thống và khai thác sử dụng hệ thống sau khi đưa vào sử dụng.
- Đạt được các kỹ năng về thực hành, có thể thao tác được các nghiệp vụ trên hệ thống theo các nghiệp vụ.
Cách thực hiện:
- Trước khi thực hiện đào tạo phải xác định rõ: mục tiêu đào tạo, kế hoạch đào tạo, đối tượng đào tạo, kết quả đạt được là gì, phương pháp đào tạo như thế nào.
- Các tài liệu đào tạo cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và nên gởi trước cho học viên. - Đánh giá kết quả học viên căn cứ trên các bài kiểm tra lý thuyết, bài thực hành
trên hệ thống
- Các học viên không đạt yêu cầu cần phải xử lý, hoặc đào tạo lại, hoặc đề nghị dự án thay đổi người trong một số trường hợp nhất định.
Kiểm soát nhân tố Sự tham gia của người dùng
Trong quá trình làm dự án, người dùng sẽ phối hợp với các tư vấn từ công ty triển khai để thực hiện dự án. Chính vì vậy nên người dùng là một trong những nhân tố quan trọng cho sự thành công của dự án.
Mục đích: Kiểm sốt nhân tố người dùng với mục đích sau:
- Đảm bảo được người dùng nắm được các kiến thức về quy trình nghiệp vụ, chức năng hệ thống ERP cả về kiến thức lý thuyết đến việc thực hành hệ thống.
- Đảm bảo người dùng tuân thủ các quy định của dự án, quy định trong việc thao tác nhập liệu và sử dụng hệ thống.
- Đảm bảo được người dùng có thể phối hợp với nhau trong việc chia sẻ công việc, hỗ trợ nhau khi có các phát sinh cơng việc liên quan.
Cách thực hiện:
- Ban dự án ngay từ đầu dự án phải có kế hoạch cụ thể về nguồn lực tham gia dự án, phải đảm bảo được các nhân sự tham gia vào dự án có đủ các kiến thức nghiệp vụ liên quan và có các kỹ năng cần thiết để có thể tham gia dự án.
- Trong quá trình thực hiện dự án, người dùng phải được tham gia vào các kết quả dự án. Từ việc phối hợp với đội triển khai trong việc cung cấp thông tin, kiến thức cho đến việc trao đổi, phản biện các kết quả dự án. Họ phải được tham gia vào các khoá đào tạo, tham gia vào các buổi trao đổi về nghiệp vụ, các buổi họp dự án.
Kiểm soát nhân tố Quản lý dự án
Nhân tố quản lý dự án được thể hiện qua các nội dung: Năng lực của quản lý dự án qua việc làm các kế hoạch và kiểm soát thực hiện theo kế hoạch đã định. Ngoài ra, đối với các dự án ERP thì Quản trị dự án cần có các kiến thức chun mơn và có khả năng giải quyết được các vấn đề phát sinh của dự án. Trong một dự án ERP, vai trò quản lý dự án là cực kỳ quan trọng, năng lực xử lý của quản lý dự án sẽ quyết định đến thành cơng của dự án.
Mục tiêu: Kiểm sốt nhân tố quản lý dự án nhằm đạt được mục tiêu
- Đảm bảo dự án thực hiện theo đúng với tiêu chí, phạm vi, mục tiêu ban đầu
- Đảm bảo các nguồn lực dự án được điều phối hiệu quả, tiến độ thực hiện đúng kế hoạch đặt ra
Cách thực hiện:
- Quản lý dự án phải nắm rõ được phạm vi dự án, mục tiêu dự án. Nắm được phạm vi dự án, quản lý dự án sẽ tập trung vào những nội dung trong phạm vi từ đó các cơng việc liên quan không bị phân tán.
- Trên cơ sở các kế hoạch đã đề ra quản lý dự án cần theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các thành viên thực hiện thực hiện theo đúng kế hoạch. Các vấn đề phát sinh, quản lý dự án phải có phương án giải quyết. Việc điều phối nguồn lực cũng quan trọng, trong các trường hợp khác nhau, quản lý dự án cần điều phối nguồn lực
hiệu quả để đảm bảo các nội dung công việc được thực hiện cân bằng với nhau theo tiến độ.
Kiểm soát nhân tố Kiểm thử hệ thống.
Mục tiêu: Hoạt động kiểm thử hệ thống giúp dự án đạt mục tiêu:
- Đảm bảo được các quy trình, các trường hợp nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp đã đầy đủ và đáp ứng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Cách thực hiện:
- Xác định rõ phương pháp thử nghiệm hệ thống: Thử nghiệm trên bộ dữ liệu nào, thử nghiệm nghiệp vụ theo quy trình luân chuyển nghiệp vụ hay thử nghiệm theo từng phân hệ, chấp nhận kết quả thử nghiệm như thế nào.
- Hệ thống kiểm thử phải được chuẩn bị kỹ càng, từ việc cài đặt hệ thống, thiết lập tham số, dữ liệu danh mục. Việc chuẩn bị hệ thống thông thường do các tư vấn thực hiện.
Kiểm soát nhân tố Chuyển đổi dữ liệu
Mục đích: Kiểm sốt nhân tố chuyển đổi dữ liệu nhằm mục tiêu sau:
- Đảm bảo được dữ liệu đầu kỳ được chuẩn hoá lại
- Đảm bảo dữ liệu đầu kỳ được cung cấp chính xác và đúng thời gian.
Cách thực hiện:
- Cần lưu ý các dữ liệu danh mục cần phải chuẩn hoá lại và được chuẩn bị từ sớm. Vì thực tế các dữ liệu này có số lượng rất lớn, ví dụ như danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mặt hảng.
- Để cung cấp dữ liệu số dư chính xác và đúng thời gian thì cần phải có một kế hoạch chi tiết cho từng loại số dư khác nhau bởi vì mỗi loại số dư có những tính chất khác nhau và thời gian chuẩn bị cũng khác nhau.
Mục tiêu:
- Đảo bảo được các tư vấn có đủ năng lực, kinh nghiệm trong việc triển khai ERP - Đảm bảo được các kết quả dự án của các tư vấn là đáp ứng yêu cầu về mục tiêu,
chất lượng.
Cách thực hiện:
- Khi lựa chọn nhà triển khai thực hiện dự án, doanh nghiệp cần phải đề xuất nhà triển khai cung cấp hồ sơ về các tư vấn thực hiện dự án. Căn cứ trên hồ sơ này và tham khảo các thông tin khác để đánh giá các tư vấn có đủ năng lực thực hiện dự án hay không.
- Các kết quả công việc từ các tư vấn phải được kiểm tra về chất lượng, đảm bảo các kết quả chuyển giao đáp ứng được yêu cầu chất lượng.