3.1. Đỏnh giỏ chung về cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty xuất nhập khẩuIntimex Intimex
3.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1. Về cụng tỏc quản lý
Cụng ty xuất nhập khẩu Intimex hoạt động lõu năm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu do đú đó tạo được cho mỡnh những ưu thế nhất định, tạo được uy tớn và tớn nhiệm đối với khỏch hàng, kết quả kinh doanh của Cụng ty khụng ngừng tăng qua cỏc năm đú là nhờ một phần vào cụng tỏc quản lý, sự nỗ lực phấn đấu của Ban giỏm đốc và toàn thể cỏn bộ nhõn viờn của Cụng ty.
Bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức một cỏch khoa học, cỏc phũng ban được tổ chức phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng, đảm bảo hiệu quả cụng việc cao. Đội ngũ cỏn bộ quản lý, cỏn bộ kinh doanh cú trỡnh độ chuyờn mụn cú trỏch nhiệm với cụng việc, việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa luụn sỏt sao, kịp thời, Cụng ty đó tạo được mối quan hệ lõu năm với khỏch hàng trong nước và nước ngoài do đú việc thực hiện cỏc hợp đồng xuất khẩu luụn được diễn ra một cỏch thuận lợi và nhanh chúng.
Cụng ty tuõn thủ đầy đủ thủ tục mà phỏp luật đó quy định cũng như cỏc tập quỏn thụng lệ trong thương mại quốc tế, tạo được sự tin tưởng của cỏc bạn hàng, đối tỏc trong và ngoài nước. Quy trỡnh xuất khẩu hàng hoỏ được tổ chức một cỏch hợp lý và chặt chẽ đầu tiờn cỏc phũng nghiệp vụ trỡnh phương ỏn
kinh doanh xuất khẩu lờn Kế toỏn trưởng và Ban giỏm đốc, khi phương ỏn kinh doanh được duyệt, cỏc phũng nghiệp vụ sẽ được tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng, kế toỏn tiến hành kiểm tra việc mua hàng hoỏ, xuất bỏn hàng hoỏ, theo dừi cỏc khoản chi phớ phỏt sinh, thanh toỏn tiền cho khỏch hàng và ghi sổ kế toỏn. Khi hợp đồng đó thực hiện xong, phải cú biờn bản thanh lý hợp đồng, hạch toỏn kết quả kinh doanh, kiểm tra và lưu trữ chứng từ.
Áp dụng cơ chế khoỏn trong hoạt động kinh doanh của Cụng ty tạo ra tinh thần, trỏch nhiệm làm việc của cỏn bộ cụng nhõn viờn khuyến khớch cỏn bộ cụng nhõn viờn làm việc nỗ lực hết mỡnh.
Tất cả cỏc phũng ban trong Cụng ty đều được trang bị phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động của Cụng ty. Hệ thống mỏy tớnh được nối mạng Internet và mạng nội bộ giỳp cho cụng việc giao dịch với cỏc đối tỏc một cỏch thuận lợi và nhanh chúng, giỳp cỏn bộ giữa cỏc phũng ban trao đổi thụng tin kịp thời với nhau.
3.1.1.2. Về cụng tỏc kế toỏn
* Bộ mỏy kế toỏn
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quy mụ hoạt động kinh doanh, khả năng và trỡnh độ của đội ngũ cỏn bộ kế toỏn của mỡnh Cụng ty ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn, đõy là mụ hỡnh tối ưu và phự hợp với Cụng ty vỡ:
- Cụng ty là một đơn vị hoạt động cú quy mụ lớn, địa bàn phõn tỏn từ Bắc vào Nam.
- Cụng ty chỉ đạo tập trung cụng tỏc kế toỏn phự hợp với cơ chế khoỏn mà Cụng ty đang ỏp dụng hiện nay.
- Cỏc đơn vị phụ thuộc chủ động trong cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh nhạy bộn, kịp thời.
- Thuận tiện cho việc kờ khai thuế và hoàn thuế (vỡ mỗi đơn vị đều cú mó số thuế riờng, con dấu riờng).
Đội ngũ nhõn viờn kế toỏn tại văn phũng Cụng ty cú 20 cỏn bộ nhõn viờn đều cú trỡnh đội đại học, sử dụng thành thạo mỏy vi tớnh…., thể hiện sự coi trọng cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty. Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức hợp lý khoa học cú sự phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng phự hợp với năng lực của từng người. Đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn phũng kế toỏn là những người cú năng lực chuyờn mụn và trỏch nhiệm với cụng việc. Hoạt động chủ yếu của Cụng ty là xuất nhập khẩu do vậy số lượng nghiệp vụ xuất, nhập khẩu hàng hoỏ là rất nhiều, do đú Cụng ty đó bố trớ 2 nhõn viờn chuyờn phụ trỏch phần hành kế toỏn nhập khẩu, họ đều là những nhõn viờn cú năng lực chuyờn mụn, cú trỏch nhiệm và lũng nhiệt huyết; Cỏc phần hành kế toỏn khỏc đều được bố trớ nhõn viờn một cỏch hợp lý, chớnh sự phự hợp đú đó đảm bảo cho bộ mỏy kế toỏn của văn phũng Cụng ty hoạt động hiệu quả nhất.
Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn Fast do đú việc nhập nhật cỏc chứng từ sổ sỏch rất nhanh, thuận lợi và dễ dàng trong cụng tỏc kiểm tra theo tiến độ cụng việc của từng nhõn viờn kế toỏn, chớnh sự tiện lợi nhờ ỏp dụng kế toỏn mỏy, cụng việc kế toỏn của cỏc nhõn viờn trở nờn nhanh gọn và hiệu quả hơn.
* Cỏc chớnh sỏch kế toỏn Cụng ty ỏp dụng
Hệ thống chứng từ kế toỏn Cụng ty sử dụng đều theo mẫu quy định của Bộ Tài chớnh, quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chúng, khoa học và hiệu quả. Cỏc chứng từ liờn quan đến hiệu quả xuất khẩu đều được lập theo quy định của Bộ Tài chớnh và thụng lệ quốc tế, được sắp xếp theo từng phũng nghiệp vụ kinh doanh, theo thời gian để thuận lợi cho việc kiểm tra theo dừi. Những chứng từ được sử dụng trong một nghiệp vụ xuất khẩu sẽ được liệt kờ thành một danh sỏch, chứng từ kốm theo cỏc chứng từ cụ
thể và đúng thành tập…, căn cứ vào bộ chứng từ kế toỏn tiến hành cập nhật số liệu.
Cụng ty sử dụng hệ thống tài khoản doanh nghiệp do Bộ Tài chớnh quy định, trờn cơ sở hệ thống tài khoản đú Cụng ty đó chi tiết thành cỏc tiểu khoản phự hợp với yờu cầu quản lý của Cụng ty và thuận lợi trong cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn. Cụ thể cỏc tài khoản tiền gửi ngõn hàng được chi tiết theo từng Ngõn hàng tham gia giao dịch, cỏc tài khoản cụng Nợ chi tiết theo từng phũng nghiệp vụ kinh doanh và từng khỏch hàng, Cụng ty ỏp dụng hệ thống tài khoản tương đối linh hoạt chi tiết.
Trong cỏc loại hỡnh thức sổ kế toỏn mà Nhà nước đó quy định Cụng ty xuất nhập khẩu Intimex ỏp dụng hỡnh thức chứng từ ghi sổ vỡ đõy là hỡnh thức ghi sổ phự hợp với đặc điểm kinh doanh của Cụng ty đồng thời cũng thuận lợi cho việc ứng dụng kế toỏn mỏy, đặc biệt là việc mở hệ thống sổ chi tiết sẽ được dễ dàng, việc đối chiếu số liệu kế toỏn trờn cỏc sổ sỏch sẽ được thuận lợi hơn.
Cụng ty ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn trong việc hạch toỏn hàng tồn kho và đỏnh giỏ hàng tồn kho theo giỏ đớch danh. Phương phỏp này cho phộp kế toỏn theo dừi thường xuyờn biến động hàng ngày của tài sản, hàng hoỏ biết được chớnh xỏc giỏ trị của lụ hàng. Phương thức tớnh giỏ vốn hàng xuất khẩu là giỏ thực tế đớch danh, cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh mua hàng xuất khẩu được hạch toỏn vào chi phớ bỏn hàng. Cụng ty xuất khẩu chủ yếu mua hàng xuất thẳng do đú khụng lập phiếu nhập kho mà thay vào đú là Biờn bản giao nhận hàng hoỏ.
Bờn cạnh những ưu điểm, thuận lợi mà Cụng ty cú được vẫn cũn những tồn tại, hạn chế.
3.1.2. Hạn chế
3.1.2.1. Về cụng tỏc quản lý
Do quy mụ hoạt động kinh doanh của Cụng ty lớn, hoạt động trong nhiều lĩnh vực do đú bộ mỏy quản lý cũn hơi cồng kềnh nờn cụng việc chỉ đạo quản lý cũn gặp khú khăn, chưa được sỏt sao. Cụng ty chưa cú nhõn viờn chuyờn trỏch trong cụng tỏc khai thỏc thị trường nờn việc khai thỏc và thõm nhập thị trường mới cũn hạn chế. Tuy nhiờn đó được trang bị khỏ đầy đủ cỏc trang thiết bị nhưng hiệu quả sử dụng chưa cao, việc thực hiện giao dịch và tỡm kiếm khỏch hàng qua Internet cũn hạn chế.
3.1.2.2. Về cụng tỏc kế toỏn
Xuất phỏt từ đặc điểm doanh nghiệp kinh doanh với quy mụ lớn nhiều ngành nghề với quy mụ lớn nhiều ngành nghề với mạng lưới chi nhỏnh ở nhiều nơi do đú tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty phõn tỏn làm hạn chế việc chỉ đạo, kiểm tra của Kế toỏn trưởng và lónh đạo doanh nghiệp đối với cụng tỏc kế toỏn.
Là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, lượng ngoại tệ phỏt sinh rất nhiều nhưng Cụng ty khụng sử dụng TK 007-nguyờn tệ để theo dừi tỡnh hỡnh ngoại tệ, mà chỉ theo dừi trờn TK 1112,TK 1122, chi tiết theo từng nguyờn tệ, từng ngõn hàng nờn gặp khú khăn trong việc theo dừi tỡnh hỡnh ngoại tệ, khụng sử dụng TK 003-hàng hoỏ nhận giữ hộ ký gửi trong nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu uỷ thỏc. Tất cả cỏc chi phớ liờn quan đến nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu Cụng ty khụng hạch toỏn vào TK 1562-Chi phớ mua hàng mà tập hợp trờn TK 641-Chi phớ bỏn hàng.
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức chứng từ ghi sổ trong cụng tỏc kế toỏn nhưng trong thực tế, cả trờn mỏy tớnh đều khụng thực hiện theo hỡnh thức này,
khụng cú chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nờn khụng thể hiện được bản chất của hỡnh thức sổ này.
Việc xỏc định giỏ vốn hàng xuất khẩu của Cụng ty là theo giỏ thực tế mua hàng ghi trờn hoỏ đơn, nhưng cỏc chi phớ liờn quan đến quỏ trỡnh mua hàng hoỏ khụng tớnh vào giỏ vốn, do đú trị giỏ vốn hàng xuất khẩu chưa được phản ỏnh đỳng.