Công cụ truyền thông (communication tool) là những cách thức cụ thể được sử dụng để truyền tải thông điệp từ chủ thể đến đối tượng nhận thông điệp nhằm thực hiện
mục tiêu truyền thông. Sử dụng các công cụ truyền thông này nhằm đảm bảo quan hệ tốt đẹp, thuận lợi giữa công ty với khách hàng, đối tác. Có rất nhiều công cụ truyền thông: Quảng cáo; họp báo; trả lời báo chí (gồm báo in, báo nói, báo hình); thông cáo báo chí; tổ chức sự kiện; tài trợ, bảo trợ; từ thiện; phát biểu hay nói chuyện với công chúng; tạp chí công ty; webstite công ty; thư điện tử; tổ chức sự kiện; họp mặt; vận động hàng lang… Ngày càng có nhiều chương trình truyền thông sáng tạo được thực hiện thì sẽ tạo ra mối tương tác cao giữa các chủ thể. Các công ty sử dụng rất đa dạng các công cụ truyền thông. Việc sử dụng công cụ truyền thông nào trong tình huống cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nội dung của thông điệp, chủ thể truyền thông, đối tượng nhận thông điệp, mục tiêu của truyền thông, những yếu tố gây nhiễu…
Để truyền thông hiệu quả, nhà quản trị cần chọn một công cụ truyền thông thích hợp cho từng loại thông điệp. Việc lựa chọn phương tiện truyền thông rất quan trọng, bởi vì dù truyền thông có được thiết kế tốt đến đâu nhưng nếu không thu hút được đúng đối tượng cần hướng đến thì nó cũng không mang lại nhiều giá trị. Đây chính là công việc của nhà quản trị để các thông tin có thể hỗ trợ kịp thời cho quá trình hoạt động của tổ chức. Không có một công cụ truyền thông nào thích hợp cho mọi loại thông điệp. Để lựa chọn được một công cụ truyền thông thích hợp, nhà quản trị cần lưu ý 3 yếu tố sau: Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất là mức độ thông tin cần thiết trong truyền thông. Mức độ thông tin là lượng thông tin mà một công cụ truyền thông có thể chuyển tải và phạm vi thông tin mà công cụ truyền thông cho phép người gởi và người nhận đạt đến quan niệm chung về một vấn đề. Mỗi công cụ truyền thông có khả năng chuyển tải những lượng thông tin khác nhau. Yếu tố thứ hai cần quan tâm khi lựa chọn công cụ truyền thông là thời gian cần thiết cho việc truyền thông vì thời gian là một tài nguyên rất có giá trị đối với nhà quản trị và tất cả mọi người trong tổ chức. Yếu tố cuối cùng là thông điệp truyền thông có cần phải lưu trữ không.
Giữa vô vàn các loại công cụ truyền thông đa dạng như hiện nay việc tạo được sự đột phá giờ đây trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Do vậy, các nhà quản trị khôn ngoan đều đánh giá lại việc sử dụng ngân sách dành cho các công cụ truyền thông. Thay vì đánh giá các công cụ truyền thông tạo động lực dẫn dắt thương hiệu của mình như thế nào, giờ đây họ cân nhắc xem loại công cụ truyền thông nào sẽ giúp khách hàng nắm bắt được ý tưởng thương hiệu mà họ mong muốn chuyển tải. Ngày nay, chính thương hiệu điều khiển và dẫn dắt các công cụ truyền thông. Để đạt được thành công trong môi trường hiện nay, các ý tưởng thương hiệu cần tập trung đi sâu vào trọng tâm cốt lõi và cần phải sáng tạo hơn nữa trong việc lựa chọn các công cụ truyền thông tương ứng.
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin đang làm thay đổi nhanh chóng phương thức truyền thông của nhà quản trị và nhân viên, vì vậy sẽ dẫn đến việc thay đổi kênh truyền thông sử dụng. Những công nghệ này không những thay đổi cách
thức nhà quản trị và nhân viên giao tiếp với nhau mà còn là cách thức để đưa ra quyết định. Máy trả lời điện thoại (voice mail), máy fax, hội nghị qua điện thoại, hệ thống truyền hình cáp, chuẩn bị báo cáo tự động bằng máy tính, thâu băng video và chuyển dữ liệu giữa các máy tính với nhau là các ví dụ về việc phát triển các công cụ truyền thông trong 25 năm qua. Chúng ta sẽ xem xét các công cụ truyền thông cơ bản sau:
• Các cuộc họp: Việc truyền thông thường xuyên đóng một vai trò rất quan trọng. Thông qua các cuộc họp này, nhân viên sẽ được cập nhật thông tin về những diễn biến gần nhất xảy ra cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp chẳng hạn ai mới được thăng chức, vấn đề gì phức tạp vừa xảy ra, việc gì đang còn tồn tại, cần giải quyết rốt ráo. Đây cũng là dịp để nhân viên trao đổi và đưa ra các thắc mắc với nhà quản trị để được giải đáp.
• Thư điện tử (electronic mail) là hình thức sử dụng máy điện toán để soạn thảo văn bản và hiệu đính nó để gởi và nhận thông tin một cách nhanh chóng, ít tốn kém và hiệu quả. Trong vòng vài giây, các thông điệp được chuyển từ máy tính của người gởi sang máy tính của người nhận. Thư điện tử trở nên phổ biến cho nhà quản trị vì nhiều lý do. Trước nhất, nhà quản trị không phải chờ đợi quá lâu cho việc phản ứng lại vì thông tin có thể luôn được gởi, nhận và phản hồi trong giây lát. Thứ hai, thư điện tử rất ít tốn kém, nó có thể chuyển qua máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị khác mà công ty đang sử dụng. Thứ ba, năng suất gia tăng qua việc loại bỏ yêu cầu thủ tục xử lý theo kiểu văn thư. Thư điện tử đã thay đổi đáng kể cách thức con người làm việc. Nhân viên không cần phải ở văn phòng công ty thì mới có thể giao tiếp với người khác. Công nghệ thông tin cũng cho phép các tổ chức chiêu mộ và thuê tuyển nhân viên, những người có thể không bao giờ đến văn phòng công ty và sinh sống mọi nơi trên thế giới…
• Internet mở rộng phạm vi hoạt động của các tổ chức. Hàng nghìn trang web của các tổ chức kinh doanh, trường học, và các tổ chức khác đang phát triển nhanh chóng. Hơn là việc truyền thông điệp thông qua các máy tính trung tâm, Internet có thể sử dụng hàng nghìn máy tính được kết nối với hàng nghìn thiết bị, bộ phận khác. Sự riêng tư, bí mật của thông tin được gởi qua Internet là hạn chế, và việc tìm kiếm các phương pháp để bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu cho cả các nhà nghiên cứu lẫn người sử dụng. Nhưng bởi vì thông tin trên internet thì hầu như tiềm tàng cho người sử dụng trên khắp thế giới, nó cũng tạo điều kiện cho việc giao tiếp không giới hạn.
• Hội nghị đa phương tiện (Teleconference): Sự phát triển của công nghệ mới đã nhanh chóng biến Internet thành công cụ truyền thông có độ trung thực cao và được sử dụng ngày càng phổ biến. Công nghệ hội nghị đa phương tiện là sự kết hợp của công nghệ truyền hình và điện thoại và nó là một công cụ truyền thông có độ trung thực cao mà các tổ chức sử dụng nhằm tạo điều kiện cho việc thảo luận giữa những người ở các khoảng cách địa lý khác nhau trên khắp thế giới. Không giống như hội nghị truyền
thống, hội nghị đa phương tiện cho phép người tham gia xem được các cử chỉ cơ thể, điệu bộ và tham gia xem xét các tư liệu hỗ trợ chẳng hạn như bản in, sơ đồ, mô hình và thậm chí mẫu sản phẩm.
Như vậy, có thể thấy rằng các công cụ truyền thông trong tổ chức rất đa dạng và hữu hiệu để truyền đạt thông tin. Do đó, nhà quản trị cần tận dụng chức năng của các công cụ này trong điều hành, quản lý để tổ chức hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả. Có thể thấy trong thực tế, ở hầu hết các doanh nghiệp nước ngoài, mạng email và chat nội bộ được sử dụng thường xuyên và liên tục mỗi ngày. Thói quen của nhiều nhân viên là bắt đầu ngày làm việc bằng kiểm tra email và đọc website, bản tin điện tử của Công ty để xem thông báo mới. Triển khai, kiểm tra tiến độ công việc, chỉ đạo mệnh lệnh được truyền đạt qua email để nhanh chóng, dễ dàng, đầy đủ và đồng nhất đến nhiều người cùng lúc. Những tiện ích lớn khác của cách truyền thông này là chi phí rẻ và linh động về thời gian. Chính thói quen đó giúp các sếp có thể điều hành công việc từ xa bứt ra khỏi văn phòng mà vẫn nắm được tình hình đầy đủ ở Công ty.
Trong khi đó, các sếp ở nước ta thường thích “mặt đối mặt”. Cần chỉ đạo hay truyền đạt gì đó cứ ra lệnh triệu tập cuộc họp hoặc bốc điện thoại gọi “Lên phòng tôi có việc”! bất kể nhân viên của mình khi đó đang làm việc gì. Ngoài ra, viết là mối lo của nhiều người bởi không thể diễn đạt được ý bằng ngôn ngữ viết nên luôn cảm thấy viết email rất mất thời gian và nhức đầu. Trong những trường hợp bắt buộc phải dùng đến email, tin nhắn điện thoại, nhiều nhà lãnh đạo đã bộc lộ rõ sự khiếm khuyết của mình trong kỹ năng “điều hành” từ ngữ. Ngoài chuyện viết nhưng không diễn đạt được ý, câu chữ “liên tu bất tận” mà cả những quy tắc giao tiếp cơ bản qua email, tin nhắn như khi nào dùng chữ in, chữ hoa, chữ thường... cũng bị vi phạm trầm trọng. Có những email của nhân viên gởi đến sếp được viết toàn bằng chữ in hoa mà chính sếp cũng không biết rằng chữ in hoa được dùng để diễn đạt sự tức giận hay nhấn mạnh mệnh lệnh. Nhiều người chỉ nghĩ đơn thuần rằng viết chữ in hoa cho rõ ràng, dễ đọc. Thế nên, đã có trường hợp một doanh nhân Việt kiều sống lâu năm ở nước ngoài mới về Việt Nam làm ăn đã phải “hoang mang” khi nhận được một email toàn chữ in hoa của đối tác gởi mà không biết mình có làm gì “mất lòng” họ không.
Do không thể khai thác được các phương tiện hữu ích mới nên một số doanh nghiệp hiện vẫn còn phải trung thành với các phương cách truyền thông nội bộ cũ chủ yếu là sử dụng bảng thông báo công cộng dán hay viết lên đó những thông tin muốn truyền dạt đến tất cả nhân viên. Nhưng do không nhận thức hết tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ nên các bảng thông báo này đôi khi cũ kỹ, xấu xí đến thảm hại. Những thông tin được chuyển tải lên đó bằng những mẩu giấy được viết, in, dán rất cẩu thả hoặc viết tay nguệch ngoạc. Đáng tiếc là điều này vẫn đang hiện diện trong chính
các Công ty mà các nhà lãnh đạo nói rằng đang cố gắng vươn đến sự chuyên nghiệp. Không chỉ viết, kỹ năng nói chuyện và truyền đạt bằng lời cũng còn là điềm yếu của nhiều nhà quản lý hiện nay. Cho nên trong tuyệt đại đa số trường hợp phải phát biểu trước cử tọa, các sếp thường cầm giấy đọc nội dung do người khác soạn sẵn. Các buổi họp nội bộ Công ty buồn tẻ, nặng nề một phần lớn do sự hạn chế kỹ năng này của người điều hành... Khi không thể giao tiếp, truyền thông một cách nhẹ nhàng cả nói và viết, mối quan hệ giữa người và người trong doanh nghiệp sẽ khô cứng, đơn điệu, thiếu sự sinh động, thân thiện và thiếu tinh thần chia sẻ. Điều này không thể tạo nên sự thấu hiểu, vui vẻ và đoàn kết tập thể càng không thể giúp người ta "nhận” và "cho các giá trị tinh thần. Do vậy, để tạo môi trường văn hóa doanh nghiệp sinh động, các nhà lãnh đạo rất cần theo phải có một cái nhìn khác và thay đổi các kỹ năng truyền thông.
Tóm lại, truyền thông trong tổ chức đóng vai trò rất quan trọng, giúp gắn kết, truyền đạt thông tin hữu hiệu giữa nhà quản trị với nhân viên nhằm tạo ra sự ổn định, nhịp nhàng và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức.
KẾT LUẬN
Thông qua việc nghiên cứu, có thể thấy rằng truyền thông trong tổ chức có vai trò rất quan trọng:
- Truyền thông thúc đẩy bằng cách thông báo và làm rõ với nhân viên về những nhiệm vụ được thực hiện, theo cách thức mà họ đang thực hiện nhiệm vụ, và làm thế nào để cải thiện hiệu suất của họ.
- Truyền thông là một nguồn thông tin cho các thành viên tổ chức cho quá trình ra quyết định vì nó giúp xác định và đánh giá đầy đủ và chính xác.
- Truyền thông cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc thay đổi thái độ của cá nhân, ví dụ, một cá nhân được thông tin tốt sẽ có thái độ tốt hơn so với một cá nhân ít thông tin hơn.
Nắm bắt được những điều này, nhà quản trị cần phải biết cách truyền thông hiệu quả để thông qua đó thực hiện các chức năng cơ bản của việc quản lý tổ chức (kế hoạch, tổ chức, nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát). Hoạt động của một tổ chức có thành công hay không, mục tiêu quản lý của nhà quản trị có đạt được hay không, tất cả phụ thuộc rất nhiều vào việc truyền thông hiệu quả, tạo ra sự gắn kết về thông tin, nhịp nhàng trong công việc giữa các thành viên của tổ chức. Tuy nhiên, bên cạnh việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin phục vụ cho hoạt động của tổ chức thì nhà quản trị cũng cần phải đặc biệt chú ý đến việc xử lý các thông tin không chính thức (tin đồn) tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình. Và ở một khía cạnh khác, nhà quản trị cũng cần phải nhận thức được các đặc điểm của tin đồn để có thể biến thách thức thành
cơ hội, biến tin đồn thành một phương tiện hiệu quả trong việc điều hành, quản lý của mình. Làm được những điều này, nhà quản trị sẽ tạo ra được những bước đi vững chắc cho tổ chức, cho doanh nghiệp trong một môi trường cạnh tranh khắc nghiệt để ngày càng lớn mạnh hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Tài liệu quản trị học - giảng viên Đỗ Văn Khiêm.
- Giáo trình Quản trị học, trường đại học kinh tế quốc dân. Chủ biên PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà – PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền. Nhà xuất bản tài chính.
- Sách Quản trị doanh nghiệp “Để trở thành một thủ trưởng tài ba”. Tác giả Jeffrey J.Fox, biên dịch Nguyễn Văn Hoài (MBA), nhà xuất bản thống kê.
- Sách Quản trị khủng hoảng, tác giả Đoàn Thị Hồng Vân.
- Principles of effective business communication by Ghalib Badar. - Các bài viết tại các website, các bài báo và tài liệu khác.
http://www.baomoi.com http://www.saga.com.vn http://www.hoclamgiau.com.vn http://www.vnexpreess.net http://www.tuoitre.com.vn http://www.vnbusiness.vn http://webhaiphong.vn http://diendankietthuc.net http://slideshare.net http://biz.cafef.vn