Truyền thông trong kinh doanh thường được dự định để đạt được mục đích cụ thể, chẳng hạn như cung cấp thông tin, thực hiện các yêu cầu, cung cấp lời giải thích, thuyết phục, trấn an, thực hiện giao dịch,... Truyền thông có thể nhằm giới thiệu, thông báo, công bố hoặc báo cáo cho mọi người về dòng sản phẩm mới, giá cả, tên, địa chỉ,... Khi truyền thông hoàn toàn nhằm giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như hợp đồng, thoả thuận, biên lai,... thông điệp cần được được chuẩn bị kĩ về hình thức và nội dung, tránh giải thích sai cũng như các yếu tố tranh chấp pháp lý. Mục đích truyền thông này đòi hỏi tính chính xác và phù hợp giữa các thông tin được đưa ra, chẳng hạn như ngày giao dịch, các điều khoản và điều kiện đã được theo giá thoả thuận, tổng số tiền và tiền tệ, tên, địa chỉ và chữ ký của các bên tham gia thỏa thuận... Như vậy, để đạt được hiệu quả truyền thông, thông điệp phải được định dạng sẵn để phục vụ mục đích cụ thể của truyền thông.
Khi mà người nhận không hiểu điều mà anh ta đã đọc hoặc nghe nói và do đó không thể đưa ra bất kỳ thông tin phản hồi tích cực nào, truyền thông không đạt hiệu quả. Điều này ngụ ý rằng các dấu hiệu của truyền thông hiệu quả là một thông điệp được đóng gói tốt và đúng cách - một thông điệp có khả năng thu hút phản ứng của người nhận dưới hình thức phản hồi tích cực.
Ngôn ngữ nên được xem như là hình thức quan trọng nhất của truyền thông hiệu quả. Nhà truyền thông phải đảm bảo rằng ngôn ngữ người đó sử dụng rõ ràng, chính xác và phù hợp với mục đích, khách hàng và dịp mà thông điệp được truyền đạt. Sử dụng từ ngữ phức tạp là không cần thiết có thể tạo chỗ cho sự hiểu nhầm. Ngoài ra, việc sử dụng các biểu thức, thuật ngữ không quen thuộc có thể tạo các rào cản đối với người nhận do đó cản trở truyền thông. Trường hợp sử dũng thuật ngữ chuyên môn, chúng phải được định nghĩa và giải thích phù hợp với những kiến thức của của người đọc/người nghe. Với bất cứ mục đích nào, truyền thông phải kết nối được những đối tượng tham gia bằng cách sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và chính xác, loại bỏ sự rườm rà, mơ hồ để người nhận có thể hiểu đầy đủ và nguyên vẹn thông điệp.
Hiệu quả truyền thông đạt được tốt nhất khi mục đích hoặc ý tưởng trung tâm của thông điệp được ghi rõ ràng và có hiệu quả, các ý tưởng cấp dưới xác định và liên quan đến mục đích chính một cách tự nhiên có sức thuyết phục. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các phần của thông điệp được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý và chặt chẽ, với mỗi đoạn có chứa chỉ có một ý chính được bố rõ ràng và được hỗ trợ với các điểm có liên quan, đầy đủ và thuyết phục. Để đạt được sự gắn kết, thông tin mới phải được liên kết với thông tin thảo luận trước đó một cách logic. Kết luận của thông điệp phải xác định lại mục đích chính và xác định hành động sẽ được thực hiện.
Trên tất cả, cần lưu ý rằng mục đích của truyền thông trong kinh doanh, trong nghĩa rộng, là mua và bán. Truyền thông trong kinh doanh thường là về các vấn đề thực tế, chẳng hạn như sản phẩm, giá cả, giảm giá, bán hàng, giao hàng, thanh toán... Các doanh nhân thành công là một trong những người đạt được mục tiêu của mình, và để đạt được mục tiêu đó, anh ta phải truyền thông hiệu quả, tức là trình bày thông điệp của mình đến với khách hàng của mình một cách rõ ràng và đơn giản nhất, sau đó là nhận được phản hồi tích cực.
Truyền thông giúp các nhà quản lý thực hiện công việc và trách nhiệm của họ. Thông tin liên lạc như là một nền tảng cho việc lập kế hoạch. Việc tổ chức cũng yêu cầu truyền thông với người khác về nhiệm vụ công việc của họ. Tương tự như vậy các nhà lãnh đạo là người quản lý phải truyền thông hiệu quả với cấp dưới của mình để đạt được các mục tiêu trong nhóm. Không thể kiểm soát nếu không hoạt động truyền thông hay giao tiếp. Những nhà quản lý dành một phần lớn thời gian của họ cho việc giao tiếp và truyền thông, khoảng 6 giờ mỗi ngày. Họ dành thời gian trực tiếp hoặc thông tin liên lạc qua điện thoại với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng hoặc các nhà cung cấp. Nhà quản lý cũng sử dụng truyền thông bằng văn bản dưới nhiều hình thức: các báo cáo hoặc bản ghi nhớ bất cứ nơi nào truyền thông bằng miệng là không khả thi.
Như vậy, chúng ta có thể nói rằng "truyền thông hiệu quả là nền tảng thành công cho các tổ chức". Nói cách khác, thông tin liên lạc đóng vai trò như cốt lõi trong kinh doanh.
Câu 3: Truyền thông trong tổ chức khác với truyền thông giữa các cá nhân như thế nào? Hãy nêu các bước truyền thông trong tổ chức và giải thích chức năng công cụ truyền thông thường dùng trong tổ chức?
Đặt vấn đề:
Một mối quan hệ tốt bao giờ cũng là mối quan hệ mà các bên hiểu biết và chấp nhận nhau. Một môi trường cởi mở, thoải mái bao giờ cũng là môi trưởng mà ở đó có sự đối thoại thông suốt. Mối quan hệ và môi trường làm việc trong các doanh nghiệp cũng vậy. Để hiểu biết, chấp nhận nhau và đối thoại thông suốt, trước hết là phải "chịu nói", chịu truyền thông. Giao tiếp, truyền thông là một vấn đề rất quan trọng trong hoạt động hằng ngày của một tổ chức. Việc giao tiếp kém không những tạo sự bất lợi cho nhà quản trị, nhân viên và toàn bộ tổ chức mà còn có thể là nguyên nhân làm giảm hiệu quả của công việc, làm căng thẳng các mối quan hệ giữa các cá nhân và làm khách hàng không được thỏa mãn. Do đó, nhà quản trị ở tất cả các cấp cần biết cách giao tiếp tốt để tổ chức hoạt động hiệu quả và điều này được xem như là một lợi thế cạnh tranh. Truyền thông ngày càng chứng tỏ được vai trò đắc lực trong việc giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, bảo vệ hình ảnh của tố chức tránh được hậu họa cho việc kinh doanh. Vậy truyền thông là gì? Truyền thông trong tổ chức khác gì với truyền thông giữa các cá nhân? Vai trò của các công cụ truyền thông đối với hoạt động của tổ chức, của doanh nghiệp? Để trả lời cho các câu hỏi trên ta hãy đi vào tìm hiểu các vấn đề sau:
LÝ THUYẾT LIÊN QUAN