Trong xã hội, con người thường phải liên kết lại thành các tổ chức để tiến hành hoạt động, làm việc chung. Trong quá trình hoạt động, làm việc chung sẽ làm xuất hiện nhu cầu về giao tiếp, truyền thông. Do đó, sẽ có hai dạng truyền thông tương ứng là truyền thông trong tổ chức và truyền thông giữa các cá nhân.
• Truyền thông trong tổ chức.
Truyền thông trong tổ chức là quá trình truyền đạt thông tin theo một hình thức được quy định cụ thể nhằm phục vụ cho hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Giám đốc báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh trong năm tại hội nghị tổng kết cuối năm, hai nhân viên gặp gỡ và trao đổi với nhau thông tin để cùng thực hiện công việc mà giám đốc giao cho họ, buổi thuyết trình về chiến lược quảng cáo sản phẩm mới của công ty… Truyền thông trong phạm vi tổ chức thường chỉ được thực hiện bởi các nhân viên trong tổ chức liên quan đến thông tin theo chiều dọc và chiều ngang.
Truyền thông theo chiều dọc: Việc truyền thông này có thể dịch chuyển cả chiều lên và chiều xuống trong tổ chức.
- Truyền thông theo chiều xuống nghĩa là truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới của tổ chức. Theo đó, việc truyền thông này xảy ra giữa các nhà quản trị và các thuộc cấp của họ, giữa trưởng phòng và các nhân viên. Quá trình
này bắt đầu từ người lãnh đạo rồi theo từng cấp cán bộ tới nhân viên thông qua các hình thức như: thông báo, mệnh lệnh, đánh giá, nhận xét…Đồng thời, nó được thể hiện qua những nội dung như: bảng mô tả công việc, các nhiệm vụ và trách nhiệm chi tiết; tin tức về các hoạt động và sự kiện mà nhà quản trị muốn các nhân viên tham gia; các chính sách, chế độ và thủ tục của công ty…Ví dụ: Lãnh đạo thông báo cho cấp dưới biết nhiệm vụ, chính sách, chế độ của công ty… Việc truyền thông như thế giúp các thuộc cấp hiểu biết về các khía cạnh của tổ chức và tác động của nó đến họ như thế nào.
- Ở khía cạnh khác, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, cấp dưới phải báo cáo lên cấp trên tình hình thực hiện nhiệm vụ, những vấn đề nảy sinh… đó chính là việc truyền thông từ dưới lên. Truyền thông theo chiều lên cũng là phần quan trọng của việc vận hành tổ chức để bổ sung cho việc truyền thông theo chiều từ cấp trên xuống cấp dưới. Chẳng hạn như khuyến khích các nhân viên tham gia vào việc lập mục tiêu và kế hoạch, chính sách của công ty.
Truyền thông theo chiều ngang là quá trình trao đổi thông tin giữa hai hay nhiều đồng nghiệp hay giữa những người cùng cấp bậc trong tổ chức. Cụ thể truyền thông loại này là các phương tiện được dùng để gởi và nhận thông tin giữa các phòng, ban trong tổ chức…Truyền thông theo chiều ngang có lợi là tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho việc phối hợp công tác, phát huy tính sáng tạo của cấp dưới.
Tóm lại, những hình thức truyền thông trong tổ chức thường là: mặt đối mặt, báo cáo, biên bản, thông báo, thuyết trình chính thức, điện thoại, họp nhóm… Truyền thông trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức. Thông qua truyền thông mà các chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu của lãnh đạo được truyền xuống cho cấp dưới để thi hành và ngược lại, những kiến nghị, đề xuất của cấp dưới được chuyển lên cho lãnh đạo xem xét.
• Truyền thông giữa các cá nhân.
Đó là quá trình mà chúng ta sử dụng để truyền đạt ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của chúng ta cho người khác. Trong truyền thông giữa các cá nhân, hai người hoặc nhiều người truyền thông trực tiếp với nhau hay nói cách khác đó là quá trình gửi thông điệp và nhận thông điệp giữa hai hoặc nhiều cá nhân. Họ có thể giao tiếp dưới nhiều hình thức khác nhau: bằng lời hoặc không lời, cụ thể như mặt đối mặt, thông qua điện thoại hay thậm chí qua thư từ. Nhìn chung, thông tin liên lạc giữa các cá nhân có thể được thực hiện bằng cách sử dụng cả hai phương tiện truyền thông trực tiếp và gián tiếp như mặt đối mặt tương tác cũng như qua trung gian như máy tính, điện thoại, email... Các kênh truyền thông cá nhân rất hữu hiệu bởi vì chúng tính đến sự chú trọng vào sự phản hồi của các cá nhân.
ÁP DỤNG LÝ THUYẾT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ