1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống.
Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên.
2. Các phơng pháp thu thập thông tin
2.1 Quan sát
Đây là phơng pháp mà ngời thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu đợc những thông tin theo yêu cầu.
2.2 Phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu.
Phỏng vấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau: - Chuẩn bị phỏng vấn.
- Tiến hành phỏng vấn.
2.3 Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức.
2.4 Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một só lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng thì ding tới phiếu diều tra.
3. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống
Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :
- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án. Cụ thể là : Phải xác định đợc những gì cần phải làm, nhóm ngời sử dụng hệ thống trong tơng lai
- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ đợc thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
3.2 Phân tích hệ thống
Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ nh :