Thu thập thơng tin và lập kế hoạch kiểm tốn chung Phân tích, chọn mẫu và lập kế hoạch kiểm tốn chi tiết Thực hiện kiểm toán tại đơn vị Lập báo cáo kiểm toán Đánh giá chất lượng kiểm toán Kiểm tra giám sát khắc phục của đơn vị sau kiểm toán
2.2.1.3.1 Thu thập thơng tin và lập kế hoạch kiểm tốn chung
Thu thập các thông tin liên quan đến đơn vị được kiểm toán làm cơ sở cho việc đánh giá rủi ro và tính trọng yếu, từ đó xác định những nội dung quan trọng cần tập trung kiểm tốn, lập kế hoạch kiểm tốn chung thích hợp, giảm thiểu rủi ro kiểm tốn. Các thơng tin thu thập bao gồm:
Cơ cấu tổ chức đơn vị, các phịng ban chức năng tham gia trong quy trình cho vay khách hàng; thay đổi nhân sự chủ chốt…
Kế hoạch hoạt động tín dụng và thực hiện kế hoạch của đối tượng kiểm toán qua từng thời kỳ trong giai đoạn kiểm toán;
Văn bản: Văn bản nội bộ và văn bản bên ngoài tác động đến hoạt động tín dụng tại đơn vị.
Thông tin chung: Thông tin về môi trường kinh doanh, hoạt động của đối tượng kiểm tốn, đặc biệt các thơng tin về ngành nghề đặc thù tại địa bàn đơn vị kiểm toán hoạt động.
Thống kê dư nợ tính đến thời điểm kiểm tốn; tổng hợp tỷ lê nợ xấu, nợ quá hạn của đơn vị; số lượng các phòng giao dịch trực thuộc đơn vị (nếu có);
Các báo cáo các năm trước về hoạt động tín dụng của Khối KTNB, Thanh tra NHNN.
Lập kế hoạch kiểm toán chung: Căn cứ vào thông tin thu thập và đánh giá tổng quan thơng tin, Trưởng Ban kiểm tốn theo đợt sẽ thực hiện lập kế hoạch kiểm toán chung đối với đơn vị. Kế hoạch kiểm toán chung bao gồm các nội dung:
Thiết lập mục tiêu, phạm vi, quy mơ và nội dung chính của đợt kiểm tốn.
Kế hoạch tổng thể thời gian và nguồn nhân lực: Xác định trưởng đồn kiểm tốn và các nhân sự phù hợp. Đảm bảo nhân sự tham gia đợt kiểm toán thỏa mãn bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp KTNB do HĐQT ban hành.
Phân cơng nhiệm vụ phân tích, đánh giá rủi ro chi tiết trước khi thực hiện việc kiểm toán thực địa tại đơn vị kiểm tốn.
2.2.1.3.2 Phân tích, chọn mẫu, lập chương trình kiểm tốn chi tiết
Phân tích các dữ liệu chi tiết tại đơn vị trong giai đoạn kiểm tốn
Phân tích và đánh giá chi tiết các hoạt động kinh doanh thực hiện tại đơn vị thơng qua các số liệu từ báo cáo tài chính, cân đối phát sinh, hệ thống các báo cáo của đơn vị liên quan đến hoạt động tín dụng trong giai đoạn kiểm toán. Kết quả của việc đánh giá, phân tích là xác định các vấn đề trọng yếu, những vấn đề tiềm ẩn rủi ro cao để tập trung mục tiêu và chọn mẫu kiểm toán trong các mảng nghiệp vụ.
Đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị được kiểm tốn thơng qua các quy định nội bộ về phân cấp, ủy quyền trong hoạt động của nghiệp vụ tín dụng tại đơn vị như quy định về hạn mức phê duyệt tín dụng tại Chi nhánh, ủy quyền ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp… Đánh giá mơ hình tổ chức hoạt động, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị có đáp ứng các quy định về mơ hình tổ chức của VPBank quy định.
Xác định và đánh giá chi tiết những rủi ro liên quan đến hoạt động tín dụng của đơn vị do những tác động, ảnh hưởng của chính sách, của nền kinh tế.
Xác định những điểm yếu, điểm mạnh, khó khăn và cơ hội của đơn vị. Mục đích dự đốn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động nghiệp vụ khi đơn vị phải vượt qua các áp lực kinh doanh.
Chọn mẫu kiểm tra trực tiếp tại đơn vị
Trên cơ sở phân tích và đánh giá rủi ro, nhóm kiểm tốn sẽ thực hiện việc chọn mẫu hồ sơ kiểm tra tại đơn vị, bao gồm:
Xác định các tiêu chí phù hợp đối với nghiệp vụ tín dụng như: khoản vay có dư nợ lớn; khoản vay có dấu hiệu đảo nợ; khoản vay quá hạn…
Xác định số lượng mẫu chọn và độ tập trung trên các tiêu chí đã chọn.
Lên danh sách chi tiết các hồ sơ, chứng từ chọn mẫu của từng loại nghiệp vụ kiểm toán và diễn giải đầy đủ lý do chọn mẫu và các thông tin liên quan kèm theo. Xác định nội dung và phương pháp kiểm toán đối với mỗi nội dung kiểm toán,
Tại Khối KTNB chưa có quy định về tỷ lệ chọn mẫu hồ sơ trong các cuộc kiểm toán theo kế hoạch. Tùy vào quy mơ của mỗi chi nhánh/phịng giao dịch cũng như kết quả khảo sát hệ thống kiểm sốt nội bộ tín dụng, quy trình tín dụng thực tế diễn ra, việc bố trí các Kiểm sốt viên tại đơn vị được kiểm toán mà Khối KTNB sẽ quyết định tỷ lệ kiểm toán tương ứng.
Lập chương trình kiểm tốn chi tiết
Chương trình kiểm tốn là bản mô tả chi tiết phạm vi công việc thực hiện trong đợt kiểm tốn nhằm đảm bảo cho cơng việc kiểm tốn được thực hiện theo đúng yêu cầu với những nội dung chính như sau:
Chi tiết các mục tiêu kiểm tốn như: Đánh giá việc tn thủ quy trình tín dụng, xác định các yếu tố rủi ro trọng yếu liên quan đến hoạt động tín dụng, nguyên nhân phát sinh rủi ro tại đơn vị; Đánh giá chất lượng thẩm định của cán bộ tín dụng; Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ, chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị nhằm đưa ra những kiến nghị, đề xuất cải tiến hồn thiện quy trình tín dụng, nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xác định phạm vi cơng việc kiểm tốn. Đối với phạm vi kiểm tra toàn bộ các nội
dung liên quan đến hoạt động tín dụng thông thường bao gồm các công việc kiểm tra: kết quả kinh doanh, chất lượng tín dụng; quy trình tín dụng thực tế tại đơn vị và việc tuân thủ các chính sách, quy trình tín dụng của ngân hàng; hiệu quả của các chốt kiểm sốt tín dụng; tình hình nhân sự và việc bố trí nhân sự tín dụng tại đơn vị.
Phương pháp kiểm toán.
Xác định cụ thể thời gian, khối lượng cơng việc cho mỗi thành viên trong Đồn kiểm toán. Kế hoạch thời gian thực hiện kiểm tốn căn cứ vào quy mơ hiện tại của đơn vị và theo kế hoạch năm KTNB. Thông thường, thời gian thực hiện một cuộc kiểm toán tối đa 14 ngày làm việc đối với đơn vị có quy mơ lớn và 7 ngày làm việc đối với đơn vị có quy mơ nhỏ. Tuy nhiên, tùy theo quy mô, mức độ phức tạp của các hồ sơ tín dụng phát sinh, Trưởng đồn kiểm tốn có thể đề xuất cấp
quản lý trực tiếp trình Trưởng Ban Kiểm sốt duyệt gia hạn thêm thời gian kiểm toán tối đa 5 ngày làm việc.
Xác định các nguồn lực và phương tiện làm việc cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán. Nguồn lực: Xác định nguồn lực cho cuộc kiểm tốn dựa vào quy mơ hiện tại của đơn vị, phù hợp với kế hoạch thời gian quy định. Phương tiện làm việc: Máy tính, internet, văn phịng phẩm, phương tiện đi lại...
2.2.1.3.3 Kiểm toán thực địa tại đơn vị
Đồn kiểm tốn thực hiện cơng việc kiểm tốn tại đơn vị với nội dung và thời hạn dự định theo Chương trình kiểm tốn bao gồm các nội dung:
Tiếp tục đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị bằng các biện pháp như phỏng vấn, quan sát, đối chiếu hồ sơ, tài liệu tại các bộ phận khác nhau trong đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ tín dụng như Ban hỗ trợ tín dụng tại Chi nhánh, phịng phục vụ khách hàng…
Kiểm tra hồ sơ chọn mẫu, khảo sát việc thiết lập chốt kiểm soát tại đơn vị, việc áp dụng thủ tục kiểm sốt tín dụng, thủ tục chấp thuận ngoại lệ khi cấp tín dụng. Ghi nhận các vấn đề phát hiện, xác định nguyên nhân và tìm giải pháp đề xuất. Thu thập hồ sơ chứng từ làm bằng chứng kiểm toán.
Thực hiện việc trao đổi giữa thành viên nhóm kiểm tốn và các cán bộ nhân viên thực hiện tại đơn vị.
Kết thúc đợt kiểm toán tại đơn vị: Tiến hành họp với Lãnh đạo đơn vị để thông báo và trao đổi về những kết quả cơng việc mà nhóm kiểm tốn đã làm và những phát hiện chính trong q trình kiểm tốn.
2.2.1.3.4 Lập báo cáo Kiểm tốn theo đợt
Trên cơ sở kết quả phân tích và thực hiện kiểm tốn thực tế tại đơn vị, Đồn kiểm tốn lập và hồn thiện các báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán đánh giá sơ bộ kết quả kinh doanh, chất lượng tín dụng tại đơn vị; đánh giá việc tn thủ quy trình tín dụng, chất lượng thẩm định của cán bộ tín dụng, các yếu tố rủi ro trọng yếu liên quan đến hoạt động tín dụng, nguyên nhân phát sinh rủi ro tại đơn vị; đánh giá chất lượng,
lý của lãnh đạo đơn vị... Kiến nghị trong các vấn đề phát hiện có thể thực hiện nhằm hạn chế rủi ro tín dụng, cải thiện, nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại đơn vị cũng như tồn hệ thống VPBank.
Báo cáo KTNB thực hiện theo trình tự sau:
Báo cáo sơ bộ: Trong vòng 5 ngày kể từ ngày kết thúc làm việc tại đơn vị, Trưởng đoàn KTNB phải gửi Báo cáo sơ bộ đến Trưởng KTNB và Trưởng Ban Kiểm soát với những nội dung chính: Tóm tắt số liệu hoạt động cơ bản liên quan đến tín dụng của đơn vị, những vấn đề chính phát hiện qua kiểm tốn. Trong trường hợp có các vấn đề có rủi ro nghiêm trọng, cần ngăn chặn kịp thời, trên cơ sở yêu cầu từ Ban Kiểm soát, Ban Kiểm toán theo đợt phải gửi ngay kết quả cho Ban Tổng Giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời.
Báo cáo dự thảo: Chậm nhất đến hết ngày thứ 16 kể từ khi kết thúc làm việc tại đơn vị được kiểm tốn, Trưởng Đồn KTNB gửi báo cáo dự thảo cho đơn vị được kiểm tốn sau khi có rà sốt từ Trưởng Ban kiểm tốn theo đợt. Trong vịng 10 ngày, đơn vị được kiểm toán thống nhất các vấn đề ghi nhận trong báo cáo dự thảo.
Báo cáo chính thức: Chậm nhất đến hết ngày thứ 30 kể từ khi kết thúc làm việc tại đơn vị được kiểm tốn, Khối KTNB gửi báo cáo chính thức cho HĐQT, Ban Kiểm sốt, Ban Tổng Giám đốc và gửi cho đơn vị kiểm toán để thực hiện các kiến nghị của KTNB.
2.2.1.3.5 Đánh giá chất lượng kiểm toán
Sau khi phát hành báo cáo kiểm tốn chính thức, Trưởng Đồn KTNB có trách nhiệm tự đánh giá kết quả kiểm tốn tại đơn vị trên các vấn đề cơ bản: Mức độ hồn thành mục tiêu đợt kiểm tốn đặt ra; Tiến độ hồn thành đợt kiểm tốn; Khối lượng và chất lượng cơng việc Đồn KTNB và từng thành viên đã thực hiện thực tế so với chương trình kiểm toán được duyệt trước khi kiểm toán tại đơn vị.
Trưởng KTNB và Giám đốc Trung tâm kiểm toán sử dụng kết quả đánh giá chất lượng của từng đợt kiểm toán để áp dụng các biện pháp hỗ trợ phù hợp nâng cao chất
lượng kiểm toán.
2.2.1.3.6 Kiểm tra giám sát khắc phục của đơn vị
Sau khi phát hành báo cáo kiểm tốn, Đồn KTNB sẽ phải nhập nội dung các vấn đề phát hiện lên hệ thống theo dõi khắc phục của Khối KTNB. Lúc này trách nhiệm theo dõi giám sát khắc phục sẽ thuộc trách nhiệm của Phòng Giám sát từ xa – Khối KTNB. Phịng Giám sát từ xa sẽ theo dõi, đơn đốc các đơn vị được kiểm toán khắc phục theo các kiến nghị trong báo cáo. Hồ sơ khắc phục các đơn vị được kiểm tốn gửi về Phịng bao gồm: báo cáo và các bằng chứng chứng minh việc khắc phục. Khi nhận được hồ sơ khắc phục của các đơn vị, Phòng Giám sát từ xa của Ban KTNB sẽ: Kiểm tra báo cáo khắc phục và đối chiếu các bằng chứng chứng minh việc khắc phục, các văn bản hướng dẫn khắc phục của các Khối/Phòng/Ban nghiệp vụ tại Hội sở hướng dẫn Chi nhánh/phòng giao dịch khắc phục đồng thời lập báo cáo khắc phục.
Định kỳ hàng tháng, Phòng Giám sát từ xa sẽ thống kê, tổng kết các trường hợp khơng khắc phục được tại các Chi nhánh/phịng giao dịch gửi Ban Kiểm soát và Ban Tổng Giám đốc để thực hiện đôn đốc.
Khối KTNB cũng thực hiện việc đánh giá và gửi kết quả đánh giá các sai phạm và khắc phục về phòng Giám sát tuân thủ - thuộc Trung tâm Pháp chế VPBank để xử lý kỷ luật và xếp hạng hoạt động của đơn vị.
2.2.1.4. Lập báo cáo kiểm toán năm
Sau 30 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính, Trưởng KTNB phải gửi báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước cho HĐQT, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc. Báo cáo phải nêu rõ: kế hoạch kiểm tốn đã đề ra; cơng việc kiểm toán đã thực hiện; các tồn tại, sai phạm lớn được phát hiện; các biện pháp mà KTNB đã kiến nghị sửa chữa và khắc phục các tồn tại, sai phạm; đánh giá về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến hoạt động được kiểm tốn và đề xuất nhằm hồn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
2.2.2. Nội dung kiểm tốn nội bộ tín dụng tại VPBank
2.2.2.1. Kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ tín dụng
Khối KTNB đã xây dựng và triển khai nội dung kiểm tra hệ thống kiểm soát nội
bộ tín dụng tại VPBank gồm các nội dung sau:
Việc xây dựng các quy định về phân cấp ủy quyền; quy định nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân và đơn vị trong hệ thống VPBank liên quan đến việc cấp tín dụng và giám sát/quản lý rủi ro tín dụng, đảm bảo có sự tách bạch rõ ràng, khơng mâu thuẫn, chồng chéo lẫn nhau.
Việc xây dựng các quy định, quy trình, hướng dẫn cơng việc trong việc thẩm định, phê duyệt tín dụng, theo dõi và quản lý thu hồi nợ vay đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quy trình có một người thực hiện và phải có một người kiểm soát lại.
Việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ tín dụng được Trưởng KTNB phân cơng cho Phịng Quy trình, quy chế (thuộc Khối KTNB) và các Ban Kiểm tốn theo đợt thực hiện. Hàng tháng Phịng Quy trình, quy chế rà sốt các chính sách, quy trình, quy định về sản phẩm mới cũng như các sản phẩm đã và đang áp dụng để phát hiện ra các điểm còn chưa tuân thủ quy định của pháp luật, NHNN, cũng như các vần đề có thể gây rủi ro cho VPBank khi cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng. Các Ban kiểm toán theo đợt khi thực hiện các cuộc kiểm tốn các Chi nhánh/phịng giao dịch hoặc các đơn vị có chức năng thiết kế sản phẩm tín dụng, quản lý nghiệp vụ tín dụng tại Hội sở, có thể là kiểm tốn theo kế hoạch hoặc đột xuất theo yêu cầu của HĐQT, Ban Tổng Giám đốc hoặc đột xuất do Khối KTNB tự kiểm tra theo đánh giá mức độ rủi ro trong hoạt động tín dụng tại mỗi thời kỳ, thơng qua kiểm tốn hồ sơ tín dụng, đánh giá quy trình tín dụng phải có nhận xét, đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ theo các nội dung trên. Từ đó đề xuất các kiến nghị nhằm điều chỉnh hệ thống kiểm sốt nội bộ tín dụng thích hợp đảm bảo có thể kiểm sốt được rủi ro tín dụng.
2.2.2.2. Kiểm toán việc tuân thủ các quy định của pháp luật về giới hạn cấp tín dụng
Các giới hạn cấp tín dụng đã được VPBank cụ thể hóa trong quy chế cho vay và