1.3 .Chi phí chất lƣợng
1.3.2.2 .Chi phí khơng phù hợp
Chi phí khơng phù hợp là các chi phí của các sản phẩm đã sản xuất ra hoặc các dịch vụ đã được cung ứng không phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Bao gồm chi phí sai hỏng bên trong và chi phí sai hỏng bên ngồi:
- Chi phí sai hỏng bên trong: Là những chi phí phát sinh trước khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Bao gồm:
o Lãng phí:
Tiến hành những công việc không cần thiết, do nhầm lẫn, tổ chức kém, chọn vật liệu sai,…
Ở các nhà máy, xí nghiệp, sự lãng phí trong các hoạt động thường ngày thường bị bỏ qua hay ít được quan tâm đúng mức nên thường khó tránh khỏi. Những loại lãng phí phổ biến thường gặp:
i. Lãng phí do sản xuất thừa: Lãng phí do sản xuất thừa phát sinh khi hàng hóa được sản xuất vượt quá nhu cầu của thị trường khiến cho lượng tồn kho nhiều từ đó sẽ cần kho lớn để bảo quản, tình trạng tồn kho dài ngày dẫn đến nguy cơ lỗi thời cao, hao hụt nguyên vật liệu, sữa chữa làm mới lại sản phẩm xuống cấp, phát sinh thêm những công việc giấy tờ.
Sản xuất trước thời hạn giao hàng đã ký kết Hợp đồng cũng sinh lãng phí kiểu này. Hậu quả là tốn tiền trả công cho những công việc không cần thiết, tăng lượng tồn kho, tăng khối lượng công việc và tăng thêm nhiều nguy cơ khác.
ii. Lãng phí thời gian: người ta thường chia làm 2 loại chậm trễ : Bình thường và bất thường.
Chậm trễ bình thường: chủ yếu xuất hiện trong qui trình sản xuất và ít được chú ý đến. Ví dụ thời gian chờ đợi để máy sản xuất xong một công đoạn.
Chậm trễ bất thường : xảy ra đột xuất và dễ nhận thấy. Ví dụ thời gian chờ vì máy hỏng hoặc nguyên vật liệu vận chuyển về chậm trễ.
iii. Lãng phí khi vận chuyển: Trong thực tế, sự vận chuyển hay di chuyển mọi thứ một cách không cần thiết… cũng là lãng phí do vận chuyển.
iv. Lãng phí trong q trình chế tạo: Lãng phí trong q trình chế tạo nảy sinh từ phương pháp chế tạo và thường tồn tại trong quá trình hoặc trong việc thiết kế sản phẩm và nó có thể được xóa bỏ hoặc giảm thiểu bằng cách tái thiết kế sản phẩm, cải tiến qui trình. Ví dụ: Thơng qua việc cải tiến thiết kế sản phẩm, hệ thống mã vạch dùng để đẩy mạnh
thông tin và máy thu ngân tự động dùng để xử lý các giao dịch tài chính.
v. Lãng phí kho: Hàng tồn kho quá mức sẽ làm nảy sinh các thiệt hại sau: Tăng chi phí lưu kho, hàng hóa bị lỗi thời, khó khăn trong việc đảm bảo an tồn trong phịng chống cháy nổ, tăng các chi phí bảo vệ quản lý kho, chi phí bảo quản…
vi. Lãng phí động tác: Mọi cơng việc bằng tay đều có thể chia ra thành những động tác cơ bản và các động tác không cần thiết, không làm tăng thêm giá trị cho sản phẩm.
vii. Lãng phí do chất lượng sản phẩm kém: Sản xuất ra sản phẩm chất lượng kém, không sản xuất theo đúng tiêu chuẩn đăng ký hoặc bắt buộc và các bộ phận có khuyết tật là một dạng lãng phí thơng dụng khác.
Lãng phí do sự sai sót của sản phẩm có thể gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng và đôi khi chất lượng sản phẩm kém có thể dẫn đến tai nạn.
Ngồi ra cũng cịn những lãng phí khác như: Sử dụng mặt bằng khơng hợp lý, thừa nhân lực, sử dụng phung phí nguyên vật liệu...
o Phế phẩm:
Sản phẩm có khuyết tật không thể sữa chữa, dùng hoặc bán được.
o Gia công lại hoặc sữa chữa lại:
Các sản phẩm có khuyết tật hoặc các chỗ sai sót đều cần phải gia công hoặc sửa chữa lại để đáp ứng yêu cầu.
o Kiểm tra lại:
Các sản phẩm sau khi đã sửa chữa cũng cần thiết phải kiểm tra lại để đảm bảo rằng khơng cịn sai sót nào nữa.
o Thứ phẩm:
Là những sản phẩm cịn dùng được nhưng khơng đạt qui cách và có thể bán với giá thấp, thuộc chất lượng loại hai.
o Phân tích sai hỏng:
Là những hoạt động cần có để xác định nguyên nhân bên trong gây ra sai hỏng của sản phẩm.
Chi phí này ln tồn tại ở các doanh nghiệp sản xuất, nó là sự hao phí vơ ích nguồn lực của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng định mức cho chi phí này và qua các năm phải giảm. Đồng thời doanh nghiệp cần lập bảng theo dõi chi phí này hàng tháng để từ đó đánh giá được thực tế chi tiêu của chi phí này và nếu tiết kiệm hơn so với kế hoạch là tốt
- Chi phí sai hỏng bên ngồi: Là chi phí liên quan đến các sản phẩm bị lỗi được phát hiện sau khi hàng đã được giao cho khách hàng. Bao gồm:
o Sửa chữa sản phẩm đã bị trả lại hoặc còn nằm ở hiện trường.
o Các khiếu nại bảo hành những sản phẩm sai hỏng được thay thế khi còn bảo hành.
o Khiếu nại: mọi cơng việc và chi phí do phải xử lý và phục vụ các khiếu nại của khách hàng.
o Hàng bị trả lại: chi phí để xử lý và điều tra nghiên cứu các sản phẩm bị bác bỏ hoặc phải thu về, bao gồm cả chi phí chuyên chở.
o Trách nhiệm pháp lý: kết quả của việc kiện tụng về trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm và các yêu sách khác, có thể bao gồm cả việc thay đổi hợp đồng.
Chi phí này tương tự như chi phí sai hỏng bên trong.
Xét tổng thể, chi phí phù hợp bao gồm cả chi phí phịng ngừa và chi phí đánh giá duy trì ở một mức độ tương đối ổn định kể từ khi chương trình cải tiến chất lượng được tiến hành. Chi phí đánh giá chỉ tăng lên tương đối nhanh ở giai đoạn đầu, càng về sau, chi phí này càng tăng chậm lại.
Chi phí sai hỏng sẽ tăng lên nhanh khi hoạt động kiểm nghiệm được thực thi, nhưng chi phí này cũng sẽ giảm xuống đều đặn khi công tác đào tạo được tiến hành thường xuyên.
Việc nắm vững được bản chất của chi phí chất lượng có một ý nghĩa to lớn đối với các nhà quản trị chất lượng. Chi phí chất lượng về gốc rễ vẫn là một bộ phận của chi phí sản phẩm và được thu thập thơng qua hệ thống sổ sách kế tốn. Bởi vậy, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng chất lượng và phịng kế tốn để cơng tác thu thập và báo cáo chi phí chất lượng được hiệu quả, chính xác và thuận tiện.
1.3.3. Các mơ hình chi phí chất lƣợng
1.3.3.1. Mơ hình chi phí chất lƣợng truyền thống:
Theo Nguyễn Đình Phan và cộng sự (2012) thì: “Theo mơ hình truyền thống, chi phí phịng ngừa và chi phí đánh giá bằng 0 khi 100% sản phẩm bị lỗi và chi phí này tăng lên khi số lỗi giảm đi. Mơ hình lý thuyết này chỉ ra rằng tổng chi phí chất lượng cao hơn khi chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ thấp và chi phí này giảm xuống khi chất lượng được cải thiện. Theo lý thuyết này, một công ty khi sản xuất ra các hàng hố có chất lượng thấp có thể tìm ra cách giảm chi phí sai hỏng bằng cách tăng chi phí phịng ngừa và đánh giá một khoảng tương ứng. Khi chi phí phịng ngừa và chi phí đánh giá tiếp tục tăng lên thì mức độ cải thiện này sẽ giảm dần và tiến tới bằng 0.”
Mơ hình này cũng chỉ ra rằng tồn tại một mức chất lượng mà tại đó tổng chi phí chất lượng đạt giá trị nhỏ nhất. Khi vượt qua mức chất lượng này, chi phí phịng ngừa và chi phí kiểm tra, đánh giá lại tăng lên nhanh chóng và làm cho tổng chi phí chất lượng tăng lên khi chi phí sai hỏng giảm dần về 0. Trường hợp này các nhà kinh tế gọi là quy luật đánh đổi.
Mơ hình chi phí chất lượng truyền thống là một mơ hình mang tính lý thuyết, nó được xây dựng với giả thuyết là mơi trường sản xuất cố định và q trình sản xuất khơng thay đổi theo thời gian. Nhưng trong thực tế, quá trình sản xuất khơng ngừng thay đổi theo thời gian bởi những công nghệ mới thêm vào, việc cải tiến các quy trình, sự tiến bộ của lực lượng sản xuất. Vì vậy, mối quan hệ giữa chi phí phù hợp và chi phí khơng phù hợp ln có tính động, đặc biệt là trong thời đại tri thức và công nghệ hiện đại đối với những tổ chức sử dụng công nghệ và kiến thức để cải tiến chất lượng.
Mơ hình chi phí chất lượng truyền thống được thể hiện trong hình 1.1:
Hình 1.1 – Mơ hình chi phí chất lƣợng truyền thống
1.3.3.2. Mơ hình chi phí chất lƣợng hiện đại:
Theo Nguyễn Đình Phan và cộng sự (2012) thì: “Mơ hình chi phí chất lượng hiện đại ra đời trên cơ sở khắc phục sự hạn chế của mơ hình chi phí chất lượng truyền thống và trên cơ sở những thay đổi trong quy trình và cơng nghệ sản xuất. Theo quan niệm mới, chi phí phịng ngừa và chi phí kiểm tra, đánh giá đã được chú trọng nhiều hơn. Chi phí phịng ngừa là một cơ sở quan trọng để hình thành tư duy chất lượng.”
Mơ hình chi phí chất lượng hiện đại cho rằng, tổng chi phí chất lượng bao gồm cả những chi phí vơ hình. Chi phí này khơng thể giảm tới mức thấp nhất ở những điểm mức phù hợp nhỏ hơn 100%. Do hiệu ứng cấp số nhân, một khi khách hàng đã cảm nhận rằng chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp là kém, chi phí sai hỏng vơ hình có thể tiếp tục kéo dài mặc dù những sai sót thực tế đã chấm dứt.
Công nghệ mới đã làm giảm được chi phí chất lượng thơng qua việc giảm tỷ lệ sai sót của vật liệu và chi phí lao động trực tiếp kết tinh trong sản phẩm. Tự động
Chi phí c ho 1 đơ n vị s ản phẩm Chất lƣợng phù hợp 100% Lỗi 100% Tốt Chi phí thẩm định+phịng ngừa Chi phí cho sự khơng phù hợp Tổng chi phí chất lƣợng
hố quy trình và kiểm tra đã làm thay đổi hình dạng đường cong của COQ. Mơ hình này thể hiện những chi phí khơng phù hợp trước tiên giảm rất nhanh với việc tăng chất lượng sau đó giảm chậm dần. Tổng chi phí chất lượng khơng cịn dạng hình chữ “U” mà có dạng đường cong giảm dần khi chất lượng tăng lên. Mơ hình mới này xem xét chi phí chất lượng một cách tổng hợp, khơng quan tâm đến việc đánh đổi giữa các nhóm chi phí chất lượng mà quan tâm đến sự thay đổi của từng loại chi phí chất lượng theo thời gian.
Mơ hình chi phí chất lượng hiện đại được thể hiện trong hình 1.2:
Hình 1.2 – Mơ hình chi phí chất lƣợng hiện đại
1.3.4. Vai trị chi phí chất lƣợng
Chi phí chất lượng là thước đo chính xác sự cố gắng về chất lượng. Việc tính chi phí chất lượng sẽ giúp cho việc đánh giá, cải tiến chất lượng góp phần làm đúng ngay từ đầu trong doanh nghiệp từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế đến đưa sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng và dịch vụ sau bán. Một sản phẩm hay dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trường chỉ khi đảm bảo được sự cân bằng giữa hai yếu tố chi phí và chất lượng. Chất lượng chỉ có thể chấp nhận được với chi phí thấp nhất. Điều này góp phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp.
Chi phí c ho 1 đơ n vị s ản phẩm Chất lƣợng phù hợp 100% Lỗi 100% Tốt Chi phí thẩm định+phịng ngừa Chi phí cho sự khơng phù hợp Tổng chi phí chất lƣợng
Việc xác định cụ thể các chi phí phịng ngừa, thẩm định/đánh giá, thiệt hại trong tổng bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp cung cấp cho ban lãnh đạo những con số chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động chưa có hiệu quả, kém chất lượng. Chi phí chất lượng góp phần phát hiện hiện tượng của vấn đề chất lượng, đòi hỏi các cơng cụ thống kê để tìm hiểu ngun nhân gốc rễ của các vấn đề ấy đồng thời tạo ra sức ép cho việc soạn thảo thành cơng một chương trình cải tiến chất lượng.
Việc thu thập chi phí chất lượng cung cấp những con số, chỉ tiêu cụ thể chính xác và cơng bố trong tồn doanh nghiệp tác động làm nâng cao nhận thức không chỉ ban lãnh đạo cấp cao mà cả tồn thể cán bộ cơng nhân viên thấy được tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm, dịch vụ với sự sống cịn của cơng ty. Từ đó, tạo sự cam kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức và coi đó là một phần cơng tác của công nhân viên.
Các hoạt động của Doanh nghiệp đều được biểu hiện bằng tiền đồng, điều này giúp cho các nhà quản lý có thể định lượng rõ ràng sự chi tiêu một cách hợp lý và kiểm soát các khoản mục chi phí chặt chẽ.
Chứng tỏ với khách hàng bằng các số liệu đáng tin cậy về những việc mà Doanh nghiệp thực hiện trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, thỏa mãn yêu cầu khách hàng, qua đó nâng cao được sự hài lịng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của Doanh nghiệp .
1.3.5. Kiểm sốt chi phí và kiểm sốt chi phí chất lƣợng 1.3.5.1. Khái niệm kiểm sốt chi phí
Kiểm sốt chi phí là q trình quan sát, đo lường, so sánh và ra quyết định nhằm duy trì chi phí tại mức thấp nhất có thể mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Kiểm sốt chi phí tốt sẽ loại trừ được lãng phí và các khoản sử dụng khơng hiệu quả trong q trình sản xuất, giúp cho việc sử dụng hiệu quả tài sản, nâng cao năng suất và hiệu suất các hoạt động trong doanh nghiệp.
Quy trình kiểm sốt gồm bốn hoạt động cơ bản: lập kế hoạch, đo lường – tổng hợp hoạt động thực tế, so sánh thực tế với kế hoạch và ra quyết định quản trị.
Lập kế hoạch: từ mục tiêu đề ra, đơn vị lập kế hoạch, đây là cơ sở để phấn đấu thực hiện, để so sánh và kiểm soát hoạt động trong tổ chức. Kế hoạch bao gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch chi phí, định mức chi phí… Khi mục tiêu thay đổi, việc lập kế hoạch luôn được thay đổi theo.
Đo lƣờng, tổng hợp hoạt động thực tế: Đây là hoạt động thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin liên quan để nhà quản lý ra quyết định chính xác và kịp thời.
So sánh chênh lệch giữa hoạt động thực tế và kế hoạch: Đây là hoạt động nhằm xác định kế hoạch đang được thực hiện như thế nào, theo đúng hay chệch hướng kế hoạch đưa ra. Nếu khơng có chênh lệch hoặc chênh lệch trong tầm kiểm sốt thì có thể hiểu các hoạt động xảy ra như mong muốn và ngược lại.
Ra quyết định quản trị: là công đoạn cuối trong quy trình kiểm sốt. Khi kết quả đạt được như kế hoạch đề ra, nhà quản trị thường không ra quyết định gì để điều chỉnh kế hoạch cho đến khi mục tiêu thay đổi. Khi kết quả đạt được có sự chênh lệch trọng yếu, nhà quản trị thường cần thêm thơng tin giải thích vì sao dẫn đến chênh lệch, từ đó mới ra quyết định điều chỉnh kế hoạch hay điều chỉnh hoạt động để tối ưu hóa nguồn lực trong đơn vị.
1.3.5.3. Quan niệm về kiểm sốt chi phí chất lƣợng
Kiểm sốt và tiết kiệm chi phí là một yêu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thơng qua phân tích tình hình biến động của chi phí có thể xác định được các khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi phí.
Kiểm sốt chi phí chất lượng là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan