1.3 .Chi phí chất lƣợng
1.3.5 .Kiểm sốt chi phí và kiểm sốt chi phí chất lượng
1.3.5.2. Quy trình kiểm sốt chi phí
Quy trình kiểm sốt gồm bốn hoạt động cơ bản: lập kế hoạch, đo lường – tổng hợp hoạt động thực tế, so sánh thực tế với kế hoạch và ra quyết định quản trị.
Lập kế hoạch: từ mục tiêu đề ra, đơn vị lập kế hoạch, đây là cơ sở để phấn đấu thực hiện, để so sánh và kiểm soát hoạt động trong tổ chức. Kế hoạch bao gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch chi phí, định mức chi phí… Khi mục tiêu thay đổi, việc lập kế hoạch luôn được thay đổi theo.
Đo lƣờng, tổng hợp hoạt động thực tế: Đây là hoạt động thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin liên quan để nhà quản lý ra quyết định chính xác và kịp thời.
So sánh chênh lệch giữa hoạt động thực tế và kế hoạch: Đây là hoạt động nhằm xác định kế hoạch đang được thực hiện như thế nào, theo đúng hay chệch hướng kế hoạch đưa ra. Nếu khơng có chênh lệch hoặc chênh lệch trong tầm kiểm sốt thì có thể hiểu các hoạt động xảy ra như mong muốn và ngược lại.
Ra quyết định quản trị: là cơng đoạn cuối trong quy trình kiểm sốt. Khi kết quả đạt được như kế hoạch đề ra, nhà quản trị thường không ra quyết định gì để điều chỉnh kế hoạch cho đến khi mục tiêu thay đổi. Khi kết quả đạt được có sự chênh lệch trọng yếu, nhà quản trị thường cần thêm thơng tin giải thích vì sao dẫn đến chênh lệch, từ đó mới ra quyết định điều chỉnh kế hoạch hay điều chỉnh hoạt động để tối ưu hóa nguồn lực trong đơn vị.
1.3.5.3. Quan niệm về kiểm sốt chi phí chất lƣợng
Kiểm sốt và tiết kiệm chi phí là một yêu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thơng qua phân tích tình hình biến động của chi phí có thể xác định được các khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi phí.
Kiểm sốt chi phí chất lượng là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản
lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí chất lượng nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí chất lượng mà doanh nghiệp đã bỏ ra.
Để tiến hành kiểm sốt chi phí chất lượng các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm sốt chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm sốt chi phí chất lượng trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm sốt thích hợp, cùng chi phí kiểm sốt, phương tiện cơng cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm sốt này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh.
1.3.5.4. Quy trình xác định chi phí chất lƣợng
Thu thập dữ liệu về chi phí chất lượng rất khó khăn. Chi phí giải quyết khiếu nại của khách hàng, chi phí cho q trình sản xuất bị ngừng trệ, chi phí cho các thử nghiệm, chi phí thiết kế sản phẩm đều là các chi phí khó đo lường, các chi phí này cần được ước tính bởi người quản lý. Trong khi đó chi phí đào tạo, kiểm tra và thử nghiệm, chi phí phế liệu, hạ cấp sản phẩm, bảo hành thường dễ xác định hơn. Nhiều chi phí trong số các chi phí này được thu thập như là một phần của thủ tục kế tốn.
Các giai đoạn thiết lập hệ thống tính chi phí chất lượng:
- Nhận dạng các yếu tố của chi phí chất lượng dùng trong bảng kiểm tra. - Bắt đầu thu thập các số liệu về chi phí chất lượng.
- Tính các chi phí có thể quy trực tiếp về “chức năng chất lượng”.
- Tính các chi phí mà tất cả các phịng ban và tổ chức khác phải gánh chịu một cách tương tự.
Những điều trên đây nên ghi vào một “bản liệt kê ghi nhớ” về các chi phí chất lượng, đối với kết quả các bước còn lại cũng nên làm như vậy.
- Tính những chi phí của sự sai hỏng “đã đưa vào ngân sách”.
- Tính chi phí bên trong của những sai hỏng ngoài kế hoạch chi phí mà kế hoạch ban đầu khơng tính đến. Những chi phí liên quan có thể bao gồm vật liệu bị thành phế liệu và sự gia công trùng lặp cũng nên được ghi trong các bản kê khai của phòng ban gây ra sai hỏng hoặc phòng ban làm việc hiệu
chỉnh. Dù nằm ở đâu thì các chi phí đều nên được ghi vào bản liệt kê để ghi nhớ.
- Phát hiện và tính các cho phí do các sai hỏng rơi vào giữa các bộ phận phòng ban, bao gồm cả thời gian dùng để điều tra của phịng chất lượng và các phịng khác. Những chi phí này ít khi xuất hiện trong các hệ thống đã có, và có thể cần phải có sự ước tính ban đầu.
- Việc tính tốn các loại chi phí phải có sự tham gia của các phịng ban và sự hỗ trợ đắc lực của phịng kế tốn. Các kết quả thu thập được của các phòng ban cần được tổng hợp lại, đối chiếu với những thơng tin của phịng kế tốn để phân tích đưa ra kết luận và những phương hướng điều chỉnh, cải tiến hệ thống tính chi phí chất lượng.
1.3.5.5. Báo cáo chi phí chất lƣợng và một số chỉ tiêu giúp cho việc kiểm sốt chi phí chất lƣợng
Báo cáo chi phí chất lượng
Theo Blocher et al (2010) mục đích của báo cáo chi phí chất lượng là làm cho nhà quản lý nhận thức được tầm quan trọng của các chi phí này, để thúc đẩy cải tiến liên tục trong chi phí chất lượng và để cung cấp một cơ sở đối với những tác động của đầu tư cải thiện chất lượng có thể đo lường được.
Một báo cáo chi phí chất lượng chỉ có ích nếu người nhận hiểu, chấp nhận và có thể sử dụng nội dung của báo cáo. Mỗi tổ chức sẽ lựa chọn và thiết kế một hệ thống báo cáo rằng: thứ nhất có thể tích hợp vào hệ thống thơng tin của mình; thứ hai thúc đẩy các sáng kiến chất lượng theo quy định của nhà quản lý.
Trước tiên, báo cáo chi phí chất lượng cho thấy mức độ tài chính của các yếu tố chất lượng. Thứ hai, thơng tin chi phí chất lượng giúp các nhà quản lý thiết lập ưu tiên cho các vấn đề chất lượng và vấn đề mà họ cần phải giải quyết. Thứ ba, báo cáo chi phí chất lượng cho phép các nhà quản lý để xem hình ảnh lớn của vấn đề chất lượng và cho phép họ cố gắng tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề chất lượng của họ. Giải quyết vấn đề từ gốc rễ sẽ có những tác động tích cực trong tổ chức, như rất nhiều vấn đề chất lượng là liên quan đến nhau.
Số liệu Báo cáo quản lý kế toán số 4-R về "Quản lý chất lượng cải tiến” (1993) trích trong Blocher et al (2010) về ví dụ minh họa báo cáo chi phí chất lượng cơng ty Bally được thể hiện trong bảng 1.3:
Bảng 1.3: Ví dụ Báo cáo chi phí chất lượng của cơng ty Bally
Chi phí phịng ngừa
Đào tạo
Lập kế hoạch chất lượng Nâng cao chất lượng khác Đánh giá nhà cung cấp Tổng
Chi phí kiểm tra, đánh giá
Thử nghiệm
Đo lường hiệu suất chất lượng Giám sát nhà cung cấp
Khảo sát khách hàng Tổng
Chi phí sai hỏng bên trong
Làm lại
Kiểm tra và thử nghiệm lại Thiết bị hư hỏng
Thời gian chết Tổng
Chi phí sai hỏng bên ngồi
Bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm Sửa chữa bảo hành
Thiệt hại của khách hàng Tổng Tổng chi phí chất lƣợng Năm 2 90.000 86.000 60.000 40.000 276.000 120.000 100.000 60.000 30.000 310.000 55.000 35.000 30.000 20.000 140.000 70.000 100.000 600.000 770.000 1.496.000 % Doanh thu 3,07% 3,44% 1,56% 8,55% 16,62% Năm 0 20.000 20.000 40.000 30.000 110.000 100.000 80.000 10.000 10.000 200.000 150.000 30.000 50.000 50.000 280.000 250.000 120.000 1.400.000 1.770.000 2.360.000 % Doanh thu 1,38% 2,50% 3,50% 22,12% 29,50% % thay đổi trong chi phí 350% 330 50 33 151 20 25 500 200 55 (63) 16 (40) (60) (50) (72) (17) (57) (56) (37)
Tổng doanh thu 9.000.000 100% 8.000.000 100%
Nguồn: Blocher et al (2010)
Một số chỉ tiêu giúp cho việc kiểm sốt chi phí chất lượng
- Để tạo điều kiện đánh giá về tầm quan trọng của chi phí chất lượng và tác động của chúng, cơng ty cần phải tỉ lệ chi phí chất lượng so với doanh thu và các thành phần của các chi phí chất lượng so với doanh thu. Chỉ tiêu này dễ dàng tính tốn , nhưng lại có thể bị bóp méo bởi những thay đổi trong giá bán.
- Tỉ trọng các loại chi phí trong tổng chi phí chất lượng. Theo Blocher et al (2010) thì chi phí phịng chống thường ít tốn kém nhất và dễ dàng nhất trong bốn loại chi phí chất lượng cho việc quản lý để kiểm sốt. Chi phí sai hỏng bên trong và bên ngoài là một trong những chi phí tốn kém nhất, đặc biệt là chi phí sai hỏng bên ngồi. Việc phịng ngừa chất lượng kém làm giảm tất cả các chi phí về chất lượng. Việc kiểm tra đánh giá cũng cần thiết vì các sản phẩm được thực hiện ngay lần đầu tiên. Bằng cách chi tiêu nhiều hơn về phòng ngừa và kiểm tra, đánh giá sẽ giúp cho việc làm đúng ngay từ đầu từ đó cơng ty sẽ chi tiêu ít hơn chi phí sai hỏng bên trong và bên ngồi.
- Ma trận chi phí chất lượng là một cơng cụ tiện lợi và hữu ích trong việc kiểm sốt chi phí chất lượng. Với các cột xác định chức năng hoặc các phịng ban trong tồn bộ chuỗi giá trị, và các hàng phân định các loại chi phí chất lượng. Một ma trận chi phí chất lượng cho phép từng bộ phận, chức năng, quy trình, hoặc dịng sản phẩm để nhận ra những ảnh hưởng của mình trên tổng chi phí chất lượng và xác định khu vực cần cải thiện.
Trích trong Blocher et al (2010) ví dụ minh họa về ma trận chi phí chất lượng xem Bảng 1.4:
Bảng 1.4: Ví dụ minh họa ma trận chi phí chất lượng Kỹ thuật thiết kế Vật tƣ Sản xuất Tài chính Kế tốn Khác Tổng cộng % doanh thu Chi phí phịng ngừa Lập kế hoạch chất lƣợng Đào tạo Khác
Chi phí kiểm tra, đánh giá Kiểm tra
Dụng cụ Khác
Chi phí sai hỏng bên trong Phế liệu
Làm lại Khác
Chi phí sai hỏng bên ngồi Lợi nhuận Thu hồi Khác Tổng số Nguồn: Blocher et al (2010) KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Kế toán quản trị cung cấp thơng tin kinh tế phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và ra quyết định kinh doanh.
Chi phí chất lượng phát sinh trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm sốt tốt chi phí chất lượng sẽ tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp. Để kiểm sốt chi phí chất lượng đơn vị phải nhận dạng các loại chi phí chất lượng trong đơn vị từ đó lập kế hoạch, kiểm sốt hoạt động, đánh giá trách nhiệm quản lý của từng trung tâm và toàn đơn vị.
Căn cứ theo tính chất mục đích, chi phí chất lượng chia ra làm hai nhóm là chi phí phù hợp và chi phí khơng phù hợp. Trong đó chi phí phù hợp gồm chi phí phịng ngừa và chi phí kiểm tra, đánh giá; cịn chi phí khơng phù hợp gồm chi phí sai hỏng bên trong và chi phí sai hỏng bên ngồi.
Để đánh giá được việc kiểm sốt chi phí chất lượng cần xem xét đến kết cấu của các loại chi phí chất lượng trong tổng chi phí chất lượng; các chỉ tiêu tỉ lệ chi phí chất lượng so với doanh thu, chi phí sản xuất.
Để có được sự kiểm sốt chi phí chất lượng một cách hiệu quả địi hỏi phải có sự tham gia tích cực, sáng tạo, linh hoạt của tất cả các bộ phận, thành viên trong tổ chức.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ VIỆC KIỂM SỐT CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG TẠI CƠNG TY 75 – CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY 15
BỘ QUỐC PHỊNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY 75 – CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY 15 BỘ QUỐC PHỊNG
2.1.1. Q trình hình thành, đặc điểm, chức năng và nhiệm vụ của cơng ty 2.1.1.1. Q trình hình thành 2.1.1.1. Q trình hình thành
Cơng ty 75 tiền thân là Nơng trường 705, 706 thuộc Binh đồn 15 với nhiệm vụ phát triển kinh tế gắn liền với quốc phòng an ninh. Giai đoạn những năm, từ 1984 đến 1996, thực hiện nhiệm vụ chiến lược, cơng ty đã có những biến động về mặt tổ chức bộ máy, con người. Trong đó có sự kiện, năm 1987, Trung đồn 710 – sau khi hoàn thành nhiệm vụ quốc tế từ Lào về đã đổi phiên hiệu thành Nông trường 707. Đến tháng 4 năm 1996, công ty 75 được hình thành trên cơ sở sáp nhập nơng trường 706 và 707; Nông trường 706 bao gồm 2 đơn vị cũ chính là 705 và 706.
Q trình phấn đấu xây dựng với hơn ¼ thế kỷ, trải qua nhiều giai đoạn sáp nhập, chuyển đổi về tên gọi, biên chế tổ chức, mơ hình quản lý để ln đáp ứng u cầu phát triển và đổi mới. Mỗi thời kỳ, mỗi giai đoạn đều có những khó khăn thử thách và những yêu cầu đặt ra khác nhau, có lúc tưởng chừng như khó vượt qua. Song dưới sự lãnh đạo của Thường vụ Đảng ủy, Bộ tư lệnh Binh đoàn, sự giúp đỡ của cấp ủy, chính quyền và nhân dân địa phương, các đơn vị đóng quân trên địa bàn, các thế hệ cán bộ, chiến sỹ, công nhân viên chức – lao động quốc phịng của cơng ty ln phát huy truyền thống “ Bộ đội Cụ Hồ”, đoàn kết, sáng tạo, tự lực, tự cường phấn đấu hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao.
2.1.1.2. Đặc điểm
Công ty 75 là một công ty trách nhiệm hữu hạn thuộc chủ sở hữu nhà nước. Công ty 75 nằm trên địa bàn phân tán vùng sâu, vùng xa, đời sống của nhân dân trong vùng cịn nhiều khó khăn, an sinh xã hội chưa phát triển, trình độ dân trí thấp, phong tục tập qn cịn lạc hậu, chủ yếu là đồng bào dân tộc thiểu số.
Cơng ty chủ yếu trồng, chăm sóc, khai thác và chế biến mủ cao su, trồng cây cà phê.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là Cao su mủ cốm SVR 3L.
Nhà máy chế biến mủ cao su của công ty được trang bị dây chuyền sản xuất đạt chất lượng ISO 9001-2000.
Năng lực sản suất của công ty là 9000 tấn/năm
Công ty cung cấp mủ cao su cho khắp các tỉnh thành trong nước và xuất khẩu sang Trung Quốc.
(xem phụ lục số 1)
2.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ
Công ty 75 được Tổng giám đốc phân cấp thực hiện quản lý, điều hành sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tại đơn vị, kết hợp kinh tế với quốc phòng an ninh trên địa bàn hoạt động của cơng ty.
Là doanh nghiệp quốc phịng an ninh làm nhiệm vụ xây dựng khu kinh tế quốc phòng nơi địa bàn vùng sâu, vùng xa. Phát triển kinh tế kết hợp bảo vệ an ninh trật tự địa bàn gắn với dân cư xã hội, giúp dân xóa đói giảm nghèo, vận động thu hút người đồng bào dân tộc thiểu số tại chỗ vào việc làm lâu dài tại đơn vị.
Thực hiện cơng tác dân vận, góp phần cùng cấp ủy, chính quyền địa phương xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh từ cơ sở, góp phần bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ biên giới Việt Nam – Campuchia, ổn định hịa bình, hữu nghị hợp tác về nhiều mặt.
2.1.2. Quy mô, cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty 2.1.2.1. Quy mô 2.1.2.1. Quy mô
Công ty 75 làm nhiệm vụ phát triển kinh tế gắn với Quốc phòng an ninh. Xây dựng dân cư xã hội trên địa bàn 46 thôn làng của 6 xã và 1 thị trấn thuộc 2 huyện Đức Cơ và Ia Grai tỉnh Gia Lai.
Tổng số lao động hiện nay 3.780 người trong đó đồng bào dân tộc thiểu số là 1.557 người.
Diện tích trồng cây cao su 9.700 ha.