1.1 .Tổng quan về kế toán trách nhiệm
3.2. Xâydựng hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty Tanimex
3.2.2.2. Xâydựng hệ thống kiểm soát và đánh giá theo Bảng cân đối thành quả BSC
BSC
Hệ thống kiểm soát quản lý và đánh giá thành quả nhà quản trị ở công ty cổ phần Tanimex không đơn thuần xem xét việc đánh giá kết quả vào cuối kỳ, mà hệ thống còn giúp các nhà quản lý hoạch định, kiểm soát và hỗ trợ thực hiện công việc, cũng như phát triển năng lực đội ngũ để bảo đảm hiệu quả công việc trong kỳ cũng như trong tương lai.
Hệ thống bao gồm việc kiểm soát quản lý và đánh giá thành quả của các bộ phận, cũng như kiểm soát quản lý và đánh giá thành quả nhà quản trị ở công ty .
Hệ thống kiểm sốt quản lý và đánh giá thành quả ở Cơng ty cổ phần Tanimex nhằm mục tiêu :
Thứ nhất : nhằm kiểm soát hệ thống quản lý tại các cấp quản lý trung gian,giúp cho
nhà quản trị cấp trung nắm vững mục tiêu chung và cùng hành động hướng đến mục tiêu chung của công ty và bộ phận. Đồng thời giúp nhà Quản trị cấp cao đánh giá đúng, chính xác, minh bạch những nỗ lực của nhà quản trị cấp trung xem họ đã hướng đến mục tiêu chung của Công ty và bộ phận hay chưa và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, đồng thời giúp các nhà quản trị, kiểm soát, theo dõi, hỗ trợ quá trình quản lý của nhà quản trị cấp trung.(BSC bộ phận/Khối/Công ty)
Thứ hai : là căn cứ để xây dựng hệ thống lương thưởng hợp lý và tạo động lực làm
việc, kết quả đánh giá bộ phận cũng như đánh giá thành quả quản lý sẽ phục vụ cho việc xem xét thưởng, tăng lương và qua đó tạo động lực làm việc của nhà quản trị các cấp.
Việc đánh giá các khối và bộ phận được tiến hành dựa theo các mục tiêu đã đề ra với bộ phận tuân theo phương pháp Bảng cân đối thành quả- BSC. Do đó để thực hiện đánh giá được các bộ phận thì phải xác định được các mục tiêu, chỉ tiêu vào đầu kỳ và mục tiêu, chỉ tiêu này phải được thống nhất giữa bộ phận được đánh giá và cấp trên trực tiếp quản lý bộ phận đó.
Theo phương pháp Bảng cân đối thành quả, mục tiêu của các bộ phận sẽ được chia ra thành 4 nhóm như sau:
+ Nhóm mục tiêu liên quan đến kết quả tài chính (đối với các cơng ty con và các
cơng ty liên kết là trung tâm lợi nhuận), hoặc các nhiệm vụ chính mà cơng ty giao cho (đối với các bộ phận hỗ trợ : kế tốn, nhân sự hành chính, đầu tư – dự án)
+ Nhóm mục tiêu liên quan đến khách hàng (chủ yếu là khách hàng bên ngoài đối với các khối kinh doanh- Trung tâm lợi nhuận, khách hàng nộibộ và khách hàng bên ngoài đối với các bộ phận hỗ trợ khác-Trung tâm chi phí)
+ Nhóm mục tiêu liên quan đến các q trình và hoạt động nội bộ + Nhóm mục tiêu liên quan đến học hỏi và phát triển
Thông thường, các bước đánh giá theo phương pháp bảng cân đối thành quả BSC được tiến hành gồm 5 bước gồm có :
Bước 2: Thống nhất trọng số các chỉ tiêu trong mỗi nhóm mục tiêu Bước 3: Theo dõi, kiểm soát định kỳ thực hiện mục tiêu
Bước 4: Đánh giá cho điểm thành quả thực tế vào cuối kỳ Bước 5: Sử dụng kết quả đánh giá và lưu hồ sơ
Bước 1: Thống nhất trọng số nhóm mục tiêu: Cán bộ quản lý trực tiếp và trưởng bộ
phận sẽ thỏa thuận và thống nhất về trọng số đối với từng nhóm các mục tiêu (tài chính, khách hàng, nội bộ, học hỏi và phát triển) vào đầu kỳ đánh giá như ở ví dụ dưới đây. Tổng số các trọng số của các nhóm phải bằng 1, hay là 100%.
Bước 2: Thống nhất trọng số các chỉ tiêu trong mỗi nhóm mục tiêu: Mỗi nhóm mục
tiêu bao gồm nhiều chỉ tiêu thành phần. Bước tiếp theo là xác định trọng số cho các chỉ tiêu thành phần.
Đồng thời với quá trình xác định trọng số này, các nhà quản lý công ty sẽ thống nhất các chỉ tiêu được coi là “rất quan trọng” được phân loại A đối với bộ phận/khối. Việc hoàn thành các chỉ tiêu “rất quan trọng” này sẽ là một trong các điều kiện để xem xét việc hoàn thành hay vượt kế hoạch của bộ phận.Thông qua phân loại“rất quan trọng” này nhằm hướng các bộ phận/khối đến mục tiêu chiến lược chung tồn cơng ty. Các chỉ tiêu B là những chỉ tiêu còn lại. các chỉ tiêu B dùng để đánh giávà kiểm soát toàn diện của mỗi bộ phận, các chỉ tiêu được phân loại A – “rất quantrọng” dùng để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch của các khối/bộ phận.
Bước 3: Theo dõi, kiểm soát định kỳ thực hiện mục tiêu: Với mỗi chỉ tiêu, nhà quản
trị trực tiếp và phụ trách các bộ phận sẽ thống nhất “tần suất theo dõi” và báo cáo. Tuỳ từng, mục tiêu tần suất này có thể hàng tháng, hàng quí hay nửa năm, cả năm một lần. Các nhà quản trị cấp dưới có trách nhiệm tổng hợp báo cáo các chỉ tiêu theo đúng tần suất qui định. Trong quá trình theo dõi báo cáo, nếu phát hiện những rủi ro hay nguy cơ
các biện pháp khắc phục và thống nhất với cán bộ quản trị cấp trên. Với vai trị giám sát và theo dõi, kiểm sốt, cán bộ quản trị cấp trên cũng cần phân tích giúp các bộ phận phát hiện các nguy cơ, và trao đổi hỗ trợ các cán bộ này tìm những giải pháp khắc phục.
Bước 4: Đánh giá cho điểm đánh giá thành quả thực tế vào cuối kỳ: Vào cuối mỗi
kỳ, nhà quản trị trực tiếp xác định thành quả thực tế điền vào ô số 9 -
“Điểm chỉ tiêu” của bảng đánh giá và tính điểm thành quả điền vào ở cột số 10- “Điểm thành quả ” ở bảng bên dưới
Cách tính điểm của mỗi chỉ tiêu qui định nhƣ sau:
• Nếu vừa đạt mức kế hoạch, điểm của chỉ tiêu đó sẽ là 100 điểm.
• Nếu kết quả tốt hơn 1% so với kế hoạch, cộng thêm 1 điểm cho chỉ tiêu đó. Điểm cộng tối đa là 100 điểm cho mỗi chỉ tiêu hồn thành vượt mức này.
• Nếu kết quả kém hơn 1% so với kế hoạch, trừ đi 2 điểm ở chỉ tiêu đó. Điểm trừ tối đa là hết số điểm (100 điểm) của chỉ tiêu khơng hồn thành này.
• Trong trường hợp đặc biệt do đơn vị đo chỉ tiêu không qui được về % thực hiện kế hoạch như “thời hạn hồn thành”, Cơng ty sẽ có qui định tính điểm riêng cho từng chỉ tiêu đó. Ví dụ, Cơng ty có thể dùng đơn vị theo ngày, tuần hay tháng để tính điểm cộng hay trừ cho loại chỉ tiêu này. Chẳng hạn, cứ chậm 1 tháng so với kế hoạch, thì số điểm sẽ bị trừ đi là X điểm...Khi giao những chỉ tiêu này, cơng ty sẽ thống nhất cách tính điểm cho loại chỉ tiêu đặc biệt này.
• Điểm chỉ tiêu sẽ được ghi vào cột 9 “ Điểm chỉ tiêu” ở bảng đánh giá thành quả quản lý theo BSC
Bước 4: Đánh giá cho điểm đánh giá thành quả thực tế vào cuối kỳ: Vàocuối mỗi
kỳ, nhà quản trị trực tiếp xác định thành quả thực tế điền vào ô số 9 -
“Điểm chỉ tiêu” của bảng đánh giá và tính điểm thành quả điền vào ở cột số 10- “Điểm thành quả ” ở bảng bên dưới
Cách tính điểm của mỗi chỉ tiêu qui định nhƣ sau:
• Nếu vừa đạt mức kế hoạch, điểm của chỉ tiêu đó sẽ là 100 điểm.
• Nếu kết quả tốt hơn 1% so với kế hoạch, cộng thêm 1 điểm cho chỉ tiêu đó.Điểm cộng tối đa là 100 điểm cho mỗi chỉ tiêu hoàn thành vượt mức này.
• Nếu kết quả kém hơn 1% so với kế hoạch, trừ đi 2 điểm ở chỉ tiêu đó. Điểm trừ tối đa là hết số điểm (100 điểm) của chỉ tiêu khơng hồn thành này.
• Trong trường hợp đặc biệt do đơn vị đo chỉ tiêu không qui được về % thực hiện kế hoạch như “thời hạn hồn thành”, Cơng ty sẽ có qui định tính điểm riêng cho từng chỉ tiêu đó.
• Điểm chỉ tiêu sẽ được ghi vào cột 9 “ Điểm chỉ tiêu” ở bảng đánh giá thành quả quản lý theo BSC
� Cách tính điểm thành quả nhƣ sau:
• Sau khi đã tính điểm chỉ tiêu cho tất cả các chỉ tiêu. Điểm thành quả (Điểm TQ) của mỗi bộ phận sẽ được tính bằng cơng thức sau:
Điểm TQ = Σ ((điểm chỉ tiêu) x (trọng số của chỉ tiêu) x (trọng số của nhóm))
Số liệu sau khi tính tốn sẽ ghi vào cột 10 “ Điểm thành quả” trong bảng đánh giá thành quả theo BSC
Bộ phận được coi là hoàn thành kế hoạch khi tổng số điểm thành quả là 100 và các chỉ tiêu được xác định là “rất quan trọng”- Phân loại A phải đạt số điểm từ 90 trở lên.
Bước 5: Sử dụng kết quả đánh giá và lưu hồ sơ: Điểm thành quả mỗi kỳ của các bộ
phận sẽ được sử dụng làm căn cứ để xác định mức thưởng cho các bộ phận. Phòng nhân sự sẽ lưu hồ sơ kết quả đánh giá thành quả của các bộ phận. Đồng thời, kết quả đánh giá của các bộ phận/khối cũng là căn cứ đầu vào cho quá trình xâydựng các mục tiêu, chỉ tiêu và các biện pháp hoạt động ở kỳ tiếp theo.