3.2.2 .Xây dựng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn quản trị
3.2.8. Xây dựng các phương pháp kế toán quản trị:
3.2.8.1. Xây dựng phương pháp chứng từ kế toán quản trị:
Hệ thống chứng từ nhằm ghi chép, lưu trữ số liệu về kế toán phục vụ cho nhu cầu của kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Về cơ bản kế toán quản trị vẫn sử dụng các chứng từ theo quyết định số 48/2006/QĐ - BTC hoặc quyết định số 15/2006/QĐ- BTC của Bộ tài chính ban hành.
Do kế toán quản trị bắt nguồn từ kế tốn chi phí, là một dạng kế tốn chi tiết, các chứng từ ghi nhận chi tiết các số liệu về chi phí, doanh thu phải được đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết. Hơn nữa ngành chế biến thủy sản là loại hình
chứng từ phải đảm bảo ghi nhận đầy đủ các thông tin, phản ánh được đầu vào và đầu ra của từng bộ phận, từng công đoạn. Hơn nữa, hệ thống chứng từ phải đảm bảo độ tin cậy của dữ liệu, tính dễ truy cập và tính so sánh được. Để phục vụ cho kế tốn quản trị, ngồi các loại chứng từ của hệ thống kế tốn tài chính, cần thiết kế thêm một số loại chứng từ sau:
* Các chứng từ phản ánh nguyên vật liệu trực tiếp.
- Phiếu dự trù nguyên vật liệu: Phiếu này là cơ sở, là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất được đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng. Do đặc điểm của ngành chế biến thủy sản là phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố thời vụ nên việc dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên để bảo quản được chất lượng ngun vật liệu thì địi hỏi các doanh nghiệp phải có cơng nghệ bảo quản tốt. Việc dự trữ nguyên liệu đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho công ty không bị gián đoạn sản xuất, khơng bị thiếu sản phẩm hàng hố để bán, đồng thời lại sử dụng tiết kiệm và hợp lý vốn lưu động. Đây là căn cứ để kế toán quản trị lập dự toán nguyên vật liệu.
- Phiếu tổng hợp chi phí nguyên vật liệu: Phiếu này thể hiện tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán và thực tế phát sinh tại bộ phận sản xuất. Đây là căn cứ để bộ phận kế tốn quản trị tập hợp chi phí và theo dõi sự thay đổi của chi phí nguyên vật liệu nhằm tìm ra chênh lệch và báo cáo cho Ban giám đốc để có các biện pháp khắc phục.
* Chứng từ phản ánh chi phí nhân cơng trực tiếp
- Danh sách tăng ca: Do tính thời vụ của nguyên liệu thủy sản nên có thời điểm cơng nhân phải làm tăng giờ tăng ca. Danh sách tăng ca dùng để tính thêm lương làm tăng ca cho từng cá nhân tham gia sản xuất. Căn cứ lập là bảng chấm công. Đây là căn cứ để kế tốn tiền lương tính lương trả cho nhân viên và là căn cứ để kế toán quản trị hạch toán khoản chênh lệch so với dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp.
- Phiếu tổng hợp chi phí nhân cơng trực tiếp: Phiếu này thể hiện tổng chi phí nhân cơng trực tiếp theo dự tốn và thực tế phát sinh tại bộ phận sản xuất. Đây là căn cứ để bộ phận kế tốn quản trị tập hợp chi phí và theo dõi sự thay đổi của chi phí
nhân cơng trực tiếp nhằm tìm ra chênh lệch và báo cáo cho ban giám đốc để có các biện pháp khắc phục.
* Chứng từ phản ánh chi phí sản xuất chung
- Phiếu tổng hợp chi phí sản xuất chung: Phiếu này thể hiện chi phí khả biến, chi phí bất biến và tổng chi phí sản xuất chung theo dự tốn và thực tế phát sinh tại bộ phận sản xuất. Đây là căn cứ để bộ phận kế tốn quản trị tập hợp chi phí và theo dõi sự thay đổi của chi phí sản xuất chung nhằm tìm ra chênh lệch và báo cáo cho ban giám đốc để có các biện pháp khắc phục.
3.2.8.2. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Tài khoản kế toán phản ánh quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các chỉ tiêu mà đã được phản ánh trên các tài khoản thuộc kế toán tài chính (tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết) nhưng vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu quản trị doanh nghiệp thì tiến hành mở thêm các tài khoản chi tiết (tài khoản cấp 3,4,5) cho phù hợp.
Khi chi tiết hóa các tài khoản dùng cho kế toán quản trị cần đảm bảo các yêu cầu sau:
• Tính thống nhất về cách hạch tốn, mã số tài khoản bên kế tốn tài chính, • Mã hố tài khoản theo cấp bậc: từ cấp1 đến cấp 2 là mã số của tài khoản kế tốn tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Mở các tài khoản chi tiết theo từng hoạt động kinh doanh và theo từng bộ phận phát sinh chi phí. Mở tài khoản cấp 2, cấp 3 bổ sung thêm ký tự có mã sản phẩm, dịch vụ theo từng hoạt động kinh doanh.
• Kết hợp với bảng mã chi phí, mã đơn hàng, dự án, mã đối tượng. Mã hố tài khoản có đối chiếu u cầu của việc tin học hoá kế toán quản trị, đặt mã phù hợp cho việc quản lý cơ sở dữ liệu.
Cụ thể các doanh nghiệp chế biến thủy sản có thể xây dựng hệ thống tài khoản kế toán kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị như sau:
Số hiệu tài khoản
Tên tài khoản
Cấp
1 Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4
(1) (2) (3) (4) (5)
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5112.MO Doanh thu bán các thành phẩm – Mực
ống
5112.MO.01 Doanh thu bán các thành phẩm – Mực ống –Phân xưởng 1
5112.CB Doanh thu bán các thành phẩm – Cá basa
5112.CB.01 Doanh thu bán các thành phẩm – Cá basa – Phân xưởng 1
……
621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 621.MO Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
–Mực ống
621.MO.02 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – Mực ống – Phân xưởng 2
621.CB Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – Cá basa
621.CB.02 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – Cá basa - Phân xưởng 2
……
622 Chi phí nhân cơng trực tiếp
622.MO Chi phí nhân cơng trực tiếp –Mực ống 622.MO.01 Chi phí nhân cơng trực tiếp – Mực
ống – Phân xưởng 1
622.TS Chi phí nhân cơng trực tiếp – Tơm Sú 622.TS.01 Chi phí nhân cơng trực tiếp – Tơm Sú
– Phân xưởng 1 ……
627 Chi phí sản xuất chung 6272 Chi phí vật liệu
6271.01 Chi phí vật liệu – Phân xưởng 1 ……
632 Giá vốn hàng bán
632.MN Giá vốn hàng bán - Mực nan
632.MN.01 Giá vốn hàng bán - Mực nan – Phân xưởng 1
Ví dụ mã hóa tên các sản phẩm ở cơng ty TNHH Minh Khuê như sau: Mã số Tên sản phẩm TH TC TS Tơm đóng hộp Tôm càng Tôm sú CP CB CT Cá phi lê Cá ba sa Cá tra M MN MO MT …….. Mực Mực nan Mực ống Mực tua …….
3.2.8.3. Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán quản trị
Thơng tin kế tốn quản trị được thu thập phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản trị thơng qua các báo cáo kế tốn quản trị. Các báo cáo kế toán quản trị phải kết hợp với nhiều bộ phận khác như thống kê, hoạch toán nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích và xử lý thơng tin thành các báo cáo có thể sử dụng linh hoạt, thích hợp cho từng đối tượng sử dụng. Do đó việc xây dựng một hệ thống danh mục báo cáo kế toán quản trị trong các doanh nghiệp rất cần thiết. Nhờ hệ thống danh mục này xác định được các báo cáo cần cung cấp cho bộ phận nào, nhà quản trị nào, thời điểm nào… giúp cho các doanh nghiệp thực hiện việc cung cấp thông tin được thuận lợi và dễ dàng hơn.
Các mẫu biểu báo cáo được xây dựng tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, nhìn chung thường có các mẫu biểu báo cáo dự toán như dự toán doanh thu, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lí doanh nghiệp,
dự tốn thu tiền, dự toán chi tiền, dự toán cân đối thu, chi tiền, dự toán lợi nhuận, dự toán bảng cân đối kế tốn.
Báo cáo tài chính như báo cáo tình hình nợ phải thu khách hàng, báo cáo phân tích nợ phải thu, báo cáo chấp hành định mức tồn kho, báo cáo nhập, xuất, tồn kho, báo cáo tăng, giảm tài sản cố định, báo cáo chi tiết nợ phải trả, báo cáo phân tích nợ phải trả, báo cáo tăng, giảm nguồn vốn chủ sở hữu, báo cáo chi tiết doanh thu, báo cáo chi tiết giá vốn hàng bán, báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí quản lí doanh nghiệp, báo cáo chi tiết chi phí sản xuất, kết quả kinh doanh.
Báo cáo phân tích: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng lợi nhuận thực hiện, phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phân tích biến động chi phí nhân cơng trực tiếp, phân tích biến động biến phí sản xuất chung, phân tích biến động định phí sản xuất chung, phân tích chi phí bán hàng, phân tích chi phí quản lí doanh nghiệp
Báo cáo tình hình thực hiện chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu sự tác động trực tiếp lượng nguyên vật liệu tiêu hao và đơn giá vật liệu mua vào. Sự biến động lượng nguyên vật liệu tiêu hao thuộc về trách nhiệm của bộ phận sản xuất, cũng có thể do giá mua vào hoặc những nhân tố chủ quan khác. Cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong chu trình cung cấp nguyên vật liệu để giúp doanh nghiệp kiểm sốt được chi phí và giảm thiểu những rủi ro. Vì vậy, ngồi các bảng kê ngun vật liệu, công ty nên lập báo cáo về tình hình thực hiện chi phí ngun vật liệu trực tiếp nhằm xác định mức biến động về định mức hay đơn giá nguyên vật liệu, từ đó xác định nguyên nhân và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
Báo cáo tình hình thực hiện chi phí nhân cơng trực tiếp
Kế tốn quản trị phải lập báo cáo để đánh giá được năng suất lao động từng người, từng bộ phận, công đoạn, phân xưởng. Đây là căn cứ để phân tích tình hình lao động, kịp thời có cácbiện pháp quản lý, khuyến khích, điều chỉnh hợp lý trong bố trí lao động.
Nhằm giúp nhà quản trị kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng chi phí sản xuất chung, cơng ty nên lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất chung theo từng phân xưởng, từng bộ phận để dễ dàng kiểm sốt chi phí, tạo một cách nhìn tổng quan về hoạt động của Công ty.