3.2.2 .Xây dựng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn quản trị
3.2.4. Tổ chức hệ thống dự toán ngân sách
Dự tốn ngân sách đóng vai trị quan trọng để thực hiện chức năng quản lý là hoạch định, tổ chức và kiểm soát. Tùy theo đặc điểm quy mơ của từng loại hình doanh nghiệp mà lựa chọn mơ hình dự tốn phù hợp để xây dựng nhằm đáp ứng các mục tiêu quản lý. Có 3 mơ hình thơng tin như sau:
Mơ hình thơng tin từ trên xuống: theo mơ hình này chỉ tiêu dự tốn được dự thảo từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp, xét duyệt thông qua cho cấp trung gian, sau đó thơng qua cho cấp cơ sở.
Mơ hình thơng tin từ dưới lên: quản lý cấp cơ sở dựa vào năng lực thực tế của doanh nghiệp dự thảo chỉ tiêu dự tốn và trình lên cấp trung gian. Cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu từ cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán của cấp trung gian kết hợp với năng lực hoạt động của doanh nghiệp sẽ quyết định chỉ tiêu dự tốn chính thức cho cấp trung gian, trên cơ sở đó cấp trung gian quyết định chỉ tiêu dự tốn chính thức cho cấp cơ sở.
Mơ hình thơng tin phản hồi: Theo mơ hình này, chỉ tiêu dự tốn dự thảo bởi ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp, sau đó phân bổ cho cấp trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian phân bổ cho cấp cơ sở.
Quản lý cấp cơ sở căn cứ vào chỉ tiêu dự thảo, khả năng và điều kiện của doanh nghiệp xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện được và trình lên cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ cấp cơ sở kết hợp với tầm nhìn tổng quát về hoạt động của cấp cơ sở để xác định chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện được ở bộ phận mình và trình lên quản lý cấp cao. Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tồn diện về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp, quản lý cấp cao quyết định chỉ tiêu dự tốn chính thức cho cấp trung gian, trên cơ sở đó cấp trung gian giao chỉ tiêu dự tốn chính thức cho cấp cơ sở.
Đối với ngành chế biến thủy sản, một hệ thống dự toán bao gồm các dự toán tổng thể và chi tiết, lập cho cả năm và chi tiết cho từng quý, từng tháng ở tất cả các bộ phận là hết sức cần thiết. Bởi vì đặc điểm của ngành này là có tính dễ bị ảnh hưởng
bởi các biến đổi của điều kiện khí hậu, nguồn nguyên liệu chế biến, nguồn lao động, thị trường tiêu thụ. Hệ thống dự toán cần lập tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản tỉnh Kiên Giang (sơ đồ 3.2)
Sơ đồ 3.2. Hệ thống dự toán áp dụng cho doanh nghiệp chế biến thủy sản
Qua sơ đồ trên, chúng ta thấy rõ mối quan hệ giữa các loại dự tốn trong doanh nghiệp. Ví dụ như: nếu như dự tốn tiêu thụ khơng được xây dựng có căn cứ sẽ ảnh hưởng đến tồn bộ hệ thống dự tốn trong cơng ty, từ quá trình chuẩn bị nguồn lực cho đến cơng tác sắp xếp bố trí sản xuất. Sơ đồ dự toán giúp cho các trung tâm trách nhiệm nhận thức rõ vai trò của trung tâm với các trung tâm còn lại. Một hệ thống dự
Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Dự toán lao động Dự toán giá vốn Dự toán BCKQ HĐKD Dự toán vốn Dự toán tồn kho Dự toán nguyên vật liệu Dự toán tiền Dự toán CPBH,CPQL Dự tốn chi phí sản xuất chung Dự tốn bảng cân đối kế toán
toán được xây dựng chặt chẽ sẽ giúp nối kết các hoạt động của công ty lại với nhau, làm tăng hiệu quả chung của doanh nghiệp. Cơng thức tính, ý nghĩa của các loại dự tốn được trình bày ở phần phụ lục 5.
Tùy vào quy mơ và mục tiêu tổ chức thực hiện kế tốn quản trị mà doanh nghiệp xây dựng hình thức và nội dung dự tốn phù hợp:
Đối với những doanh nghiệp siêu nhỏ: khối lượng công việc kế tốn ít và nghiệp vụ đơn giản thì có thể chỉ tập trung xây dựng hệ thống chi phí sản xuất, khơng cần lập dự tốn
Đối với những doanh nghiệp nhỏ: phù hợp với mơ hình từ trên xuống, tập trung xây dựng hệ thống chi phí cùng với hệ thống dự toán với một số nội dung như dự toán doanh thu, dự toán sản lượng, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn nhân cơng trực tiếp, dự tốn bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp vừa: phù hợp xây dựng với cả 3 mơ hình từ trên xuống, từ dưới lên và thông tin phản hồi. Bên cạnh một số dự toán như doanh nghiệp nhỏ cần bổ sung thêm một số dự toán như dự toán thu tiền, dự toán chi tiền, dự toán lưu chuyển tiền tệ, dự toán lợi nhuận, dự toán bảng cân đối kế tốn.
Đối với các doanh nghiệp có quy mơ lớn: cơng nghệ hiện đại, chất lượng dịch vụ tốt, cơ sở hạ tầng tốt, cần tập trung xây dựng hệ thống chi phí hồn chỉnh, hệ thống dự tốn đầy đủ, hồn thiện và áp dụng kế tốn trách nhiệm cũng như thơng tin thích hợp cho các quyết định ngắn và dài hạn.