6. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý chất lượngdự án đầu tư tại Công ty
ÁN ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY QUẢN LÝ BAY MIỀN NAM
3.2.1 Giải pháp khắc phục những yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản lý chất lượng dự án đầu tư tại Công ty QLBMN.
Trong nội dung chương 2 đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng chính đến cơng tác quản lý chất lượng của doanh nghiệp, trong đó nổi bật là yếu tố con người và yếu tố cơ chế, chính sách, tổ chức có nhiều ảnh hưởng tiêu cực. Các yếu tố khác như nguồn tài chính, mơi trường được đánh giá nhiều tích cực. Tác giả sẽ đi sâu, đề xuất các giải pháp để hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực này.
Làm tốt công tác huấn luyện, đào tạo
Trong bối cảnh tuyển chọn, bổ sung nhân lực cho quản lý dự án khó khăn do tạm thời bị ngưng lại, làm tốt công tác huấn luyện đào tạo sẽ giải quyết được những vấn đề trước mắt và lâu dài. Cơng ty có nguồn kinh phí khá đầy đủ cho huấn luyện đào tạo. Việc tổ chức, nâng cao trình độ nghiệp vụ của các thành viên tham gia quản lý chất lượng dự án, bổ sung những kiến thức thiếu hụt, đào tạo thêm những kỹ năng sẽ giúp học viên tự tin, từng bước giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý dự án.
+ Việc huấn luyện đào tạo cho công tác QLDA, QLCLDA cần đưa vào kế hoạch huấn luyện đào tạo hàng năm của đơn vị và là yêu cầu bắt buộc đối với các cá nhân tham gia trong lĩnh vực này. Cơ quan phụ trách huấn luyện đào tạo (Phòng Tổ chức Cán bộ- Lao động), phối hợp với các phòng chức năng và các Ban quản lý dự án tổ chức mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên, định kỳ về chuyên mơn về QLDA, QLCLDA…, các chương trình nghiệp vụ nâng cao.
+ Có qui định, chế độ ưu tiên sử dụng đối với những cán bộ đã hoàn thành tốt khóa bồi dưỡng và tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học được. Điều này cần được thể hiện trong qui chế sử dụng nguồn nhân lực của đơn vị.
+ Tổ chức các hội thảo, chuyên đề về công tác quản lý chất lượng như Quản lý chất lượng trong công tác khảo sát thiết kế, quản lý chất lượng trong quá trình thi cơng… Các phịng nghiệp vụ của Công ty trao đổi, thảo luận đề xuất các biện pháp cải tiến để nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý dự án.
Xây dựng, hồn thiện qui chế, chính sách, tổ chức cho phù hợp với phương hướng và nhiệm vụ đơn vị
Qui chế, chính sách, tổ chức là các yếu tố ảnh hưởng lớn thứ 2 đến công tác quản lý chất lượng dự án. Giải quyết những hạn chế ảnh hưởng của các yếu tố này bằng những giải pháp:
+ Từng bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 trong lĩnh vực đầu tư, xây dựng cơ bản của công ty. Trước mắt, xây dựng và ban hành các qui trình QLCL chuẩn cho các giai đoạn QLDA. Xây dựng “Thư viện dữ liệu dự án” trong đó bao gồm các cơ sở pháp lý, các qui trình, mẫu biểu, các hướng dẫn chuẩn trong quá trình QLDA để các thành viên tham gia dễ dàng tra cứu, tham khảo. Đây là giải pháp nòng cốt tạo ra một hệ thống kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn, hỗ trợ những người tham gia quản lý dự án tránh được nhiều sai sót do khơng nắm vững các qui trình, qui định…
nghiệp, độc lập. Thành phần nhân sự lấy từ nguồn các cơ quan, đơn vị gồm những người có trình độ chun mơn cao, có kinh nghiệm. Xây dựng qui chế quản lý riêng đảm bảo phát huy được nguồn lực, quản lý hiệu quả. Phân cấp trong quản lý dự án (Ví dụ: Ban QLDA quản lý các dự án trên 5 tỷ đồng, dưới mức đó là cơng ty quản lý). Giải pháp này giúp đơn vị chủ động tập chung được nguồn lực, nâng cao trách nhiệm trong việc quản lý chất lượng dự án theo quyền hạn.
+ Hồn thiện qui chế lương thưởng của Cơng ty. Đề xuất bổ sung hệ số trách nhiệm cho những cá nhân làm việc kiêm nhiệm tham gia quản lý dự án dự án. Hệ số hiệu quả được đánh giá trên tỷ lệ số dự án đạt yêu cầu về chất lượng, tiến độ hàng tháng, quí…Việc xây dựng chế độ tiền lương phù hợp và khuyến khích tinh thần làm việc tích cực của người lao động. Một mức lương phù hợp với trình độ của mỗi người sẽ kích thích được tinh thần lao động sáng tạo của cán bộ quản lý dự án, tạo cho họ cảm hứng làm việc tốt hơn vì thành quả được hưởng tương ứng với sức lao động mà mình bỏ ra. Chế độ về tiền lương là một chính sách rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý dự án tại cơng ty. + Hồn thiện Qui chế quản lý đầu tư của Tổng Công ty. Hiện nay, Công ty đang áp
dụng Qui chế quản lý đầu tư của Tổng Cơng ty. Tuy nhiên, trong q trình thực hiện cho thấy cịn một số nội dung cần sửa đổi, hồn thiện cho phù hợp với thực tiễn. Trong qui chế này cần bổ sung nội dung qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ công tác của các đơn vị trực thuộc Công ty để phân định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi cá nhân, tổ chức khi tham gia công tác dự án.
3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện quản lý chất lượng trong quá trình quản lý dự án.
Một số giải pháp chính để hồn thiện cơng tác quản lý chất lượng dự án trong suốt quá trình quản lý dự án của công ty.
Nâng cao chất lượng công tác tuyển chọn nhà thầu tư vấn
của cán bộ, kỹ sư tư vấn. Do đó, nâng cao chất lượng tuyển chọn tư vấn được thể hiện bằng các giải pháp sau:
- Nâng cao chất lượng các chuyên gia tư vấn bằng việc cụ thể hóa các yêu cầu về nhân sự tham gia trong các hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ yêu cầu. Chỉ những dự án có quy mơ nhỏ mới thực hiện chỉ định đơn vị tư vấn thiết kế. Các dự án, cơng trình cịn lại tuyển tư vấn thơng qua đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế để tăng tính cạnh tranh.
- Tổ chức lựa chọn đơn vị tư vấn giám sát, tư vấn lập dự án nghiêm túc, chặt chẽ đảm bảo lựa chọn được đơn vị tư vấn giám sát có đủ năng lực, kinh nghiệm đối với cơng việc thực hiện, có đủ điều kiện năng lực hoạt động giám sát xây dựng cơng trình. Điều này thể hiện qua hồ sơ yêu cầu tuyển chọn tư vấn: Cá nhân đảm nhận chức danh Tư vấn giám sát trưởng; Tư vấn giám sát viên phải có chứng chỉ hành nghề và năng lực phù hợp với công việc thực hiện theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Với năng lực hạn chế về nhân sự cho dự án xây dựng cơng trình, đối với các cơng trình xây dựng qui mơ lớn, Cơng ty nên ký hợp đồng với một tổ chức tư vấn có chức năng thẩm tra lập dự án, thiết kế và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các nhận xét về công tác lập dự án, thiết kế do tư vấn lập, Công ty chỉ thực hiện chức năng quản lý công tác thẩm định.
- Quy định rõ trách nhiệm của đơn vị tư vấn trong quá trình thương thảo, ký kết hợp đồng nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của các đơn vị tư vấn đối với công việc.
Việc thực hiện tốt các giải pháp trên sẽ góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ dự án do đơn vị tư vấn lập, giảm bớt những sai sót ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ và tránh được các chi phí phát sinh, nâng cao hiệu quả đầu tư của dự án.
Làm tốt công tác quản lý chất lượng lập dự án, thiết kế
lập dự án phải tuân theo đúng nhiệm vụ lập dự án do Chủ đầu tư được phê duyệt, việc thiết kế phải tuân thủ đúng nhiệm vụ thiết kế và thiết kế cơ sơ đã được phê duyệt. Trong quá trình thực hiện cần phải cập nhật các số liệu phục vụ lập dự án, thiết kế như địa hình, địa chất, giá cả thị trường…
- Tăng cường phối hợp, trao đổi giữa chủ đầu và các đơn vị tư vấn trong quá trình lập hồ sơ nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ, hạn chế sai sót, chỉnh sửa nhiều lần. - Lập quy trình giám sát, kiểm tra chéo giữa các bộ phận tham gia lập dự án, thiết
kế nhằm hạn chế những sai sót trong q trình thực hiện.
- Yêu cầu các thành viên tham gia các Ban QLDA phải được huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ chun mơn các lĩnh vực của Dự án, thực hiện các văn bản pháp luật chuyên ngành của Nhà nước.
- Đối với nhưng dự án lớn, chủ đầu tư không đủ năng lực kinh nghiệm cần thuê đơn vị tư vấn quản lý dự án có đủ năng lực để thay mặt chủ đầu tư thực hiện công tác quản lý dự án.
Việc thực hiện tốt các giải pháp về công tác quản lý chất lượng lập dự án, thiết kế sẽ góp phần nâng chất lượng hồ sơ dự án, thiết kế, tránh được những sai sót trong giai đoạn đầu của dự án, hạn chế đáng kể phát sinh, điều chỉnh trong các giai đoạn sau của dự án.
Nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, đánh giá, thẩm định hồ sơ
Theo qui chế Đầu tư của Tổng công ty, công tác thẩm định được qui định khá rõ ràng về đơn vị chủ trì (phịng Kế hoạch Đầu tư/phịng Tài chính), năng lực nhân sự tham gia, về trách nhiệm của từng đơn vị trong nội dung thẩm định…Tuy nhiên, cần có những giải pháp hồn thiện:
- Tổ chức họp thẩm định, đối với gói thầu, dự án có giá trị trên 2 tỷ là bắt buộc để thay thế cho việc lấy ý kiến thẩm định bằng văn bản. Với cách họp này, các bên liên quan có cơ hội trao đổi, mổ xẻ và thấu hiểu hơn những vấn đề tồn tại để đi đến thống nhất cách giải quyết.
- Tăng cường trách nhiệm trong thẩm định. Ngoài chuyên viên thẩm định, các phịng chức năng phải có đại điện lãnh đạo tham gia và cùng ký văn bản. Đối với các dự án, gói thầu phức tạp phải qui định rõ năng lực, kinh nghiệm người tham gia thẩm định.
- Với những nội dung nằm ngồi khả năng thẩm định của cơng ty, công ty sẽ chủ động thuê đơn vị tư vấn hoặc chuyên gia trong lĩnh vực liên quan để tham vấn trước khi quyết định phê duyệt.
- Tổ chức nâng cao, bồi dưỡng kiến thức, trình độ cho đội ngũ cán bộ thẩm định dự án ở công ty.
- Tập hợp các chun gia có năng lực, kinh nghiệm giỏi của cơng ty vào các tổ thẩm định để nâng cao chất lượng công tác thẩm định hồ sơ dự án.
- Thực hiện thẩm định dự án đầu tư bằng các phương pháp khoa học, hiện đại cùng với kinh nghiệm quản lý và nguồn thông tin đáng tin cậy để giúp cho việc phân tích, đánh giá dự án được khách quan, toàn diện, chuẩn xác và kịp thời. Cơ quan tổ chức thẩm định xây dựng các cơ sở dữ liệu, liên kết với các tổ chức khoa học chun mơn để có những tư vấn cần thiết trong quá trình đánh giá, thẩm định hồ sơ.
Thực hiện tốt công tác kiểm tra, đánh giá, thẩm định hồ sơ dự án sẽ ngăn chặn nhưng sai sót, giải quyết những vướng mắc cịn tồn tại, và giúp hồn thiện hồ sơ trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ.
Đổi mới công tác đấu thầu
Một số giải pháp mà cơng ty có thể áp dụng để nâng cao chất lượng trong đấu thầu, đảm bảo tiêu chí cạnh tranh, cơng bằng, minh bạch, hiệu quả mà cơng ty có thể áp dụng gồm:
- Chun nghiệp hóa cơng tác đấu thầu: Công ty chỉ tổ chức đấu thầu (lựa chọn nhà thầu) những gói thầu mua sắm trang thiết bị và các gói thầu xây lắp qui mơ nhỏ. Đối với những gói thầu có qui mơ lớn, phức tạp, nên thuê các tổ chức đấu
thầu chuyên nghiệp thực hiện. Khi đó, chủ đầu tư, chủ dự án sẽ làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và tổ chức thẩm định. Giải pháp này cũng tạo môi trường đánh giá khách quan, hạn chế các tiêu cực trong hoạt động đấu thầu.
- Đảm bảo tính cạnh tranh trong cơng tác đấu thầu: Lựa chọn hình thức đấu thầu, xây dựng các tiêu chí trong Hồ sơ mời thầu (Hồ sơ yêu cầu) đảm bảo khách quan, không thiên vị, dựa trên nhu cầu thực tế của đơn vị. Không đưa những yêu cầu không hợp lý làm hạn chế tham dự của các nhà thầu.
- Nâng cao chất lượng cơng tác xét thầu, xử lý các tình huống nảy sinh trong đấu thầu bằng cách thường xuyên trao đổi, hội ý trong Tổ chuyên gia đấu thầu. Nếu cần có thể tham khảo ý kiến các chuyên gia trong ngành, các tổ chức tư vấn. Đảm bảo các đánh giá trong hồ sơ là chuẩn xác, nhà thầu tâm phục, khẩu phục. - Thường xuyên phổ biến, hướng dẫn, cập nhật các quy định về đấu thầu cho các tổ chức, cá nhân làm công tác đấu thầu; Tổ chức hội thảo, trao đổi kinh nghiệm, xử lý tình huống trong đấu thầu.
Thực hiện tốt các giải pháp quản lý chất lượng trong công tác đấu thầu sẽ giúp chủ đầu tư lựa chọn được nhưng nhà thầu đủ năng lực, kinh nghiệm, cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý với tiến độ yêu cầu. Ngoài ra làm tốt các giải pháp này sẽ nâng cao hiệu quả đầu tư của dự án.
Tăng cường chất lượng cơng tác giám sát thi cơng, nghiệm thu cơng trình
Cơng tác giám sát thi cơng, nghiệm thu cơng trình là khâu rất quan trọng trong quá trình quản lý chất lượng của tồn bộ dự án, góp phần quyết định chất lượng sản phẩm cuối cùng. Một số giải pháp cụ thể nâng cao chất lượng công tác giám sát:
- Lựa chọn nhân sự tham gia giám sát thi cơng cơng trình, giám sát chủ đầu tư phải là những người có chuyên mơn cao, được đào tạo và có chứng chỉ về giám sát cơng trình.
- Lựa chọn đúng tổ chức tư vấn giám sát đạt các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, có đầu đủ chứng chỉ theo yêu cầu gói thầu. Điều này thể hiện trong q trình lập
hồ sơ, đánh giá và tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn giám sát.
- Tăng cường việc giám sát, điều hành của Chủ đầu tư, Ban QLDA đối với đội ngũ TVGS trong quá trình thực hiện nhằm kiểm sốt chặt chẽ cơng tác giám sát của TVGS đối với nhà thầu thi công việc tuân thủ quy trình, quy phạm, đề cương giám sát đã được phê duyệt cũng như phát hiện được những sai sót, sai phạm (nếu có) để có những biện pháp xử lý nhằm đảm bảo chất lượng cơng trình. - Việc tổ chức nghiệm thu hồn thành cơng trình để đưa vào sử dụng cần được
phối hợp chặt chẽ giữa Chủ đầu tư, Ban QLDA, TVGS, nhà thầu thi công và đơn vị tư vấn thiết kế nhằm đảm bảo nghiệm thu cơng trình theo đúng các quy định hiện hành của nhà nước và hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt.
- Mỗi thành viên của Hội đồng nghiệm thu cần phải có năng lực, kinh nghiệm từng lĩnh vực cụ thể của dự án, có trách nhiệm cao trong cơng việc nhằm đảm bảo việc kiểm tra, nghiệm thu cơng trình đạt chất lượng.
Thực hiện tốt các giải pháp quản lý chất lượng trong q trình giám sát thi cơng, nghiệm thu cơng trình giúp Chủ đầu tư đảm bảo chất lượng cơng trình, sử dụng lâu dài, hiệu quả.