CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẢNG CÂN BẰNG ĐIỂM
1.2. Bảng cân bằng điểm và tổ chức công
1.2.4. Sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược
1.2.4.1. Sứ mệnh
Sứ mệnh chính là câu trả lời “tại sao chúng ta tồn tại” (Niven, 2008). Mỗi tổ chức sinh ra đều xây dựng cho mình những sứ mệnh riêng. Các tổ chức tư nhân và tổ chức cơng cũng vậy. Đối với các tổ chức cơng thì có sự khác biệt hơn khi những sứ mệnh của tổ chức thì được Nhà nước định hướng và giao nhiệm vụ để thực hiện.
Niven (2008) cho rằng sứ mệnh không giống như chiến lược và mục tiêu vốn có thể đạt được qua thời gian, mỗi tổ chức khơng bao giờ thực sự hồn thành được sứ mệnh của mình. Sứ mệnh như một chiếc đèn hiệu cho công việc của bạn, bạn sẽ không ngừng đuổi theo nó nhưng chẳng bao giờ đạt được tất cả. Hãy xem sứ mệnh như là chiếc la bàn để bạn dẫn dắt tổ chức mình hoạt động.
1.2.4.2. Tầm nhìn
Tầm nhìn là bức tranh bằng lời về tương lai của một tổ chức.( Niven, 2008, trang 106).
Mục đích của tầm nhìn: John Kotter (1996) đã nhấn mạnh ba mục đích
quan trọng của một tầm nhìn trong quá trình thay đổi:
- Định hướng chung cho sự thay đổi, tầm nhìn sẽ đơn giản hóa hàng trăm, hàng ngàn quyết định chi tiết.
- Tầm nhìn thúc đẩy các thành viên hành động một cách đúng đắn.
- Hành động của những nhân viên sẽ được liên kết một cách hiệu quả và nhanh chóng dựa vào tun bố tầm nhìn.
Mỗi tổ chức dù ở quy mô nào cũng đều muốn xây dựng một tầm nhìn, một tuyên bố tầm nhìn được xây dựng khéo léo khơng chỉ mơ tả những gì tổ chức đang muốn hồn thành mà cịn động viên, khuyến khích nhân viên chia sẽ và cùng đối mặt với những thách thức trong tương lai. Theo Niven (2008) về bản chất Bảng cân bằng điểm là một thiết bị diễn giải tầm nhìn bằng lời. Bảng cân bằng điểm diễn giải tầm nhìn thành hiện thực, tầm nhìn và Bảng cân bằng điểm có mối liên hệ sâu sắc.
Tun bố tầm nhìn có hiệu quả: Niven (2008) cho rằng một tuyên bố tầm nhìn có hiệu quả là:
Ngắn gọn và khả thi: Những tuyên bố tầm nhìn ngắn gọn sẽ hiểu, thu hút và có sức thuyết phục cao. Nên những tuyên bố này đơn giản và dễ nhớ đồng thời tầm nhìn khơng phải là một giấc mơ mà phải đặt trên nền tảng thực tế.
Có sự hấp dẫn với các bên hữu quan: Tầm nhìn cần được sự đồng thuận bên trong như nhân viên, cổ đông và từ xã hội. Khơng có một tầm nhìn nào có thể hồn thành được nếu chống lại lợi ích các bên liên quan.
1.2.4.3. Chiến lược Chiến lược là gì? Chiến lược là gì?
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về chiến lược, tại vì đối với mỗi cá nhân và mỗi tổ chức khác nhau thì chiến lược lại có ý nghĩa khác nhau. Theo Porter (1996, Harvard Business review) thì “Chiến lược là sự chọn các hoạt động khác nhau, theo đuổi những điều mà dẫn tới sự độc nhất và giá trị cao cho tổ chức”. Cho dù còn nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm chiến lược nhưng Theo Niven (2008) nó vẫn có những ngun tắc chính như sau:
- Tập hợp những hoạt động khác nhau: để thực hiện tốt một chiến lược thì chiến lược đó phải bao hàm nhiều hoạt động khác nhau hoặc tạo ra sự khác biệt trong hiệu quả hoạt động.
- Sự đánh đổi: một chiến lược tạo ra khơng thể đáp ứng u cầu của tồn bộ mọi người. Cho nên mỗi tổ chức phải chọn những việc nên và không nên thực hiện.
- Phù hợp: các hoạt động phải phù hợp với mỗi người mới tạo ra sự thành công cho chiến lược cho cơng ty.
- Tính liên tục: trong q trình hoạt động sẽ có nhiều thay đổi và dẫn đến sự thay đổi của chiến lược đây là một quá trình diễn ra liên tục để tạo ra cơ hội mới.
1.2.5. Các mục tiêu của Bảng cân bằng điểm và bản đồ chiến lược các mục tiêu
Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu như các tổ chức giáo dục cơng lập thì mọi mục tiêu đều xuất phát từ tầm nhìn sứ mệnh và chiến lược. Trong đó các mục tiêu ở mỗi phương diện đều hướng về việc hoàn thành sứ mệnh, nhiệm vụ đưa ra.
1.2.5.1. Phương diện tài chính
Hiện tại các Trường cơng lập đang đứng trước những khó khăn về vấn đề tài chính khi ngân sách nhà nước cấp cho các trường rất ít. Các Trường phải tự chủ về tài chính để đảm bảo nguồn thu phục vụ cho quá trình đào tạo, thực hiện sứ mệnh Nhà nước giao phó. Nhưng cũng cần phải khẳng định rằng đối với các Trường thì mục tiêu tài chính khơng phải là tối đa hóa lợi nhuận cho cổ đông như các doanh
nghiệp nhưng mà vẫn phải đảm bảo tài chính như một điều kiện tồn tại để phát triển. Các trường cần có một nguồn tài chính cần thiết để tái đầu tư, phát triển.
Đối với các cơ sở giáo dục cơng lập tự chủ về tài chính thì mục tiêu cơ bản vẫn là tăng nguồn thu. Tăng nguồn và giảm chi phí để thực hiện các mục tiêu chiến lược của Trường như gia tăng lợi nhuận và thu nhập của nhân viên đồng thời thực hiện những nhiệm vụ chiến lược của đơn vị.
Tăng nguồn thu: Có thể được thực hiện thông qua việc tăng thị phần, thông
qua việc tăng chất lượng và dịch vụ cho khách hàng. Đi đôi với việc tăng chất lượng và các dịch vụ có sẵn là phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới hướng đến sự hài lòng cao nhất của khách hàng. Bên cạnh việc tăng nguồn thu của những khách hàng được cung cấp sản phẩm, dịch vụ thì các đơn vị công cần đẩy mạnh thêm các mối quan hệ hợp tác, liên kết để được hỗ trợ thông qua các tổ chức trong và ngoài nước tài trợ nhất là trong lĩnh vực giáo dục.
Giảm chi phí là công việc thực sự quan trọng trong mỗi tổ chức thông qua
việc tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức, cải thiện năng suất làm việc của các nhân viên để nhằm tạo ra những dịch vụ, sản phẩm giá thành tốt. Để thực hiện tiết kiệm chi phí cần sử dụng các tài sản cố định một các hiệu quả. Tối đa hóa hiệu quả từ tài sản cố định, phát triển tài sản vơ hình. Đây là những tài sản vốn có của tổ chức nếu phát huy tối đa thì sẽ tạo nên một sức mạnh cực kì lớn. Nhất là tài sản vơ hình, tài sản mà việc đo lường đang gặp nhiều khó khăn. Thay đổi quy trình hoạt động sẽ làm cho hiệu quả hoạt động của đơn vị tốt hơn, đặc biệt là đối với những đơn vị sự nghiệp có một lượng khách hàng rất đặc biệt để phục vụ.
Với mọi tổ chức thì tài chính ln là một yếu tố quan trọng nhưng các mục tiêu tài chính thì có sự khác nhau về ý nghĩa. Các cơ sở giáo dục công mục tiêu về tài chính có những nét riêng biệt nhằm thực hiện sứ mệnh, nhiệm vụ riêng của Nhà nước. Minh họa một số thước đo Đí h kè phụ lục 1)
1.2.5.2. Phương diện khách hàng
Các tổ chức giáo dục cơng lập có những lợi thế về mặt cơ sở vật chất của nhà nước ưu đãi để phát triển như các Trường cao đẳng , đại học. Nhưng những năm
gần đây với sự phát triển của rất nhiều Trường đại học, cao đẳng trên cả nước thị việc cạnh tranh thu hút Sinh viên rất khốc liệt. Các đơn vị giáo dục luôn đặt mục tiêu làm sao gia tăng được thị phần khách hàng, nhất là những khách hàng tiềm năng. Để thu hút được những khách hàng tiềm năng thì cần phải làm thõa mãn, tăng sự hài lòng của khách hàng về chất lượng đào tạo, chương trình học, dịch vụ cung cấp.
Thu hút khách hàng mới: Với mỗi đơn vị dù là Trường học hay doanh nghiệp thì khách hàng là vấn đề sống cịn đối với mỗi tổ chức. các Trường phải đặt ra một câu hỏi đó là khách hàng tiềm năng là ai? Họ cần những giá trị gì? Chúng ta sẽ chuyển giao cho khách hàng giá trị gì?
Đối với các Trường đại học, cao đẳng thì đối tượng khách hàng bây giờ khơng chỉ là sinh viên mà cịn là nhân viên các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần đào tạo rất nhiều nhân viên, cán bộ để phát triển kỹ năng, kiến thức.
Bên cạnh đó cũng phải xác định rằng các doanh nghiệp là khách hàng trong việc chuyển giao các cơng trình nghiên cứu của giảng viên hoặc các cơng trình các doanh nghiệp đặt hàng cho Trường nghiên cứu.
Việc đa dạng hóa các đối tượng đào tạo sẽ giúp Nhà trường gia tăng các nguồn thu, cũng cố được các mục tiêu về tài chính.
Thõa mãn khách hàng: Đối với các tổ chức giáo dục, đặc biệt là các cơ sở
giáo dục đại học, cao đẳng thì Sinh viên chính là sản phẩm Nhà trường đào tạo ra nhưng cũng là khách hàng và sản phẩm này phải đáp ứng được yêu cầu làm việc các đơn vị sử dụng lao động. Cho nên để trở thành một môi trường đào tạo tốt và thu hút được nhiều người học thì cơ sở giáo dục cần thõa mãn được các yêu cầu doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động. Cho nên các cơ sở giáo dục đại học phải tìm hiểu và phân tích Sinh viên, cộng đồng, doanh nghiệp, đơn vị sử dụng “sản phẩm đào tạo” cần những trình độ, kỹ năng nào các Trường đào tạo theo những tiêu chí đó.
Quảng bá hình ảnh: Hình ảnh của mỗi đơn vị được giới thiệu và tạo được uy tín đối với mỗi khách hàng hoặc các bên hữu quan, nhất là đối với các đơn vị công trong lĩnh vực khi mà Sinh viên chính là sản phẩm và cũng là đối tượng khách
hàng nhưng những đơn vị doanh nghiệp mới lại sử dụng sản phẩm đó. Việc quảng bá hình ảnh, uy tín thơng qua chất lượng sản phẩm là một điều rất cần thiết. Tạo ra hình ảnh đẹp, uy tín về sản phẩm đơn vị tạo ra. Việc đo lường về mục tiêu này có thể thơng qua việc khảo sát các đơn vị, tổ chức sử dụng lao động. Minh họa một số thước đo Đí h kè phụ lục 2)
1.2.5.3. Phương diện quy trình nội bộ
Đối với những hệ thống quản lý truyền thống thì việc đo lường ít tập trung vào quy trình nội bộ nhất là các quy trình. Nhưng với Bảng cân bằng điểm ln tập trung vào các quy trình nội bộ quan trọng. Từ các chu trình quan trọng này sẽ cải thiện chất lượng sản phẩm, thời gian….nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Để tạo ra được những sản phẩm, dịch vụ tốt thì các quy trình từ đầu vào đến đầu ra phải được vận hành một cách khoa học và hợp lý.
Quy trình quản lý đào tạo và hoạt động là quy trình cơ bản và rất quan trọng. Quy trình đào tạo sẽ quyết định đến chương trình đào tạo và chất lượng sinh viên có đáp ứng được những nhà sử dụng lao động hay khơng. Bên cạnh đào tạo thì quản lý hoạt động sẽ tác động đến chi phí và sự hiểu quả của các hoạt động trong Nhà trường. Các mục tiêu trong quy trình này:
- Cải thiện chi phí, chất lượng đào tạo, thời gian quy trình hoạt động. - Nâng cao năng lực sử dụng tài sản.
Quy trình đổi mới sẽ phát triển các dịch vụ, sản phẩm, quy trình mới. Sự sáng tạo sẽ giúp cho các tổ chức thu hút được khách hàng, làm tăng lòng trung thành của khách hàng hơn, cịn nếu khơng có sự sáng tạo thì các giá trị của đơn vị sẽ bị bắt chước hoàn toàn và việc cạnh tranh nhau chỉ đơn thuần là dựa trên giá cả chứ không dựa trên sự khác biệt sản phẩm đào tạo. Mục tiêu trong quy trình đổi mới:
- Phát triển dịch vụ, sản phẩm đào tạo mới.
- Đạt được kết quả tốt trong việc nghiên cứu và đổi mới quy trình. Minh họa một số thước đo Đí h kè phụ lục 3)
1.2.5.4. Phương diện học hỏi và phát triển
Đây là phương diện gốc rể của các tổ chức, phương diện học hỏi và phát triển xác định những mục tiêu liên quan đến nhân viên, công nghệ thông tin, liên kết tổ chức…
Nguồn lực giảng viên và đội ngũ nhân viên là nhân tố quan trọng và
quyết định đến sự thành công trong mọi chiến lược của các tổ chức. Mơi trường giáo dục có một sự đặc biệt hơn đó là nguồn lực giảng viên. Đây là nguồn lực cực kỳ quan trong để làm nên thương hiệu, danh tiếng các tổ chức giáo dục.
Nguồn lực giảng viên phải có chất lượng tốt, tâm huyết với nghề nghiệp. Đồng thời với quá trình đào tạo thì việc quản lý của nhân viên cũng phải thực hiện một cách khoa học. Cho nên đội ngũ nhân viên cũng phải được đào tạo và nâng cao kỹ năng, kiến thức.
Văn hóa tổ chức: Yếu tố văn hóa đã tạo nên sự thành công cho rất nhiều tổ
chức tư nhân cũng như tổ chức công. Đối với cơ sở giáo dục cũng vậy. Nó đã tạo nên một sức mạnh gắng kết mọi nhân viên với nhau. Nhưng vấn đề đo lường yếu tố này cực kỳ khó khăn tại vì đây là yếu tố liên quan đến tài sản vơ hình ở các tổ chức. Với những mục tiêu như sau:
- Liên kết các mục tiêu của nhân viên tới sự thành công. - Chia sẽ những giá trị thành công.
Ứng dụng công nghệ thông tin đã và sẽ trở thành những yếu tố quan trọng góp phần vào thành cơng các tổ chức cho nên phải đầu tư những trang thiết bị tốt về công nghệ thông tin để đảm bảo cho quá trình hoạt động đào tạo, quản lý một cách tốt nhất tạo ra năng suất hiệu quả cao nhất. Minh họa một số thước đo Đí h kèm phụ lục 4)
1.2.5.5. Bản đồ chiến lược các mục tiêu
Theo Kaplan (2012) thì Bản đồ chiến lược là một bức tranh để diễn tả mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu chiến lược thông qua bốn phương diện của Bảng cân bằng điểm.
Để thực hiện được chiến lược thì lãnh đạo cấp cao cần cụ thể hóa chiến lược để cho tồn bộ tổ chức hành động thực hiện. Và để thực hiện thành cơng chiến lược thì điều đầu tiên đó là phải làm cho các nhân viên – những người thực hiện chiến lược – hiểu được chiến lược của tổ chức. Để thực hiện được điều này cần đến một công cụ tuy đơn giản nhưng rất hiệu quả đó là Bản đồ chiến lược các mục tiêu. Chiến lược sẽ được diễn giải thành các mục tiêu có mối quan hệ nhân quả với nhau ở bốn phương diện. Các mục tiêu phải được lựa chọn một cách khoa học, khách quan phù hợp với chiến lược được đưa ra.
Việc triển khai các Bản đồ chiến lược phụ thuộc vào các chiến lược của các tổ chức. Đối với chiến lược các tổ chức khác nhau có sự khác nhau rất lớn điều đó sẽ quyết định đến mục tiêu và Phương diện nằm trên cùng của Bản đồ chiến lược.
Giảm chi phí TÀI CHÍNH HỌC HỎI & PHÁT TRIỂN QUY TRÌNH NỘI BỘ Lợi nhuận Nâng cao hiệu quả hoạt động Tăng chất lượng
đào tào,chất lượng dịch vụ cho sv Đầu tư và Phát
triển chương trình mới
Nâng cao sự hài lịng của khách hàng
Nâng cao uy tín, chất lượng giảng dạy Tăng số lượng khách hàng
Tăng nguồn thu
Nâng cao kiến thức, kỹ năng nhân viên Ứng dụng công nghệ thông tin vào
giảng dạy, quản lý Đẩy mạnh văn hóa và liên kết tổ chức Tăng cường nghiên cứu khoa học KHÁCH HÀNG Sứ mệnh
Nâng cao thu nhập CB – GV- CNV
1.2.6. Các thước đo của Bảng cân bằng điểm và mối quan hệ giữa các thước đo 1.2.6.1. Các thước đo
Thời gian đầu tiên khi Kaplan và Norton phát triển Bảng cân bằng điểm nhằm mục đích là đo lường thành quả hoạt động. Để cho việc đo lường thành cơng thì một trong những yếu tố quan trọng đó là thước đo.
Thước đo là tiêu chuẩn đo lường mà hiệu quả, hiệu suất, sự tiến bộ, hoặc chất