CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.2.1. Giải pháp về cấp độ thứ nhất: Những giá trị văn hóa hữu hình
3.2.1.1. Hồn thiện đồng phục cơng ty
Đồng phục là một trong những yếu tố quan trọng thể hiện văn hóa của một tổ chức. Nhìn vào cách ăn mặc của nhân viên sẽ dễ dàng đánh giá được cấp độ, uy tín, đẳng cấp của tổ chức đó. Trang phục đồng phục có ý nghĩa khơng hề nhỏ, vừa thể hiện sự đồng bộ vừa thể hiện nét riêng của mỗi doanh nghiệp. Một trang phục phù hợp sẽ góp phần tạo nên sự thanh lịch, sự hài lịng và niềm tự hào của nhân viên khi khốc lên mình bộ trang phục đó. Tuy nhiên, hiện nay Navigos Group vẫn chưa có đồng phục chung cho tồn bộ nhân viên do tính chất cơng việc nên khơng đồng nhất và mỗi năm chỉ có áo thun kỉ niệm sinh nhật cơng ty, dẫn tới tình trạng thiếu điểm nhấn cũng như đặc trưng riêng. Kết quả khảo sát cho thấy cũng nên thiết kế một đồng phục đặc trưng, riêng biệt và cố định cho toàn thể nhân viên của Navigos Group. Trên trang phục nên thể hiện sắc màu xanh tươi trẻ theo xu hướng chung của cơng ty cũng như có logo, slogan với chất liệu bền đẹp. Theo đề xuất của tác giả công ty nên tham khảo các mẫu trang phục văn phòng của các trang web về thời trang công sở hoặc cũng tương tự như logo, Navigos Group có thể tận dụng ý tưởng từ đội ngũ nhân viên hoặc tổ chức cuộc thi thiết kế trang phục đồng phục cho hệ thống và tập hợp ý tưởng để thuê bên ngoài thiết kế.
3.2.1.2. Hoàn thiện các hoạt động trong lễ kỉ niệm, sự kiện và sinh hoạt văn hóa
Navigos Group tổ chức rất nhiều sự kiện và các sinh hoạt văn hóa với hình thức và nội dung khác nhau hằng năm và nó đã trở thành truyền thống ở công ty,
nhưng những hoạt động chủ yếu mang tính phong trào, chưa thật sự chuyên nghiệp. Vì vậy tác giả đề xuất một số giải pháp:
Không tổ chức dàn trải quá nhiều các hoạt động phong trào mà nên tập trung và có sự đầu tư vào những sự kiện lớn, mang tính ảnh hưởng đến nhân viên và phù hợp với tính chất kinh doanh của cơng ty. Một số sự kiện lớn cần được đầu tư nhiều hơn như: Kỉ niệm sinh nhật công ty, Du lịch hằng năm, Tiệc cuối năm, Lễ Giáng sinh, Ngày Quốc tế Phụ nữ. Các sự kiện này cần phù hợp với khả năng, sở thích và nhu cầu của một bộ phận nhân viên nhằm thu hút được sự tự nguyện tham gia của họ, nên có thêm những hoạt động khác như ngày hội về môi trường, đi từ thiện…
Với thể thao thì nên khơng nên tập trung vào một hai mơn mà cần có sự đa dạng, linh hoạt hơn. Hiện nay tất cả các hoạt động đều do bộ phận Gắn kết thuộc phòng Nhân sự phụ trách, thiết kế và điều tiết. Để phát huy khả năng sáng tạo và năng động của nhân viên, nên chuyển giao bớt một số hoạt động cho các phòng ban quản lý và đứng ra tổ chức luân phiên để có sự tham gia của nhiều người hơn.
Các hoạt động sinh hoạt văn hóa cần hướng đến sự quan tâm và mong đợi của các thành viên tham gia. Cần gia tăng ngân sách đầu tư và có nhiều quà tặng hơn vừa có giá trị sử dụng vừa mang ý nghĩa tinh thần.
3.2.1.3. Hoàn thiện và làm giàu giá trị truyền thống lịch sử và tạo ra ấn phẩm điển hình
Trải qua 15 năm phát triển, Navigos Group đã có những thành tích được ghi nhận và một truyền thống giá trị lâu bền. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy hiệu quả của các hoạt động quảng bá trong chính nội bộ CN HCM là chưa hiệu quả như mong đợi, điều này do kênh truyền bá chưa đa dạng và đội ngũ nhân viên mới chưa thấu hiểu hết được lịch sử và những giá trị vốn có của cơng ty. Việc củng cố và làm giàu các giá trị truyền thống, lịch sử hình thành cơng ty cũng như quảng bá các thành tích của Navigos Group là một việc làm rất cần thiết, góp phần gắn kết và giúp tất cả nhân viên tạo thành một khối thống nhất. Xin đề xuất một số ý tưởng để có thể cải thiện được hiểu biết của nhân viên về giá trị truyền thống và thành tích. Cụ thể:
- Đa dạng kênh truyền thông: chụp ảnh, làm phóng sự về các sự kiện nổi bật
tại cơng ty (chương trình các ngày lễ, họp tồn cơng ty, du lịch hằng năm, sự kiện cho khách hàng được tổ chức ở chính cơng ty), các buổi đi từ thiện, đặt làm các đặc san nhân các dịp kỉ niệm, hợp tác với các cơ quan báo đài và truyền hình, mời họ về ghi hình mỗi khi có những sự kiện ý nghĩa. Với những giải thưởng nhân viên xuất sắc có thể làm phóng sự để tăng cường quảng bá, dán các thông tin nổi trội lên các bảng tin của Navigos Group. Cơng ty có thể đầu tư ti-vi để chiếu tất cả những sự kiện và con người, để gia tăng mức độ phủ sóng cho nhân viên và khách hàng có thể xem mỗi khi đến cơng ty.
- Xây phịng truyền thống: một trong những ý tưởng thực tế có thể thực hiện
bằng cách nghiên cứu, sưu tầm và tổng hợp các tư liệu, tài liệu, sách, báo...có liên quan về hoạt động trong những năm qua, những câu chuyện về các nhân viên lâu năm, hoặc nhân viên có thành tích xuất sắc, những giải thưởng đã được trao qua các thời kì... Vì văn phịng hiện nay cũng đã có nhiều diện tích cần dùng cho cơng việc nên việc xây dựng phòng truyền thống nên hợp lý hài hịa và khơng q tốn kém.
- Tổ chức các cuộc thi: bằng cách xây dựng các chủ đề xung quanh nội dung
văn hóa tổ chức hoặc bằng chính các hoạt động thường ngày để tạo ra khơng khí thi đua, tìm tịi và nghiên cứu về những giá trị của văn hóa Navigos Group để tạo điều kiện cho nhân viên tìm hiểu về truyền thống lịch sử, các giá trị văn hóa tổ chức. Bên cạnh đó, mỗi năm Ban giám đốc nên định hướng và khuyến khích các bạn nhân viên mới viết những cảm nghĩ, những cảm nhận, sự thay đổi của bản thân và ý nghĩa của cơng việc trong q trình làm việc tại Navigos Group nói chung và tại bộ phận của bạn nói riêng.
Lồng ghép trong các nội dung về báo cáo, thuyết trình, đào tạo, tổng kết, tăng cường chia sẻ trực tiếp tới các nhân viên về những thành quả đã đạt được, đặc biệt là những khó khăn trong hoạt động mà các thế hệ nhân viên đã vượt qua như thế nào, cách họ làm được và nêu lên cả những vấn đề mà thế hệ hiện nay chưa làm được, chưa cải thiện để nhấn mạnh tới ý thức hệ của nhân viên nhằm tạo ra những sự thay đổi cụ thể.
- Khảo sát định kỳ: để đánh giá thái độ, nhận thức của nhân viên về truyền
thống, giá trị cũng là một việc nên làm, biết được những mặt hạn chế còn tồn tại sẽ giúp phịng Nhân sự - bộ phận Đào tạo có những giải pháp cụ thể trong từng thời điểm.
3.2.1.4. Củng cố về kiến trúc, cơ sở hạ tầng
Có tất cả ba văn phịng nhưng Navigos Group chưa có kiến trúc, diện mạo đồng nhất. Theo kết quả trao đổi với Ban giám đốc thì xu hướng trong thời gian sắp tới của Navigos Group khơng chỉ là hồn thiện về kết quả hoạt động kinh doanh mà cịn hồn thiện về cơ sở hạ tầng nhằm tạo ra sự thống nhất và đồng bộ chung để tăng cường giá trị hình ảnh của cơng ty khi đã trở thành một thành viên của en-japan – một tập đoàn quốc tế.
Trong mức độ văn hóa thứ nhất kiến trúc và diện mạo bên ngồi của cơng ty cũng được đánh giá cao và nhân viên u thích, cơng ty nên tiếp tục duy trì, củng cố hồn chỉnh thêm một số trang trí bên ngồi cho diện mạo của Cơng ty thêm phần nổi bật.
Về văn phòng làm việc: Hiện nay tùy theo mỗi phòng ban mà ở các văn phịng
có diện tích làm việc của mỗi nhân viên chỉ dao động từ 1,5-2 m2, đặc biệt như phòng Kinh doanh do số lượng nhân viên Kinh doanh đông và ngồi cả hai tầng ở văn phòng Sương Nguyệt Ánh nhưng mỗi người có diện tích chưa đầy 1 m2. Mục tiêu về diện tích làm việc của Ban giám đốc trong thời gian sắp tới tối thiểu là 2,5 m2 trên một nhân viên, bằng cách dự định thuê văn phịng mới và di dời 3 bộ phận tại cơng ty là: Phòng Kinh doanh của Navigos Search, phịng Cơng nghệ và phịng Truyền thơng sang chỗ mới làm việc, mở rộng phòng Kinh doanh của Vietnamworks và các phịng ban khác, như vậy diện tích cho một nhân viên cũng sẽ tăng. Ngồi ra ở tầng trệt cũng phải mở rộng diện tích để đủ khơng gian mỗi khi có cuộc họp tồn cơng ty hay sự kiện vui chơi cần sự tham gia của tất cả nhân viên.
Tác giả đề xuất: Tầng trệt hiện có 4 phịng họp ngồi khơng gian trống nên
chiếm nhiều diện tích sinh hoạt, trong khi tầng 4 (sân thượng) cịn một khoảng sân rất rộng chưa sử dụng, cơng ty có thể cải tạo tầng 4 để xây dựng thêm phòng họp và
một vườn hoa kết hợp quán café mini để nhân viên thư giãn sau giờ làm. Tuy nhiên do chi phí thực hiện khá lớn nên mỗi năm hồn thiện các chi nhánh theo phân bổ của phịng Tài chính –Kế tốn.
Trang bị cơ sở vật chất: Để giải quyết vấn đề họp mặt hàng tháng của tồn
cơng ty, nhân viên không thể quan sát hết nội dung mà lãnh đạo đang trình bày, tác giả đề xuất công ty trang bị thêm hệ thống máy chiếu, sẽ có hai màn hình chiếu, một màn hình chính và màn hình bên hơng để tất cả đều theo dõi được nội dung. Cầu thang được công ty sử dụng hiện nay là thang sắt và dễ gây tiếng ồn mỗi khi nhân viên lên xuống, ảnh hưởng đến các nhân viên khác đang làm việc, công ty nên thay thế bằng cầu thang khác để hạn chế tiếng ồn. Mỗi chi nhánh cũng cần có một bảng tin tức đủ lớn để vừa ghi lịch công tác, những thông báo mới và những công việc tới hạn nhằm giúp nhân viên có thể thấy một cách trực quan sinh động. Hệ thống máy in và photo còn bị hư và bị lỗi gây khó khăn và lãng phí trong q trình làm việc cần được thay thế và bảo dưỡng định kỳ, liên tục.
Kho lưu trữ hồ sơ và vật dụng: Hàng năm, CN HCM có một lượng lớn hồ
sơ khách hàng cần lưu trữ và những đồ dùng sau mỗi sự kiện còn để lại nhưng hiện tại kho lưu trữ hồ sơ rất nhỏ, lộn xộn chưa được đầu tư bài bản, chống ẩm mốc, mối mọt. Việc sắp xếp hệ thống lưu trữ khơng chun nghiệp gây khó khăn khơng ít cho việc tìm kiếm, bảo quản hồ sơ. Cịn đồ dùng sau sự kiện của cả phịng Nhân sự và Truyền thơng được để chung với đồ văn phịng của phịng Hành chính nên khá nhiều và chưa hệ thống. Chính vì vậy, cần áp dụng chung nhất một cách sắp xếp hồ sơ theo từng tháng, mỗi tháng một khu vực, và xếp tịnh tiến tăng theo tháng cho dễ quản lý; sắp xếp dụng cụ, đồ dùng theo từng phòng ban và ghi rõ người phụ trách, kí tên bàn giao để tiện theo dõi và tìm kiếm sau này. Việc diện tích phịng lưu trữ đồ dùng cũng cần được tính tới trong q trình thay đổi lại văn phịng chi nhánh.
3.2.1.5. Thiết kế và truyền tải thông điệp về logo
Theo kết quả khảo sát, nhân viên đều đánh giá logo hiện nay khá đơn điệu và chưa hình dung hết được hết các ý nghĩa trong logo. Chứng tỏ logo hiện nay chưa đạt được sự tinh túy và ấn tượng mạnh cho nhân viên cũng như khách hàng của Navigos
Group, đặc biệt mọi người thường chỉ biết đến logo của từng thương hiệu Vietnamworks và Navigos Search mà chưa được biết nhiều đến Navigos Group. Dù vậy, thiết kế logo là một công việc không hề đơn giản từ khâu ý tưởng cho tới thực hiện. Logo vừa phải đơn giản, không nhiều chi tiết và rườm rà nhưng lại cần thể hiện được triệt để các ý tưởng của Ban lãnh đạo. Việc này cần có sự sáng tạo rất cao, óc thẩm mỹ và một sự am hiểu về ngành nghề thiết kế và đặc trưng cơng việc của Navigos Group. Vì vậy để có một logo có thể bao hàm hết ý nghĩa và thiết kế đẹp, công ty nên thu thập ý kiến và ý tưởng của toàn thể nhân viên hiện nay, khuyến khích các ý tưởng và gửi về cho phịng Nhân sự tổng hợp, sau đó mơ tả lại và tư vấn, tham mưu cho CEO và Ban giám đốc để triển khai việc thiết kế lại logo với những ý tưởng được gợi ý:
- Nội dung: Thể hiện được bốn giá trị cốt lõi “Cải tiến - Nói thẳng – Trách
nhiệm – Dịch vụ tuyệt vời” trong logo bởi đây là điều mà Navigos Group tự hào về hoạt động của mình theo đánh giá của các bên hữu quan, vừa thể hiện được phương châm hành động và là kim chỉ nam để nhân viên hướng đến cùng thực hiện.
- Hình thức: Logo cũng nên thể hiện được slogan trên đó, giúp nhân viên và
khách hàng khi vừa nghĩ tới logo là đọc ngay được slogan của Navigos Group. - Cách quảng bá: Hiện nay logo đa phần đều có trong các biểu mẫu quy định
về cơng việc, quy trình, quy định và quảng bá tới thành viên và bên ngồi. Cơng ty nên tập trung vào hoạt động PR ( public relationship) để tăng cường mối quan hệ với công chúng như tổ chức các buổi giới thiệu , hội thảo để tuyên truyền tầm quan trọng của thương hiệu Navigos Group. Trong thời gian tới công ty nên thiết kế những vật dụng, q tặng có dán logo chính của cơng ty để tặng đối tác và khách hàng nhằm gây ấn tượng mạnh và mức độ phổ biến sẽ cao hơn.