3.2.1 .Giải pháp hồn thiện nhĩm chức năng quảntrị chiến lược
3.2.6.2. Tổ chức các cuộc họp của Hội đồng quảntrị
- Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của cuộc họp hội đồng quản trị là việc
thảo luận giữa các thành viên hội đồng quản trị thơng qua Nghị quyết, quy chế của hội
đồng quản trị nhằm thực hiện vai trị lãnh đạo của hội đồng quản trị đối với ban điều
hành và tồn cơng ty; cuộc họp hội đồng quản trị là hình thức làm việc cơ bản, chủ
yếu nhất của hội đồng quản trị để thảo luận, quyết định các cơng việc của cơng ty;
nâng cao chất lượng các cuộc họp hội đồng quản trị gĩp phần quan trọng trong việc
quản trị là thể hiện cao nhất về phương pháp, lề lối làm việc, thậm chí thể hiện bản lĩnh chính trị, trình độ và năng lực lãnh đạo của hội đồng quản trị.
- Nội dung và quy trình cuộc họp hội đồng quản trị:
+ Trước hội nghị, việc chuẩn bị tốt là điều kiện gĩp phần cho thành cơng của cuộc họp, sẽ tạo điều kiện hội đồng quản trị thảo luận cho ý kiến đúng vào những vào những vấn đề trọng tâm, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng thảo luận, ra được những quyết định đúng đắn, chính xác. Bắt đầu từ việc chuẩn bị hội nghị, gồm xác định nội dung hội nghị, phân cơng chuẩn bị đề án; đơn đốc việc xây dựng đề án; thẩm định đề án; thơng tin phục vụ cuộc họp; chương trình cuộc họp; thành phần cuộc họp; đảm bảo các điều kiện vật chất và bảo vệ cuộc họp.
+ Trong hội nghị, gồm cĩ các bước về mặt thời gian như sau: chuẩn bị khai mạc cuộc họp; ghi biên bản, ghi âm, ghi hình cuộc họp; tổng hợp ý kiến thảo luận và chuẩn bị Nghị quyết kết luận cuộc họp.
+ Sau hội nghị, gồm các bước: làm biên bản cuộc họp và xây dựng Nghị quyết của Hội đồng quản trị; hồn chỉnh hồ sơ nộp vào lưu trữ của Hội đồng quản trị; cĩ kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết của Hội đồng quản trị.
- Quản lý tiến độ về tổ chức hội nghị Hội đồng quản trị được xây dựng bằng
phần mềm Microsoft Project: Cơng việc 1.1.1. Cơng tác chuẩn bị trước hội nghị: được thực hiện trước các cơng việc khác. Trong nhĩm 1.1.1. cĩ các cơng việc từ 1.1.1.1 đến 1.1.1.8 là những cơng việc nhỏ nhằm triển khai cơng việc 1.1.1. Cơng việc 1.1.2: Cơng tác trong hội nghị; Thực hiện sau khi cơng việc 1.1.1 đã hịan thành; để hịan thành cơng việc 1.1.2 thì phải thực hiện các cơng việc từ 1.1.2.1; 1.1.2.2; 1.1.2.3. Cơng việc 1.1.3: Cơng tác sau hội nghị; sau cơng việc 1.1.1 và 1.1.2. (được minh họa tại Phụ lục 1, Bảng 3.1)
Mỗi nhĩm cơng việc đều được lên một thời gian nhất định, để bảo đảm tiến
trình cho cuộc họp của Hội đồng quản trị và đồng thời các đề xuất của các nhà quản lý cấp cao được đưa tồn bộ vào nội dung cuộc họp, thêm vào đĩ để Hội đồng quản trị
cĩ đủ thơng tin và thời gian để ra quyết định.