Theo nghiên cứu của Angella và Eno L. Inanga (2009), Sultana và Haque (2011) sự hữu hiệu của HTKSNB chịu tác động của các nhân tố đó là: mơi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát. Ngoài ra, tác giả cịn xem xét thêm nhân tố thể chế chính trị để đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB.
2.5.1 Mơi trường kiểm sốt
Là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, cơ cấu tổ chức cung cấp cơ sở cho việc thực hiện hoạt động kiểm sốt trong tổ chức. Mơi trường kiểm sốt “phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB’.
Các nhân tố chính thuộc về mơi trường kiểm sốt, đó là:
- Sự trung thực và giá trị đạo đức: HTKSNB hữu hiệu tùy thuộc khá nhiều vào tính trung thực, biết tuân theo các giá trị đạo đức được xây dựng của những cá nhân tham gia vào quá trình kiểm sốt. Để thực hiện điều này trước hết ban lãnh đạo cần phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức và phổ biến rộng rãi những quy định trên trong đơn vị, đồng thời nghiêm chỉnh chấp hành để làm gương cho toàn thể nhân viên. Nhà quản lý cũng cần đặc biệt quan tâm loại trừ hoặc giảm thiểu các điều kiện hay áp lực có nguy cơ dẫn đến những hành vi thiếu trung thực.
- Đảm bảo về năng lực: Điều này có nghĩa là đảm bảo để nhân viên có kiến thức và kỹ năng phù hợp với cơng việc mình đảm nhận. Do vậy, trước hết nhà quản lý cần xác định và yêu cầu một cách cụ thể về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết khi tuyển dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức huấn luyện đào tạo, nâng cao năng lực chuyên môn, hướng dẫn cách xử lý vấn đề nhằm giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao mang lại kết quả tốt.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán: Đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm tốn thơng qua việc xem xét các yếu tố như: kinh nghiệm, uy tín, tính độc lập của những thành viên thuộc Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán, mối quan hệ giữa các thành viên này với kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ ra sao.
Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm tốn hoạt động hữu hiệu sẽ có tác động khá nhiều đến mơi trường kiểm sốt.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Điều này thể hiện ở nhận thức, quan điểm của nhà quản lý, phong cách điều hành doanh nghiệp của họ (cá tính, thái độ), cách thức trao đổi với nhân viên cấp dưới. Tùy từng nhà quản lý họ có triết lý và phong cách điều hành riêng và chính sự khác biệt này ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: Có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu. Nó được thể hiện ở sự bố trí, sắp xếp, phân chia quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hỗ trợ rất lớn cho việc xây dựng kế hoạch, triển khai các hoạt động kiểm soát, giám sát. Cơ cấu tổ chức khơng có khn mẫu chung mà phụ thuộc vào quy mô và đặc thù hoạt động từng đơn vị.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Chính là việc cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của mỗi thành viên trong từng hoạt động của đơn vị, mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau để hồn thành mục tiêu chung.
- Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế: Bao gồm các thủ tục, chính sách của nhà quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, xếp loại, động viên, khen thưởng, kỷ luật, sa thải nhân viên trong tổ chức mình.
5 nguyên tắc được báo cáo COSO 2013 đưa ra liên quan đến mơi trường kiểm sốt, bao gồm: “(1) Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức; (2) Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành HTKSNB; (3) Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị; (4) Đơn vị phải chứng tợ cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực, thơng qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị; (5) Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức”.
Mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với các rủi ro bên trong lẫn bên ngoài đơn vị. Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và làm cho những mục tiêu được đơn vị đề ra có thể bị cản trở, khơng hồn thành được. Để có thể quản trị rủi ro, đặt nó trong phạm vi giới hạn cho phép, các nhà quản lý trước hết cần dựa trên cơ sở những mục tiêu đã được xác định, nhận dạng, phân tích và tiến hành đánh giá rủi ro. - Xác định mục tiêu: Đây được coi là điều kiện đầu tiên để đánh giá rủi ro. Dựa trên mục tiêu chung toàn đơn vị được thiết lập, cần cụ thể hóa thành các mục tiêu cho từng bộ phận, hoạt động để từ đó nhận dạng được rủi ro.
- Nhận dạng rủi ro: Có nhiều cách thức khác nhau được sử dụng để tiến hành nhận dạng rủi ro như: phân tích nguồn dữ liệu từ quá khứ, dự báo cho tương lai, tổ chức các cuộc họp lấy ý kiến, gặp gỡ trao đổi với các đối tượng có liên quan…
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Cơng việc này thực hiện khá phức tạp, thường bao gồm những bước cơ bản: ước lượng mức độ tác động của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị, xem xét tần suất xảy ra rủi ro, những phương thức nào được sử dụng để đối phó rủi ro.
Việc đánh giá rủi ro cần được các nhà quản lý thường xuyên xem xét và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi của môi trường cả bên trong lẫn bên ngoài làm ảnh hưởng đến HTKSNB. Các thay đổi có thể kể đến như: tình hình chính trị, xã hội, kinh tế, pháp luật, công nghệ kỹ thuật, cách thức kinh doanh, trình độ nhân viên, phong cách quản lý điều hành,…
4 nguyên tắc được báo cáo COSO 2013 đưa ra liên quan đến đánh giá rủi ro, bao gồm: “(1) Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị; (2) Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị; (3) Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị; (4) Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến HTKSNB”.
2.5.3 Hoạt động kiểm soát
Là hành động được nhà quản lý thiết lập thơng qua các chính sách, thủ tục đảm bảo giảm rủi ro để đạt mục tiêu. Chính sách kiểm sốt chính là các ngun tắc chung
làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực hiện chính sách kiểm sốt. Hoạt động kiểm sốt hiện diện ở hầu hết trong mọi bộ phận, cấp độ tổ chức của đơn vị.
Theo mục đích, có thể chia hoạt động kiểm soát thành 3 loại:
- Kiểm sốt phịng ngừa: nhằm phịng ngừa, giảm thiểu các sai phạm xảy ra làm ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp
- Kiểm soát phát hiện: nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm đã được thực hiện - Kiểm soát bù đắp: nhằm tăng cường hoặc thay thế các hoạt động kiểm soát đã kém hiệu quả
Theo chức năng, hoạt động kiểm soát được chia thành:
- Soát xét của người quản lý cấp cao: “là việc các lãnh đạo cao cấp trong đơn vị thực hiện các soát xét như: đối chiếu kết quả thực tế với kế hoạch, dự toán, hoặc kỳ trước”.
- Quản trị hoạt động: “là việc các nhà quản lý cấp trung gian soát xét hiệu quả so với dự toán hoặc kế hoạch của từng bộ phận mình quản lý”.
- Phân chia trách nhiệm hợp lý: “là cách thức để nhà quản lý sử dụng để làm giảm thiểu các cơ hội hoặc điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra hoặc phát hiện ra các sai phạm trong quá trình tác nghiệp”.
- Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: “là hoạt động kiểm soát cần được thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp”, bao gồm: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát vật chất: “là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ”. Bên cạnh đó, việc kiểm kê tài sản cuối kỳ, so sánh số liệu thực tế với số liệu ghi trên sổ sách cũng được xem là hoạt động kiểm soát vật chất.
- Phân tích rà sốt: “là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thường để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời”.
3 nguyên tắc được báo cáo COSO 2013 đưa ra liên quan đến hoạt động kiểm soát, bao gồm: “(1) Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được; (2) Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu; (3) Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm sốt dựa trên các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục”.
2.5.4 Thông tin và truyền thông
Thơng tin và truyền thơng đóng vai trị thực sự quan trọng trong việc xây dựng và nâng cao năng lực kiểm sốt trong tổ chức thơng qua việc tạo ra các báo cáo cung cấp thơng tin về hoạt động, tình hình tài chính và sự tn thủ cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng ở cả bên trong và bên ngồi đơn vị.
Thơng tin
Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin và cần thiết cho mọi cấp độ trong đơn vị. Nhà quản lý cần thu thập thơng tin liên quan có chất lượng từ bên trong và bên ngoài để thực hiện trách nhiệm KSNB và hỗ trợ cho các thành phần khác của KSNB đạt được mục tiêu đề ra.
Để đảm bảo thông tin của đơn vị đạt yêu cầu, cần phải đáp ứng các đặc điểm sau:
- Tính chính xác: điều này rất có ý nghĩa vì làm căn cứ đưa ra các quyết định. - Tính kịp thời: thơng tin được truyền đạt đến người có nhu cầu sử dụng đúng lúc họ cần (đúng thời điểm), nếu không sẽ mất đi giá trị của nó.
- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ, bao quát mọi khía cạnh của tình huống, giúp người sử dụng có cái nhìn tồn diện về vấn đề.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: thơng tin cần truyền đạt đến người cần nhận tin phù hợp với khả năng tiếp thu và dễ hiểu với họ.
- Tính an tồn: thơng tin cần được bảo vệ tốt và chỉ những người có đủ quyền hạn mới được phép tiếp cận.
Truyền thông
Theo tác giả Dinapoli (2007) cho rằng: “Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thơng tin cần thiết tới các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài doanh
nghiệp. Bản thân mỗi hệ thống thơng tin đều có chức năng truyền thơng, bởi có như vậy thì những thơng tin đã được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình”
Việc truyền đạt thơng tin, chúng ta cần quan tâm:
- Tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong đơn vị giúp từng cá nhân trong tổ chức đều hiểu rõ nội dung cơng việc mình thực hiện, nắm được đầy đủ các thơng báo từ cấp trên.
- Cập nhật liên tục, đầy đủ các thông tin bên ngoài, đồng thời đảm bảo việc truyền đạt ra bên ngoài kịp thời, phù hợp với quy định và yêu cầu của pháp luật.
3 nguyên tắc được báo cáo COSO 2013 đưa ra liên quan đến thông tin và truyền thông của đơn vị: “(1) Đơn vị phải thu thập hay tự tạo và sử dụng các thơng tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của KSNB; (2) Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát; (3) Đơn vị phải truyền thơng cho các đối tượng bên ngồi các thơng tin liên quan đến hoạt động và KSNB”
2.5.5 Giám sát
Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của HTKSNB. Qua đó nhằm xác định KSNB có đang vận hành đúng với thiết kế, cần chỉnh sửa hay bổ sung gì thêm để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị.
Việc giám sát được thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai.
- Giám sát thường xuyên: được thiết lập cho những hoạt động thông thường và lặp lại của tổ chức. Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tố của KSNB và liên quan đến việc nhận diện và ngăn chặn kịp thời những biến động bất thường.
- Giám sát định kỳ: được tiến hành thông qua các chương trình đánh giá nội bộ định kỳ của các kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Những yếu kém của HTKSNB phải được báo cáo cho lãnh đạo cấp trên.
2 nguyên tắc được báo cáo COSO 2013 đưa ra liên quan đến hoạt động giám sát, gồm có: “(1) Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục
và/hoặc định kỳ nhằm đảm bảo rằng các bộ phận cấu thành của KSNB là hiện hữu và đang vận hành đúng; (2) Phải đánh giá và thông báo những khiếm khuyết của KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm như nhà quản lý và Hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục”.
2.5.6 Thể chế chính trị
Khái niệm thể chế chính trị được trình bày trong nghiên cứu của khá nhiều tác giả. Theo tác giả Nguyễn Như Ý cho rằng: “Thể chế đồng nghĩa với thiết chế và được giải thích là những quy định, luật lệ của một chế độ xã hội”. Tác giả Đặng Đình Tân và cộng sự (2000): “thể chế chính trị một mặt là những quy định, quy chế, chuẩn mực, quy phạm, nguyên tắc luật lệ,… nhằm điều chỉnh và xác lập các quan hệ chính trị. Mặc khác nó là những dạng thức trúc tổ chức, các bộ phận chức năng cấu thành của một chủ thể chính trị, hay hệ thống chính trị”. Thuật ngữ này còn được hiểu: “là hệ thống các định chế, các giá trị, chuẩn mực hợp thành những nguyên tắc tổ chức và phương thức vận hành một chế độ chính trị, là hình thức thể hiện của các thành phố chính trị thuộc thượng tầng kiến trúc, là cơ sở chính trị - xã hội quy định tính chất, nội dung của chế độ xã hội nhằm bảo vệ quyền lực và lợi ích của giai cấp cầm quyền” (Dương Xuân Ngọc và Lưu Văn An, 2003)