trong các DNNVV tại TP. Hồ Chí Minh
5.2.1 Giải pháp hoàn thiện nhân tố Đánh giá rủi ro
COSO đã khuyến cáo: “Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì nhân tố đánh giá rủi ro đều phải được thiết lập nghiêm túc”
Xây dựng mục tiêu chung cũng như chi tiết và phổ biến trong toàn đơn vị
Thiết lập mục tiêu là điều kiện đầu tiên cần phải thực hiện để xây dựng một HTKSNB hữu hiệu. Thông qua các cuộc họp, hội nghị, trao đổi ý kiến giữa các cấp và nhân viên trong đơn vị sẽ xây dựng nên các mục tiêu chung phù hợp với tình hình hoạt
động. Trên cơ sở mục tiêu tổng thể đó, các nhà quản lý sẽ tiến hành chia nhỏ thành các mục tiêu cụ thể áp dụng cho từng cá nhân, phòng ban.
Mục tiêu hoạt động: Thiết lập các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận cho từng hoạt động cụ thể, mở rộng thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước.
Mục tiêu BCTC: Các khoản mục trên BCTC phải được trình bày một cách rõ ràng, trung thực và hợp lý.
Mục tiêu tuân thủ: Tất cả hoạt động liên quan không những phải tuân theo pháp luật mà còn phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp.
Chủ động trong công tác nhận diện và đánh giá rủi ro của đơn vị
Phần lớn nhà quản lý trong DNNVV có tâm lý chủ quan, coi nhẹ rủi ro và kết quả là KSNB của đơn vị tồn tại nhiều lỗ hổng. Việc thiếu quá trình đánh giá rủi ro khiến KSNB trở nên mất phương hướng. Vì vậy, muốn nâng cao HTKSNB của DN, nhà quản lý phải có nhận thức đúng đắn với nhận diện và đánh giá rủi ro.
Rủi ro tác động đến đơn vị với nhiều phạm vi và mức độ khác nhau. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro, chẳng hạn như: phân tích các dữ liệu quá khứ, đánh giá rủi ro với dữ liệu hiện tại, dự báo tương lai. Các nhà quản lý cũng nên thu thập thông tin từ các nhân viên trong đơn vị hoặc từ các đối tượng bên ngồi thơng qua trao đổi, tiếp xúc trực tiếp với họ. Cần giúp nhân viên nhận thức rõ tác hại của rủi ro, khuyến khích họ tham gia vào việc nhận diện, đánh giá các rủi ro hiện hữu hay tiềm ẩn.
Nhà quản lý cũng cần thảo luận, bàn bạc nhằm xây dựng các phương án, kế hoạch và chương trình thực hiện để tác động của rủi ro nằm trong giới hạn có thể chấp nhận được.
5.2.2 Giải pháp hồn thiện nhân tố Thể chế chính trị
- Cùng với ổn định kinh tế, tiếp tục thực hiện các giải pháp đồng bộ để giữ vững sự ổn định hệ thống chính trị nhằm đảm bảo mơi trường đầu tư kinh doanh thực sự an toàn.
- Tăng cường trách nhiệm giám sát của của cơ quan chức năng đối với việc ban hành, thực hiện các chính sách để tạo lập mơi trường pháp lý chặt chẽ.
- Nhằm tận dụng tối đa những cơ hội và giảm thiểu các nguy cơ, các DNNVV cần nắm rõ quan điểm, định hướng, các chính sách ưu tiên của Chính phủ từ đó xây dựng chương trình hoạt động phù hợp.
- Tham gia thường xuyên các cuộc đối thoại giữa lãnh đạo địa phương, cơ quan ban ngành và doanh nghiệp để kịp thời trình bày và giải quyết những vướng mắc, yêu cầu bức thiết trong q trình thực hiện các chính sách, thủ tục pháp lý.
5.2.3 Giải pháp hoàn thiện nhân tố Giám sát
Vì mục tiêu trong từng giai đoạn và các rủi ro của doanh nghiệp luôn thay đổi nên dẫn đến các hoạt động kiểm sốt rất có khả năng khơng cịn phù hợp và bị lỗi thời. Thông qua giám sát sẽ giúp nhà quản lý đánh giá chất lượng của HTKSNB, xem xét KSNB có đang vận hành đúng với thiết kế hay khơng và có cần thiết để điều chỉnh hay sửa đổi cho phù hợp.
- Kiểm toán nội bộ được phụ trách bởi người có năng lực chun mơn thích hợp. Kết quả kiểm toán sẽ được báo cáo trực tiếp lên ban lãnh đạo đơn vị.
- Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống báo cáo nhằm kịp thời phát hiện ra các sai lệch so với kế hoạch, chỉ tiêu đề ra.
- Khi có nghi ngờ về hành vi gian lận hoặc vi phạm về nội quy, quy định của đơn vị gây ra những thiệt hại kinh tế hay có ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp cần được báo cáo kịp thời với ban lãnh đạo để xử lý.
- Doanh nghiệp cần xem xét các ý kiến góp ý từ các nhà cung cấp, khách hàng… qua đó phân tích, đánh giá và đưa ra các điều chỉnh phù hợp, giữ uy tín cho đơn vị.
- Tạo điều kiện để các kiểm toán viên độc lập tiến hành các cuộc kiểm toán định kỳ nhằm đánh giá khách quan tình hình doanh nghiệp và hồn thiện các hoạt động.
- Đưa ra các biện pháp khuyến khích tồn thể nhân viên tham gia nhằm phát hiện kịp thời những khiếm khuyết của kiểm sốt nội bộ thơng qua các hoạt động hàng ngày tại đơn vị, từ đó báo cáo lên đối tượng có trách nhiệm để có phương án khắc phục.
5.2.4 Giải pháp hoàn thiện nhân tố Hoạt động kiểm soát
Tăng cường hiệu quả các hoạt động kiểm sốt
Tùy từng quy trình và giai đoạn phát triển của đơn vị, các nhà quản lý doanh nghiệp cần nhận thức và có sự đổi mới tư duy, cải tiến để đưa ra các phương pháp
kiểm sốt phù hợp. Các văn bản, chính sách cần được thường xuyên cập nhật để hoạt động KSNB tại đơn vị không bị lỗi thời. Mọi nghiệp vụ trong doanh nghiệp đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.
Đối với hệ thống kế toán
Doanh nghiệp cần quy định thích hợp về trách nhiệm, quyền hạn ở từng cá nhân, bộ phận, phòng ban. Tránh trường hợp một cá nhân hay bộ phận nào đó đảm nhận tồn bộ một quy trình nghiệp vụ mà cần phân chia hợp lý để các bộ phận khác cùng tham gia. Ủy quyền phê duyệt cũng nên có văn bản rõ ràng.
Kiểm sốt hệ thống chứng từ: biểu mẫu chứng từ phải đầy đủ, rõ ràng; đánh số trước liên tục; việc lập chứng từ cần thực hiện kịp thời; luân chuyển chứng từ khoa học; chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ an tồn.
Kiểm sốt sổ sách: hệ thống sổ sách được thiết kế phù hợp đặc điểm đơn vị; tiến hành ghi chép đầy đủ và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách; lưu trữ và bảo quản sổ sách cẩn thận.
Kiểm soát vật chất: thực hiện kiểm kê để xác định đúng số lượng và giá trị tài sản doanh nghiệp đang sở hữu.
Đối với hệ thống máy tính
Hệ thống máy tính của mỗi phòng ban trong đơn vị cũng cần được gắn mã quản lý và tiến hành kiểm kê định kỳ.
Mỗi thành viên trong doanh nghiệp chỉ có thể truy cập và sử dụng vùng dữ liệu được cấp quyền, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đảm nhận.
Trước khi đăng nhập vào hệ thống mỗi người cần sử dụng mật khẩu riêng và sau một khoảng thời gian nên thay đổi mật khẩu.
Tùy vào quyền hạn được phân cấp, mỗi cá nhân mới có thể được thêm, sửa, xóa trên một tập tin. Việc làm này sẽ được hệ thống tự động ghi nhận lại và xuất ra báo cáo khi có yêu cầu.
5.2.5 Giải pháp hồn thiện nhân tố Thơng tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt để mọi thành viên trong tổ chức đều kịp thời nắm bắt thông tin, chỉ thị từ ban giám đốc, đồng thời báo cáo lên cấp trên những vấn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình làm việc.
Nâng cao chất lượng thông tin thông qua việc đánh giá thường xuyên độ tin cậy của thơng tin như nguồn gốc, hình thức, tính nhất qn của thơng tin. Ngồi ra cũng cần xác định rõ nguồn thông tin thu thập và tổng hợp phải phù hợp với tình hình hoạt động của các DNNVV. Nguồn thơng tin kịp thời, phù hợp và đáng tin cậy hỗ trợ rất lớn giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh tế đúng đắn.
Sử dụng mạng nội bộ trong đơn vị phục vụ thông tin dữ liệu cho các đối tượng trong đơn vị.
Nhà quản lý cần thiết lập kênh thơng tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi bất thường có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động doanh nghiệp.
Để dữ liệu đơn vị được bảo vệ an toàn, nhà quản lý cần thiết lập hệ thống bảo vệ, hạn chế tối đa sự tiếp cận từ các những đối tượng không liên quan.
Doanh nghiệp cần xây dựng sẵn cho mình các kế hoạch, phương án đối phó trước sự cố mất thơng tin dữ liệu.
Thiết kế trang web riêng, tạo điều kiện kết nối giữa doanh nghiệp với bên ngồi, chia sẻ thơng tin cần thiết và thu nhận phản hồi từ bên ngồi.
Khuyến khích các DNNVV tham gia vào các chương trình liên kết ngành, liên kết vùng và phát triển công nghiệp phụ trợ. Qua đó tạo sự kết nối và chia sẻ công nghiệp, kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp.
5.2.6 Giải pháp hoàn thiện nhân tố Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt đóng vai trị quan trọng trong HTKSNB. Để có được mơi trường kiểm soát tốt, nhà quản lý phải thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai cũng như kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Ngồi ra, phân cơng công việc ở từng cá nhân, bộ phận cũng cần thực hiện rõ ràng, tránh chồng chéo nhằm đảm bảo công tác quản lý được hiệu quả. Nhà quản lý cũng cần quan tâm đến việc luân chuyển các nhân viên làm việc trong những khu vực nhạy cảm, dễ xảy ra gian lận và sai sót.
DNNVV cần chú trọng xây dựng một mơi trường văn hóa đạo đức cho đơn vị mình mà trong đó ban quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏa xuống toàn doanh nghiệp. Nhà lãnh đạo cần xây dựng
hình ảnh về chuẩn mực đạo đức, hành vi ứng xử và thái độ làm việc, trở thành tấm gương sáng để toàn thể nhân viên noi theo.
Nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng cần thiết, doanh nghiệp nên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ trong đơn vị. Đồng thời, chính bản thân các nhà quản lý DNNVV cũng cần tham gia các khóa đào tạo tài chính, kế tốn, quản trị, ứng dụng cơng nghệ và kỹ thuật…
Doanh nghiệp cần có chế độ lương thưởng, phúc lợi xứng đáng với những đóng góp của từng cá nhân. Xây dựng lộ trình thăng tiến nghề nghiệp giúp toàn thể nhân viên yên tâm làm việc và nổ lực phấn đấu, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.