CHƯƠNG 5 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
5.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐKTĐN
5.3.3. Các hoạt động kiểm soát:
Quy trình tiền lương:
- Xác định đúng mức lương và chế độ được hưởng của từng lao động - Xác định đúng công lao động để trả đúng, trả đủ tiền lương.
- Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giảm thiểu các sai sót, gian lận. - Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.
Đánh giá rủi ro của quy trình
- Rủi ro áp dụng sai văn bản, sai chính sách pháp luật nhà nước.
- Rủi ro sai dữ liệu thông tin nhân sự liên quan đến dữ liệu tính lương và thu nhập: VD: sai mức lương, sai chức danh… loại rủi ro này thường hay xảy ra, do đó người lao động thường hay thắc mắc, không thấy an tâm và tin tưởng vào bộ phận theo dõi và giải quyết chế độ, chính sách cho họ.
- Rủi ro dữ liệu thông tin nhân sự không phản ánh kịp thời so với tình hình biến động nhân sự trong kỳ, có thể do bộ phận quản lý người lao động, phòng TCHC chậm cập nhật, hoặc có thể do bản thân người lao động đề xuất không kịp thời (không cập nhật các trường hợp thôi việc, tuyển mới…)
- Rủi ro tính tốn sai: tính trùng, tính thiếu, tính thừa, tính khơng đúng theo thực tế công lao động…
- Rủi ro không thu hồi được lương đã trả cho các trường hợp đột ngột nghỉ việc trong kỳ (do đã trả lương vào đầu tháng)
- Rủi ro xảy ra gian lận, cố tình khai báo sai số ngày nghỉ... - Rủi ro sai phạm chế độ chính sách nhà nước.
Giải pháp hồn thiện quy trình:
Kế thừa các bước trong quy trình hiện có.
Cụ thể hóa quy trình tiền lương bằng văn bản có hướng dẫn cụ thể và thông báo để mọi người biết và thực hiện theo, đưa quy trình vào triển khai áp dụng một cách nghiêm túc. Quy định rõ trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận liên quan trong quy trình, có các bảng biểu chứng từ đi kèm. Kết hợp sử dụng bảng mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân.
Các cá nhân phải tự cập nhật, hiểu và thực hiện đúng chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động, học tập nâng cao trình độ chun mơn, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc.
Kiểm sốt ngày giờ cơng. Tổ chức chấm cơng cho lao động khối hành chính. Bộ phận tự chấm cơng, ngày cuối tháng chuyển cho P.TCHC lập Bảng tổng hợp giờ cơng trong tháng và chuyển kế tốn tiền lương để tính lương. Nếu vắng khơng có lý do chính đáng sẽ tính trừ vào lương. Đối với giáo viên, Phịng thanh tra có biện pháp kiểm tra, giám sát giờ dạy, quản lý trên định mức lao động, nếu khơng hồn thành định mức giờ lao động sẽ xử lý thu hồi tiền theo cách tính thù lao trội giờ.
Quy định rõ thời gian xử lý của từng cơng đoạn trong quy trình. Bộ phận phải chấm công hàng ngày và chuyển Bảng chấm công vào ngày cuối tháng cho P.TCKT. Phịng TCHC lập Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong tháng và Bảng tổng hợp ngày cơng lao động chuyển kế tốn tiền lương vào ngày 2 tháng sau. Đến ngày 6 tháng sau, P.TC-KT phải xong hết các thủ tục và trả xong lương cho người lao động.
Tăng cường công tác thông tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận, sử dụng các bảng biểu chuyển giao thông tin. Theo dõi và đối chiếu thông tin thường xuyên giữa các bộ phận liên quan thông qua các biểu mẫu nội bộ. Có chế độ báo cáo rõ ràng, minh bạch và kịp thời giúp kiểm tra đối chiếu dữ liệu nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót.
Hồn thiện quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản Xác định mục tiêu của quy trình:
- Đảm bảo kế hoạch mua sắm sửa chữa của trường.
- Mua hàng đáp ứng được mục đích và nhu cầu sử dụng, đúng tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, có xuất xứ rõ ràng, chế độ bảo hành tốt, mua đủ số lượng theo yêu cầu, giá cả phù hợp và cung cấp kịp thời.
- Sửa chữa tài sản: chữa đúng bệnh, giá cả phù hợp, đảm bảo chất lượng dịch vụ sửa chữa như cam kết.
- Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan. Đánh giá rủi ro của quy trình:
- Mua sắm khơng có kế hoạch làm ảnh hưởng đến dự tốn chi tiêu. - Khơng có nhu cầu mà vẫn mua hàng.
- Hàng mua không đáp ứng được nhu cầu sử dụng, không khai thác được công dụng của tài sản.
- Mua không đúng loại hàng, không đúng quy cách phẩm chất, khác số lượng yêu cầu (dư thừa phải nhập kho hoặc thiếu hàng để sử dụng).
- Mua giá cao hơn so với giá của hàng hóa cùng loại trên thị trường cùng thời điểm. Bị cấu kết làm giá.
- Mua hàng không kịp thời, không đúng tiến độ làm ảnh hưởng đến hoạt động của nhà trường.
Giải pháp hồn thiện quy trình:
Đề xuất đổi tên quy trình này thành Quy trình mua sắm trực tiếp hàng hóa dịch vụ, vì thực chất sửa chữa được xem là một loại hình dịch vụ, đổi tên quy trình sẽ mang tính bao quát tốt hơn, mở rộng phạm vi đối tượng điều chỉnh (các trường hợp thuê mua dịch vụ, VD: dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo hiểm…).
Quy trình hiện chứa đựng nhiều vấn đề, nguyên nhân chủ yếu do không xác định tốt nhu cầu và đánh giá đúng hiệu quả đầu tư, nên có nhiều tài sản mua sắm về không khai thác sử dụng tốt, bị lãng phí…Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất các biện pháp hoàn thiện như sau:
Đơn vị chủ trì thực hiện là phịng QTTB. Các đơn vị phối hợp: P.KHTC, bộ phận quản lý và sử dụng tài sản, kho vật tư, phòng kỹ thuật…. BGH phê duyệt,
chức năng và nhiệm vụ cụ thể giống như quy trình hiện tại. Làm rõ ràng, chi tiết thêm bước 1 và bước 2 của quy trình: - Bước 1: Xác định nhu cầu và kế hoạch sử dụng tài sản - Bước 2: Ra quyết định biện pháp thực hiện.
Các bước còn lại giữ nguyên không đổi Cụ thể như sau: Bước 1: Xác định nhu cầu:
Nhu cầu được bộ phận dự kiến trong kế hoạch mua sắm hàng năm, và xác định lại để đề xuất thực hiện khi có nhu cầu sử dụng, lúc đó nhu cầu sẽ được xác định lại một cách chi tiết, cụ thể, rõ ràng. Việc xác định nhu cầu đúng, hợp lý sẽ hữu ích để thực hiện chi tiêu hợp lý, sử dụng đồng tiền tiết kiệm và đúng mục đích.
Nhu cầu được đề xuất bởi bộ phận gửi phòng QTTB. Phòng QTTB chịu trách nhiệm xem xét phối hợp với các bộ phận khác, sau đó trình BGH duyệt hoặc phịng QTTB trực tiếp đề xuất trong trường hợp tài sản thuộc chức năng nhiệm vụ phòng QTTB quản lý. Trong trường hợp giá trị hàng hóa dịch vụ thuê mua lớn, phải thành lập hội đồng xác định nhu cầu, thành phần hội đồng gồm: BGH, bộ phận sử dụng, bộ phận kỹ thuật, phòng QTTB, phòng KHTC và đại diện ban thanh tra, trong trường hợp mua các loại hàng hóa dịch vụ ngồi chun mơn của cán bộ kỹ thuật phải mời chuyên gia tư vấn.
Căn cứ xác định nhu cầu:
- Bộ phận đề xuất dựa vào kế hoạch công tác, kế hoạch sử dụng để xác định nhu cầu cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã
- P.QTTB phối hợp bộ phận kho kiểm tra tồn kho để xem có cần mua dự trữ thêm khơng hoặc số hiện có đáp ứng được mức nào…
- P.QTTB kiểm tra cơ sở vật chất thường xuyên và theo dõi thời gian khai thác sử dụng để kịp thời phát hiện nhu cầu cần mua sắm hoặc duy tu, bảo dưỡng.
Yêu cầu:
- P.ĐTQT cần xem xét, thẩm tra nhu cầu một cách nghiêm túc, nếu nhu cầu xác định đúng thì mới chuyển sang bước 2, nếu không phải xác định lại. Nhu cầu phải hợp lý, phù hợp với khả năng đáp ứng của nhà trường, kèm theo giải trình cụ thể, chi tiết số lượng, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, …
- Nhu cầu phải kèm theo dự tốn kinh phí chuyển phịng KHTC phối hợp xem xét và cho ý kiến về nguồn kinh phí thực hiện có hay khơng sau đó mới trình trình BGH phê duyệt.
Cần chú trọng đến bước này vì nếu xác định khơng đúng nhu cầu sẽ gây lãng phí về cơng sức, thời gian, tiền bạc.
Chứng từ xác định nhu cầu cụ thể dưới dạng: - Kế hoạch mua sắm hàng hóa, dịch vụ hàng năm.
- Đơn đề nghị cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ: được đánh số cụ thể. - Biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản.
- Bảng chiết tính chi phí, dự tốn kinh phí.
- Kế hoạch công việc cụ thể cần sử dụng đến hàng hóa dịch vụ Bước 2: Quyết định biện pháp thực hiện
Phịng ĐTQT tìm biện pháp thực hiện tối ưu, phối hợp với phòng TCKT, kho vật tư, bộ phận kỹ thuật, chuyên gia tư vấn… để tham mưu cho Hiệu trưởng ra quyết định biện pháp lựa chọn hàng hóa đáp ứng nhu cầu mà tiết kiệm chi phí nhất:
- Phòng ĐTQT kết hợp với bộ phận kho vật tư xác định xem trong kho hiện có hàng hóa có thể xuất dùng ngay khơng, nếu khơng có mới xem xét đến việc th mua; rà sốt có tài sản tương đương đang dư thừa ở bộ phận khác khơng, nếu có sẽ thực hiện điều chuyển nội bộ, nếu không mới xem xét đến việc thuê mua.
công việc đơn giản, sửa chữa nhỏ lặt vặt, nếu trong tầm khả năng thực hiện của nhân viên sửa chữa thì phịng Đầu tư Quản trị tự thực hiện, nếu ngoài khả năng tự thực hiện mới xem xét đến khả năng th mua bên ngồi.
- Trong trường hợp hàng hóa khơng thể mua được do khơng có điều kiện mua sắm (hàng hóa khơng có trên thị trường, khơng có nhà cung cấp dịch vụ, giá trị tài sản quá cao so với nhu cầu…) phòng Đầu tư Quản trị cần phải có hướng giải quyết cụ thể: cho sửa chữa tài sản cũ hoặc cho thuê mua sản phẩm thay thế…. Trong các trường hợp này, phòng Đầu tư Quản trị cần phải làm việc lại với bộ phận đề xuất để thống nhất ý kiến.
- Xem xét thật kỹ trước khi quyết định có thật sự cần thiết phải th mua ngay khơng. Thành lập hội đồng thẩm tra và quyết định trong trường hợp giá trị hợp đồng thuê mua lớn.
- Phải có phê duyệt của phòng TCKT về ngân sách thực hiện kèm theo để tránh tình trạng thuê mua sa đà vượt quá ngân sách cho phép. P.TCKT xem xét đến khả năng thanh toán vào thời điểm phải trả người cung cấp, nếu khơng đủ khả năng cần phải có biện pháp xin gia hạn thời hạn thanh toán, hoặc lùi thời điểm thực hiện thuê mua, hoặc giảm số lượng …
Các thủ tục cụ thể thể hiện qua chứng từ: ký duyệt trên chứng từ của bước 1 Một số giải pháp khác cần quan tâm đặc biệt để thực hiện tốt hơn việc kiểm soát thuê mua :
Định kỳ luân chuyển nhân sự tại vị trí thu mua của phịng ĐTQT. Thường xun tìm chọn báo giá của các nhà cung cấp tiềm năng khác để khảo sát và so sánh, thay đổi nhà cung cấp.
Nâng cao năng lực kỹ thuật, khả năng am hiểu về các loại máy móc thiết bị chuyên dụng của nhà trường (máy tính, máy chiếu, micro, amply, đàn organ) cho nhân viên kỹ thuật phòng ĐTQT để tư vấn về kỹ thuật cho trưởng phòng ĐTQT xem xét các đề xuất nhu cầu.
Quy định các biện pháp xử lý cụ thể và mạnh tay xử lý trong trường hợp nhân viên hoặc nhóm nhân viên cố tình làm sai, cố tình cấu kết thơng đồng với nhà cung cấp và nhà cung cấp cố tình chèo kéo nhân viên thu mua để làm giá trục lợi cá nhân gây thiệt hại lợi ích của nhà trường.
Thành lập Ban kiểm tra các hợp đồng thuê mua hàng hóa dịch vụ, ban này có quyền kiểm tra đột xuất bất cứ hợp đồng nào.
Ban lãnh đạo và người ký tên dưới các thủ tục giấy tờ kiên quyết từ chối khi phát hiện quy trình khơng đảm bảo trình tự, phải bổ sung các thủ tục chữa cháy sau…Phịng kế tốn kiên quyết từ chối thanh tốn khi phát hiện có sự bất hợp lý xảy ra trong quy trình hoặc thiếu thủ tục giấy tờ… nhằm tạo nguyên tắc, nề nếp thực hiện quy trình.
Trong các trường hợp phải thuê mua gấp mà không kịp làm các thủ tục theo trình tự các bước, sau đó cần có ban thanh tra xem xét lại sự việc.
Bộ phận phải chủ động và quan tâm hơn nữa trong tìm kiếm nguồn hàng phù hợp chứ khơng chỉ thụ động giao phó cho phịng ĐTQT để đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng của bộ phận mình.
Trong tất cả các trường hợp đặc biệt bất thường, phải có giải trình cụ thể.
Hồn thiện quy trình thanh tốn
Xác định mục tiêu của quy trình:
- Thanh tốn đúng đối tượng, đúng hàng hóa dịch vụ, đúng số tiền, và kịp thời. - Giảm thiểu các sai sót, gian lận trong quá trình lập hồ sơ và thủ tục thanh tốn. Minh bạch, cơng khai chế các độ thanh toán để mọi người cùng tham gia thực hiện kiểm tra giám sát.
- Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan. Đánh giá rủi ro trong quy trình:
- Thanh tốn khơng đúng đối tượng, sai số tiền, sai định mức chế độ quy định. - Chứng từ đề nghị thanh tốn có sai sót, khơng hợp lệ, khơng hợp pháp, hoặc cố ý gian lận lập chứng từ giả mạo…
- Kiểm sốt thanh tốn khơng phát hiện được sai sót, gian lận mà đồng ý thanh toán dẫn đến phản ánh sai nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh không trung thực tình hình tài chính.
- Người đề nghị cố ý đề nghị thanh tốn chứng từ trùng lắp, hoặc qn khơng đề nghị thanh toán. Kế toán thanh toán trùng lắp hoặc quên khơng thanh tốn, thanh toán chậm các dịch vụ mua ngồi hàng kỳ.
- Khơng đủ tiền để thanh tốn. Giải pháp hồn thiện quy trình:
Giữ ngun các bước theo quy trình hiện tại, bổ sung một số thủ tục kiểm soát sau:
- P.TCHC phối hợp với P.TCKT soạn thảo quy định biện pháp xử phạt thích đáng và nghiêm túc thực hiện đối với cá nhân hoặc bộ phận thường xuyên xảy ra sai sót, sai sót nghiêm trọng, hoặc cố ý gian lận để mọi người làm việc cẩn thận hơn, trách nhiệm hơn, nâng cao ý thức tuân thủ và tính trung thực.
- P.TCKT phải cụ thể hóa quy trình kèm diễn giải chi tiết, có các hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện, thống nhất các mẫu biểu trong từng trường hợp thanh toán, hướng dẫn kỹ năng tập hợp chứng từ và yêu cầu của chứng từ đề nghị thanh tốn và truyền thơng đến từng cá nhân, bộ phận bằng nhiều cách: đăng tải hướng dẫn trên trang web; in phát về bộ phận.
- Trưởng P.TCKT bố trí thêm người hỗ trợ mảng công việc hiện tại của kế toán thanh toán (KTTT) để tách kiểm soát chi ra khỏi KTTT, vừa đưa thêm người kiểm soát vào trong quy trình, vừa giảm tải cơng việc cho KTTT.
(PTTC), đầu mối chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ, đề nghị thanh toán, làm việc trực tiếp với phịng TCKT về cơng tác thanh toán phát sinh của bộ phận, PTTC được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm, được P.TCKT tập huấn kỹ năng làm thủ tục thanh tốn sẽ giúp quy trình được vận hành trơi chảy hơn.
- Định kỳ P.TCKT chủ trì mở các buổi tập huấn về cơng tác thanh tốn để mọi người quan tâm đến dự, mời đích danh một số đối tượng hay tham gia vào quy