CHƯƠNG 5 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
5.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐKTĐN
5.3.4. Hồn thiện thơng tin và truyền thơng
Thơng tin hữu ích rất quan trọng cho việc ra quyết định. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp ra quyết định đúng, kịp thời, góp phần đạt được mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, việc thu thập, xử lý thơng tin là hết sức cần thiết. Hiện công tác này chưa được quan tâm đúng mức, cần phải có biện pháp để nâng cao vai trị, vị trí của hệ thống thông tin trong nhà trường, tác giả xin đề xuất một số biện pháp sau:
- Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào tạo, quản lý tài chính – tài sản, quản lý sinh viên, quản lý thư viện… các module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương trình
đào tạo tín chỉ (xây dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã môn học, đăng ký học trực tuyến, thu học phí theo tín chỉ, quản lý lớp sinh viên, quản lý lớp môn học…). Trước khi ra quyết định chọn mua phần mềm, phải thuê tư vấn khảo sát nhu cầu trong trường, mã hóa nhu cầu thành ngơn ngữ cơng nghệ thông tin...
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, tổ chức cụ thể để phụ trách mảng thông tin truyền thông trong phạm vị toàn trường, phạm vi từng đơn vị.
- Nâng cao năng lực thu thập xử lý thông tin và truyền thơng của CBGV. Gửi nhân viên hành chính văn thư đi học tập chuyên môn, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ, sau đó có biện pháp kiểm tra đánh giá lại trình độ nếu đạt yêu cầu thì tiếp tục làm việc, nếu không đạt phải sắp xếp chuyển sang cơng tác khác và có kế hoạch tuyển dụng người có đủ trình độ năng lực chun mơn để thay thế.
- Hoàn thiện trang web và cập nhật thông tin phổ biến của trường kịp thời lên trang web, chú ý các thông báo về quản lý đào tạo và quản lý sinh viên phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời hơn nữa.
- Xây dựng quy trình truyền thơng thơng tin trong đó chú trọng đến thời gian truyền tin, đường đi của thông tin, đầu mối giao nhận thông tin, lưu trữ dữ liệu. Làm rõ công tác phối hợp, thời gian thực hiện, lưu chuyển chứng từ… trong các quy trình, hoạt động.
- Cải tiến cơng tác văn thư hành chính, u cầu các cơng văn đi phải được rà soát trước khi truyền thơng ra bên ngồi, các cơng văn đến phải kịp thời xác định và chuyển đến các đơn vị cần sử dụng thông tin. Yêu cầu các bộ phận phải lưu trữ văn bản có hệ thống, phải cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn của nhà nước để áp dụng kịp thời, tránh bị sai phạm không tuân thủ. Định kỳ tổ chức kiểm tra hành chính các bộ phận nhằm kịp thời chấn chỉnh vào nề nếp.
- Tập huấn và phổ biến ứng dụng các tiện ích của mạng internet cho tất cả mọi người và ứng dụng làm phương tiện thu thập thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận.
- Thơng tin phải được cụ thể hóa rõ ràng bằng văn bản, chứng từ dùng làm căn cứ thực hiện. Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định của nhà trường và phổ biến rộng rãi đến toàn thể CBGV để mọi người biết và thực hiện theo.