CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Hệ thống thông tin:
2.1.1. Các khái niệm:
Hệ thống là một nhóm các phần tử, tác động qua lại lẫn nhau, được tổ chức nhằm thực
hiện một mục tiêu nhất định. (Phước, 2009). Một hệ thống bất kỳ đều có 3 thành phần cơ bản đó là các yếu tố đầu vào, xử lý và các yếu tố đầu ra. Một hệ thống bao gồm các yếu tố đó là:
Mục tiêu của hệ thống: cho biết lý do mà hệ thống tồn tại và là tiêu chí để đánh giá về mức độ thành công của hệ thống.
Cấu trúc của hệ thống là sự sắp xếp các thành phần, bộ phận bên trong hệ thống. Các yếu tố đầu vào là những thông tin từ môi trường bên ngoài đưa vào hệ thống.
Các yếu tố đầu ra là những thông tin từ hệ thống đưa ra mơi trường bên ngồi. Môi trường hệ thống là các yếu tố, điều kiện nằm ngồi hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống.
Thông tin là một khái niệm trừu tượng có thể được định nghĩa như sau: “Thơng tin là
sự hiểu biết có được từ dữ liệu” hoặc “Thông tin là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho một con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết”. (Phước, 2009). Mục tiêu cụ thể của thông tin sẽ khác nhau tùy theo nhu cầu cụ thể của người sử dụng. Tuy nhiên, mục tiêu chung cơ bản của thơng tin cho tất cả các tổ chức đó là:
Hỗ trợ cho chức năng quản lý: chức năng quản lý thường liên quan đến trách nhiệm của các nhà quản lý trong việc quản lý một cách đúng đắn các nguồn lực của tổ chức và báo cáo về các hoạt động quản lý của họ. Các đối tượng bên ngồi có được thơng tin về sự quản lý thơng qua BCTC và các báo cáo bắt buộc khác. Trong nội bộ, các nhà quản lý có được thơng tin về sự quản lý từ các báo cáo quản trị khác nhau.
Hỗ trợ cho việc đưa ra các quyết định quản lý: các nhà quản lý sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định về kế hoạch và kiểm soát liên quan đến khu vực trách nhiệm của họ.
Hỗ trợ cho các hoạt động hằng ngày của tổ chức: các cá nhân sử dụng thơng tin để hồn thành công việc hằng ngày của họ một cách hiệu quả.
Mỗi mục tiêu này sẽ có những bộ thông tin đa dạng về mức độ chi tiết và tính chất. Thơng tin cần thiết để đáp ứng các nhu cầu đa dạng này là sản phẩm của HTTT.
Hệ thống thông tin là một nhóm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức
nhằm tạo ra dữ liệu để thực hiện một mục tiêu nhất định. (Phước, 2009)
Hệ thống thông tin là tập hợp các thủ tục theo đó dữ liệu được thu thập, lưu trữ, xử lý
thành thông tin và phân phối cho người dùng. (Hall, 2015)
2.1.2. Cấu trúc của hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần bao gồm dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ và thông tin đầu ra. Các thành phần này chính là cấu trúc của một HTTT được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi tổ chức. Quy trình xử lý của HTTT được bắt đầu khi thơng tin đầu vào được ghi nhận, sau đó thơng tin đầu vào được xử lý, lưu trữ và kết thúc quy trình là thơng tin được tạo ra cung cấp cho người sử dụng. Sau đó quy trình này được lặp đi lặp lại.
Hình 2.1: Quy trình xử lý của HTTT (Hall, 2015)
HTTT đầu vào có thể thu nhận thơng tin bằng thủ cơng hoặc bằng máy tính và cơ sở
để ghi nhận thơng tin đầu vào đó là chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thơng tin đầu vào phải được phân tích kỹ lưỡng để tránh tình trạng ghi nhận thơng tin quá dư thừa hoặc quá thiếu, vì điều này sẽ dẫn đến nguy cơ là cung cấp thông tin đầu ra khơng hữu ích cho người sử dụng từ đó ảnh hưởng xấu đến hiệu quả ra quyết định của người sử dụng. Để tránh tình trạng này, các tổ chức nên lựa chọn các giải pháp thu nhận thông tin hiệu quả và phù hợp với đặc điểm của tổ chức.
Hệ thống cơ sở dữ liệu là nơi dùng để lưu trữ - xử lý - lưu trữ thông tin. Việc tổ chức
và lựa chọn giải pháp lưu trữ tối ưu và tiết kiệm nhất, nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin của tổ chức là một vấn đề quan trọng. Để đưa ra các quyết định thì cần phải có thơng tin và thơng tin cung cấp phải có chất lượng tức là thông tin không chỉ phản ánh quá khứ, hiện tại mà còn phải dự báo về tương lai. Do đó, hệ thống cơ sở dữ liệu phải được tổ chức và lựa chọn hợp lý để ghi nhận thông tin nghĩa là thiết kế một hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho ghi nhận đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ thông tin dư thừa, trùng lắp và khi cần có thể truy xuất thơng tin một cách
Lưu trữ Xử lý Thông tin đầu vào Thơng tin đầu ra Kiểm sốt
nhanh nhất phục vụ cho việc quản lý và ra các quyết định. Bên cạnh đó, hệ thống cơ sở dữ liệu phải được duy trì xuyên suốt trong chu kỳ sống của tổ chức.
HTTT đầu ra cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức để
đưa ra các quyết định. Tổ chức thông tin đầu ra phụ thuộc vào đối tượng sử dụng. Đối với các đối tượng bên ngồi thì sử dụng mẫu biểu theo đúng quy định còn đối với các đối tượng bên trong thì mẫu biểu sẽ do các nhà quản lý thiết lập.
2.1.3. Phân loại hệ thống thơng tin:
Theo Bagad (2009), có 4 loại HTTT quan trọng đối với các tổ chức đó là HTTT quản lý, HTTT hỗ trợ ra quyết định, HTTT hỗ trợ điều hành và HTTTKT. Cụ thể:
Hệ thống thông tin quản lý (MIS): MIS là loại hệ thống hỗ trợ quản lý phổ biến
nhất. MIS cung cấp thông tin để hỗ trợ cho các nhà quản lý trong quá trình đưa ra các quyết định thường xuyên của họ. MIS cung cấp các báo cáo theo các định dạng khác nhau theo mong muốn của nhà quản lý. MIS sử dụng cơ sở dữ liệu nội bộ và hệ thống xử lý giao dịch để cập nhật thông tin. Đôi khi dữ liệu từ các nguồn bên ngoài cũng được sử dụng.
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS): DSS là một loại hệ thống cải tiến của hệ
thống báo cáo thông tin (IRS) và hệ thống xử lý giao dịch (TPS). DSS là một loại HTTT dựa trên máy tính mà sử dụng các dữ liệu chuyên biệt cho các mơ hình ra quyết định. DSS khác với MIS vì DSS khơng cung cấp thông tin theo các định dạng quy định để sử dụng cho việc ra các quyết định thông thường mà DSS cung cấp thông tin cho các nhà quản lý thông qua sự tương tác không theo một thể thức nhất định giữa nhà quản lý và hệ thống.
Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS): ESS là một loại HTTT quản lý. ESS được
thiết kế để đáp ứng nhu cầu về thơng tin mang tính chiến lược cho các nhà quản lý cấp cao. Mục đích của ESS là để cung cấp cho các nhà quản lý cấp cao quyền truy cập dễ dàng vào các thông tin chọn lọc về chiến lược của cơng ty để dễ hiểu
và điều hành. Nhìn chung thì DSS và ESS cung cấp các thơng tin để hỗ trợ cho các quyết định khơng có cấu trúc. Quyết định khơng có cấu trúc là quyết định mà quá trình đưa ra quyết định khơng thể mơ tả chi tiết. Điều này có thể là do liên quan đến các vấn đề chưa phát sinh trước đó. ESS cung cấp thơng tin về tình trạng hiện tại và xu hướng dự kiến cho các yếu tố quan trọng nhất định. ESS cho phép truy cập vào dữ liệu nội bộ và dữ liệu bên ngoài. Ngoài ra, ESS cịn cung cấp thơng tin cho nhà quản lý cấp cao ở các định dạng có thể sử dụng dễ dàng hoặc trong các mẫu đồ họa.
Hệ thống thơng tin kế tốn (AIS): là HTTT giải quyết các vấn đề về kế toán, gồm nhiều thành phần kết hợp nhằm mục đích thu thập, xử lý dữ liệu, cung cấp thơng tin kế tốn hữu ích cho người sử dụng.