CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. Hệ thống thơng tin kế tốn:
2.2.1. Khái niệm:
HTTTKT là một hệ thống con chuyên biệt của HTTT. Mục đích của HTTTKT là để thu thập, xử lý và cung cấp các thơng tin liên quan đến các khía cạnh tài chính của các sự kiện kinh doanh. Cũng giống như một HTTT có thể chia ra thành các thành phần chức năng khác nhau thì HTTTKT cũng có thể chia ra thành các thành phần dựa trên chức năng hoạt động và các thành phần này được gọi là các quy trình xử lý nghiệp vụ hoặc hệ thống con của HTTTKT. Tuy nhiên, do tính chất tích hợp của các HTTT ngày nay nên hiếm khi một HTTTKT được phân biệt với HTTT một cách riêng biệt (Ulric và cộng sự, 2017)
HTTTKT chính là sự giao thoa của hai ngành khoa học đó là ngành kế tốn và ngành hệ thống thơng tin.
Hình 2.2: Mối quan liên hệ giữa kế toán và HTTT (Phước, 2009)
2.2.2. Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn:
Theo Hall (2015), HTTTKT được phân loại thành hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống lập báo cáo tài chính và hệ thống lập báo cáo quản trị. Cụ thể:
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS): các ứng dụng TPS trong kế toán là xử lý các
giao dịch tài chính. Các giao dịch tài chính là các sự kiện kinh tế ảnh hưởng đến tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, nó được phản ánh vào các tài khoản liên quan và được đo lường bằng tiền tệ. Các giao dịch tài chính phổ biến nhất là trao đổi kinh tế với các đối tác bên ngồi. Bao gồm bán hàng hóa và dịch vụ, mua hàng tồn kho, thực hiện nghĩa vụ tài chính, nhận tiền mặt vào tài khoản từ khách hàng. Các giao dịch tài chính cịn bao gồm một số sự kiện trong nội bộ doanh nghiệp như khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân cơng, chi phí ngun vật liệu, chi phí cho q trình sản xuất, chuyển hàng tồn kho từ nơi này đến nơi khác. Các giao dịch tài chính là các sự kiện kinh doanh phổ biến và xảy ra thường xuyên. Ví dụ, hàng ngàn giao dịch bán hàng cho khách hàng xuất hiện hằng ngày. Để giải quyết hiệu quả khối lượng các giao dịch như vậy, các tổ chức nên nhóm các loại giao dịch tương tự thành các chu kỳ giao dịch.
Kế tốn Hệ thống thơng tin Hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống lập báo cáo tài chính (FRS): FRS hỗ trợ để cung cấp các thông tin liên
quan đến tình hình tăng giảm tài sản và nguốn vốn của doanh nghiệp, được thể hiện thông qua các báo cáo như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này được trình bày theo các biểu mẫu quy định và thơng tin trên báo cáo phải tuân thủ các quy định, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Hệ thống lập báo cáo quản trị (MRS): các nhà quản lý thường phải trả lời ngay
lập tức về các vấn đề kinh doanh hằng ngày như các kế hoạch và hoạt động giám sát của họ, MRS sẽ đáp ứng các nhu cầu về thơng tin tài chính để quản lý cho các vấn đề này. Các báo cáo điển hình được tạo ra bởi MRS bao gồm báo cáo về ngân sách, về sự chênh lệch, phân tích lợi nhuận - chi phí,… Loại báo cáo này được gọi là báo cáo tùy ý bởi vì tổ chức có thể lựa chọn những thơng tin nào cần báo cáo và trình bày như thế nào.
2.2.3. Chức năng và vai trò của hệ thống thơng tin kế tốn:
Chức năng: HTTTKT có chức năng thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động
kinh doanh của doanh nhiệp, xử lý, cung cấp thơng tin hữu ích bao gồm thông tin tài chính cho các đối tượng bên ngồi doanh nghiệp, thơng tin cho việc lập kế hoạch, thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch, thông tin cho việc điều hành các hoạt động hằng ngày và HTTTKT cịn có chức năng kiểm sốt việc tuân thủ các quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bảo vệ tài sản, vật chất, thông tin, kiểm soát hoạt động xử lý thông tin và đảm bảo chất lượng thơng tin
Vai trị: HTTTKT được thiết kế tốt có thể ảnh hưởng đến chuỗi giá trị doanh
nghiệp bao gồm gia tăng chất lượng và giảm chi phí sản phẩm, dịch vụ, gia tăng hiệu quả chuỗi giá trị thông qua việc cung cấp thơng tin kịp thời, có chất lượng, gia tăng kiểm sốt nội bộ góp phần kiểm sốt chuỗi giá trị, gia tăng việc đưa ra
các quyết định của nhà quản lý, gia tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp và tăng cường hợp tác với các doanh nghiệp khác trong chuỗi cung ứng.
2.3. Nhu cầu thơng tin kế tốn:
Thơng tin kế tốn là cơ sở cho chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, thông tin kế tốn cịn là cơ sở để các cơ quan nhà nước quản lý hoạt động của các doanh nghiệp và là cơ sở để các đối tác cũng như các nhà đầu đưa ra các quyết định đầu tư. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và mục tiêu quản lý ở từng thời kỳ mà nhu cầu thơng tin kế tốn của người sử dụng ở từng thời kỳ cũng khác nhau. Mặc dù vậy, thơng tin kế tốn phải đáp ứng được các yêu cầu theo quy định của hệ thống chuẩn mực kế toán ở mỗi quốc gia.
Theo hệ thống chuẩn mực kế tốn quốc tế thì thơng tin kế tốn phải phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như sau:
Có thể so sánh tức là thông tin kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp với nhau phải so sánh được nhằm cho phép người dùng xác định và hiểu được những điểm tương đồng và khác biệt giữa các mục trên BCTC.
Đáng tin cậy tức là thơng tin kế tốn phải trung thực, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kịp thời tức là thông tin kế tốn phải kịp thời, khơng được chậm trễ so với thời hạn quy định.
Dễ hiểu tức là thơng tin kế tốn phải được mơ tả và trình bày một cách rõ ràng, chính xác, dễ hiểu cho người sử dụng. Người sử dụng là những người có kiến thức hợp lý về HĐKD, về kinh tế, có khả năng xem xét và phân tích thơng tin.
Tại Việt Nam, thơng tin kế tốn phải đáp ứng được các yêu cầu theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, cụ thể như sau:
Trung thực tức là thơng tin kế tốn phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở có đầy đủ bằng chứng, phải khách quan và đúng với thực tế.
Khách quan tức là thơng tin kế tốn phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, khơng được bóp méo và khơng được xun tạc
Đầy đủ tức là thơng tin kế tốn phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, khơng được bỏ sót.
Kịp thời tức là thơng tin kế tốn phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, không được chậm trễ, phải đúng hoặc trước thời hạn quy định.
Dễ hiểu tức là thông tin kế tốn được trình bày trong BCTC phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế tốn ở mức trung bình. Thơng tin về những vấn đề phức tạp trong BCTC phải được giải trình trong phần thuyết minh.
Có thể so sánh tức là thơng tin kế tốn giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp phải so sánh được, do đó yêu cầu phải được tính tốn và trình bày nhất qn. Trường hợp khơng nhất qn thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng BCTC có thể so sánh thơng tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thơng tin dự tốn, kế hoạch.
Hơn nữa, hình thức trình bày của từng loại thơng tin kế tốn cũng khác nhau, nó tùy thuộc vào đối tượng sử dụng loại thơng tin kế tốn đó. Thơng tin kế tốn bao gồm thơng tin kế tốn tài chính và thơng tin kế tốn quản trị. Trong đó, thơng tin kế tốn tài chính chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như các nhà đầu tư, các đối tác làm ăn, các cơ quan quản lý nhà nước,…Vì cung cấp cho các đối tượng bên ngoài nên thơng tin kế tốn tài chính có giá trị pháp lý và phải được trình bày theo
những khuôn mẫu nhất định như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Ngược lại, thơng tin kế toán quản trị chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp như chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý, khơng mang tính chất bắt buộc nên hình thức trình bày của thơng tin kế tốn quản trị chủ yếu theo là yêu cầu của chủ sở hữu và các nhà quản lý.
Các loại báo cáo kế toán khác nhau sẽ cung cấp những thơng tin kế tốn khác nhau, vì vậy để đánh giá được chất lượng của thơng tin kế tốn thì phải căn cứ vào từng loại báo cáo kế tốn khác nhau và chất lượng của thơng tin kế tốn cịn được đánh giá tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của người sử dụng thơng tin kế tốn, cụ thể:
Bảng cân đối kế toán sẽ cung cấp các thơng tin về tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm. Thông tin ở phần tài sản cho phép đánh giá quy mô, năng lực sử dụng vốn, kết cấu đầu tư vốn của doanh nghiệp,… Thông tin ở phần nguồn vốn cho phép đánh giá tình hình tài chính, kết cấu của từng loại vốn sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,… Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ cung cấp các thông tin về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong một thời kỳ.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ cung cấp các thông tin về luồng tiền và cho biết kết cấu các luồng tiền được tạo ra trong doanh nghiệp.
Thuyết minh BCTC sẽ cung cấp các thông tin chi tiết hơn về bảng CĐKT, báo cáo KQHĐKD, báo cáo LCTT và trình bày về việc tuân thủ các chính sách kế tốn và các thơng tin khác có liên quan.
Các báo cáo quản trị sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý biết được các kế hoạch trong tương lai, giúp cho họ kiểm sốt chi phí, lập dự tốn báo cáo tài chính, đưa ra quyết định lựa chọn phương án kinh doanh, quyết định giá bán,…
Ngày nay, CNTT đã tác động rất nhiều đến cơng tác tổ chức kế tốn nói chung và chất lượng thơng tin kế tốn nói riêng. Vì trong mơi trường ứng dụng CNTT, chất lượng thơng tin kế tốn ngồi việc đề cập đến các vấn đề chung, còn chú trọng tới các khía cạnh liên quan như vấn đề về độ tin cậy của thông tin, gian lận thơng tin, an tồn của thông tin và sự sẵn sàng của thông tin. Do đó, cũng giống như chất lượng thơng tin thì chất lượng thơng tin kế tốn trong thời kỳ bùng nổ CNTT như ngày nay, cũng đòi hỏi phải đạt được 7 tiêu chuẩn của COBIT:
Hữu hiệu: tức là thông tin phải đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng trong việc xử lý kinh doanh, thông tin phải kịp thời và chính xác về tính tốn số học, phương pháp tính tốn phải nhất qn theo những phương pháp kế toán đã lựa chọn và thơng tin phải hữu ích cho người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.
Hiệu quả: tức là các nguồn lực được sử dụng trong quá trình thu thập, xử lý và tạo ra thơng tin phải được đảm bảo nhằm mang lại hiệu quả và tiết kiệm nhất. Bảo mật: tức là thông tin phải được bảo vệ nhằm ngăn chặn người sử dụng khỏi việc truy cập vào hệ thống khi không được cấp quyền, các quyền như xem, sửa, thêm vào, hủy, công bố,…
Tồn vẹn: tức là thơng tin phải chính xác, đầy đủ và hợp lệ với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đảm bảo các dữ liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
Sẵn sàng: tức là thông tin phải sẵn sàng đáp ứng và phục vụ cho nhu cầu của người sử dụng trong việc xử lý kinh doanh hiện tại và trong tương lai.
Tuân thủ: tức là thông tin phải phù hợp, tuân thủ theo luật pháp, tuân thủ theo các chính sách hoặc các tiêu chuẩn xử lý kinh doanh.
Đáng tin cậy: tức là thơng tin thích hợp phải được cung cấp đầy đủ cho quản lý điều hành hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện các trách nhiệm liên quan trong lập báo cáo.
2.4. Khả năng xử lý của HTTTKT:
Khả năng xử lý thông tin phần lớn trình bày về năng lực của các loại cấu trúc tổ chức khác nhau và các quy trình để chuyển thơng tin bên trong và ngoài một tổ chức (Egelhoff, 1991).
Một cấu trúc tổ chức được định nghĩa như một hệ thống phân cấp trong một tổ chức. Nó xác định từng cơng việc, chức năng của nó và nơi mà nó báo cáo trong một tổ chức. Cấu trúc này sau đó được phát triển để thiết lập cách tổ chức hoạt động để thực hiện các mục tiêu của nó. Có nhiều loại cấu trúc tổ chức khác nhau như cấu trúc chức năng, cấu trúc phân chia theo vị trí địa lý hoặc ngành nghề, cấu trúc ma trận,…
Trong một cấu trúc tổ chức thì thơng tin được hình thành thơng qua một quy trình xử lý bắt đầu từ việc thu thập thông tin đầu vào, đến xử lý thông tin, lưu trữ và cung cấp thông tin đầu ra cho người sử dụng. Đối với thơng tin kế tốn nói riêng thì thơng tin kế tốn được hình thơng qua một quy trình đó là:
Thu thập thơng tin kế tốn đầu vào: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi nhận thơng qua phương pháp chứng từ kế tốn, có nghĩa là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi nhận vào các bản chứng từ một cách đầy đủ, trung thực và luân chuyển giữa các bộ phận một cách hợp lý nhằm làm cơ sở cho các khâu xử lý tiếp theo.
Xử lý thơng tin kế tốn: các thơng tin kế toán được thu thập ở khâu đầu tiên sẽ tiếp tục được sắp xếp, phân loại, xử lý và hệ thống hóa thơng qua các phương pháp kế tốn như phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán, phương pháp tài khoản kế tốn,…nhằm mục đích tạo ra các thơng tin kế tốn phù hợp để ghi nhận vào các loại sổ kế tốn và các báo cáo có liên quan.
Mặc dù, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được đưa vào hệ thống xử lý và ghi nhận ở khâu thứ hai, nhưng lúc này HTTTKT vẫn chưa cung cấp được các thơng tin kế tốn một cách toàn diện mà cần phải tiếp tục tiến hành phân tích
thơng qua các phương pháp phân tích theo chiều ngang, chiều dọc, số tương đối, số tuyệt đối,…nhằm tạo ra những số liệu và những thông tin đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng.
2.5. Sự phù hợp trong HTTTKT:
Khái niệm “phù hợp” sử dụng trong nghiên cứu này được phát triển xung quanh lý thuyết xử lý thông tin của Galbraith (1973), tác giả đề nghị rằng năng lực xử lý thông tin của tổ chức phải phù hợp với nhu cầu thơng tin của tổ chức để có tác động đáng kể đến hiệu quả của tổ chức. Lý thuyết giả định rằng một tổ chức là “một hệ thống phức tạp mà vấn đề chính liên quan đến mơi trường của nó là thu thập và sử dụng thơng tin” (Bolon, 1998), tức là sự không chắc chắn về môi trường kinh doanh càng lớn thì số lượng thơng tin cần có càng lớn và cần được xử lý để đạt được một mức hiệu quả nhất định. Do đó, các tổ chức sẽ đáp ứng nhu cầu thơng tin ngày càng tăng bằng cách tăng