ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ERP Ở TP .HCM VÀ BÌNH DƯƠNG
2.2. KHẢO SÁT CÁC RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP CÓ ỨNG DỤNG
2.2.3.5. Một số nguyên nhân chủ yếu
Kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy các quy trình xử lý của ERP chưa thật sự hồn hảo và đáng tin cậy đối với người sử dụng. Một số nguyên nhân có thể đưa ra như sau:
Việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp mới được chú trọng những năm gần đây. Và số lượng các công ty tư vấn cũng cịn ít, trình độ của nhân viên các cơng ty tư vấn cũng cịn thấp, thiếu kiến thức, kinh nghiệp về quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi triển khai ERP vào doanh nghiệp, các nhân viên tư vấn chỉ chú trọng đến đào tạo người sử dụng về cách thức sử dụng, cách nhập liệu vào phần mềm mà không được đào tạo những kiến thức về ERP, những thay đổi trong quy trình làm việc, những điểm mới khi sử dụng hệ thống ERP. Do đó, khi có những phát sinh những lỗi trong quá trình sử dụng, người sử dụng khơng thể xử lý được và yêu cầu bên cung cấp sửa chữa lỗi bằng cách chỉnh sửa lại phần mềm giống như những gì người sử dụng đang làm hoặc những gì mà phần mềm đang sử dụng có. Cứ như vậy thì hệ thống lại trở lại như cũ, hạn chế sự phát triển và kiểm soát các rủi ro hiện hữu.
Bên cạnh nguyên nhân thuộc về nhà tư vấn triển khai ERP, cần nhắc đến trách nhiệm của nhà quản lý doanh nghiệp trong giai đoạn triển khai và ứng dụng ERP:
Chưa chú trọng đến quá trình tư vấn triển khai
Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam thường không hiểu rõ lắm về ERP, do đó, thơng qua các hội thảo, quảng cáo, doanh nghiệp nghĩ rằng ERP là một giải pháp tốt giảiquyết ngay các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải. Thêm vào đó, lực lượng bán hàngkhơng hiểu rõ sản phẩm của họ, và có mong muốn bán được hàng nên đã thổi phồngcác chức năng, hứa hẹn rất nhiều. Nhưng thực tế, ngoại trừ các phần mềm ERP lớn của nước ngồi thì những phần mềm vừa và đơn giản của nước ngoài hoặc các phần mềm ở Việt Nam có nhiều hạn chế của nó. Một số phần mềm đơn giản chưa có nhiều chức năng theo yêu cầu, và phải xây dựng lập trình sau khi ký hợp đồng. Và kết quả là các phần mềm sẽ không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
Triển khai ERP là một dự án lớn và quan trọng, có nhiều người từ nhiều phịng bankhác nhau tham gia, có thể làm thay đổi quy trình, cách thức quản lý của doanh nghiệp, được thực hiện trong một thời gian dài với nhiều sự thay đổi về nhân sự thực hiện dự án và cũng như đầu bài đặt ra ban đầu. Dự án lớn như vậy đòi hỏi những người quản lý dự án phải giỏi, có nhiều kinh nghiệm. Trong khi nhân lực bị hạn chế về phía nhà tư vấn triển khai, thì doanh nghiệp lại càng thiếu những cán bộ như vậy. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho phần mềm ERP chưa thực sự hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý.
Hạn chế về quy trình kiểm sốt, kiểm tốn trong mơi trường ERP
Việc ứng dụng ERP vào sản xuất kinh doanh ở Việt Nam còn khá mới, vì thế khơng tránh khỏi những rủi ro trong quá trình đưa phần mềm vào sử dụng. Vì thế, đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động xây dựng, ban hành quy trình nghiệp vụ và tổ chức kiểm tra, KSNB để giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, gian lận, hoạt động suôn sẻ, giảm thiểu những bất ngờ đến từ mơi trường bên trong và bên ngồi, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu lợi nhuận.
Vậy làm sao giới chủ đánh giá được hiệu quả của hệ thống KSNB, cũng như đánh giá mức độ được thực thi của hệ thống này? Đó là vai trị của KTNB. Trong hệ
thống KSNB, đối tượng chịu trách nhiệm chính là các bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh. Đây là các bộ phận chấp nhận rủi ro, do đó, họ phải là người thiết kế các chốt kiểm soát, chịu trách nhiệm thực hiện, tiến hành các chốt đã được thiết kế đó một cách đúng đắn để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả. Trách nhiệm KSNB thuộc về tất cả mọi người, mọi bộ phận tiến hành kinh doanh. KTNB có trách nhiệm kiểm tra và cung cấp đánh giá độc lập về hệ thống KSNB đã có hay chưa, nếu đã có thì các chốt kiểm sốt có được thiết kế đầy đủ tương ứng với các rủi ro? KTNB cũng đánh giá các chốt kiểm soát đã hoạt động đúng đắn, chặt chẽ hay chưa.
Thế nhưng, trên thực tế, việc xây dựng và ban hành hướng dẫn, quy trình kiểm sốt, KTNB, cũng như tổ chức nhân sự cho hoạt động kiểm tra này còn chưa được chú trọng. Một số doanh nghiệp có tổ chức triển khai, nhưng chưa có hướng dẫn cụ thể, chưa phù hợp với tình hình thực tế; trong khi một số doanh nghiệp vẫn chưa xây dựng bộ phận chuyên đánh giá, kiểm soát rủi ro,…
Hạn chế về mơi trường pháp lý
Ngồi hạn chế của bản thân doanh nghiệp cũng như thực tế triển khai ERP tại Việt Nam, thì mơi trường pháp lý, cũng như quy chế về KTNB ở nước ta vẫn chưa hoàn thiện. Hiện nay, Bộ Tài Chính đã ban hành Quyết định số 832 TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 nhưng Quyết định này chưa thể hiện được tính hệ thống và tính chuyên nghiệp cao trong hoạt động KTNB, chỉ giới hạn trong phạm vi doanh nghiệp nhà nước mà chưa bao quát hết các loại hình doanh nghiệp khác, và chưa có chuẩn mực nào riêng cho KTNB. Mặc dù chúng ta vẫn đang áp dụng theo các chuẩn mực KTNB quốc tế do Viện IIA công bố nhưng việc tự xây dựng một hệ thống chuẩn mực KTNB cho Việt Nam cũng là một yêu cầu không thể thiếu được nhằm tạo dựng một hành lang hoạt động hoàn chỉnh, có tính chun nghiệp cao của KTNB.
Ngồi ra, chúng ta vẫn chưa có quy trình KTNB hồn chỉnh. Quy trình chưa đưa ra những bước phân tích và xác định rủi ro kiểm soát một cách cụ thể trước khi tiến hành lập kế hoạch kiểm toán nhằm giới hạn và khoanh vùng phạm vi kiểm toán;
cũng như chưa xây dựng được một hệ thống phương pháp kiểm tốn hồn chỉnh, đặc biệt trong môi trường phức tạp như ERP.
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP CÓ ỨNG DỤNG ERP