ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ERP Ở TP .HCM VÀ BÌNH DƯƠNG
3.2.1.4. Thay đổi phương pháp và nội dung kiểm toán cho phù hợp với tình hình
hình thực tế tại doanh nghiệp
Như đã đề cập, việc ứng dụng ERP đã làm thay đổi hàng loạt dấu vết của các giao dịch, giảm sự tham gia của con người trong quá trình xử lý các nghiệp vụ bằng hệ thống tin học, hạn chế sự phân chia các chức năng, làm tăng khả năng sai sót và không tuân thủ so với mơi trường xử lý thủ cơng. Do đó, địi hỏi doanh nghiệp phải có những bước đi mới phù hợp với tình hình thực tế.
Về phương pháp thực hiện KTNB: là phương pháp kiểm toán “định hướng theo rủi ro”, nhằm ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm toán các đơn vị, bộ phận, quy trình được đánh giá có mức độ rủi ro cao. KTNB phải xác định, phân tích, đánh giá những rủi ro và xây dựng hồ sơ rủi ro cho từng hoạt động của phịng ban, từng quy trình hoạt động. Hồ sơ rủi ro bao gồm toàn bộ các rủi ro tiềm tàng, tác động có thể có của các rủi ro đó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khả năng xảy ra những rủi ro đó. Dựa trên đánh giá về tác động, khả năng xảy ra của các rủi ro; từng rủi ro được phân loại thành rủi ro cao, trung bình hoặc thấp.Việc đánh giá, phân loại rủi ro phải được thực hiện ít nhất một năm một lần. Kết quả đánh giá rủi ro sẽ là căn cứ để Trưởng KTNB làm việc với Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) và Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên trong quá trình lập kế hoạch KTNB hàng năm. Các hoạt động có rủi ro sẽ được xếp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp, trong đó những hoạt động được coi là có rủi ro cao sẽ được ưu tiên tập trung nhiều nguồn lực, thời gian hơn để kiểm toán, được kiểm toán trước và được kiểm toán thường xuyên hơn các hoạt động có rủi ro thấp hơn. Kế hoạch KTNB phải được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro và phải được cập nhật, thay đổi, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến, thay đổi trong hoạt động của daonh nghiệp và sự thay đổi của các rủi ro đi kèm theo.
Về nội dung KTNB:
Kết quả khảo sát ở Chương II cho thấy, doanh nghiệp ứng dụng ERP đang đối mặt với các vấn đề thuộc về hệ thống, tức là đối mặt với rủi ro kiểm soát. Một khi hạn chế được rủi ro này, thì phần mềm ERP sẽ phát huy được tính ưu việt của nó: nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy trình, các hoạt động trong doanh nghiệp. Vì thế, trong mơi trường ERP, KTNB ưu tiên tập trung kiểm tốn hệ thống, thay vì kiểm tốn tn thủ, kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm tốn hoạt động rời rạc như trước đây. Tuy nhiên, điều này chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp ứng dụng hồn tồn ERP trong hầu hết các quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm tốn hệ thống ngồi mục tiêu đánh giá sự hợp lý, độ tin cậy của các số liệu, cịn nhằm mục đích kiểm tốn hệ thống KSNB được xây dựng trong phần mềm ERP. Chương trình xử lý số liệu hợp lý hay khơng, độ an tồn của hệ thống thơng tin cả về kỹ thuật lẫn chương trình có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả xử lý nghiệp vụ và độ an toàn tài sản của doanh nghiệp cũng như hiệu quả kinh doanh, do vậy kiểm toán hệ thống cần phải đạt được mục tiêu sau:
- Đánh giá việc tổ chức hệ thống thông tin nhằm đưa ra những nhận xét về cấu trúc tổ chức cũng như cấu trúc cơng nghệ, trình độ nhân viên vận hành, đảm bảo nguyên tắc phân tách chức năng của các bộ phận sử dụng hệ thống cũng như của chính những người trực tiếp tham gia thiết kế và vận hành hệ thống có thỏa đáng khơng.
- Đánh giá việc cài đặt, xử lý chương trình ứng dụng nhằm đưa ra các nhận xét về sự đáp ứng của chương trình đối với các yêu cầu quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp, hiệu quả của chương trình để đảm bảo rằng những số liệu được xử lý sẽ không tạo ra sai số có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính.
Kiểm tốn hệ thống khơng chỉ đánh giá xem quy trình quản lý kỹ thuật, quản lý dữ liệu, ứng dụng phần mềm hiện thời có được tuân thủ hay khơng, mà cịn xem xét hiện có rủi ro nghiệm trọng nào của hệ thống không; doanh nghiệp đã sẵn sàng
kiểm soát hiệu quả và thích đáng chưa, nhằm đưa ra các lời khuyên phù hợp cho doanh nghiệp.
3.2.2. Định hướng về vai trị và trình độ của kiểm tốn viên nội bộ
3.2.2.1. Nâng cao vai trị của kiểm tốn viên trong doanh nghiệp, đặc biệt trong mơi trường xử lý dữ liệu điện tử
Hồn thiện về mặt tổ chức:
Về nguyên tắc, bộ máy KTNB được đặt ở vị trí càng cao thì càng dễ làm việc, dễ tiếp cận thơng tin và điều đó giúp các KTVNB tốt hơn trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro. Cấp quản lý bộ phận KTNB phải rõ ràng, minh bạch để giảm thiểu các can thiệp từ bên ngồi vào cơng việc kiểm tốn. Lý tưởng nhất là bộ phận kiểm toán báo cáo trực tiếp đến Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát, Ủy ban kiểm toán.
Ở một số doanh nghiệp, Phòng KTNB được tổ chức độc lập với các phòng ban chức năng khác nhưng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc kiêm phụ trách Phòng Kế toán. Điều này sẽ giảm tính khách quan và độc lập của các kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán.
Các nguyên tắc đặt ra khi tổ chức bộ máy KTNB tại các doanh nghiệp như sau: - KTNB độc lập với các hoạt động nghiệp vụ được kiểm toán, với hoạt động
điều hành hàng ngày của doanh nghiệp, độc lập đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm tốn;
- Đảm bảo tính khách quan, trung thực khi thực hiện nhiệm vụ KTNB;
- Đảm bảo tính chuyên trách, nhân viên KTNB không kiêm nhiệm các công việc chuyên môn khác của doanh nghiệp.
Như vậy là, để đảm bảo tính khách quan, bộ phận KTNB phải được tách ra khỏi bộ máy quản lý điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng KTNB sẽ trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm sốt, Ủy ban kiểm tốn. Chính sự độc lập này giúp cho KTNB có cái nhìn khách quan để phát hiện ra các sai sót, gian lận và những bất hợp lý trong khối lượng kinh doanh khổng lồ, đa dạng và
phức tạp của các nghiệp vụ. Theo đó, KTNB thực sự trở thành công cụ đắc lực giúp cho Ban Giám đốc vận hành hoạt động doanh nghiệp có hiệu quả, an tồn.
KTVNB tham gia vào cả quá trình xây dựng và triển khai ERP để am hiểu sâu sắc về ERP:
Ứng dụng ERP vào sản xuất kinh doanh là một bước đi mới phù hợp với xu hướng phát triển của thế giới. Tuy nhiên việc ứng dụng và khai thác hết những tính năng của nó thì quả thật khơng hề đơn giản. Q trình hồn thiện hệ thống ERP đi cùng với q trình hồn thiện quy trình làm việc, quy trình quản lý trong doanh nghiệp.
Để có thể tối ưu hóa các q trình và kiểm soát được hầu hết các rủi ro do ERP mang lại, dưới góc độ quản lý, bộ phận KTNB cần có kiến thức nhất định về ERP, hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó có thế nhận biết và đánh giá đúng ảnh hưởng của ERP vào mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế, KTVNB nên cố gắng tham gia vào tồn bộ q trình xây dựng và triển khai ERP, từ xem xét tính khả thi của dự án, lập kế hoạch, triển khai, nghiệm thu đưa dự án vào sử dụng để hiểu được các quy trình xử lý của ERP, để quen thuộc hơn với các tính năng của hệ thống ERP, đồng thời tạo điều kiện cho một môi trường tốt hơn để thực hiện KTNB.
Giai đoạn lên ý tưởng và phối hợp với nhà tư vấn triển khai ERP
Ý tưởng là yếu tố căn bản đầu tiên để nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. Cần phải định hướng được dự án triển khai ERP để đạt được mục tiêu gì (như kiểm sốt được doanh thu bán hàng trong ngày, cải tiến tốc độ xử lý thông tin luân chuyển, khắc phục các rủi ro trong q trình sản xuất kinh doanh,…), để có thể tìm nhà tư vấn giải pháp phù hợp.
Cùng với nhà quản lý, KTVNB rà soát thường xuyên các hoạt động trong đơn vị và bảo đảm rằng các mục đích cơ bản không chệch khỏi mục tiêu tổng thể của tổ chức. Thơng qua q trình rà sốt, bộ phận KTNB, hơn ai hết là bộ phận có khả năng đánh giá và ước lượng được mức độ rủi ro có liên quan đến các hệ thống về
quản trị, về các hoạt động và hệ thống thông tin của tổ chức. Trong khi “80% khối lượng cơng việc trong q trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình” (theo ơng Hồng Minh Châu - Giám đốc Cơng ty FPT TP.HCM), vì thế việc phối hợp tham gia của KTNB với nhà tư vấn triển khai ERP trong giai đoạn này hết sức quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.
Trong mối quan hệ này, KTVNB được nhìn nhận như là sự giúp đỡ trực tiếp cho các mục đích tư vấn, nghiên cứu trước khi xây dựng và triển khai, thể hiện cụ thế qua các khía cạnh sau:
* Cùng quan tâm đến hệ thống KSNB:
- Ngoài mục tiêu quản trị, mục tiêu then chốt mà ERP cần phải cung cấp, công việc quan trọng mà nhà tư vấn quan tâm đó là tìm hiểu và đánh giá về hệ thống KSNB của doanh nghiệp đó. Mục đích của cơng việc này là: đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của KSNB nói chung và trong từng bộ phận, từng khoản mục, từng hoạt động; trên cơ sở đó, hình dung về khối lượng và độ phức tạp của công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm sốt – tức là khả năng KSNB khơng phát hiện được các sai phạm trọng yếu. Nhờ vậy, nhà tư vấn sẽ nghiên cứu, xác định phương hướng và thiết kế các thủ tục kiểm soát (cả trên phần mềm và thủ công), dự kiến nhân sự cần thiết cho phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Trong khi đó, như đã đề cập, một trong những chức năng chủ yếu của KTNB là đo lường, đánh giá về hệ thống quản lý rủi ro và hệ thống KSNB. Do vậy, kết quả nghiên cứu của nhà tư vấn là sự hỗ trợ rất hữu ích đối với hoạt động kiểm tốn sau này.
* Phối hợp trong cơng việc: khơng chỉ dừng lại ở tìm hiểu, đánh giá ban đầu, mà giữa KTVNB và nhà tư vấn còn thể hiện mối quan hệ hợp tác chặt chẽ trong quá trình tư vấn triển khai với những nội dung:
- Trao đổi tài liệu, chia sẻ trực tiếp thông tin: việc trao đổi này sẽ giúp nhà tư vấn bên ngoài nhận được dịng thơng tin hữu ích về doanh nghiệp, ngược lại
KTVNB có thêm thơng tin từ mơi trường bên ngồi, các tính năng cũng như hạn chế vốn có của ERP. Cả hai chiều thông tin này đều hỗ trợ cho công việc của đôi bên.
- Lập kế hoạch chung: khi cả hai bên đã có sự hợp tác nhằm đạt tới sự phối hợp có hiệu quả, họ sẽ nhận thấy rằng cần phải ngồi lại với nhau để vạch ra phương án khả thi nhất. Thông qua việc lên kế hoạch chung này, yêu cầu của các bên sẽ trở nên hòa hợp với nhau: KTVNB sẽ quyết định những nội dung công việc, những thủ tục kiểm soát cụ thể sao cho có thể tạo điều kiện tốt nhất cho các nhu cầu ngoại kiểm sau đó; ngược lại, nhà tư vấn lại xác định các công việc cần làm nhằm hoàn thành tốt vai trị tư vấn của mình, tránh những sai sót cần phải sửa chữa sau này khi hệ thống đi vào hoạt động. - Đánh giá chéo: việc hai bên biết rõ công việc của nhau là điều kiện cơ bản để
thực hiện việc đánh giá lẫn nhau có hiệu quả và giúp mỗi bên hồn thiện mình.
Sau khi đã hoàn tất giai đoạn tư vấn trước khi triển khai, KTVNB sẽ có cái nhìn tích cực về tính năng, hiệu quả mà hệ thống ERP mang lại, những điểm yếu cần phải tập trung khắc phục. Và dĩ nhiên, sẽ rất tốt cho hoạt động kiểm toán sau này.
Giai đoạn triển khai, thử nghiệm
Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, sự thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của giai đoạn này. Nếu triển khai, thử nghiệm một cách nửa vời, không đi đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngoài một số “kinh nghiệm” được tích lũy thêm. Ở giai đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần mềm: tính hợp lý, khả năng phù hợp,…sẽ giúp KTVNB thấy được những yêu cầu mà phần mềm chưa đáp ứng được, để có sự điều chỉnh kịp thời, đồng thời giúp KTVNB sớm phát hiện rủi ro tiềm ẩn trước khi phần mềm đi vào hoạt động chính thức.
Giai đoạn vận hành và ứng dụng thực tế
Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp sẽ vui mừng đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế. Đây là giai đoạn, doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình. Tuy nhiên, phần mềm vẫn cịn đó những rủi ro tiềm ẩn. Rủi ro này có thể phát sinh theo sự phát triển của doanh nghiệp, sự thay đổi của môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý hoặc do chưa kiểm soát hết được các rủi ro trong giai đoạn triển khai,… làm cho thông tin cung cấp từ phần mềm khơng cịn hợp lý, ảnh hướng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, trong giai đoạn vận hành và ứng dụng thực tế, vai trò của KTVNB càng được đề cao.
Giai đoạn nâng cấp, phát triển, tái đầu tư
Theo thời gian, sự vật, hiện tượng có thể thay đổi. Yêu cầu quản lý, các nghiệp vụ chức năng cũng không nằm ngoài yếu tố khách quan này. Điều quan trong là KTVNB phải nhìn thấy được giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định hợp lý. Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới. Nhưng nâng cấp thế nào cần phải có ý kiến đánh giá toàn diện và độc lập từ đội ngũ KTVNB.
3.2.2.2. Nâng cao trình độ kiểm tốn viên nội bộ trong doanh nghiệp
Việc ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi ngày càng cao chất lượng của các KTVNB. KTVNB khơng chỉ có kiến thức tài chính kế tốn, đồng thời lại phải có kiến thức vững chắc về nhiều hệ thống cơng nghệ thông tin khác nhau, am hiểu nhiều hệ ERP đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới. Hiện nay tại thị trường Việt Nam, nguồn nhân lực để phục vụ cho công việc này hạn chế. Nếu chọn người có chun mơn về kế tốn thì chun mơn cơng nghệ thông tin khơng nắm vững và khơng kiểm sốt được các điểm yếu về công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Nếu chọn người có kinh nghiệm, chun mơn về cơng nghệ thơng tin thì lại gặp khó khăn về nghiệp vụ kế tốn, tài chính. Do đó, cần phải tăng cường xây
dựng đội ngũ kiểm toán, tăng cường đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu của sự phát triển của KTNB hiện đại.
Công tác đào tạo cần được chú trọng. Điều này có nghĩa là các kiểm tốn viên phải được tham gia cập nhật các khoá đào tạo nghiệp vụ mới trong doanh nghiệp để