3.2. Giải phỏp hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhõn lực tại Ban Quản
3.2.1. Hoàn thiện quy trỡnh tuyển dụng, bố trớ nhõn sự
Vấn đề thu hỳt và lựa chọn được người cho phự hợp về trỡnh độ chuyờn mụn, năng lực để bố trớ cụng việc là rất cần thiết, vỡ chất lượng của người trỳng tuyển quyết định đến chất lượng đội ngũ CNV trong Ban, ảnh hưởng tới mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Ban. Theo phõn tớch thực trạng thực hiện hoạt động tuyển dụng, bố trớ nhõn sự tại BQLDA thỡ đa số CNV được tuyển dụng thụng qua sự giới thiệu của những người thõn quen của CNV trong Ban và trong ngành. Khi người thõn quen được nhận vào làm việc thỡ bản thõn người giới thiệu cảm thấy được giỳp đỡ và do đú sẽ cú sự hỗ trợ và gắn kết hơn với Ban, đồng thời người được giới thiệu vỡ khụng muốn làm mất uy tớn của người đó giới thiệu mỡnh vào làm nờn cũng nổ lực hết mỡnh để hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiờn với tỡnh hỡnh phỏt triển như hiện nay, thỡ việc quỏ lạm dụng hỡnh thức này sẽ cú những nguy cơ tiềm ẩn về chất lượng của những lao động tuyển vào.
Trong tỡnh hỡnh mới một đội ngũ nhõn lực gắn kết với đơn vị khụng thỡ chưa đủ, mà đội ngũ đú phải là một đội ngũ chuyờn nghiệp và được đào tạo những kỹ năng bài bản. Chỳng ta cần đỏnh giỏ sự đỏnh đổi giữa việc cú được một đội ngũ nhõn lực chuyờn nghiệp và việc phải cú những chớnh sỏch phự hợp để giữ chõn họ so với việc duy trỡ một đội ngũ nhõn lực cũ kỹ nhưng an phận và gắn kết với đơn vị. Thụng thường những người hay nhảy việc là những người tham vọng và do đú cú thể là những người làm rất tốt cụng việc của họ. Vỡ vậy, để cú thể hài hũa giữa những chớnh sỏch này thỡ việc tuyển dụng theo tỏc giả nờn là sự kết hợp của nhiều hỡnh thức, đồng thời BQLDA cần quan tõm thờm một số vấn đề sau:
Thứ nhất, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đảm trỏch, số lượng CNV hiện
cú, cỏc phũng sẽ cõn đối nhu cầu về nhõn sự bộ phận mỡnh, tiến hành phõn tớch cụng việc. Khi phõn tớch cụng việc phải xõy dựng được bảng mụ tả cụng việc và bảng tiờu chuẩn cho từng chức danh.
Bảng mụ tả cụng việc phải liệt kờ đầy đủ cỏc chức năng, nhiệm vụ, cỏc mối quan hệ trong cụng việc, cỏc điều kiện làm việc, yờu cầu kiểm tra, giỏm sỏt và cỏc
- 60 -
tiờu chuẩn cần đạt được khi thực hiện cụng việc. Bảng mụ tả cụng việc giỳp cho chỳng ta hiểu được nội dung, yờu cầu của cụng việc và hiểu được quyền hạn, trỏch nhiệm khi thực hiện cụng việc.
Bảng tiờu chuẩn cho từng chức danh phải liệt kờ đầy đủ những yờu cầu về năng lực cỏ nhõn như trỡnh độ học vấn, kinh nghiệm cụng tỏc, khả năng giải quyết vấn đề, cỏc kỹ năng khỏc và cỏc đặc điểm cỏ nhõn thớch hợp nhất cho cụng việc. Bảng tiờu chuẩn cụng việc giỳp chỳng ta hiểu được Ban đang cần nhõn viờn như thế nào để thực hiện cụng việc tốt nhất.
BQLDA nờn xõy dựng hệ thống phõn tớch cụng việc phự hợp với cỏc chức danh cụng việc truyền thống, được cải tiến theo sự thay đổi của thị trường. Cỏc phũng phải xỏc định bản chất của cỏc cụng việc, đối chiếu rà soỏt cỏc nội dung cụng việc, tham khảo cỏc chuyờn gia về nhõn lực, trao đổi với cỏc cỏ nhõn liờn quan làm cho họ hiểu yờu cầu việc phõn tớch cụng việc, tỡm sự ủng hộ của những người đang thực hiện loại cụng việc cần phõn tớch. Cuối cựng là bảng phõn tớch cụng việc được chuyển đến người cú liờn quan xem xột và đúng gúp lần nữa trước khi cụng bố ỏp dụng bảng phõn tớch cụng việc.
Thứ hai, xõy dựng lại quy trỡnh tuyển chọn nhõn viờn, bổ sung một số khõu
tuyển chọn cỏc vị trớ làm việc theo sơ đồ 3.1.
* Bước 1: Thành lập hội đồng tuyển dụng bao gồm: Bớ thư chi bộ, Giỏm đốc, chủ tịch cụng đoàn cơ sở, trưởng phũng tổng hợp.
Nhận hồ sơ xin việc bao gồm: đơn xin việc, lý lịch cú dỏn ảnh, bằng cấp chứng chỉ và cỏc giấy tờ khỏc cú liờn quan.
* Bước 2: Nghiờn cứu và phõn loại hồ sơ.
Đõy là bước sơ tuyển nhưng chưa cú mặt ứng viờn. Nếu hồ sơ hợp lệ thỡ chấp nhận, khụng hợp lệ thỡ loại bỏ ngay, nếu cũn một số điểm nghi ngờ thỡ cần cõn nhắc xem lại.
* Bước 3: Phỏng vấn hoặc tổ chức thi tuyển.
Ở bước này, hội đồng tuyển dụng nờn kiểm tra sự hiểu biết của ứng viờn đú về cụng việc trong cơ quan, về vị trớ mà họ sẽ làm việc, trỡnh độ chuyờn mụn, khả năng phỏn đoỏn, xử lý tỡnh huống cụ thể thụng qua việc nhà quản trị đưa một tỡnh
huống thường gặp trong vị trớ làm việc để xem ứng viờn xử lý thế nào. Từ đú giỳp hội đồng tuyển dụng biết được tớnh cỏch, phẩm chất, trớ thụng minh, khả năng tư duy của ứng viờn để dễ dàng sắp xếp bố trớ cụng việc cho phự hợp nhất.
* Bước 4: Thử việc.
Thử việc là một hỡnh thức kiểm tra toàn diện nhất, khỏch quan nhất. Thụng qua thử việc cú thể kiểm tra được khả năng chuyờn mụn, khả năng phối hợp trong cụng việc và sự tha thiết đối với cụng việc của ứng viờn. Thử việc cũng là cơ hội để ứng viờn tự kiểm tra khả năng bản thõn với cụng việc. Ban sẽ bố trớ cho ứng viờn làm thử cụng việc, cú thể trong một thỏng hai thỏng tựy từng vị trớ cụng việc, nhưng tối đa khụng quỏ 3 thỏng.
* Bước 5: Đỏnh giỏ sau thử việc.
Sau thời gian thử việc, ứng viờn sẽ được trưởng bộ phận nhận xột, đỏnh giỏ. Phiếu đỏnh giỏ gửi cho phũng tổng hợp, phũng này sẽ lập danh sỏch cỏc ứng viờn đủ điều kiện và khụng đủ điều kiện gửi cỏc thành viờn Hội đồng tuyển dụng và sắp xếp ngày họp để ra biờn bản cụng nhận ứng viờn đủ tiờu chuẩn làm việc.
Giai đoạn này nếu ứng viờn đỏp ứng được yờu cầu của cụng việc thỡ sẽ được nhận chớnh thức và NLĐ được giỏm đốc ký hợp đồng tuyển dụng.
Sơ đồ 3.1: Quy trỡnh tuyển dụng đề xuất
Cỏc kờnh tuyển dụng mà BQLDA cú thể lựa chọn: Thành lập hội đồng tuyển chọn và nhận hồ
sơ dự tuyển
Thẩm định và phõn loại hồ sơ
Phỏng vấn hoặc tổ chức thi tuyển
Thử việc
Đỏnh giỏ sau thử việc
Nhận vào làm việc
Ứng viờn bị loại
- 62 -
- Cỏc trung tõm giới thiệu việc làm.
- Cỏc trường đào tạo như trường đại học bỏch khoa TP. HCM, trường đại học kiến trỳc, đại học kinh tế,… là nơi tỡm được những ứng viờn cú kiến thức và khả năng chuyờn mụn phự hợp.
- Cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng như bỏo, đài, trang thụng tin điện tử,.. Đõy là cỏch thu hỳt tương đối hiệu quả đang phổ biến ở Việt Nam.
- Tuyển dụng từ cỏc sinh viờn thực tập tại Ban.
Ban cũng nờn hạn chế việc tuyển dụng thụng qua mối quan hệ cụng tỏc (Tỉnh ủy, Ủy ban, Sở, Ngành). Qua giới thiệu vẫn cú thể tuyển dụng được nhõn tài nhưng đa phần nguồn này trở thành một sức ộp, khú xử trong quan hệ cụng tỏc quản trị nhõn sự. Tăng cường giao lưu với cỏc cơ sở đào tạo, tạo điều kiện để cỏc sinh viờn cú điều kiện thực tập tại Ban, đồng thời cũng tạo cơ hội tốt nhất cho BQLDA tuyển nhõn sự.
Thứ ba, căn cứ vào khối lượng cụng việc của từng chức danh để xỏc định số
lượng lao động nhằm đảm bảo cụng việc được hoàn thành tốt với sự tớnh toỏn chi tiết và khoa học. Sau khi xỏc định được định biờn lao động, triển khai phương ỏn bố trớ cụ thể và cõn đối xỏc định lao động thiếu tại từng chức danh, từng bộ phận. Khi NLĐ được tuyển chọn sẽ được phõn cụng, bố trớ vào bộ phận thớch hợp. Việc bố trớ được thực hiện trờn nguyờn tắc:
- Mỗi cụng việc đều cú người thực hiện. - Việc thực hiện khụng bị chồng chộo.
- Cụng việc được thực hiện bởi người phự hợp nhất, giỳp họ phỏt huy tối đa thế mạnh của mỡnh và khi bất kỳ người nào vắng mặt thỡ cụng việc của người đú cú thể được người khỏc đảm đương thay mà khụng làm ảnh hưởng đến cụng việc chung của Ban. Cỏc vấn đề này đũi hỏi nhà quản trị phải am hiểu thờm về khớa cạnh tõm lý và nghệ thuật lónh đạo.
- Đối với cụng việc giao cho nhúm nhõn viờn thực hiện thỡ ngoài bảng mụ tả cụng việc cho nhúm cần xõy dựng cơ chế phối hợp giữa cỏc thành viờn trong nhúm và trỏch nhiệm của người đứng đầu nhúm.
- Bảng mụ tả cụng việc; bảng tiờu chuẩn cụng việc; yờu cầu, đặc điểm, nội dung của từng cụng việc.
- Năng lực thực tế của NLĐ.
Khi đó bố trớ đỳng người, đỳng việc, NLĐ sẽ cảm thấy thoải mỏi, cựng với những chớnh sỏch khỏc (lương, thưởng, phỳc lợi,…) sẽ kớch thớch họ hăng say làm việc, năng suất lao động sẽ tăng lờn.
3.2.2. Tăng cường hoạt động đào tạo và phỏt triển NNL
Đõy là cụng tỏc cú vai trũ rất quan trọng để xõy dựng đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn cú đủ trỡnh độ, năng lực, kinh nghiệm và cỏc phẩm chất để hoàn thành cụng việc và đỏp ứng mục tiờu chiến lược của đơn vị với hiệu quả cao nhất của từng chức danh đảm nhiệm. Để nõng cao hiệu quả cụng tỏc đào tạo và phỏt triển NNL, hướng đến cú thể ỏp dụng quy trỡnh đào tạo theo tiờu chuẩn chất lượng ISO 9001, cụ thể:
+ Xỏc định cỏc yếu tố kiến thức, kỹ năng của nhõn viờn ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
+ Xỏc định mức độ thành thạo theo yờu cầu, đặc điểm và tiờu chuẩn đối với từng cụng việc.
+ Đo lường, đỏnh giỏ kiến thức, kỹ năng thực tế của nhõn viờn.
+ So sỏnh kiến thức, kỹ năng thực tế của nhõn viờn với yờu cầu tiờu chuẩn của cụng việc.
+ Xỏc định nhu cầu đào tạo đối với nhõn viờn mới và nhõn viờn đang làm việc: Cỏc nhà lónh đạo nờn lưu ý cỏc nguyờn nhõn dẫn đến năng suất và hiệu quả làm việc thấp rất đa dạng: năng lực cỏ nhõn của nhõn viờn kộm, khụng cú hệ thống kớch thớch nhõn viờn, cỏch thức tổ chức kộm, nhõn viờn khụng biết cỏc yờu cầu trong thực hiện cụng việc,… Nhu cầu đào tạo thường được đặt ra khi nhõn viờn khụng cú đủ cỏc kỹ năng cần thiết để thực hiện cụng việc.
+ Xỏc định nội dung và hỡnh thức đào tạo: Căn cứ vào nhu cầu đào tạo, BQLDA sẽ xỏc định thời gian đào tạo, nội dung, hỡnh thức đào tạo thớch hợp:
Thứ nhất, đào tạo tại chỗ là phương phỏp tiếp cận hữu hiệu giỳp kết hợp
được kiến thức sỏch vở với thực tế hiện trường, vận dụng những điều đó học vào thực tế vận hành thiết bị, quy trỡnh cụng tỏc chuyờn mụn tại cơ sở. Cỏc bước
- 64 -
tiến hành:
- Đào tạo một đội ngũ cỏn bộ đầu đàn năng động, nhạy bộn, cú kiến thức chuyờn mụn tốt, cú kinh nghiệm thực tế, cú khả năng truyền đạt hướng dẫn để kốm cặp cỏc nhõn viờn mới, thực hiện tốt cỏc yờu cầu của việc đào tạo tại chỗ.
- Đưa một số chương trỡnh đào tạo chuẩn đó hợp tỏc xõy dựng với cỏc cơ sở đào tạo về thớ điểm tại một số đơn vị để chọn ra một số chương trỡnh phự hợp đưa vào phục vụ cho cụng tỏc đào tạo tại chỗ.
- Quy định thờm quyền, trỏch nhiệm của đội ngũ cỏn bộ đầu đàn, đầu tư xõy dựng bộ phận đào tạo đơn vị, trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy và học phự hợp với thực tế từng đơn vị để gúp phần nõng cao chất lượng cỏc chương trỡnh đào tạo.
Thứ hai, Sắp tới đõy Bộ Xõy dựng sẽ cú những hướng dẫn điều chỉnh nhõn
cụng, ca mỏy, điều chỉnh bự giỏ vật tư, BQLDA phải kịp thời nắm bắt, thực hiện triệt để gúp phần giảm bớt thiệt hại cho cỏc nhà nhầu. Do đú Ban cần liờn hệ với một số cơ sở đào tạo, cỏc viện khoa học, tham gia cỏc buổi bỏo cỏo chuyờn đề, cỏc buổi hội thảo,… để bồi dưỡng hướng dẫn thực hiện cỏc quy định mới một cỏch bài bản, đỳng yờu cầu bao gồm cỏc bước sau:
+ Xỏc định cỏch thức theo dừi chương trỡnh, ghi nhận kết quả đào tạo.
+ Đỏnh giỏ hiệu quả đào tạo: Việc đỏnh giỏ cỏc khúa học, cỏc hoạt động đào tạo hoặc toàn bộ chương trỡnh đào tạo là cần thiết. Nhờ cỏc hoạt động này ta cú thể kịp thời điều chỉnh, nõng cao chất lượng, hiệu quả đào tạo. Cú nhiều phương phỏp đỏnh giỏ hiệu quả đào tạo, tuy nhiờn với điều kiện BQLDA hiện nay cú thể ỏp dụng phương phỏp trắc nghiệm hoặc phương phỏp đỏnh giỏ rỳt kinh nghiệm: giữa và cuối khúa học, học viờn tự đỏnh giỏ để bộ phận đào tạo thay đổi cho phự hợp. (Chi tiết theo phụ lục 9).
+ Tổng kết, rỳt kinh nghiệm: Nơi đào tạo bờn ngoài cú tổng kết từng khúa học và chung cho cả chương trỡnh đào tạo bồi dưỡng gửi Bộ phận đào tạo của Ban. Bộ phận đào tạo hoàn chỉnh bỏo cỏo tổng thể về chương trỡnh để bỏo cỏo lờn lónh đạo Ban.
Ngồi ra, đối với cỏn bộ lónh đạo cần được đào tạo bổ sung cỏc năng lực: Quyết đoỏn dỏm chịu trỏch nhiệm; tỏc động đến nguồn nhõn lực; năng động, sỏng tạo, linh hoạt.
+ Quyết đoỏn, dỏm chịu trỏch nhiệm: là một đơn vị sự nghiệp cụng lập, một bộ phận cỏn bộ lónh đạo cũn e ngại trỏch nhiệm cỏ nhõn, tư tưởng trỏch nhiệm tập thể cũn tồn tại trong cỏc quyết định làm cho việc xử lý cụng việc chưa thật sự nhanh chúng, làm kỡm hóm sự phỏt triển của Ban. Cần cú những khúa đào tạo cho đội ngũ cỏn bộ lónh đạo tiếp cận tư duy quản lý mới, đề cao vai trũ và trỏch nhiệm cỏ nhõn, biết sử dụng quyền hạn được ủy thỏc để hoàn thành trỏch nhiệm.
+ Tỏc động đến nguồn nhõn lực: Người lónh đạo phải biết tạo điều kiện để nhõn viờn mỡnh phỏt huy hết năng lực, đạt được năng suất lao động cao nhất, tõm lý lao động thật thoải mỏi. Muốn vậy cần đào tạo cho họ kỹ năng giao việc, tõm lý và nghệ thuật lónh đạo …. Ngồi ra cần tạo mụi trường làm việc thõn thiện hơn để giảm căng thẳng và mệt mỏi cho nhõn viờn, tăng cường tiếp xỳc giữa lónh đạo và cấp dưới .
+ Năng động, sỏng tạo, linh hoạt: Ban vẫn cũn một số cỏn bộ lónh đạo làm việc theo kinh nghiệm, lối mũn, ngại đổi mới. Vỡ vậy khi cú vấn đề mới phỏt sinh ngoài “quỹ đạo” thường gõy ra những lỳng tỳng nhất định. Cần đào tạo cho cỏn bộ lónh đạo biết cỏch uyển chuyển, khụng cứng nhắc, mỏy múc khi giải quyết vấn đề, đặc biệt cỏc kiến thức về: Phõn tớch tài chớnh, đấu thầu, xột thầu … Những quy định nào khụng cũn phự hợp, khú thực hiện, thực hiện khụng hiệu quả hay khụng thể thực hiện nờn mạnh dạn đề xuất với cấp cú thẩm quyền nghiờn cứu sửa đổi.
3.2.3. Cải thiện chức năng duy trỡ NNL
Để phỏt huy hiệu quả của nguồn nhõn lực, Ban cần đổi mới cỏc cụng tỏc sau:
Thứ nhất, đổi mới chớnh sỏch tiền lương với cỏc nội dung:
- Lương CNV được nhận sẽ bao gồm hai phần: Lương cơ bản (LCB) và lương tăng thờm (LTT).
* Lương cơ bản là tiền lương theo chế độ Nhà nước quy định (1 lần lương) được tớnh theo cụng thức:
- 66 -
LCBi = KCBi x LTTh x NCi/22 Trong đú:
LCBi: LCB của nhõn viờn i
KCBi: Hệ số lương cơ bản của nhõn viờn i theo thang bảng lương do nhà nước quy định.
LTTh: Mức lương tối thiểu chung do nhà nước quy định đối với DNNN
NCi: Tổng số ngày làm việc của nhõn viờn i
* Lương tăng thờm tiền lương theo kết quả cụng việc (phần tiền lương 1,5 lần):