9001 :2008
2.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Đồng Tiến
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
DOVITEC được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Tổng giám đốc
phụ trách chung, chịu nhiệm vụ về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, trực
tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thơng qua 5 phó tổng
giám đốc và các trưởng phịng nghiệp vụ, giám đốc xí nghiệp. Các phịng có vai trị tham mưu cho cấp trên để xây dựng kế hoạch và ra quyết định. Các quyết định được truyền đạt xuống dưới thông qua lãnh đạo trực tiếp từng bộ phận, (hình 2.1).
Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần Đồng Tiến [3]
Công ty đã lập ra hệ thống tổ chức sản xuất bao gồm 04 xí nghiệp may, 01
xưởng thêu và 01 xưởng cắt sản xuất theo quy trình đồng bộ từ khâu cắt đến khâu
may thực hiện sản xuất áo Jacket, đồ thể thao, áo sơ mi, quần tây, quần lót cao cấp và các mặt hàng thời trang khác.
Với các q trình chính tạo sản phẩm và q trình hỗ trợ, cơng ty đã thiết lập mối tương tác giữa chúng như sau:
Hình 2.3. Mơ hình tương tác giữa các q trình chính tạo SP và hỗ trợ [3] 2.1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua
Năm 2009, sản lượng, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế và doanh thu có giảm do khủng hoảng nền kinh tế toàn cầu, đã tác động xấu vào thị trường tài
chính, gây ra nhiều xáo trộn như: Lãi suất tiền vay ngân hàng không giảm làm xáo trộn và gây mất cân đối về cơ cấu nguồn vốn kinh doanh, giá cả nhiều mặt hàng
nguyên phụ liệu và nhiên liệu phục vụ sản xuất đồng loạt tăng cao. Trong đó, có
những mặt hàng tăng đột biến như than đá, xăng dầu, điện nước, cước phí vận
chuyển, phí kho bãi, ... Nhưng bước sang năm 2010 sản lượng và doanh thu đã tăng
đáng kể, uy tín của công ty đối với người tiêu dùng và khách hàng ngày càng được
khẳng định.
Mức thu nhập của người lao động tăng đều qua các năm, điều này chứng tỏ công ty cũng đã nỗ lực cố gắng vượt qua khó khăn, tăng lương cho cơng nhân nhằm hỗ trợ một phần thu nhập cho người lao động đang cùng cơng ty vượt qua giai đoạn khó khăn. Đàm phán ký hợp đồng Nhập nguyên phụ liệu Kiểm tra nguyên phụ liệu Lập kế hoạch sản xuất Tính định mức Đi sơ đồ May mẫu Duyệt mẫu Cắt, ép keo May, ủi, hoàn
chỉnh sản phẩm KCS kiểm tra
Đóng gói Xuất hàng Kiểm Final
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DOVITEC [1] TT Chỉ tiêu Đơn vị TH 2010 KH 2011 TH 2011 TH 2011/KH 2011 TH 2011/TH 2010 1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 339 375 388 103% 114% 2 Giá trị gia công thuần túy Triệu USD 9,295 10,224 11,840 116% 127% 3 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 33,474 25 40.658 163% 121% 4 Năng suất lao động USD 331 344 410,86 119% 124% 5 Lao động bình quân Người 2.472 2.500 2.671 107% 108% 6 Thu nhập bình quân Triệu đồng 3,917 3,980 4.934 124% 126% 7 Dự kiến chia cổ tức % 50 30 50 166% 100%
Những năm gần đây, mặc dù gặp nhiều khó khăn do khủng hoảng kinh tế
nhưng DOVITEC vẫn đạt mức tăng trưởng ấn tượng. Năm 2011, DOVITEC đạt
doanh thu 388 tỷ đồng; năm 2012, tăng lên 426 tỷ đồng; năm 2013, ước tính đạt 469 tỷ đồng.
2.2. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ Phần Đồng Tiến 9001:2008 tại Công ty Cổ Phần Đồng Tiến
2.2.1. Giới thiệu chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Cổ Phần Đồng Tiến 9001:2008 tại công ty Cổ Phần Đồng Tiến
Nhận thấy tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9001:2000 vào hoạt động
quản lý chất lượng, từ tháng 06/2003 công ty Cổ phần Đồng Tiến đã triển khai xây dựng, tổ chức thực hiện các quy trình, các văn bản quản lý, vận hành theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Qua nhiều lần đánh giá, đến ngày 22/7/2004 thì hệ thống quản lý chất lượng của công ty được cấp giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2000 bởi tổ chức SGS.
Cơng ty duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 đã xây dựng cho đến năm 2009 với những thay đổi về cơ cấu tổ chức cùng với yêu cầu nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 thành ISO 9001:2008, công ty
ngày 22/07/2010, tổ chức SGS đã cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO
9001:2008 cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty trong lĩnh vực sản xuất Jackets và Trousers.
2.2.2. Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty cổ phần Đồng Tiến từ năm 2010 đến cuối chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty cổ phần Đồng Tiến từ năm 2010 đến cuối năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013
Thực trạng áp dụng HTQLCL tại Công ty Cổ Phần Đồng Tiến được phân
tích và đánh giá dựa vào kết quả khảo sát từ 200 CB-CNV thông qua bảng câu hỏi khảo sát về tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (xem phụ
lục 3 đính kèm), kết quả khảo sát thông qua phương pháp thống kê mô tả (xem phụ lục 4 đính kèm), kết quả đánh giá nội bộ, giám sát năm 2011, 2012 và nhìn nhận
thực tế từ phía tác giả. Bảng câu hỏi khảo sát này được hình thành dựa trên những
nguyên tắc và điều khoản chính yếu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008.
2.2.2.1. Phạm vi áp dụng
Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng này bao gồm tất cả các hoạt động
của cơng ty có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đạt các yêu cầu của khách hàng và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, bao gồm các quá trình dưới đây:
- Các sản phẩm trong phạm vi này là: JACKETS và TROUSERS
- Một số loại trừ:
Hoạt động xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp
dịch vụ (7.5.2), bởi vì các quá trình trong hệ thống của cơng ty có kết quả đầu ra đều được kiểm tra xác nhận giá trị sử dụng, mọi sai sót đều được phát hiện ngay
trong quá trình kiểm tra sản phẩm trước khi sử dụng.
2.2.2.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu 1. Khái quát 1. Khái quát
Hệ thống tài liệu QLCL của công ty được thành lập thành văn bản gồm 4 nấc:
- Nấc 1: Sổ tay chất lượng
- Nấc 2: Các qui trình/thủ tục
- Nấc 3: Các hướng dẫn công việc
2. Các văn bản cơng bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Chính sách chất lượng:
Tổng giám đốc công ty công bố và cam kết thực hiện chính sách chất lượng như sau:
- Đáp ứng mọi yêu cầu đã “thỏa thuận” với khách hàng.
- Luôn luôn coi chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng là yếu tố quyết định
để khách hàng đến với công ty.
Mục tiêu chất lượng:
Ban lãnh đạo công ty xây dựng mục tiêu chất lượng trong năm 2013 như sau:
- Giảm khiếu nại của khách hàng và giảm tỉ lệ sản phẩm không đạt chất lượng dưới 7% ở tất cả các đơn vị.
- Đầu tư thiết bị hiện đại, loại bỏ các thiết bị cũ, lạc hậu để nâng cao chất
lượng sản phẩm, đầu tư như sau:
+ Mở rộng thêm chuyền may thời trang
+ Thiết bị các loại:10 tỷ (VNĐ)
- Thực hiện tốt công tác đào tạo CB-CNV nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn để thực hiện tốt công việc được giao, cụ thể là đào tạo bổ sung nghề
650 người.
- Để đảm bảo CSCL thì MTCL được thực hiện và duy trì ở tất cả các phịng
ban, xí nghiệp nhằm cung cấp những sản phẩm đạt chất lượng theo yêu cầu của KH.
3. Sổ tay chất lượng
Trong đó bao gồm:
- Chính sách chất lượng
- Giới thiệu công ty
- Sơ đồ tổ chức
- Phân công trách nhiệm và quyền hạn
Bảng 2.2. Các qui trình và hướng dẫn [3]
Stt Mã số Tên qui trình Mã số Tên hướng dẫn
1 QT 04 Hệ thống quản lý chất lượng 2 QT 05 Trách nhiệm của lãnh đạo 3 QT 06 Quản lý nguồn lực 4 QT 07 Tạo sản phẩm 5 QT 7.2 Các QT liên quan đến KH 6 QT 7.3 Thiết kế và phát triển 7 QT 7.4 Mua hàng 8 QT 7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ 9 QT 7.6 Kiểm soát thiết bị theo dõi và
đo lường
10 QT 08 Đo lường, phân tích và cải tiến
HD 08-01 Chuẩn bị sản xuất tại phòng Kỹ thuật-KCS HD 08-02 Chuẩn bị và triển khai
sản xuất tại xí nghiệp may
HD 08-03 Chuẩn bị và triển khai sản xuất tại phân xưởng cắt.
4. Kiểm soát tài liệu - Lưu đồ:
Hình 2.4. Lưu đồ kiểm sốt tài liệu [3] - Diễn giải chi tiết:
Bước 1: Nhận và tổng hợp các loại tài liệu
Điều phối viên sẽ tiếp nhận tất cả các tài liệu liên quan đến hệ thống chất
lượng đã được giao cho cho các đơn vị soạn thảo gồm: sổ tay chất lượng, các qui
trình, các hướng dẫn và biễu mẫu liên quan của hệ thống chất lượng.
Bước 2: Kiểm tra xem xét
Điều phối viên khi nhận các tài liệu, dữ liệu cùng với cán bộ chuyên trách
kiểm tra nội dung của tài liệu, khi soạn thảo phải thể hiện ngày ban hành, lần ban hành/sửa đổi tài liệu.
Bước 3: Phê duyệt và ban hành tài liệu
trình Tổng giám đốc cơng ty phê duyệt chỉ được ban hành những tài liệu có chữ ký người phê duyệt.
- Tài liệu được kiểm soát: Tất cả các tài liệu được kiểm soát như sổ tay chất
lượng và qui trình đều được đóng dấu đỏ “KIỂM SOÁT” trên đầu các trang của tài liệu.
- Tài liệu khơng kiểm sốt: Được đóng dấu đỏ “KHƠNG KIỂM SỐT” trên đầu các trang của tài liệu dùng để tham khảo, không được sửa đổi, cập nhật.
- Tài liệu lỗi thời: Được đóng dấu đỏ “LỖI THỜI” đóng dấu trên đầu các trang
của tài liệu đã hết thời hạn hiệu lực.
Bước 4: Cập nhật, phân phối và sử dụng tài liệu
- Cập nhật, phân phối:
+ Khi ban hành tài liệu phải được cập nhật vào danh mục tài liệu gốc.
+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS có trách nhiệm bảo quản tài liệu gốc, Photo đủ
số bản cần thiết, đóng dấu “KIỂM SỐT” vào các trang và thực hiện phân phối tài liệu copy cho các đơn vị.
+ Tài liệu được phân phối theo danh sách phân phối tài liệu. - Sử dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng:
+ Khi các phịng ban, xí nghiệp nhận được tài liệu từ công ty, tất cả tài liệu
phải được cập nhật vào danh mục tài liệu gốc của đơn vị mình, bảng danh mục tài
liệu gốc phải ln sẳn có tại đơn vị.
+ Nếu tiếp tục phân phối cho các bộ phận hoặc cá nhân của đơn vị mình phải
thực hiện như sau:
Photo đủ số bản cần thiết và đóng dấu đỏ tên đơn vị vào các trang của tài
liệu.
Việc phân phối tài liệu phải được ghi vào danh sách phân phối tài liệu.
Bước 5: Sửa đổi tài liệu
- Yêu cầu sửa đổi:
+ Các đơn vị khi nhận thấy các tài liệu khơng cịn phù hợp với thực tế cần biên
soạn hoặc sửa đổi tài liệu để đáp ứng yêu cầu thực tế của cơng việc, thì ghi rõ đầy đủ nội dung vào “Phiếu yêu cầu biên soạn/sửa đổi tài liệu” và gửi đơn vị soạn thảo.
+ Người được cử biên soạn/sửa đổi tài liệu tiến hành biên soạn/sửa đổi tài liệu
- Phê duyệt, sửa đổi tài liệu:
+ Các tài liệu của hệ thống chất lượng chỉ được sửa đổi bởi ban chỉ đạo ISO. + Tổng giám đốc công ty là người phê duyệt phiếu yêu cầu biên soạn, sửa đổi
tài liệu.
+ Qui trình cơng nghệ, tài liệu kỹ thuật của các loại sản phẩm chỉ được sửa đổi
bởi phòng Kỹ thuật–KCS.
+ Tài liệu sau khi sửa đổi sẽ trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt. - Cách sửa đổi và loại bỏ tài liệu lỗi thời:
+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS chịu trách nhiệm kiểm soát sự thay đổi bổ
sung, ban hành tất cả các loại tài liệu trong hệ thống chất lượng của tồn cơng ty.
+ Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS sau khi nhận được phiếu yêu cầu biên soạn/sửa
đổi tài liệu với đầy đủ các nội dung đã được phê duyệt, có trách nhiệm cập nhật
phần tiêu đề, photo copy đủ số lượng cần phân phối, đóng dấu kiểm soát và phân
phối tài liệu mới tới đơn vị liên quan theo danh mục phân phối tài liệu thay thế bản tài liệu gốc và đóng dấu “LỖI THỜI” vào trên đầu các trang tài liệu lỗi thời, lưu file riêng đồng thời cập nhật danh mục tài liệu gốc (số ban hành/sửa đổi) và cập nhật
danh mục sửa đổi tài liệu.
+ Trưởng/phó các đơn vị khi nhận bản tài liệu mới, hủy bỏ các tài liệu lỗi thời
ngay tại nơi sử dụng và cập nhật danh mục tài liệu gốc của đơn vị mình.
+ Cách sửa đổi và loại bỏ tài liệu lỗi thời:
Ghi số lần sửa đổi vào tài liệu để chỉ sự sửa đổi tài liệu
Ban hành tài liệu mới
Khi tài liệu hết hiệu lực và xác nhận tài liệu lỗi thời thì nơi lưu bản gốc phải
đóng dấu “LỖI THỜI” vào trên đầu các trang bản gốc và để vào file riêng.
+ Các bản tài liệu photo khi xác định đã lỗi thời phải được hủy bỏ ngay tại nơi
sử dụng.
Bước 6: Quản lý và lưu trữ tài liệu
- Phải xem xét định kỳ để kiểm soát thời hạn lưu trữ các tài liệu theo QT 04.
- Khi cần photo các loại tài liệu có liên quan đến hệ thống chất lượng phải có sự chấp thuận của đại diện ban lãnh đạo, khi cần cung cấp tài liệu ra ngồi phải đóng dấu “KHƠNG KIỂM SỐT” và được sự chấp thuận của Tổng giám đốc cơng
- Kiểm sốt tài liệu trên máy vi tính:
+ Tồn bộ tài liệu của hệ thống chất lượng trong máy vi tính phải có mã khóa,
trưởng phịng Kỹ thuật-KCS có trách nhiệm phân công người sử dụng truy cập và quản lý hệ thống dữ liệu. Chỉ có trưởng phịng Kỹ thuật-KCS, người trực tiếp sử dụng mới có mã khóa, người sử dụng không được tự ý thay đổi các dữ liệu liên
quan đến hệ thống chất lượng trên máy, mọi thay đổi phải tuân thủ theo trình tự sửa
đổi tài liệu.
+ Toàn bộ tài liệu của hệ thống chất lượng phải được ghi vào ổ đĩa cứng và các
đĩa mềm, các ổ đĩa phải được lưu giữ và bảo vệ an tồn nơi khơ ráo, tránh rơi, va
chạm, di chuyển hạn chế.
+ Máy vi tính và ổ đĩa phải được quét vi rút 2 tuần/lần, đĩa diệt vi rút do cán bộ
phụ trách hệ thống máy vi tính của cơng ty cung cấp.
5. Kiểm soát hồ sơ - Lưu đồ:
nng- Người
Hình 2.5. Lưu đồ kiểm sốt hồ sơ [3]
Thu thập hồ sơ chất lượng Sử dụng hồ sơ Lưu trữ và bảo quản hồ sơ Huỷ bỏ hồ sơ Lưu hồ sơ 1 2 3 4 -Người ban hành và sử dụng hồ sơ - Người ban hành - Người quản lý - Người ban hành - Người quản lý - Trưởng đơn vị - Cán bộ phụ trách - BM 08 QT 04 - BM 09 QT 04 QT 04
- Diễn giải chi tiết: