9001 :2008
2.2. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
2.2.2.5. Tạo sản phẩm
1. Hoạch định việc tạo sản phẩm
Kế hoạch thực hiện việc sản xuất sản phẩm được thiết lập và tương ứng với
những yêu cầu của HTQLCL.
2. Các quá trình liên quan đến khách hàng
Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm:
Công ty xác định bao gồm:
- Những yêu cầu về sản phẩm được nêu rõ bởi khách hàng, bao gồm cả những yêu cầu về quá trình sản xuất, xuất hàng và sau khi xuất hàng;
- Những điều cần thiết liên quan đến sản phẩm.
Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm:
Công ty xem xét những yêu cầu liên quan đến sản phẩm trước khi cam kết cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng, bao gồm:
- Những yêu cầu về sản phẩm được định rõ;
- Những yêu cầu trong hợp đồng hay đơn đặt hàng khác biệt so với những thỏa thuận trước đó đều được giải quyết;
- Cơng ty có khả năng đáp ứng những yêu cầu đã định;
- Hồ sơ kết quả của việc xem xét và những hoạt động phát sinh từ cuộc xem
xét đó sẽ được duy trì;
- Khi khách hàng cung cấp những yêu cầu không được lập thành văn bản thì
những yêu cầu của khách hàng phải được xác nhận lại trước khi được chấp nhận;
- Khi các yêu cầu về sản phẩm được thay đổi, công ty sẽ bảo đảm rằng những tài liệu có liên quan sẽ được điều chỉnh và những người có liên quan đều nhận thức
được những yêu cầu đã thay đổi này.
Trao đổi thông tin với khách hàng:
Công ty xác định và thực hiện những sắp đặt có hiệu quả cho việc liên lạc với khách hàng liên quan đến:
- Các thông tin về sản phẩm;
- Trao đổi về hợp đồng hay đơn đặt hàng, bao gồm cả những điều chỉnh;
3. Thiết kế và phát triển
Công ty đã tiến hành lập kế hoạch và kiểm soát việc thiết kế và phát triển
trong đó có việc xác định các yêu cầu đầu vào và đầu ra, nhận biết mọi vấn đề trục trặc, đề xuất các hành động cần thiết, kiểm tra về việc đáp ứng các yêu cầu đầu vào của thiết kế và phát triển.
Các sản phẩm được thiết kế xuất phát từ nhu cầu của khách hàng, từ chức
năng công dụng của sản phẩm. Ngồi ra cịn phải dựa vào tiêu chuẩn hàng hóa hiện hành cũng như những ưu khuyết điểm của hàng hóa tương tự đang lưu hành. Mọi
sai sót của thiết kế đều phải được phát hiện và sửa chữa kịp thời trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt.
Sản phẩm của thiết kế may thông thường là bản vẽ và sản phẩm mẫu dự định
đưa vào sản xuất với đầy đủ các đặc trưng về hình thức, vật liệu và mức chất lượng.
4. Mua hàng
Được kiểm soát theo QT 7.4 nhằm kiểm sốt chặt chẽ q trình mua hàng, để đảm bảo các nguyên phụ liệu và sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mua vào đáp ứng các
yêu cầu chất lượng theo qui định. Qui trình này được áp dụng cho các hoạt động
mua nguyên phụ liệu và sản phẩm hàng hóa, dịch vụ của các phịng ban có ảnh
hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty.
- Mua hàng:
+ Lưu đồ:
Hình 2.6. Lưu đồ mua hàng [3]
TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG THAM CHIẾU
- Ban giám đốc công ty
- CBKD hoặc CBMH
- CBKD hoặc CBMH lập.
- Trưởng/ phó phịng KHXNK-KD kiểm tra. - Ban giám đốc ký duyệt. - Giao nhận - Bộ phận giám định - CBMH và CBKD Cán bộ thanh tốn (Phịng Kế toán –Tài vụ) - Cán bộ kinh doanh - Cán bộ phụ trách QT 7.2 BM 05 QT 7.4 BM 06 QT 7.4 QT 7.2 QT 7.5 QT 7.2 BM 07 QT 7.4 QT 04 Xác định nhu cầu hàng hoá
Lập đơn đặt hàng Hợp đồng mua NPL Hợp đồng bán hàng, Hợp đồng gia công 1 2 3 4 5 Nhận hàng Kiểm tra hàng Thanh toán Lưu hồ sơ 6 Phân tích hiệu quả đơn hàng
+ Diễn giải chi tiết:
Bước 1: Hợp đồng bán hàng hoặc hợp đồng gia công được ký kết
Hợp đồng bán sản phẩm và hợp đồng gia công sẽ được Ban giám đốc đàm
phán và ký kết.
Bước 2: Xác định nhu cầu hàng hóa
Cán bộ kinh doanh hoặc cán bộ mặt hàng xác định nhu cầu hàng hóa, dịch vụ cần mua cho đơn hàng của khách hàng. Căn cứ vào tài liệu hướng dẫn của khách
hàng, định mức và tài liệu của phòng Kỹ thuật-KCS, mẫu sản phẩm.
Bước 3: Lập đơn đặt hàng - hợp đồng mua nguyên phụ liệu
Sau khi nhận đuợc thông tin trả lời hoặc bảng chào hàng của các khách hàng cung ứng phù hợp với yêu cầu mua. Cán bộ kinh doanh hoặc cán bộ mặt hàng lập
đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua nguyên phụ liệu. Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng
mua nguyên phụ liệu sẽ trình trưởng/phó phịng xác nhận và trình Ban giám đốc
công ty phê duyệt trước khi gởi đến khách hàng cung ứng.
Ghi chú: Mẫu đơn đặt hàng có thể thay đổi theo sản phẩm và dịch vụ mua, tuy
nhiên phải đảm bảo nội dung của đơn đặt hàng.
Trường hợp đặc biệt phải mua nguyên phụ liệu ngoài thị trường của các đơn vị buôn bán nhỏ, cán bộ kinh doanh hoặc cán bộ mặt hàng phải lập giấy đề nghị
trình Tổng giám đốc duyệt (trường hợp này không cần thực hiện bước đánh giá
khách hàng cung ứng) khi nhập hàng phải báo cho bộ phận giám định kiểm tra
100% số lượng hàng mua vào.
Bước 4: Nhận hàng và kiểm tra hàng
Cán bộ kinh doanh hoặc cán bộ mặt hàng sẽ theo dõi nguyên phụ liệu căn cứ vào thời gian giao hàng của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, đồng thời sẽ kết hợp với bộ phận giám định để kiểm tra lô hàng, nếu phát hiện tình trạng khơng phù hợp của ngun phụ liệu phải kịp thời báo ngay cho khách hàng cung ứng hoặc bằng văn
bản (nếu cần) để bổ sung và khắc phục kịp thời cho kịp tiến độ sản xuất.
Bước 5: Thanh toán
Cán bộ phụ trách thanh tốn thuộc phịng Kế tốn –Tài vụ căn cứ vào điều kiện thanh toán của hợp đồng để thanh toán.
- Đánh giá nhà thầu phụ (dùng cho hàng đưa ra đơn vị ngồi gia cơng):
5. Sản xuất và cung cấp dịch vụ
Cung cấp một hệ thống đồng bộ để đảm bảo các quá trình sản xuất được tiến hành có kế hoạch trong điều kiện được kiểm sốt chặt chẽ, nhằm cung cấp các sản phẩm đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng. Áp dụng đối với tất cả các quá trình
sản xuất và triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất tại công ty.
a. Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ
+ Lưu đồ:
TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG THAM CHIẾU
- Cán bộ KHXNK-KD - Kỹ thuật viên phòng Kỹ thuật-KCS
- Trưởng các đơn vị và bộ phận liên quan
- Tổ cơ điện cơng ty - Cơ điện xí nghiệp
- Tổ cơ điện công ty - Cơ điện xí nghiệp
- Trưởng các đơn vị và bộ phận liên quan - Trưởng các đơn vị và bộ phận liên quan 1 2 3 4 5 6 HD 7.2 HD 08-01 BM 09 QT 7.2 HD 08-01 HD 08-03 QT 06 QT 7.6 HD 08-02 HD 08-03 QT 7.2 QT 7.5 phần 2,3,4 HD 08-02 HD 08-03 QT 8.2
Hình 2.7. Lưu đồ kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ [3]
Chuẩn bị sản xuất
Quản lý thiết bị
Kiểm soát thiết bị KT và đo lường
Triển khai sản xuất
Kiểm sốt q trình cung cấp
sản phẩm Kiểm soát quá
+ Diễn giải chi tiết:
Bước 1: Chuẩn bị sản xuất
Căn cứ vào hợp đồng ký kết với khách hàng, phó phịng KHXNK-KD cân đối và lập kế hoạch sản xuất gửi cho các đơn vị liên quan thực hiện.
(Tham khảo QT 7.2 và phụ lục 10)
Bước 2: Kiểm sốt q trình chuẩn bị sản xuất
(Tham khảo phụ lục 10, phụ lục 11 và phụ lục 12)
Bước 3: Quản lý thiết bị
(Tham khảo QT 06)
Bước 4: Kiểm soát thiết bị kiểm tra và đo lường
(Tham khảo QT 7.6)
Bước 5: Triển khai sản xuất
(Tham khảo phụ lục 10 và phụ lục 12)
Bước 6: Kiểm sốt q trình cung cấp sản phẩm
(Tham khảo: QT 7.2; QT 7.5: phần 2,3,4; QT 8.2; phụ lục 11 và phụ lục 12)
b. Nhận biết và xác định nguồn gốc: (Tham khảo phụ lục 13) c. Tài sản của khách hàng: (Tham khảo phụ lục 14)
d. Bảo toàn sản phẩm: (Tham khảo phụ luc 15)
6. Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường
Mục đích của qui trình này là kiểm tra và hiệu chuẩn kịp thời các thiết bị
kiểm tra, đo lường và thử nghiệm, đảm bảo rằng tất cả các thiết bị phải chính xác, an toàn phù hợp với chức năng đã định với tiêu chuẩn đo lường quốc gia. Qui trình này được áp dụng cho các phịng ban, xí nghiệp sản xuất vận hành các thiết bị kiểm tra và thử nghiệm.
Lưu hồ sơ Bảo quản thiết bị
Kiểm tra và đo lường - Lưu đồ:
Hình 2.8. Lưu đồ kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường [3] - Diễn giải chi tiết:
Bước 1: Tổng hợp các thiết bị kiểm tra và đo lường
- Các thiết bị kiểm tra và đo lường được sử dụng và kiểm soát để bảo đảm
rằng khả năng đo lường thích hợp với những yêu cầu về đo lường.
TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG
- BM 01 QT7.6
BM 01 QT7.6 BM 02 QT 7.6
- QT 04 - Tổ cơ điện công ty
- Cơ điện xí nghiệp
- Tổ cơ điện cơng ty - Cơ điện xí nghiệp
- Tổ cơ điện công ty - Nhân viên trực tiếp vận hành thiết bị - Cán bộ phụ trách 1 2 3 THAM CHIẾU Tổng hợp thiết bị Kiểm tra và đo
lường
Kiểm tra theo dõi Hiệu chuẩn
- Tổ cơ điện có trách nhiệm lập danh sách và theo dõi hồ sơ các thiết bị
- Danh mục các thiết bị phải hiệu chuẩn: Các loại thước đo chiều dài, cân đồng hồ, cân điện tử, đồng hồ áp suất nồi hơi, đồng hồ đo áp lực gắn trên thiết bị.
- Mỗi thiết bị kiểm tra, đo lường phải có hồ sơ riêng được lưu tại tổ cơ điện:
+ Lý lịch thiết bị
+ Catalog của thiết bị (nếu có)
+ Hướng dẫn sử dụng thiết bị (nếu có)
+ Giấy chứng nhận hiệu chuẩn kiểm định của cơ quan có thẩm quyền
Bước 2: Kiểm tra theo dõi hiệu chuẩn
- Các thiết bị kiểm tra và đo lường sẽ được hiệu chuẩn và điều chỉnh định kỳ
trước khi sử dụng, theo các tiêu chuẩn phù hợp đang hiện hành cho phép
- Các thiết bị kiểm tra và đo lường được xác định tình trạng hiệu chuẩn và bảo vệ trong suốt quá trình di chuyển, bảo dưỡng và lưu giữ;
- Tổ trưởng cơ điện xí nghiệp có trách nhiệm đề nghị kiểm tra hiệu chuẩn lại thiết bị của đơn vị đang sử dụng khi có dấu hiệu về sự khơng chính xác
- Căn cứ vào sổ theo dõi hiệu chuẩn các thiết bị kiểm tra và thử nghiệm theo
định kỳ hàng năm. Tổ cơ điện có trách nhiệm lập phiếu đề nghị kiểm định các thiết
bị trình ban lãnh đạo công ty xét duyệt. Nếu tổ cơ điện không hiệu chuẩn được thì
nhờ cơ quan chun mơn bên ngồi hiệu chuẩn.
- Tiến hành hiệu chuẩn:
+ Hiệu chuẩn tại trung tâm đo lường (Sở Khoa học công nghệ và môi trường
tỉnh Đồng Nai): Đồng hồ đo áp lực gắn trên thiết bị, đồng hồ áp suất nồi hơi, quả
cân chuẩn, thước đo chuẩn.
+ Tự hiệu chuẩn tại tổ kỹ thuật cơ điện: gồm các loại thước đo, cân đồng hồ,
cân điện tử. Riêng máy kiểm tra vải, tổ cơ điện công ty sẽ tự hiệu chuẩn theo định kỳ.
Bước 3: Bảo quản thiết bị kiểm tra và đo lường
Các thiết bị kiểm tra và đo lường khi xếp dỡ vận chuyển phải đảm bảo an toàn. Các thiết bị kiểm tra và đo lường đã được hiệu chuẩn khi đưa vào sử dụng,
nhân viên vận hành có trách nhiệm bảo quản, không được làm hư hỏng và không
Các thiết bị dùng làm thiết bị chuẩn để thực hiện hiệu chuẩn các thiết bị khác phải được lưu trữ và bảo quản theo đúng qui định.