3.1. GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ
3.2.1.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng
Bộ phận mua hàng đảm nhận cơng việc quan trọng trong chuỗi cung ứng đĩ là lựa chọn, đánh giá và thực hiện cơng việc mua hàng hĩa, dịch vụ từ nhà cung cấp được lựa chọn để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của cơng ty:
- Mua hàng hĩa, dịch vụ phục vụ thương mại.
- Mua hàng hĩa, dịch vụ phục vụ sản xuất, lắp ráp (nguyên vật liệu, tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, thuê gia cơng…)
- Mua hàng hĩa, dịch vụ phục vụ cơng tác điều hành, quản lý (văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, tài sản cố định, máy mĩc thiết bị văn phịng, các dịch vụ thuê ngồi…)
* Mua hàng hĩa, dịch vụ trong nước
Đối với các hàng hĩa, dịch vụ phục vụ cơng tác điều hành, quản lý, sản xuất… các cán bộ của từng phịng ban khi cĩ nhu cầu (hoặc theo kế hoạch và định mức được phê duyệt) lập phiếu yêu cầu và gửi đi
b.Phê duyệt yêu cầu mua hàng
- Trưởng các phịng phê duyệt yêu cầu do nhân viên của phịng lập. - Tổng giám đốc/ giám đốc phê duyệt với các yêu cầu mua hàng đã được các trưởng phịng ban phê duyệt.
Nếu các yêu cầu mua hàng khơng được phê duyệt thì sẽ kết thúc tại bước này và lưu lại thơng tin về đơn hàng được tạo ra và lý do khơng được phê duyệt.
c.Tổng hợp yêu cầu và lựa chọn nhà cung cấp
- Các yêu cầu mua hàng được bộ phận mua hàng tổng hợp sau đĩ tùy thuộc tính chất của các yêu cầu mua hàng để xử lý:
+ Nếu yêu cầu mua hàng khơng cần lựa chọn nhà cung cấp. Lập yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp đã được chỉ định.
+Nếu yêu cầu mua hàng cần quá trình lựa chọn nhà cung cấp thì bộ phận mua hàng dựa vào yêu cầu cung cấp hàng hĩa, dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp.Việc lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện theo quy trình “Lựa chọn nhà cung cấp” được mơ tả trong mục 2.1.1.4.
- Các phiếu yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp (PO) được phê duyệt một lần nữa trước khi gửi đến cho nhà cung cấp:
+ Trưởng phịng kinh doanh phê duyệt yêu cầu mua hàng.
+ Phịng tài chính phê duyệt yêu cầu mua hàng nếu xét thấy đảm bảo các yếu tố về giá cả, điều kiện thanh tốn… Nếu phịng tài chính khơng phê duyệt phương án cần báo cáo thơng tin về đơn mua hàng cho Tổng giám đốc / Giám đốc để cĩ sự chấp thuận phê duyệt điều chỉnh kế hoạch mua hàng hoặc kết thúc quy trình mua hàng (khơng mua hàng theo yêu cầu).
+ Tổng giám đốc / Giám đốc phê duyệt lần cuối (sau khi được cả trưởng phịng kinh doanh và phịng tài chính phê duyệt) trước khi đơn hàng được chính thức gửi đến nhà cung cấp.
- Các phiếu yêu cầu cung cấp hàng hĩa, dịch vụ (PO) đã được phê duyệt sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Các phiếu này ngồi xuất phát từ những quy trình như các bước trình bày ở trên cịn cĩ thể xuất phát từ kế hoạch mua hàng đã được phê duyệt…
d. Nhận hàng hĩa từ nhà cung cấp và nhập kho
- Nếu mua hàng phải trả tiền trước. Tiến hành thanh tốn với nhà cung cấp. Nhận hàng từ nhà cung cấp.
- Nếu khơng phải trả tiền trước. Nhận hàng từ nhà cung cấp như bình thường.
- Bộ phận kho vận nhận hàng hĩa do nhà cung cấp giao đến tiến hành nhập vào kho. Quá trình này được xác nhận về thực hiện của ba bên: Nhà cung cấp; Phịng kho - vận và nhân viên kiểm nghiệm.
* Đổi trả nhà cung cấp
Khi cĩ yêu cầu về đổi trả hàng hĩa, bộ phận mua hàng định kỳ thực hiện việc lên danh sách các hàng hĩa cần đổi trả để làm việc với nhà cung cấp.
a. Yêu cầu đổi hàng
- Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hĩa cần đổi, khi nhà cung cấp chuẩn bị cĩ đợt giao hàng hoặc bộ phận mua hàng chủ động liên lạc với nhà cung cấp về kế hoạch đổi hàng.
- Nhà cung cấp xuất hàng đổi và bộ phận kho vận thực hiện đổi hàng.
+ Xuất hàng cần đổi từ kho hàng chờ trả đổi.
+ Nhập hàng mới vào kho hàng kiểm nghiệm để chờ kiểm nghiệm chất
lượng (nếu hàng cần kiểm nghiệm).
nghiệm).
- Nếu là hàng cần kiểm nghiệm, tiến hành kiểm nghiệm và phân loại hàng hĩa để nhập kho tương ứng.
b. Yêu cầu trả lại hàng hĩa
- Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hĩa cần gửi trả lại nhà cung cấp. Thuê các dịch vụ giao nhận để gửi trả (nếu cần thiết).
- Bộ phận kho vận xuất hàng trả lại nhà cung cấp.
- Tiến hành giao nhận hàng hĩa trả lại với nhà cung cấp (biên bản, xác nhận…).
- Gửi thơng tin cho bộ phận tài chính để cân đối lại cơng nợ với nhà cung cấp và cập nhật vào hệ thống.
* Nhập khẩu hàng hĩa
Quá trình nhập khẩu hàng hĩa được mơ tả qua các hoạt động liên quan như:
a. Lập đơn đặt mua hàng gửi nhà cung cấp nước ngồi (PO);
b.Các hàng hĩa được nhà cung cấp xác nhận về thời gian giao hàng và số lượng hàng được giao.
c.Các nhân viên mua hàng nhập khẩu của cơng ty sẽ xác nhận về cảng nhận hàng hĩa và các thơng tin liên quan khác. Tiến hành các thủ tục liên quan đến nhận hàng (Mở thư tín dụng, hợp đồng, thuê hãng tầu hoặc dịch vụ giao nhận...) Việc thuê các dịch vụ được tiến hành theo quy trình mua hàng hĩa, dịch vụ.
d. Thơng báo nhận hàng từ hãng tàu gửi đến.
e. Tại cảng Viet Nam, thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng.
- Nhận bộ hồ sơ: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Ladding ... và các giấy tờ liên quan khác để hãng tàu cĩ thể giao hàng (hậu bill). Quá trình ký hậu bill được thực hiện như sau:
+ Ngân hàng thơng báo về yêu cầu thanh tốn khi nhận được hồ sơ gửi đến từ nhà cung cấp.
+ Ký chấp nhận thanh tốn. Biên bản chấp nhận thanh tốn được giao cho bộ phận Kho vận để chủ động lấy hồ sơ và nhận hàng. Tình trạng của quy trình được cập nhật và thơng báo cho bộ phận mua hàng.
- Mở tờ khai hải quan, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (phí hải quan, thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu...).
- Tìm các hãng vận chuyển nội địa từ danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn.
f. Bộ phận kho vận nhận hồ sơ từ ngân hàng, phối hợp với hãng vận chuyển nội địa và bộ phận mua hàng để nhận hàng tại cảng Viet Nam và đưa về nhập kho cơng ty.
* Lựa chọn nhà cung cấp
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện khi cĩ các yêu cầu mua các hàng hĩa dịch vụ. Để một đơn mua hàng được duyệt và gửi đến nhà cung cấp thì nhà cung cấp đĩ phải trong danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn.
a. Gửi yêu cầu chào giá và giải pháp đến các nhà cung cấp.
b. Nhận báo giá và giải pháp từ các nhà cung cấp, tiến hành đàm phán về các vấn đề liên quan để thực hiện đơn hàng (giao hàng, thanh tốn, giá cả..).
c. Đánh giá, lựa chọn ra danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn.
d.Tùy tiêu chí cĩ thể cĩ thêm một danh sách các nhà cung cấp thay thế được lấy từ các nhà cung cấp bị loại.
* Đánh giá nhà cung cấp
a. Từ dữ liệu về các giao dịch mua hàng hĩa dịch vụ, giao hàng, chất lượng hàng hĩa dịch vụ đã giao... bộ phận mua hàng tổng hợp lên số liệu để đánh giá nhà cung cấp.
b. Từ dữ liệu về các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp bộ phận mua hàng cĩ được bảng đánh giá (cho điểm) nhà cung cấp tại thời điểm lập bảng đánh giá.
c. Nếu nhà cung cấp sau khi đánh giá đạt yêu cầu tiếp tục giữ trong danh sách nhà cung cấp được lựa chọn của cơng ty.
d. Nếu nhà cung cấp khơng đạt sau khi đánh giá, cơng ty làm việc với nhà cung cấp để cải tiến điều chỉnh các điểm khơng đạt (giao hàng trễ, hàng hay lỗi hỏng, giá cao...). Nhà cung cấp đồng ý khắc phục. Tiếp tục đưa vào danh sách nhà cung cấp được chọn với các thơng số mới thỏa thuận được.