3.1. GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ
3.2.1.2 Giải pháp cho quản lý quy trình bán hàng
Các quy trình chính của quy trình bán hàng:
* Bán hàng đại lý – khách hàng
a. Nhận đơn đặt hàng
Khi khách hàng hoặc đại lý gửi đơn mua hàng đến. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi tiếp nhận thơng tin đơn hàng.
b. Xác nhận đơn đặt hàng
Chuẩn bị thơng tin đơn hàng: Bước này nhằm đáp ứng các yêu cầu cơng
ty bán trực tiếp cho khách lẻ hoặc phát sinh một đơn hàng mới liên quan đến việc mở một mã khách hàng mới để theo dõi cơng nợ. Trường hợp khách hàng là đại lý thì mỗi đại lý mới khi đáp ứng yêu cầu trở thành đại lý của cơng ty đã cĩ đủ hồ sơ (Đăng ký kinh doanh, mã số thuế, hợp đồng…) và đã được tạo mã trong hệ thống thơng tin.
Lập phiếu bán hàng: Khi đã cĩ đủ thơng tin đặt hàng và mã khách
hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập phiếu bán hàng và cập nhật trong hệ thống thơng tin để bắt đầu quá trình bán hàng.
c. Xử lý đơn hàng Phê duyệt bán hàng
bởi các bước phê duyệt. Việc phê duyệt đơn hàng bởi các yếu tố như:
+ Giá bán: Giá bán là giá được xây dựng để áp dụng cho chi nhánh và
đại lý (theo cấp của đại lý). Việc giá bán trên phiếu bán hàng cĩ thay đổi so với giá bán đã được thiết lập phải cĩ sự phê duyệt của người cĩ thẩm quyền.
+ Số lượng hàng hĩa trên đơn hàng: Số lượng hàng bán ra trong đơn
hàng làm cho hệ số tồn kho khả dụng nhỏ hơn hệ số tồn kho tiêu chuẩn thì đơn hàng này cũng cần phải qua phê duyệt của người cĩ thẩm quyền.
Đơn hàng khơng được phê duyệt & Trao đổi thơng tin với khách hàng - Khi phiếu bán hàng khơng được phê duyệt
+ Do mức tồn kho khả dụng: Bộ phận bán hàng thoả thuận lại kế hoạch
giao hàng với khách hàng hoặc đại lý. Nếu đại lý đồng ý, tiến hành bán hàng như bình thường với ngày giao hàng mới.
+ Do các điều kiện về giá: đàm phán lại về giá cả...tiến hành các bước
tiếp theo như bình thường.
+ Do các điều kiện về cơng nợ. Thỏa thuận về kế hoạch trả nợ của
khách hàng.
Xử lý đơn hàng được phê duyệt.
Khi phiếu bán hàng được thơng qua, xác nhận lại các thơng tin về địa chỉ giao hàng và phương thức giao hàng, địa chỉ ghi hĩa đơn … Chuyển sang các bước thực hiện đơn hàng.
d. Thực hiện đơn hàng
In hĩa đơn và phiếu giao hàng
Tùy thuộc vào số lượng hàng hĩa được thỏa thuận giao cho khách hàng - đại lý, bộ phận kế tốn sẽ in ra hĩa đơn VAT cho đúng số hàng hĩa sẽ được giao cho khách hàng. Lúc này một phiếu bán hàng cĩ thể được giao nhiều lần. Cĩ nhiều hĩa đơn, mỗi hĩa đơn tương ứng với một lần giao hàng. Khi xuất hĩa đơn
cho khách hàng là lúc ghi nhận cơng nợ của khách hàng (hạn thanh tốn, ngày hĩa đơn…).
e. Giao hàng
Xuất hàng và giao hàng
Sau khi hĩa đơn được in, bộ phận kho tiến hành xuất hàng khỏi kho và chuyển cho bộ phận giao nhận.
Xác nhận giao hàng
- Khi bộ phận giao nhận giao hàng về sẽ cập nhật lại thơng tin về thực tế số hàng hĩa được giao nhận. Thơng tin do bộ phận giao nhận cần đảm bảo cung cấp được các thơng tin như:
+ Nếu khơng giao được hàng. Hàng hĩa được đưa vào một kho tạm chờ xử lý và thơng báo cho bộ phận bán hàng để liên hệ xác nhận với khách hàng.
+ Nếu giao được một phần (Do xe khách hàng đầy, khơng nhận được hết). Hàng hĩa chưa giao hết cần đưa vào một kho tạm và thơng báo cho bộ phận bán hàng để liên hệ xác nhận với khách hàng và chủ động liên hệ để giao số hàng chưa giao được.
+ Các hàng hĩa trong kho tạm này cĩ thể được thể hiện trong các báo cáo liên quan.
Phản hồi của khách hàng.
- Trong các trường hợp cần sự phản hồi của khách hàng rồi mới chính thức ghi nhận việc xuất hàng khỏi kho của cơng ty. Cịn trước khi khách hàng xác nhận thì hàng hĩa coi như hàng hĩa đi đường và chưa chính thức xuất khỏi kho cơng ty thì cần thực hiện bước này. Nếu khơng cần xác nhận thì cĩ thể bỏ qua và việc xác nhận chỉ là việc liên hệ trao đổi giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng.
Bộ phận bán hàng sẽ định kỳ hoặc sau mỗi lần giao hàng sẽ in biên bản đối chiếu cơng nợ với khách hàng - đại lý để làm cơ sở thanh tốn và đồng thời nhắc nợ đối với đại lý - khách hàng.
Kế tốn phải thu.
Kế tốn phải thu dựa vào dữ liệu đã được các bộ phận khác thơng tin lên hệ thống thơng tin về cơng nợ khách hàng và quản lý tuổi nợ, hạn mức cơng nợ quản lý cả quá trình, và tiến độ thu tiền dựa trên lệnh thu, thơng báo trả tiền từ phía đại lý.
* Nhận lại hàng bán
a. Tiếp nhận yêu cầu
- Khách hàng yêu cầu đổi, trả hàng.
- Bộ phận bán hàng tạo yêu cầu đổi, trả hàng. b. Kiểm tra, phân loại
- Bộ phận bán hàng trao đổi thơng tin với khách hàng về yêu cầu trả, đổi hàng hĩa. Nếu khách hàng vẫn tiếp tục thực hiện đổi trả hàng, nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng - đại lý tiến hành lập yêu cầu đổi trả hàng và các thơng tin liên quan để gửi giám đốc kinh doanh phê duyệt.
- Nếu yêu cầu khơng được chấp nhận, quy trình kết thúc, nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng - đại lý sẽ thơng báo và trao đổi lại với khách hàng - đại lý. Nếu yêu cầu được chấp nhận, hàng hĩa sẽ được nhập vào kho chờ kiểm tra.
- Bộ phận kiểm nghiệm kiểm tra tình trạng hàng được trả lại, thơng tin được gửi lại cho bộ phận bán hàng để trao đổi với phía khách hàng - đại lý.
- Bộ phận bán hàng trao đổi thơng tin với khách hàng - đại lý và thống nhất phương án xử lý. Phương án xử lý này được giám đốc kinh doanh phê duyệt.
- Tùy vào phương án được phê duyệt, hàng hĩa trả - đổi được nhập vào các kho tương ứng hoặc trả lại khách hàng - đại lý.
Nếu đổi hàng: cập nhật số mã của hàng nhập kho và hàng xuất kho. d. Xử lý cơng nợ
- Hàng hĩa sau khi được nhập kho, bộ phận bán hàng và phịng kế tốn sẽ tiến hành xem xét lại các khoản cơng nợ của khách hàng:
+ Xuất đổi hàng: Việc đổi hàng khơng phải xuất hố đơn thay thế hoặc
phía muốn đổi trả hàng khơng xuất hố đơn hàng bán trả lại. Việc ghi nhận cơng nợ khơng thay đổi.
+ Trả hàng: Việc trả hàng phải huỷ hố đơn và xuất hố đơn thay thế, hoặc khách hàng xuất hố đơn trả lại. Kế tốn sẽ cĩ những bút tốn điều chỉnh hợp lý để ghi nhận cơng nợ.