2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
2.2.4.2 Quá trình mua hàng
Tại Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam, công tác mua sắm thiết bị, vật tư, phương tiện, tài liệu và dịch vụ phục vụ cho công tác thử nghiệm, hiệu chuẩn, chế tạo và sửa chữa thiết bị điện được thực hiện theo QĐĐH 01 – Quy định mua thiết bị, vật tư và dịch vụ. Trong q trình mua hàng, cơng ty áp dụng theo luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2013 của Quốc hội khóa XIII ban hành và theo các quy trình của cơng ty ban hành là QTQL 03-KH – Quy trình lập hồ sơ dự thầu, QTQL 15-VT – Quy trình chào giá cạnh tranh cung ứng vật tư, thiết bị và QTQL 02-KH – Quy trình lập hợp đồng kinh tế.
Bảng 2.15: Kết quả khảo sát về quá trình tạo sản phẩm của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 7.0: Quá trình tạo sản phẩm 1 2 3 4 5
1 Việc đánh giá nhà cung cấp của SETC
được thực hiện như thế nào? 0 8 22 0 0 2,73
2 Quy trình mua sắm hàng hóa tại SETC
được thực hiện như thế nào? 0 0 0 21 9 4,30
(Nguồn: phụ lục 02)
Qua các báo cáo đánh giá nội bộ tại Phịng Vật tư thực hiện quy trình mua sắm hàng hóa trong năm 2015, 2016, 2017 khơng phát hiện điểm khơng phù hợp (đính kèm phụ lục 6). Đồng thời, qua kết quả khảo sát tại bảng 2.15, mức độ đánh giá quy trình mua sắm hàng hóa tại SETC có thường xuyên cải tiến (đạt 4,3, trong đó có 21/30 phiếu (70%) và 9/30 phiếu (30%) đánh giá ở mức độ 4 và 5). Nguyên nhân là do khi SETC mua sắm vật tư thiết bị điện đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, của Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành, mà các quy định này xác định rõ việc lập hồ sơ mời thầu, thành lập tổ đấu thầu, nghiên cứu hồ sơ, làm rõ hồ sơ mời thầu và cập nhập thông tin,... và trách nhiệm của từng phòng ban liên quan, sự phối hợp giữa các phịng ban.
Khơng những thế, các thiết bị, vật tư và dịch vụ mà công ty mua vào đều được cơng ty thực hiện kiểm sốt nguồn gốc theo quy định của Nhà nước. Đối với các vật tư thiết bị quan trọng có ảnh hưởng quyết định đến sản phẩm, dịch vụ của cơng ty thì cơng ty sẽ kiểm tra xác nhận chất lượng đầu vào, kể cả việc kiểm tra xác nhận tại cơ sở của nhà cung cấp. Ngồi ra, SETC ln thường xun cập nhật, bổ sung các thay đổi của luật định nhanh chóng để q trình mua sắm ln hợp pháp và kịp thời đáp ứng tiến độ sản xuất của công ty.
Về công tác đánh giá nhà cung cấp:
Có thể nói nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất của một cơng ty, bởi vì chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến quy
trình sản xuất của một doanh nghiệp. Hiện tại, cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam lựa chọn nhà cung cấp thơng qua hình thức đấu thầu rộng rãi theo quy định của Nhà nước, vì vậy mà khơng thể tránh khỏi rủi ro khi nhà cung cấp chào thầu giá thấp nhưng chất lượng không tương ứng.
Theo kết quả khảo sát tại bảng 2.15, mức độ thực hiện đánh giá nhà cung cấp của SETC là 2,73, trong đó có 8/30 phiếu (26,7%) và 22/30 phiếu (73,3%) ý kiến cho rằng công ty thực hiện chưa hiệu quả và còn bị động. Nguyên nhân là do công ty chưa xây dựng quy trình đánh giá, cách thức đo lường và các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp cụ thể rõ ràng. Hàng năm, việc đánh giá nhà cung cấp đều do Phịng vật tư tự xây dựng tiêu chí đánh giá và tự thực hiện đánh giá mà các tiêu chí đánh giá này chưa được Lãnh đạo cơng ty phê duyệt và ban hành chính thức, điều này dẫn đến kết quả đánh giá nhà cung cấp còn tùy thuộc vào nhận xét chủ quan của Phòng vật tư, do đó, kết quả đánh giá chưa được khách quan. Nguyên nhân mà SETC chưa xây dựng tiêu chí và phương pháp đánh giá nhà cung cấp như đã trình bày tại mục 2.2.2.3 – Xem xét lãnh đạo là do Tổng công ty Điện lực miền Nam chưa ban hành quy trình đánh giá nhà cung cấp nên SETC cũng chưa có sơ sở để xây dựng và áp dụng.
2.2.4.3 Quy trình sản xuất và cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam là một đơn vị kỹ thuật chuyên ngành, đối tượng nhận các sản phẩm, dịch vụ của công ty chủ yếu là trong ngành điện. Phần lớn các sản phẩm, dịch vụ này đều được thực hiện theo các tiêu chuẩn, quy phạm Nhà nước và của ngành Điện.
Tại SETC, quy trình sản xuất và cung cấp hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm được theo dõi và kiểm tra nghiêm ngặt trong quá trình sản xuất và trước khi xuất xưởng theo các quy trình kiểm tra đã được Giám đốc phê duyệt. Công ty chỉ giao cho khách hàng các sản phẩm đạt yêu cầu nêu trong các tiêu chuẩn Nhà nước, trong phạm vi, các điều khoản được thỏa thuận trong các hợp đồng.
Trong các báo cáo đánh giá nội bộ năm 2015, 2016, 2017 của các phân xưởng sản xuất tại công ty như: Phân xưởng lắp ráp Tủ bảng điện, Phòng kế hoạch, Phòng
kỹ thuật, Phân xưởng Điện năng kế khơng có điểm khơng phù hợp. Khơng những vậy, qua kết quả khảo sát tại bảng 2.16, mức độ SETC thực hiện kiểm sốt quy trình sản xuất sản phẩm là có hiệu quả (đạt 3,73, trong đó có 24/30 phiếu (80%) đánh giá ở mức 4). Tại cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam thì cơng ty tiến hành phân biệt các sản phẩm sản xuất rõ ràng, cụ thể là: nếu là sản phẩm hồn chỉnh thì phải được kẹp chì sau khi thử nghiệm xuất xưởng, các sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng thì khơng được kẹp chì và được cách ly để loại trừ sự nhầm lẫn trong quá trình tác nghiệp. SETC chỉ cho thông qua và giao cho khách hàng các sản phẩm đã được kiểm tra và xác nhận của Lãnh đạo có thẩm quyền theo đúng quy định trong TT 04 - Thủ tục kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp mà cơng ty đã ban hành. Khơng những vậy, các quy trình và thủ tục liên quan đến sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ kiểm định mà SETC đã ban hành cũng sẽ được thực hiện sửa đổi, bổ sung tài liệu khi có sự thay đổi từ phía các cơ quan nhà nước, để các tài liệu, quy định về sản xuất và kiểm định được phù hợp với thực tế của quy trình sản xuất và cung ứng sản phẩm tại công ty, theo kết quả khảo sát tại bảng 2.15 là 4,07, trong đó có 28/30 phiếu (93,3%) đánh giá ở mức độ 4 và 2/30 phiếu (6,7%) đánh giá ở mức độ 5.
Bảng 2.16: Kết quả khảo sát quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 7.0: Quá trình tạo sản phẩm 1 2 3 4 5
1
SETC thực hiện kiểm soát quy trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ như thế nào?
0 2 4 24 0 3,73
2
SETC thực hiện sửa đổi, bổ sung tài liệu để phù hợp với thực tế của qui trình sản xuất và cung ứng sản phẩm như thế nào?
0 0 0 28 2 4,07
(Nguồn: phụ lục 02)
Tuy nhiên, trong quy trình sản xuất và cung cấp hàng hóa, dịch vụ của SETC vẫn cịn hạn chế ở chỗ là do số lượng khách hàng rất nhiều, trải dài khắp cả nước, số
lượng sản phẩm, dịch vụ mà SETC phải cung cấp quá lớn, vì vậy, tiến độ giao hàng cho khách hàng đôi khi chưa được đúng thời hạn. Mà nguyên nhân chủ yếu là do nhà cung cấp nguyên liệu cho SETC sản xuất cũng cung cấp một số lượng lớn nên cũng chưa giao hàng đúng tiến độ. Mà quá trình lựa chọn nhà cung cấp đều thơng qua hình thức đấu thầu rộng rãi, do đó, SETC khơng được tự lựa chọn nhà thầu theo ý muốn cũng như công ty không thực hiện đánh giá nhà cung cấp rõ ràng nên khơng có cơ sở loại bỏ nhà thầu yếu năng lực khi thực hiện đấu thầu.
2.2.4.4 Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường
Để đảm bảo độ chính xác của kết quả theo dõi, đo lường, cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam thực hiện nghiêm túc các quy định của các văn bản pháp quy về Quản lý đo lường và theo QĐĐH 06 – Quy định về Quản lý đo lường do công ty ban hành, trong đó, các thiết bị phải được bảo dưỡng, bảo trì theo đúng quy định.
Bảng 2.17: Kết quả khảo sát hoạt động bảo trì, bảo dưỡng thiết bị tại SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 7.0: Quá trình tạo sản phẩm 1 2 3 4 5
1
Các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại SETC được thực hiện như thế nào?
0 0 0 23 7 4,23
(Nguồn: phụ lục 02)
Trong các báo cáo đánh giá nội bộ năm 2015, 2016, 2017 của các phân xưởng sản xuất tại công ty như: Phân xưởng chế tạo lắp đặt, Phịng Thí nghiệm hóa dầu, Phịng Đo lường, Phịng Thí nghiệm Rơle tự động, Phân xưởng Điện năng kế thể hiện quy trình thực hiện kiểm sốt các thiết bị theo dõi và đo lường khơng có điểm khơng phù hợp. Đồng thời, qua kết quả khảo sát tại bảng 2.17, mức độ đánh giá công ty thực hiện các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng thiết bị đạt 4,23, trong đó có 23/30 phiếu (76,7%) và 7/30 phiếu (23,3%) ý kiến cho rằng công ty thực hiện có hiệu quả và còn thường xuyên thực hiện cải tiến các hoạt động bảo trì. Bởi vì tất cả các thiết bị tại SETC được trang bị đầy đủ đáp ứng được chức năng hoạt động của
công ty, được bảo trì định kỳ 2 lần/năm và được sửa chữa kịp thời. Đối với các phương tiện, thiết bị thì cơng ty thực hiện bảo trì, bảo dưỡng từ 2-3 năm đối với công tơ, tụ bù hạ thế,… Đối với các thiết bị, dụng cụ là phương tiện đo thì được công ty thực hiện kiểm định, hiệu chuẩn theo quy định của nhà nước. Chính vì vậy mà các thiết bị tại SETC luôn được đảm bảo sẵn có, khơng bị mất năng suất sản xuất do hư hỏng, đáp ứng nhanh chóng và kịp thời hàng hóa cho khách hàng.
2.2.5 Theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến 2.2.5.1 Đánh giá nội bộ 2.2.5.1 Đánh giá nội bộ
Hàng năm, công ty xây dựng kế hoạch chất lượng trong đó có kế hoạch đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng. Nội dung, trình tự đánh giá thực hiện theo Thủ tục TT03 - Thủ tục đánh giá nội bộ của công ty, được tiến hành định kỳ 2 lần/năm vào tháng 6 và tháng 12 hàng năm, thường được tổ chức trước lần tái đánh giá chứng nhận của tổ chức bên ngoài.
Khi thực hiện đánh giá nội bộ, SETC tiến hành lựa chọn các thành viên để tham gia vào đồn đánh giá nội bộ của cơng ty, đó là mỗi phịng ban sẽ có 02-03 đại diện Trưởng hoặc phó phịng và nhân viên. Các thành viên này sẽ được công ty cho tham gia đào tạo do tổ chức TÜV NORD (tổ chức cấp chứng nhận ISO của Đức) hướng dẫn và sẽ được cấp chứng nhận sau khi thông qua kỳ kiểm tra cuối khóa đào tạo. Khi thực hiện đánh giá nội bộ trong công ty, các thành viên trong đồn đánh giá ln được phổ biến đầy đủ mục tiêu chất lượng, chức năng nhiệm vụ của bộ phận được đánh giá, trình tự phương pháp đánh giá, trách nhiệm của người được ủy quyền và của đoàn đánh giá, trách nhiệm của đơn vị được đánh giá và sẽ tham gia cuộc họp riêng với Lãnh đạo cấp cao để chuẩn bị cho đợt đánh giá, vì vậy, khi đánh giá các thành viên sẽ có cái nhìn tổng quan để kết quả đánh giá được chính xác, qua đó cho thấy rằng cơng tác lựa chọn các thành viên của đoàn đánh giá nội bộ được thực hiện rất hiệu quả (đạt 4,13 theo kết quả khảo sát tại bảng 2.18, trong đó có 26/30 phiếu (86,7%) và 4/30 phiếu (13,3%) đánh giá cơng ty thực hiện có hiệu quả và cải tiến).
Bảng 2.18: Kết quả khảo sát về hoạt động đánh giá nội bộ của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 8.0: Theo dõi, đo lường, phân
tích và cải tiến 1 2 3 4 5
1 SETC thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ
hệ thống quản lý chất lượng như thế nào? 0 6 9 15 0 3,3
2
SETC thực hiện việc lựa chọn các đánh giá viên trong đoàn đánh giá nội bộ như thế nào?
0 0 0 26 4 4,13
(Nguồn: phụ lục 02)
Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát tại bảng 2.18, thì hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty đạt 3,3 là cịn chưa hiệu quả, mặc dù công ty vẫn tiến hành thực hiện đánh giá nội bộ theo đúng định kỳ đã quy định (có 15/30 phiếu (50%) đánh giá ở mức độ 4). Do công ty chỉ thực hiện đánh giá nội bộ theo kế hoạch định kỳ, khơng tổ chức các buổi đánh giá đột xuất, vì vậy, mà khi đến đợt đánh giá, các phịng ban đều đã có sự chuẩn bị từ trước, do đó, cơng tác đánh giá nội bộ tại các bộ phận được đánh giá cịn mang tính chất đối phó ngay tại thời điểm đánh giá, chưa phản ánh được thực tế trong quá trình làm việc hàng ngày tại các bộ phận (có 6/30 phiếu (20%) và 9/30 phiếu (30%) cho rằng công ty thực hiện đánh giá nội bộ chỉ đạt mức 2 và 3).
2.2.5.2 Theo dõi, đo lường sản phẩm
Theo kết quả khảo sát tại bảng 2.19 có mức đánh giá thực hiện kiểm soát thiết bị theo dõi, đo lường đạt 4,2, trong đó có 24/30 phiếu (80%) và 6/30 phiếu (20%) đánh giá ở mức độ 4 và 5, kết quả này cho thấy rằng SETC thực hiện kiểm soát các thiết bị rất hiệu quả. Sở dĩ mà SETC thực hiện kiểm sốt thiết bị có hiệu quả là do: Trong quá trình tạo sản phẩm của cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam, ngay từ khi nhận nguyên vật liệu, trong lúc tạo sản phẩm cho đến trước khi giao hàng hóa cho khách hàng, Cơng ty theo dõi và đo lường các đặc tính của sản phẩm
ở mỗi giai đoạn để kiểm tra xác nhận rằng các yêu cầu về sản phẩm được đáp ứng. Sản phẩm được kiểm tra trong quá trình chế tạo được ghi chép đầy đủ theo các biểu mẫu, và có biên bản thí nghiệm xuất xưởng, có chữ ký xác nhận của người thử nghiệm, Trưởng bộ phận và Ban Lãnh đạo cấp cao phê duyệt mới được xuất xưởng và giao cho khách hàng.
Bảng 2.19: Kết quả khảo sát về việc kiểm soát thiết bị của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 8.0: Theo dõi, đo lường, phân
tích và cải tiến 1 2 3 4 5
1
Các thiết bị theo dõi, đo lường (cơng tơ, biến dịng điện…) được kiểm soát (hiệu chuẩn, hiệu chỉnh, …) như thế nào?
0 0 0 24 6 4,20
(Nguồn: phụ lục 02)
Đối với sản phẩm là các thiết bị theo dõi, đo lường như công tơ, rơle,… đều được SETC kiểm sốt rất chặt chẽ và hồn toàn được hiệu chuẩn theo các chỉ số tiêu chuẩn mà Tổng cục tiêu chuẩn Đo lường chất lượng Việt Nam (VMI) ban hành, phù hợp với thay đổi về tiêu chuẩn đo lường, thí nghiệm của các ban ngành chức năng, qua đó, thấy được rằng các thiết bị theo dõi, đo lường (công tơ, biến dòng điện,…) được SETC kiểm sốt rất đúng quy trình và quy định.
2.2.5.3 Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
Tại Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam, sản phẩm khơng phù hợp là thiết bị có các lỗi được phát hiện qua quá trình chế tạo hoặc thử nghiệm xuất xưởng. Trong các báo cáo đánh giá nội bộ năm 2015, 2016, 2017 của các phân xưởng sản xuất tại cơng ty như: Phịng Kỹ thuật, Phịng Vật tư, Phân xưởng chế tạo lắp đặt, Phịng Thí nghiệm hóa dầu, Phịng Đo lường, Phịng Thí nghiệm Rơle tự động, Phân xưởng Điện năng kế có thể hiện rằng việc kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp khơng có điểm khơng phù hợp. Ngoài ra, theo kết quả khảo sát tại bảng 2.20, mức độ thực hiện kiểm soát sản phẩm không phù hợp của cơng ty là có hiệu quả (đạt 4,23, có
23/30 (76,7%) và 7/30 (23,3%) ý kiến đánh giá ở mức độ 4 và 5), nguyên nhân là do cơng ty có quy định rõ ràng cách kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp, vì vậy mà