7. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
2.2 Cơ cấu tổ chức
2.2.1 Sơ đồ tổ chức
Dựa trên sự phân cấp quản lý theo cơ cấu tổ chức hiện nay với mơ hình cơng ty mẹ - con. Nếu để kiểm soát và đánh giá thành quả quản lý của nhà quản lý dưới góc độ cơng ty mẹ dành cho cơng ty con là Tex Việt Nam sẽ có 4 trung tâm trách nhiệm mà Tex Việt Nam phải đảm nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư. Trong phạm vi nghiên cứu là nghiên cứu cho hệ thống đánh giá quản lý chỉ tại Tex Việt Nam thì tại Tex Việt Nam chỉ có 2 trung tâm trách nhiệm sẽ nghiên cứu sâu các phần sau là: Trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu,riêng các vấn đề liên quan lợi nhuận và đầu tư có thể tham khảo thêm tại Phụ lục 6. Ta có sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Tex Việt Nam gắn với tổng cơng ty theo mơ hình mẹ-con như sau:
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV Tex Việt Nam (gắn với tổng cơng ty theo mơ hình mẹ-con)
Ứng với trung tâm trách nhiệm, mục tiêu, nhiệm vụ từng trung tâm được xác định như sau:
Bảng 2.1 Mục tiêu,nhiệm vụ các trung tâm trách nhiệm.
Trung tâm trách nhiệm Mục tiêu Nhiệm vụ
Trung tâm chi phí (Phạm vi nghiên cứu tại Tex Việt Nam)
- Tăng cường tính chịu trách nhiệm về chi phí. - Kiểm sốt chi phí phát sinh tại bộ phận.
- Tiết kiệm chi phí.
- Lập và thực hiện báo cáo chi phí thực tế so với kế hoạch tổng hợp, đối chiếu với kế toán.
Trung tâm doanh thu (Phạm vi nghiên cứu tại Tex Việt Nam)
-Đảm bảo tăng doanh thu hàng tháng, q, năm.
-Kiểm sốt chi phí phát sinh tại bộ phận.
- Theo dõi các hợp
đông mua bán với khách hàng.
- Báo cáo doanh thu thực tế so kế hoạch.
Tex Corp (Công ty mẹ)
Tex Việt Nam (TT LN, TT ĐT) Bộ phận kinh doanh (TT DT, TT CP) Bộ phận sản xuất (TT CP) Bộ phận thương mại (TT CP) Bộ phận QA (TT CP) Bộ phận Kho - Vật tư (TT CP) (TT CP) Bộ phận bảo trì (TT CP) (TT CP) Bộ phận sơn (TT CP) Bộ phận kế toán (TT CP) (TT CP) Bộ phận nhân sự (TT CP) (TT CP)
Trung tâm lợi nhuận (trên phương diện gắn với công ty mẹ)
-Đảm bảo lợi nhuận công ty mẹ giao kế hoạch hàng năm.
- Tổng hợp đầy đủ
doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh.
- Theo dõi và quản lý tình hình sử dụng chi phí.
Trung tâm đầu tư (trên phương diện gắn với công ty mẹ)
-Đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Công ty mẹ giao.
- Quản lý vốn được
công ty mẹ đầu tư, tiến độ đầu tư dự án (nhà máy),quyết định mua, bán máy móc, thiết bị cho nhà máy.
Tương ứng cơ cấu tổ chức sơ đồ 2.1 ta có trung tâm trách nhiệm tương ứng với các cấp quản lý sau tại Tex Việt Nam:
Sơ đô 2.2 Các trung tâm trách nhiệm tương ứng với các cấp quản lý.
Cấp 1: GĐ công ty
Cấp 2: Quản lý, trưởng các bộ phận
Trung tâm chi phí Trung tâm doanh thu, chi phí
Trung tâm LN, Đầu tư
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận, phòng ban trong tổ chức
- Giám đốc:
Nhiệm vụ: Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty mẹ về lợi nhuận tạo ra của cơng ty tại Việt Nam, có thể phê duyệt các khoản chi phí liên quan đến lợi nhuận tạo ra. Quản lý vốn, tài sản cơng ty, chịu trách nhiệm tình hình hoạt động kinh doanh, về mọi tổn thất nếu có của cơng ty. Xây dựng kế hoạch chiến lược hàng năm trên cơ sở thực hiện các định hướng được giao của cơng ty mẹ. Nói cách khác Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm về trung tâm lợi nhuận và đầu tư của tồn cơng ty.
- Nhà máy (bộ phận sản xuất):
Đứng đầu nhà máy là quản lý nhà máy (Factory Manager). Dưới quản lý sản xuất là các tổ trưởng hỗ trợ công việc cho quản lý nhà máy gồm: tổ trưởng tổ sơn (bộ phận sơn), tổ trưởng QA (bộ phận QA), tổ trưởng tổ bảo trì, kỹ thuật (Bộ phận bảo trì), tổ trưởng kho-vật tư (Bộ phận kho- vật tư).
Quản lý nhà máy chịu trách nhiệm về việc đảm sản xuất hàng hóa hiệu quả, kịp thời. Giám sát tình hình hoạt động, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, các vấn đề xảy ra tại bộ phận sản xuất, nhà máy sản xuất. Lên kế hoạch, thiết kế hệ thống sản xuất, phương pháp sản xuất, phối hợp, kiểm sốt, quy trình sản xuất. Đây là 1 trung tâm chi phí của đơn vị.
Tổ trưởng các bộ phận sơn, QA, bảo trì, kho vật tư sẽ chịu trách nhiệm về qui trình sản xuất được thiết kế tại bộ phận mình,đảm nhiệm và các chi phí phát sinh tại bộ phận. Đây là các trung tâm chi phí trong bộ phận sản xuất.
- Bộ phận kinh doanh:
Đứng đầu bộ phận kinh doanh là Quản lý kinh doanh (Sale Manager) cùng với sự hỗ trợ 4 nhân viên kinh doanh.
Quản lý kinh doanh chịu trách nhiệm về việc duy trì, tìm kiếm, phát triền nguồn khách hàng cho công ty. Ký kết hợp đồng. Tham mưu, xây dựng chính sách bán hàng, có quyền quyết định với giá cả hàng hóa, sản phẩm hoặc theo chính sách giá tổng công ty (công ty mẹ) tùy theo định hướng từng thời kỳ, từng đối tượng khách hàng mà công ty mẹ hướng đến. Lập dự toán doanh thu cho đơn vị. Chịu trách nhiệm về phê duyệt chi phí phát sinh tại bộ phận, không chịu trách nhiệm về giá thành sản phậm Đây là trung tâm doanh thu, chi phí của đơn vị.
- Bộ phận thương mại:
Đứng đầu bộ phận là quản lý thương mại (Manager Commercial) và sự hỗ trợ của nhân viên xuất nhập khẩu, trợ lý thương mại.
Quản lý thương mại chịu trách nhiệm về phê duyệt chi phí phát sinh tại bộ phận và các nhiệm vụ liên quan xuất nhập khẩu, nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm. Đây là trung tâm chi phí của cơng ty.
- Bộ phận kế toán:
Đứng đầu bộ phận kế tốn là trưởng phịng kế tốn cùng 2 nhân viên kế toán nội bộ phụ trách hỗ trợ hạch tốn theo dõi cơng nợ, ngân hàng, thu chi. Bên cạnh đó cơng ty sử dụng dịch vụ soát xét kế tốn bên ngồi, dịch vụ kế tốn trưởng, hồn thuế, các dịch vụ khác mà nhân viên kế toán nội bộ chưa làm được.
Trưởng phịng kế tốn chịu trách nhiệm về lập kế hoạch, dự tốn tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu Giám Đốc và báo cáo cho các cơ quan bên ngoài liên quan. Chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại bộ phận. Đây là trung tâm chi phí của cơng ty.
- Bộ phận nhân sự:
Trưởng phòng nhân sự chịu trách nhiệm phê duyệt chi phí phát sinh tại bộ phận, thực hiện công tác liên quan bảo hiểm, lao động, tính lương, tuyển dụng lao động cho công ty.