2.2.1 .2Năng lực nhân viên
2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ HTKSNB TRƢỜNG CĐKT CAO THẮNG
Sau quá trình tìm hiểu, khảo sát, phỏng vấn và quan sát thực tế, hệ thống KSNB trƣờng CĐKT Cao Thắng, tác giả có một số đánh giá về từng bộ phận cấu thành HTKSNB nhƣ sau:
2.3.1 Đánh giá về “mơi trƣờng kiểm sốt”
Trong 107 năm tồn tại và phát triển, toàn thể CBGV nhà trƣờng đã cùng nhau tạo dựng đƣợc truyền thống giá trị đạo đức đáng quý của ban lãnh đạo cũng nhƣ CBGV qua nhiều thế hệ, góp phần tạo niềm tin về một tổ chức không tiêu cực, tham ô, tham nhũng, biển thủ của công. Ban giám hiệu nhà trƣờng đề cao vấn đề đạo đức nên ln xem đó là một tiêu chí để xây dựng tổ chức, đây là một điểm thuận lợi giúp nhà trƣờng có đƣợc một mơi trƣờng kiểm sốt tốt hơn. Là một đơn vị đơn vị hành chính sự nghiệp nên trƣờng cũng có ít sự thay đổi nhân sự ở cấp quản lý cấp cao do đó phong cách lãnh đạo của đơn vị là tƣơng đối ổn định.
Cơ cấu tổ chức của trƣờng tƣơng đối gọn nhẹ, có sự phân cơng nhiệm vụ cụ thể giữa các phòng ban, việc phân cơng có dựa vào khả năng, trình độ của từng CBNV. Chính sách nhân sự khá rõ ràng, nhà trƣờng xây dựng đƣợc một chính sách thi đua, khen thƣởng, kỷ luật hợp lý.
Tuy nhiên, với những đặc điểm tác giả đã trình bày trên phần thực trạng, mơi trƣờng kiểm sốt vẫn cịn hạn chế ở một số khía cạnh nhƣ sau:
Do ban lãnh đạo hoạt động trong một mơi trƣờng giáo dục nên tính cả nể cịn nhiều, quản lý cịn phụ thuộc vào những mối quan hệ, thơng cảm và bỏ qua những sai sót nên việc thực thi tính kỷ luật chƣa cao. Mặc dù có xếp hạng A,B,C hằng tháng, nhƣng việc thực hiện cịn mang tính hình thức; thơng thƣờng CBNV có tham gia giảng dạy thì đƣợc xếp loại A, những tháng hè, tết thì xếp loại B, cịn những CBGV khơng có tiết (do nghỉ hậu sản) thì xếp loại C. Bên cạnh đó, nhà trƣờng ít sa thải CBNV, nếu CBNV sai phạm trong quá trình tạm tuyển, tập sự thƣờng sẽ xử lý theo hƣớng ký tiếp hợp đồng tạm tuyển –tập sự mà chƣa xét chuyển giai đoạn. Nhà trƣờng cũng không mạnh dạn sắp xếp lại lao động, tình trạng vừa thiếu vừa thừa lao động cũng đã gây ra sự lãng phí về tiền bạc, kém hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực.
Trong quá trình tuyển dụng, nhà trƣờng chƣa thu hút đƣợc ứng viên và chƣa quan tâm nhiều đến những phẩm chất cá nhân. Quy trình tuyển dụng khá đơn giản, chỉ có vịng xét tuyển hồ sơ và thi giảng cũng tạo nên nhiều bất cập trong quá trình sử dụng nhân sự.
2.3.2 Đánh giá về “đánh giá rủi ro”
Nhà trƣờng có quan tâm đến các yếu tố có thể gây trở ngại cho việc thực hiện các hoạt động của đơn vị thông qua việc thƣờng xuyên cập nhật các thơng tin về văn hóa, chính trị, pháp luật và chế độ tài chính; ghi nhận các mặt thuận lợi và khó khăn ảnh hƣởng đến tiến độ và kết quả thực hiện mục tiêu của đơn vị trong các cuộc họp giao ban hoặc sơ kết, tổng kết cuối năm;
Bên cạnh đó, cịn những hạn chế nhƣ công tác nhận diện rủi ro hiện nay cịn thơ sơ, chủ yếu là căn cứ vào kết quả thực hiện để liệt kê những sự kiện tiêu cực. Thêm vào đó, cơng tác nhận diện chỉ dừng lại ở hoạt động giáo dục và đào tạo, còn các hoạt động khác nhƣ quản lý tài sản, tài chính kế tốn...chƣa đƣợc
quan tâm đúng mức. Đội ngũ CBVC thiếu các kỹ năng về đánh giá và phân tích rủi ro là một trong những hạn chế khiến công tác này không đƣợc thực hiện tại đơn vị. Công tác đánh giá rủi ro chƣa đƣợc Nhà trƣờng chú trọng dẫn đến việc không lƣờng trƣớc đƣợc mức độ tác động của rủi ro đến hoạt động của đơn vị làm ảnh hƣởng đến công tác triển khai các kế hoạch thực hiện mục tiêu. Những biện pháp đối phó với rủi ro mà nhà trƣờng đang áp dụng chủ yếu khắc phục những hậu quả hơn là chủ động phòng ngừa rủi ro. Ngồi ra, văn hóa quản lý rủi ro chƣa đƣợc phổ biến rộng rãi nên CBVC chƣa nhận thức đƣợc vai trò ý nghĩa của công tác đánh giá rủi ro và vai trị của mình đối với cơng tác này.
2.3.3 Đánh giá về “hoạt động kiểm soát”
Các hoạt động kiểm soát của nhà trƣờng đƣợc thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Ứng với các hoạt động chính, nhà trƣờng đã có quy trình cụ thể để kiểm soát hoạt động. Sau mỗi hoạt động, Ban giám hiệu thƣờng đánh giá, rà soát lại các thủ tục kiểm soát để đƣa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Các quy trình hoạt động chƣa đƣợc thể hiện bằng văn bản trong quy chế tổ chức và hoạt động của trƣờng, ngƣời thực hiện ƣu tiên xử lý theo kinh nghiệm, theo thói quen, dựa trên nền tảng kế thừa, có sự linh hoạt trong từng trƣờng hợp cụ thể. Những quy trình thu chi tại nhà trƣờng đƣợc trình bày trong mục 2.2.3 của đề tài nảy do tác giả phỏng vấn các kế tốn viên, sau đó vẽ ra các bƣớc thực hiện chứ chƣa có văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ cụ thể. Ƣu nhƣợc điểm của từng hoạt động kiểm sốt nhƣ sau:
a) Quy trình thu tiền
Ƣu điểm: Quy trình đã phân cơng phân nhiệm rõ ràng và tuân thủ nguyên tắc bất
kiêm nhiệm. Việc đối chiếu hàng tuần giữa các kế toán viên và báo cáo cho Hiệu trƣởng giúp phát hiện đƣợc những sai sót, gian lận. Phịng kế tốn phối hợp với phòng CTCT-HSSV đốc thúc sinh viên nộp học phí cũng mang lại hiệu quả khá cao.
Nhƣợc điểm:
Sinh viên chỉ có thể đóng học phí tại Ngân hàng nơng nghiệp và Phát triển nông thôn chi nhánh Mạc Thị Bƣởi gây khó khăn cho q trình nộp học phí.
Tuy có đơn đốc sinh viên nộp học phí, nhƣng những sinh viên nợ học phí vẫn đƣợc tham gia dự thi kết thúc môn, chỉ khi nào sinh viên nhận bằng mới thanh tốn đầy đủ học phí dễ dẫn đến khả năng gian lận, phản ánh nguồn thu hoặc đối chiếu về việc nộp học phí khi có sai sót khơng kịp thời.
b) Quy trình chi tiền
Ƣu điểm: Trong q trình kiểm sốt tiền lƣơng đã có sự tham gia của các đơn vị
trực tiếp quản lý lao động và Phịng Tổ chức hành chính, phịng đào tạo. Chính vì vậy việc theo dõi kiểm tra, đối chiếu danh sách CBVC, danh sách xếp loại CBVC để tính mức lƣơng phù hợp trong từng tháng. Tiền lƣơng kỳ 1 trả theo cấp bậc, cịn lƣơng kỳ 2 tính theo mức xếp hạng thi đua hằng tháng. Xếp hạng thi đua đã tạo động lực thúc đẩy CBVC hồn thành tốt cơng việc. Thanh tốn lƣơng đều thơng qua KBNN nên việc kiểm soát cũng tốt hơn.
Nhƣợc điểm: Chƣa có sự kiểm sốt phần tính tốn lƣơng trên bảng lƣơng, tính tốn
vƣợt giờ để phát hiện sai phạm và gian lận nếu có trong q trình tính và chi trảg. Việc cơng bố bảng lƣơng chƣa đồng bộ làm hạn chế quá trình kiểm tra của CBVC.
Các thủ tục kiểm sốt đƣợc thực hiện trong quy trình đang áp dụng đã phần nào giảm thiểu sai sót và gian lận. Tuy nhiên, các quy trình hiện có chƣa quan tâm đến mặt kiểm soát hiệu quả tài chính, kiểm sốt việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và vẫn cịn nhiều chỗ chƣa chặt chẽ.
Nhà trƣờng thiếu các quy định xử phạt cũng nhƣ động viên khen thƣởng kịp thời hoặc nếu có cũng khơng thực hiện xử lý theo quy định, do đó đã khơng phát huy đƣợc tác dụng của văn bản, không thể hiện quyền lực của tổ chức, không tạo ra đƣợc đội ngũ nhân viên có tính tn thủ cao… cũng làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ chƣa thực sự hữu hiệu và hiệu quả.
2.3.4 Đánh giá về “thông tin và truyền thông”
Việc thu thập và xử lý thông tin trong nhà trƣờng cơ bản đã đáp ứng đƣợc quá trình ra quyết định của ngƣời lãnh đạo trong các hoạt động của trƣờng. Chứng từ và sổ sách kế toán trong đơn vị đáp ứng đƣợc yêu cầu cho việc kiểm tra, giám sát trong hoạt động kiểm sốt nội bộ. Các thơng tin bên trong và bên ngoài đơn vị đƣợc ghi nhận và tiếp nhận đầy đủ. Tuy nhiên do nhà trƣờng chƣa thực sự quan tâm nhiều đến hệ thống truyền thông nên thông tin chƣa đƣợc truyền kịp thời và đầy đủ đến
các đối tƣợng. Chính sự chậm trễ này làm thơng tin thiếu tính kịp thời, giảm giá trị. Còn khá nhiều ngƣời chƣa nắm đƣợc các quy định luật lệ, quy trình hoạt động, chƣa hiểu rõ cơng việc của mình phải phối hợp nhƣ thế nào làm ảnh hƣởng đến kết quả cơng việc, đặc biệt là các CBGV mới do ít tìm hiểu về các văn bản của nhà trƣờng. Vì thế việc nâng cao hiệu quả của truyền thông thông tin là việc làm hết sức cần thiết của nhà trƣờng trong giai đoạn hiện nay.
2.3.5 Đánh giá về “giám sát”
Giám sát hiện nay tuy nhà trƣờng có quan tâm nhƣng hoạt động này chƣa mang lại hiệu quả cao. Hoạt động giám sát thƣờng xuyên khơng đƣợc thực hiện bởi một phịng ban chuyên trách nào mà do phòng CTCT-HSSV thực hiện chung với việc giám sát HS-SV. Giám sát chỉ mang tính hình thức chứ chƣa đi vào thực chất. Những cán bộ của phòng CTCT-HSSV phụ trách kiêm nhiệm quá nhiều cơng việc nên khơng có nhiều thời gian để kiểm tra, giám sát, phát hiện sai phạm một cách kịp thời. Một số trƣờng hợp phát hiện thì có hành vi che dấu. Hoạt động của Ban thanh tra nhân dân lại mang tính định kỳ, chỉ thực hiện khi có khiếu nại xảy ra nên chƣa phát huy đƣợc tác dụng của việc giám sát.