2.2.1 .2Năng lực nhân viên
3.4 Một số nguyên tắc vận hành của hệ thống KSNB
Bất kỳ đơn vị nào cũng mong muốn thiết lập cho mình hệ thống KSNB thích hợp với quy mơ, đặc điểm của đơn vị và phải đảm bảo có hiệu quả. Điều mẫu chốt của hệ thống KSNB hữu hiệu là ngƣời lãnh đạo cao nhất của đơn vị phải có quan điểm đúng đắn và coi trọng đúng mức cơng tác kiểm sốt, đó là căn cứ quan trọng để thiết lập và vận hành có hiệu quả hệ thống KSNB góp phần quan trọng để duy trì cơng tác quản trị hiệu quả.
Hệ thống KSNB của trƣờng CĐKT Cao Thắng sẽ đƣợc vận hành dựa trên các nguyên tắc hoạt động nhƣ sau:
Phổ biến mục tiêu chung của nhà trƣờng và mục tiêu của từng đơn vị, phòng ban để mọi nhân viên đều biết và cố gắng thực hiện.
Phổ biến cho mọi CBGV, nhân viên trong trƣờng đều phải thấy đƣợc tầm quan trọng, mục tiêu của hệ thống KSNB. Quan trọng hơn là họ phải thấy đƣợc vị trí, vai trị của mình trong hệ thống đó.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ là một q trình đƣợc thiết lập bởi ngƣời quản lý và các nhân viên của đơn vị và cũng chính con ngƣời là những ngƣời vận hành hệ thống. Hệ thống KSNB chỉ đạt đƣợc hiệu quả khi mọi nhân viên cùng nhau thực hiện nó.
Những rủi ro liên quan đến hoạt động chính của trƣờng phải đƣợc nhận diện, đánh giá thƣờng xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản trị rủi ro thích hợp.
Ngày nay, môi trƣờng hoạt động của tổ chức ngày càng phức tạp, kéo theo đó rủi ro sẽ gia tăng. Những rủi ro ấy cần phải đƣợc nhận diện, đánh giá thƣờng xuyên để kịp thời phát hiện và có biện pháp xử lý thích hợp.
Rủi ro rất đa dạng và phức tạp. Có những rủi ro có thể định lƣợng đƣợc, nhƣng cũng có những rủi ro khó định lƣợng. Đối với những rủi ro khó định lƣợng, nhà trƣờng có thể đánh giá theo các mức từ thấp đến trung bình và cao. Có một số tình huống nếu xảy ra thì nhà trƣờng nhất thiết phải quan tâm đặc biệt nhƣ:
Sự thay đổi của môi trƣờng hoạt động: Bao gồm các yếu tố thuộc môi trƣờng vi mơ và vĩ mơ. Ví dụ nhƣ mơi trƣờng kinh tế hay luật pháp thay đổi, nhu cầu thị hiếu của ngƣời học thay đổi… có thể làm gia tăng áp lực cạnh tranh, gia tăng rủi ro một cách đáng kể.
Nhân sự mới: Nhân sự mới có thể làm gia tăng rủi ro do khơng quen việc, sai sót hoặc gian lận có thể tăng. Nếu đó là nhân sự cấp cao thì có thể ảnh hƣởng đến mơi trƣờng kiểm sốt của nhà trƣờng.
HTTT mới hoặc nâng cấp HTTT: Khi thay đổi HTTT, nhà trƣờng cần phải cân nhắc đến những thủ tục sốt bởi vì có thể chúng đã khơng cịn hữu hiệu.
Mở thêm ngành đào tạo mới: Khi mở thêm ngành đào tạo mới, nhà trƣờng sẽ gặp nhiều rủi ro cần đƣợc cân nhắc.
Tái cấu trúc bộ máy tổ chức của nhà trƣờng: Việc nhà trƣờng mở thêm phòng ban mới hoặc sáp nhập phịng ban sẽ có thể làm ảnh hƣởng đến hoạt động kiểm soát hiện hữu.
Các hoạt động kiểm soát phải đƣợc xây dựng phù hợp với hoạt động của nhà trƣờng trong từng giai đoạn và trong từng quy trình hoạt động cụ thể.
Chất lƣợng thông tin và các kênh truyền thông phải đƣợc thực hiện đảm bảo cho mọi ngƣời trong đơn vị có đƣợc đầy đủ thơng tin để thực hiện cơng việc của mình.
Định kỳ phải phân tích đánh giá về tính hữu hiện và hiệu quả của hệ thống KSNB hiện hành để có những cải tiến phù hợp với tình hình hiện tại.
Phân tích giữa lợi ích và chi phí bỏ ra. Đây là một vấn đề mà nhà trƣờng cần phải quan tâm. Một thủ tục kiểm sốt đƣợc xem là hữu hiệu khi lợi ích nó mang lại phải nhiều hơn chi phí thiệt hại ƣớc tính nếu khơng có thủ tục đó hay khơng. Đây là một bài toán kinh tế khơng dễ, bởi có những thiệt hại có thể đo lƣờng bằng tiền, những cũng có những cái khơng đo lƣờng đƣợc. Chính vì thế lại cần đến sự xét đốn của ngƣời quản trị.
Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các đơn vị ln là bài tốn khơng có đáp án chung nhất. Tuỳ từng điểm yếu của từng hệ thống KSNB, tuỳ đặc thù hoạt động của đơn vị ấy mà đƣa ra những giải pháp phù hợp. Hệ thống KSNB gồm các thành phần: Môi trƣờng kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin và truyền thông; Giám sát. Trong các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, mơi trƣờng kiểm sốt là thành phần quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của HTKSNB; nếu mơi trƣờng kiểm sốt nội bộ yếu, thiếu thì chắc chắn HTKSNB sẽ khơng hiệu quả, kể cả các thành phần cịn lại hoạt động tốt. Các giải pháp trên nhằm giúp hệ thống KSNB hoàn thiện hơn, trên cơ sở phát huy những điểm mạnh của hệ thống cũ, khắc phục những điểm yếu, tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh hơn giúp nhà trƣờng thực hiện đƣợc những mục tiêu và sứ mạng của mình.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Trong KSNB, nhân tố con ngƣời là hết sức quan trọng, do đó, phải tạo ra đƣợc những con ngƣời biết đặt lợi ích tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, sống và làm việc có trách nhiệm, vì mục tiêu chung của nhà trƣờng. Trong đó, Ban lãnh đạo bao phải là những ngƣời tiên phong.
Giải pháp hoàn thiện dựa trên việc đánh giá thực trạng để tìm ra các điểm yếu của HTKS hiện tại, dựa trên các căn cứ về pháp lý và nội lực của nhà trƣờng nhằm tập trung vào tất cả các yếu tố của HTKSNB với mục đích giúp HTKSNB hữu hiệu và hiệu quả hơn.
KẾT LUẬN
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống các biện pháp, các hoạt động của nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị nhằm bảo đảm cho sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; bảo đảm cho sự đáng tin cậy của hệ thống báo cáo tài chính; bảo đảm cho sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là một sự cần thiết đối với các nhà quản lý trong bất kì một đơn vị nào cho dù đó là doanh nghiệp hay đơn vị sự nghiệp. Luận văn đƣợc ra đời từ sự cần thiết đó.
Luận văn gồm 3 chƣơng đã cung cấp các lý luận về kiểm sốt nội bộ và từ đó áp dụng vào nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng. Mục đích cuối cùng của luận văn là từ việc khảo sát thực tế đề ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trƣờng. Với việc đƣa ra các giải pháp và kiến nghị hy vọng sẽ giúp Ban Giám hiệu có các biện pháp quản lý tốt hơn để phù hợp với sự pháp triển không ngừng của trƣờng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
* TIẾNG VIỆT
1. Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn - Kiểm toán, trƣờng Đại học Kinh tế TP.HCM (2010), Kiểm toán, 7th ed. Nhà xuất bản Lao động Xã hội, TP.HCM
2. Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn - Kiểm toán, trƣờng Đại học Kinh tế TP.HCM (2012), Kiểm soát nội bộ, 2nd ed. Nhà xuất bản Phƣơng Đông, TP.HCM
3. Hồ Thị Thanh Ngọc (2010), “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trƣờng cao đẳng xây dựng số 2”, Luận văn thạc sĩ 103tr, Trƣờng Đại học Kinh tế Tp HCM.
4. Lê Thị Trà Lý, 2010, Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động thu chi ngân sách tại đại học thể dục thể thao Đà Nẵng, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trƣờng Đại học Đà Nẵng
5. Luật Giáo dục Đại học số 08/2012/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 18/06/2012 6. Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng sƣ phạm kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ 104tr, Trƣờng Đại học Kinh tế Tp HCM.
7. Nguyễn Thị Phƣơng Trâm (2010), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng cao đẳng sƣ phạm trung ƣơng thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ 103tr, Trƣờng Đại học Kinh tế Tp HCM.
8. Trần Thị Hồng Mai, Đánh giá rủi ro trong kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu hoạt động.
9. Tài liệu của nội bộ trƣờng Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng về các quy chế, quy định nội bộ, báo cáo tự đánh giá, các báo cáo nội bộ khác.
* TIẾNG ANH
10. International Organization of Supreme Audit Institutions (2001), Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, USA
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG ĐÀO TẠO
Hàng ngày Đối
tƣợng
Công việc thực hiện
1. Giảng viên bộ môn
Ghi đầy đủ các nội dung trong sổ lên lớp (học sinh vắng mặt, điểm số, nội dung giảng) và sổ tay giáo viên.
2. Cán bộ lớp.
Ghi vào sổ trực của lớp tình hình chấp hành kỷ luật và kết quả học tập của lớp để thông tin đến các nơi cần thiết.
3.Phịng Cơng tác Chính trị HSSV:
-Cán bộ phụ trách khối lớp xem sổ lên lớp để nắm thông tin bất thƣờng (nhiều học sinh nghỉ học, học phần có nhiều điểm kém).
-Cán bộ phụ trách khối lớp theo dõi hoạt động lên lớp và nề nếp, kỷ luật học tập của khối lớp, ghi nhận vào sổ tay để tổng hợp, báo cáo khi cần thiết.
Hàng tuần
1. Giáo viên bộ môn
Kê khai kế hoạch công tác tuần chậm nhất là 11h00 thứ 2 hàng tuần.
2. Giáo viên bộ môn
Tổ chức sinh hoạt lớp theo nội dung Phịng Cơng tác Chính trị HSSV hƣớng dẫn. Hƣớng dẫn quy định của trƣờng, giải đáp các thắc mắc HSSV thƣờng gặp.
-Xem sổ lên lớp, trao đổi với cán bộ lớp để nắm bắt những thông tin cần thiết nhƣ: tình hình học tập của lớp, kỷ luật học tập của lớp, những cá nhân tiến bộ, sa sút về kỷ luật...
-Giáo viên chủ nhiệm sinh hoạt với cán bộ lớp, cán bộ đoàn và mời thêm một số tổ trƣởng nhằm thơng báo tình hình, thảo luận ngun nhân, đề ra biện pháp khắc phục và phân công tổ chức thực hiện.
- Tùy tình hình, cán bộ lớp có thể sinh hoạt cả lớp hay một số tổ để chỉ đạo biện pháp thực hiện (họp ngắn gọn, nếu thời khóa biểu khơng có giáo viên chủ nhiệm thì tranh thủ họp ngồi giờ học tập. nếu có giáo viên chủ nhiệm, thì giáo viên chủ nhiệm họp tồn lớp...)
- Giáo viên chủ nhiệm báo cáo tình hình của lớp cho Trƣởng, Phó bộ mơn bằng cách báo cáo trực tiếp hoặc ghi vào sổ quản lý chất lƣợng của ban (vào thứ 6 hàng tuần).
3. Trƣởng bộ môn.
- Kiểm tra kế hoạch công tác tuần của Bộ môn, tiến độ thực hiện những công việc đã giao.
- Xem sổ lên lớp (tại phịng cơng tác Chính trị HSSV) để phát hiện tình hình học tập các học phần do Bộ môn quản lý.
- Họp tổ trao đổi hoặc trao đổi riêng với giáo viên, tìm hiểu thêm nguyên nhân và bàn cách giải quyết những tình huống phát sinh.
- Bộ mơn phản ánh tình hình của Bộ mơn cho trƣởng khoa và xin ý kiến chỉ đạo nếu cần.
4. Trƣởng khoa
a. Nắm tình hình của Bơ mơn, GVCN và qua hoạt động kiểm tra thƣờng xuyên.
b. Chỉ đạo biện pháp và xử lý cụ thể các tình hình sau:
- dõi tiến độ biên soạn chƣơng trình, giáo trình theo kế hoạch năm học - Số lƣợng giáo viên ở các khoa giảng dạy đạt kết quả thấp.
- Các lớp có nhiều học sinh kém về văn hóa, chun mơn, đạo đức.
- Chỉ đạo việc bồi dƣỡng học sinh, ôn, thi và thi lại. Các khoa cần xem phản ánh của GVCN để có cơ sở tổng hợp kịp thời.
c. Báo cáo tình hình hoạt động của khoa cho giám hiệu trong cuộc họp giao ban hàng tháng.
5.Phòng CTTT- HSSV
- Tổng hợp thông tin báo cáo từ cán bộ quản lý các khối lớp để nắm đƣợc tình hình giảng dạy cũng nhƣ trật tự kỷ luật của các lớp.
- Rút ra nguyên nhân và đề nghị giải pháp.
6. Giáo viên ký túc xá.
- Theo dõi tình hình ký túc xá để nắm đƣợc các nội dung sau: Tình hình tự học ở ký túc xá, tình hình kỷ luật trật tự - làm việc với giáo viên chủ nhiệm về học sinh vi phạm.
Hàng tháng
1. Giáo viên bộ môn.
- Báo cáo trƣởng, phó bộ mơn tình hình giảng dạy, học tập của những lớp mình phụ trách.
2. Giáo viên chủ nhiệm.
- Họp phân loại đạo đức hàng tháng, đánh giá điểm rèn luyện (theo hƣớng dẫn của trƣờng)
- Chỉ đạo lớp đánh giá công tác giảng dạy của giáo viên vào phiếu khi đƣợc yêu cầu.
- Đánh giá kết quả học tập của lớp.
3. Các khoa giáo viên
- Tổ chức cho đơn vị mình viết báo cáo cơng tác cá nhân và xét thi đua hàng tháng.
- Sinh hoạt hàng tháng về quản lý chất lƣợng đào tạo.
- Chuẩn bị các nội dung báo cáo của Khoa trong buổi học giao ban
- Tổng kết đánh giá các mặt công tác đề ra trong tháng, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để tổ chức thực hiện.
4. Giáo viên ký túc xá.
Tổng hợp tình hình hàng tháng theo chức trách, nhiệm vụ của mình và báo cáo kết quả các biện pháp đã tiến hành, đề nghị biện pháp cần đƣợc thực thi sắp tới. Giáo viên ký túc xá báo cáo trực tiếp cho Hiệu trƣởng trƣớc ngày 25 hàng tháng.
5. Họp giao ban đào tạo.
- Thành phần dự họp : Hiệu trƣởng, hiệu phó đào tạo, Phịng đào tạo, trƣởng, phó các khoa, Bộ mơn, Phịng KHCN&HTQT, giáo viên ký túc xá, đoàn thanh niên, cơng đồn trƣờng.
- Trƣởng, Phó phịng đào tạo báo cáo hiệu phó đào tạo về tình hình đào tạo chung của trƣờng, những kế hoạch liên quan đến đao tạo cần triển khai, xin ý kiến chỉ đạo những vấn đề cần thiết.
- Các đơn vị báo cáo những vấn đề đơn vị mình phụ trách.
- Thảo luận, đánh giá tình hình, nguyên nhân, đề ra biện pháp và tổ chức thực hiện.
- Giám hiệu phổ biến và chỉ đạo thực hiện các đề mục công tác mới.
Học kỳ
1.Giáo viên bộ môn
- Chuẩn bị đề thi khi đƣợc phân công, báo cáo trƣởng phó bộ mơn tình hình giảng dạy, học tập của những lớp mình phụ trách, đƣa đề thi và đáp án lên mạng sau buổi thi.
- Theo dõi việc coi thi, chấm thi và thi lần 2.
- Thông báo kết quả học tập đến lớp mình phụ trách, giải quyết khiếu nại nếu có.
- Báo cáo kết quả học kỳ những lớp đƣợc phân công đúng quy định. - Báo cáo khối lƣợng, công tác học kỳ để tính giờ tăng theo thời gian thông báo.
2. Giáo viên chủ
nhiệm.
- Chỉ đạo lớp đánh giá công tác giảng dạy của giáo viên vào phiếu khi đƣợc yêu cầu.
- Đánh giá tình hình học tập và kết quả học tập các học phần của lớp trong học kỳ, phân tích những ƣu điểm và tồn tại, thông báo cho lớp những HSSV cần lƣu ý về rèn luyện đạo đức và kết quả học tập trong học kỳ.
3.Các khoa giáo viên
- Thống kê và đánh giá kết quả giảng dạy của những học phần khoa phụ trách trong học kỳ.
- Nộp báo cáo thống kê đánh giá kết quả (theo biểu phòng đào tạo cung cấp) các học phần Khoa, Bộ mơn phụ trách về phịng đào tạo chậm nhất vào tuần thứ 6 (tính tuần thi đầu tiên của học kỳ của hệ đào tạo là tuần thứ 1)
- Phổ biến những nội dung cần lƣu ý về chất lƣợng đào tạo, đánh giá những mặt đƣợc và chƣa đƣợc trong hoạt động giảng dạy và quản lý của Khoa, Bộ môn trong học kỳ.
4. Giáo viên ký túc xá