Về quy trình thu thập dữ liệu tổn thất:
Quy trình thu nhập dữ liệu tổn thất của BIDV được xây dựng khá bài bản, vừa được xây dựng thông qua các bộ phận trực tiếp phát sinh báo cáo và tổng kết, vừa được thu thập thông qua hệ thống báo cáo kết quả giao dịch nghi ngờ, từ đó thực hiện điều tra, xác nhận với bộ phận phát sinh. Quy trình phù hợp với đặc thù tại BIDV,
giúp thực hiện phân loại, xem xét mức độ ảnh hưởng để xác định giải pháp phù hợp cho từng loại sự cố.
Quy trình báo cáo và xử lý sự cố rủi ro hoạt động:
Sự cố RRHĐ tại các đơn vị được theo dõi và tổng hợp báo cáo theo định kỳ. Các trường hợp sự cố RRHĐ mang tính nghiêm trọng sẽ được tâp trung xử lý ngay và có những hành động khắc phục cũng như rút kinh nghiệm đảm bảo quá trình giám sát liên tục và khắc phục kịp thời. Việc thực hiện thu thập dữ liệu tổn thất được duy trì và báo cáo, các sự cố được tổng hợp và đánh giá về mức độ và tần suất xảy ra trong hệ thống đồng thời kết hợp với việc theo dõi dấu hiệu RRHĐ chính để đưa ra ma trận RRHĐ với mức độ cao/trung bình/thấp tương ứng cho từng nghiệp vụ.
Phát hiện sự cố
•Báo cáo cho LĐ đơn vị
•LĐ đơn vị phân cơng BP đầu mối thu thập thông tin, báo cáo, giám sát sự cố RRHĐ
Xác định mức độ,
nguyên nhân và giải pháp
•Xác định BP xảy ra sự cố, q trình, ngun nhân gây ra sự cố. •Xác định giá trị tổn thất dự kiến
•Biện pháp giải quyết, ngăn chặn, giảm thiểu tổn thất.
Tổng hợp báo cáo
•Lập Báo cáo sự cố , gửi về Ban QLRRTT&TN, Ban KT&GS và Ban đầu mối nghiệp vụ •Chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý, lập BC tổng hợp sự cố phát sinh trong kỳ gửi Ban
QLRRTT&TN
•Cập nhật thơng tin vào chương trình Quản lý dữ liệu sai, lỗi
Xử lý khắc phục
•Thực hiện các biện pháp giảm thiểu tổn thất. Tối thiểu 1 tuần/lần, BC LĐ đơn vị tình hình khắc phục
Theo dõi, giám sát
•Đánh giá KQ thực hiện khắc phục hoặc chưa khắc phục để có biện pháp xử lý kịp thời
Đóng sự cố
- Đối với giao dịch nghi ngờ trong chương trình phần mềm triển khai tại đơn vị
- Đối với giao dịch nghi ngờ trong hệ thống báo cáo do Ban QLRRTT&TN đề xuất
Quy trình báo cáo sai, lỗi đơn vị tự theo dõi, phát hiện
Tổng hợp báo cáo
•Hàng ngày, CB QLRR vấn tin và chiết xuất các GDNN trong chương trình, gửi các bộ phận có liên quan để kiểm tra, đối chiếu, rà soát.
Kiểm tra, rà soát giao dịch nghi ngờ
•Hàng ngày, BP liên quan kiểm tra, đối chiếu, rà soát với các chứng từ, hồ sơ gốc và thực hiện hành động khắc phục các sai, lỗi
Báo cáo kết quả kiểm tra,
rà sốt
•Các BP liên quan thực hiện báo cáo rà soát, đề xuất biện pháp khắc phục gửi về Phòng QLRR, số liệu chốt đến ngày 10 hàng tháng
•Phịng QLRR tổng hợp gửi về Ban QLRRTT&TN trước ngày 15 hàng tháng hoặc đột xuất
Tổng hợp báo cáo
•Ban QLRRTT&TN tổng hợp
Lập BC giao dịch nghi ngờ phát sinh mới
Đăng tải dữ liệu GDNN trong hệ thống báo cáo do Ban QLRRTT&TN đề xuất
Đơn vị chức năng, BP liên quankiểm tra, rà soát nội
dung GDNN
Báo cáo kết quả kiểm tra, rà soát
Về cơng tác báo cáo:
Tình hình báo cáo thực tế từ các đơn vị chi nhánh lên Trụ sở chính cho thấy cơng tác báo cáo vẫn chưa kịp thời. Mặc dù quy trình báo cáo yêu cầu chi nhánh báo cáo ngay khi có sự cố RRHĐ và báo cáo sai lỗi tự phát hiện định kỳ, tuy nhiên do nhận thức quản lý rủi ro của một bộ phận cán bộ - từ cán bộ kinh doanh trực tiếp, cán bộ hỗ trợ đến cán bộ quản lý rủi ro tại chi nhánh, thậm chí là lãnh đạo Chi nhánh cịn hạn chế - chưa hiểu trọn vẹn được tầm quan trọng của công tác báo cáo RRHĐ - và cả những hành vi che giấu lỗi khiến công tác báo cáo không đầy đủ, không kịp thời thơng tin sự cố về Trụ sở chính theo quy định, trong nhiều trường hợp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của BIDV.
2.3.3.2 Đo lường rủi ro hoạt động
Có 2 cách đo lường RRHĐ tại BIDV, đó là đo lường định tính và đo lường định lượng
Đo lường định tính: Thơng qua ma trận rủi ro hoạt động.
Thống kê, cập nhật sai, lỗi đơn vị
tự theo dõi, phát hiện
•Nhập dữ liệu vào Chương trình Quản lý dữ liệu sai, lỗi đơn vị tự theo dõi, phát hiện, số liệu báo cáo chốt đến ngày 10 tháng cuối quý/chỉ tiêu mới
Tổng hợp, phân tích và báo cáo sai,
lỗi ĐV tự theo dõi, phát hiện
•Ban QLRRTT&TN tổng hợp sai, lỗi, đánh giá, phân tích thực trạng RRHĐ tồn hệ thống
Tổng hợp báo cáo sai, lỗi
•ĐV xây dựng KH và triển khai các giải pháp nhằm giảm thiểu hoặc kiểm sốt rủi ro.
•Phịng QLRR kiểm tra, giám sát KQ thực hiện các giải pháp. •Ban QLRRTT&TN kiểm tra, giám sát kết quả khắc phục sai, lỗi
của toàn hệ thống
Kiểm soát và giảm thiểu rủi ro
Ma trận RRHĐ phân chia các sai, lỗi được thành 03 nhóm mức độ rủi ro: rủi ro cao, trung bình và thấp, tương ứng với đánh dấu màu đỏ, vàng và xanh. Trong đó, rủi ro cao có mức độ ảnh hưởng lớn đến hoạt động ngân hàng hoặc sai, lỗi có điểm rủi ro cao, rủi ro trung bình và rủi ro thấp bao gồm những sai lỗi có mức độ trung bình và thấp.
Căn cứ vào những sai, lỗi thực tế phát sinh của toàn hệ thống trong kỳ, Ban QLRRTT&TN tại Trụ sở chính BIDV sẽ tổng hợp tần suất xảy ra của sai, lỗi cùng mức độ ảnh hưởng của sai, lỗi để tính tốn điểm rủi ro của sai lỗi và xây dựng ma trận RRHĐ
Tần suất xảy ra: 1-2 điểm = thấp (xanh)
3-4 điểm = Trung bình (vàng) 5 = Cao (đỏ) Mức độ ảnh hưởng: Điểm tổng cộng: <2 điểm: thấp (xanh) Từ 2 đến < 4 điểm: Trung bình (vàng) > = 4 điểm: Cao (đỏ)
Ma trận RRHĐ được xây dựng cho toàn hệ thống theo từng nghiệp vụ, toàn hệ thống cho tất cả nghiệp vụ và toàn hệ thống theo từng đơn vị. Định kỳ vào ngày 30 tháng cuối quý, căn cứ vào báo cáo sai, lỗi và phương pháp xây dựng ma trận, Ban QLRRTT&TN BIDV tiến hành xây dựng 3 loại ma trận RRHĐ và thông báo tới các đơn vị để triển khai thực hiện các biện pháp giảm thiểu hoặc kiểm soát những sai, lỗi được đánh dấu màu đỏ.
Có thể thấy, quy trình xây dựng ma trận RRHĐ tại BIDV được thực hiện khá bài bản, có sự học hỏi tham khảo quy cách xây dựng mơ hình ma trận tiên tiến trên thế giới đồng thời có sự cập nhật thường xun thơng qua việc rà soát, chỉnh sửa điểm mức độ ảnh hưởng định kỳ 2 năm/lần hoặc ngay khi phát sinh sự kiện, sự thay đổi lớn ảnh hưởng đến hoạt động ngân hàng và đề xuất các trọng số cho phù hợp với từng thời kỳ.
Ma trận RRHĐ được xây dựng định kỳ mỗi quý một lần. Tần suất này được đánh giá là phù hợp vì mỗi q tương ứng với cơng tác chốt kết quả kinh doanh theo quý tại các đơn vị đồng thời cũng là thời điểm ngay sau khi các đơn vị gửi báo cáo
Ban QLRRTT&TN BIDV làm đầu mối xây dựng ma trận RRHĐ căn cứ vào báo cáo sai lỗi do các đơn vị chi nhánh, phịng ban tại trụ sở chính gửi lên. Tuy nhiên, nếu trong trường hợp các đơn vị báo cáo sai lỗi không đầy đủ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến đầu vào cho việc xây dựng RRHĐ, làm cơng tác đo lường RRHĐ khơng cịn chính xác và sát với thực tế hoạt động.
Đo lường định lượng: Thông qua ước lượng vốn yêu cầu tối thiểu cho rủi ro
hoạt động. Vốn yêu cầu tối thiểu cho RRHĐ là một cấu phần để xác định hệ số an toàn vốn tối thiểu (CAR) của BIDV theo yêu cầu của Hiệp ước Basel. Vốn yêu cầu tối thiểu cho RRHĐ được tính theo một trong ba phương pháp: Chỉ số cơ bản (BIA), chuẩn hóa (TSA) và đo lường tiên tiến (AMA).
2.3.3.3 Phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro hoạt động
Khi đã xác định được bản chất của RRHĐ thông qua mức độ ảnh hưởng và tần suất xảy ra, RRHĐ sẽ cần được giảm thiểu về ngưỡng phù hợp với khẩu vị rủi ro mà BIDV đã thiết lập thông qua việc thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro chung được thực hiện như: Chỉnh sửa, hồn thiện chính sách, quy định nghiệp vụ; Sắp xếp, bố trí, luân chuyển, đào tạo cán bộ; Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ cảnh báo và quản lý rủi ro hoạt động. Đồng thời, sử dụng các kỹ thuật nhằm tối thiểu hóa những rủi ro hiện tại hoặc ngăn chặn sự phát sinh rủi ro mới. Kỹ thuật này bao gồm bảo hiểm rủi ro để chuyển giao, giảm thiểu rủi ro và triển khai thực hiện kế hoạch bảo đảm kinh doanh liên tục (BCP).Theo đó, kế hoạch bảo đảm kinh doanh liên tục là kịch bản thử nghiệm thảm họa nhằm bảo đảm khả năng hoạt động kinh doanh liên tục khi xảy ra các thảm họa có thể gây ảnh hưởng lớn đến khả năng hoạt động của BIDV trong từng nghiệp vụ. Phương án phục hồi sau thảm họa phải được xây dựng chi tiết ở nhiều mức độ, cho từng thảm họa, bảo đảm BIDV trở lại hoạt động trong thời gian ngắn nhất từ khi xảy ra thảm họa. Đối với những thị trường, lĩnh vực hoạt động có mức độ rủi ro cao, khả năng tổn thất lớn, HĐQT BIDV sẽ quyết định việc không triển khai thực hiện hoặc chuyển hướng sang thị trường, lĩnh vực hoạt động khác có mức độ rủi ro thấp hơn.
Sau khi giảm thiểu rủi ro, các RRHĐ cũng vẫn được theo dõi, kiểm soát và báo cáo, cụ thể như sau:
- Theo dõi, giám sát xu hướng biến động của rủi ro hoạt động thông qua việc thiết lập và theo dõi hệ thống hạn mức.
- Kiểm soát việc thực hiện triển khai chính sách, quy định, quy trình, văn bản hướng dẫn liên quan đến QLRRHĐ.
- Thiết lập và duy trì hệ thống báo cáo quản lý rủi ro hoạt động để bảo đảm rủi ro hoạt động được báo cáo và xử lý kịp thời.
2.4 Đánh giá công tác quản trị RRHĐ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
2.4.1 Khảo sát văn hóa và nhận thức của cán bộ nhân viên về quản trị RRHĐ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
Để kiểm định thực tế cảm nhận của cán bộ nhân viên về văn hóa và nhận thức liên quan đến RRHĐ và QLRRHĐ, nghiên cứu đã khảo sát khoảng 300 nhân viên tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam, trong đó tỷ lệ tham gia khảo sát tại Trụ sở chính chiếm khoảng 32% và các chi nhánh là 68%. Hình thức khảo sát là xây dựng bảng câu hỏi trên Google Forms và gửi đường dẫn qua địa chỉ thư điện tử cá nhân đến đối tượng cần khảo sát.
Bảng khảo sát cho thấy số lượng nhân viên tham gia trả lời khảo sát chủ yếu là nhân viên/chuyên viên BIDV có tuổi đời từ 20-40 tuổi, đang cơng tác tại các bộ phận kinh doanh, giao dịch với khách hàng. Đa số đối tượng tham gia khảo sát hiểu đúng về khái niệm rủi ro hoạt động và công cụ KRI. Họ nhận thấy RRHĐ thường xảy ra với nguyên nhân chủ yếu do con người. Văn hóa ứng xử khi xảy ra RRHĐ là báo cáo trực tiếp với cấp trên trực tiếp. Họ đều nhận thức được mỗi cán bộ nhân viên trong ngân hàng phải có trách nhiệm tự kiểm sốt RRHĐ trong cơng việc của chính mình, và đánh giá cơng tác nhận diện, đo lường đánh giá là bước quan trọng nhằm đưa ra giải pháp kiểm soát, giảm thiểu rủi ro phù hợp, đồng thời phải liên tục báo cáo định kỳ bên cạnh báo cáo đột xuất ngay khi có sự cố bất thường. Tuy nhiên, việc tiếp cận với truyền thông RRHĐ không cao, số lượng cán bộ nhân viên được đào tạo bài
khảo sát, công tác truyền thông về RRHĐ được đánh giá là chưa hiệu quả do tần suất tiếp cận thấp, phương thức tiếp cận chủ yếu là tự xem trên trang tin mạng nội bộ mà chưa được phổ biến cụ thể, sâu sát đến từng cán bộ. Họ không đánh giá cao các bài truyền thông RRHĐ về mặt hình thức trình bày. Như vậy, phần lớn cán bộ nhân viên đều nhận thức về RRHĐ, và có kiến thức về QLRRHĐ, tuy nhiên chưa thực sự chủ động trong việc phòng ngừa, giảm thiểu RRHĐ tại mỗi đơn vị và công tác truyền thông chưa đạt hiệu quả cao.
2.4.2 Đánh giá về công tác quản trị rủi ro hoạt động tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam
Do đặc điểm của rủi ro hoạt động là loại rủi ro tiềm ẩn, khó có thể xác định được hoặc dự đốn trước, nên cơng tác QLRRHĐ là một trong những cơng tác khó khăn nhất của các ngân hàng. Tuy nhiên, qua những phân tích về thực trạng đề cập ở trên, có thể thấy cơng tác QLRRHĐ tại BIDV đã đạt được những kết quả sau:
- Công tác QLRRHĐ được sự quan tâm của ban lãnh đạo. Quan điểm lãnh đạo về QLRRHĐ của ban lãnh đạo cấp cao được thể hiện khá rõ nét với việc ủng hộ nhân sự cũng như các chính sách về QLRR bên cạnh các hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Mục tiêu và khẩu vị RRHĐ của BIDV được thiết lập đảm bảo vận hành và theo dõi trong quá trình QLRRHĐ. - Cơ cấu tổ chức QLRRHĐ khá hoàn thiện. Hầu hết bộ phận QLRRHĐ đều
được thành lập, phân cấp rõ ràng.
- Chính sách, quy định hướng dẫn về QLRRHĐ được xây dựng nhất quán giữa các văn bản và thống nhất trên tồn hệ thống. Quy trình về QLRRHĐ được thiết lập chặt chẽ từ bước nhận diện - đo lường - phòng ngừa, giảm thiểu - theo dõi, kiểm sốt, báo cáo. Các cơng cụ QLRRHĐ được nghiên cứu áp dụng triệt để như LDC - thu thập dữ liệu tổn thất, KRI - báo cáo dấu hiệu rủi ro chính, RSCA - báo cáo tự đánh giá, kiểm soát…Các quy định được nghiên cứu và triển khai với mục đích phịng ngừa và giảm thiểu rủi ro ngay từ đầu trong công tác phát triển sản phẩm, dịch vụ mới, sử dụng dịch vụ th ngồi, đến cơng đoạn sau cùng là đảm bảo kinh doanh liên
phạm. Một khung pháp lý vững chắc, cập nhật liên tục, đảm bảo hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý RRHĐ tại BIDV.
Hạn chế, tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được, cơng tác QLRRHĐ vẫn cịn tồn tại những hạn chế, đó là:
- Về cơ cấu tổ chức QLRRHĐ: Mặc dù BIDV đã chủ động xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức đảm bảo có thể tối ưu hóa cơng tác QLRRHĐ, tuy nhiên khi xuống đến đơn vị chi nhánh thì chưa thành lập được bộ phận chuyên trách cơng tác QLRRHĐ cũng như chưa có cán bộ đầu mối nắm vững để giải đáp và sâu sát về công tác QLRRHĐ. Số lượng cán bộ phụ trách QLRR hạn chế và kiêm nhiệm nhiều công việc: QLRR tín dụng, QLRRHĐ, triển khai cơng tác phịng chống rửa tiền… khiến công tác QLRRHĐ tại các chi nhánh chỉ mới ở mức độ thực hiện các báo cáo định kỳ. Hạn chế trong chun mơn hóa khó mang lại hiệu quả cao cũng như khơng đánh giá, phân tích kịp theo thực tế tại chi nhánh.
- Về mơ hình quản trị RRHĐ: Các văn bản về quản lý RRHĐ của BIDV tới thời điểm hiện tại chỉ mới dừng lại ở việc quy định chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ nhưng thể hiện được bộ phận kiểm toán nội bộ trực