CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
5.2 Kiến nghị
5.2.2 Giải pháp về nâng cao chất lượng hệ thống
Chất lượng hệ thống là nhân tố quan trọng thứ hai theo đánh giá của người sử dụng. Chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn thệ hiện qua việc đảm bảo phải đảm
bảo tính dễ sử dụng, linh hoạt, tích hợp, hiệu quả và an tồn. Chính vì vậy, để cải thiện cảm nhận về nhân tố này cần thực hiện một số giải pháp nhằm tăng cường các tính chất này của hệ thống thơng tin kế tốn.
Xem xét hệ thống thông tin kế tốn ở khía cạnh chu kỳ phát triển hệ thống thì hệ thống thơng tin kế tốn được tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau. Quá trình này được chia thành các giai đoạn như: lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống. Chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn sẽ được nâng cao khi hoàn thiện các giai đoạn này.
Trong giai đoạn lập kế hoạch phát triển hệ thống, giai đoạn này xác định
phạm vi của hệ thống thơng tin kế tốn, cách thức, thời gian, nguồn lực cần thiết cho việc phát triển hệ thống thơng tin kế tốn nên kế hoạch phát triển phải dựa trên chiến lược của doanh nghiệp cũng như những nguyên nhân dẫn đến việc phải tổ chức lại hệ thống thơng tin kế tốn. Kế hoạch phát triển hệ thống phù hợp có phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào tầm nhìn của nhà quản lý cấp cao.
Trong giai đoạn phân tích hệ thống, giai đoạn này sẽ tiến hành khảo sát hệ
thống thơng tin kế tốn hiện hành và mơi trường của nó để xác định các giải pháp hồn thiện hệ thống. Chịu trách nhiệm chính trong giai đoạn này là nhà quản lý cấp cao, đội dự án và nhà tư vấn. Nhà quản lý cấp cao cần cam kết ủng hộ, hỗ trợ các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện hệ thống, hỗ trợ tránh sự chống đối của nhân viên và giải quyết các mâu thuẫn giữa nhà tư vấn và đội dự án. Bên cạnh đó, theo Standish (1999) vai trò của độ dự án cũng không kém phần quan trọng. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn đội dự án có năng lực và hợp tác tốt với nhà tư vấn để tham gia việc triển khai hệ thống một cách hiệu quả.
Trong giai đoạn thiết kế hệ thống, hệ thống thơng tin kế tốn cần được thiết kế
theo định hướng ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể như ERP. ERP giúp thu thập dữ liệu nhanh chóng, đúng lúc, giảm thời gian lập báo cáo, giảm rào cản giữa các vùng chức năng (Brazel and Li, 2005) nên thông tin kế tốn cung cấp sẽ đảm bảo được tính kịp thời. Ngồi ra, ERP là hệ thống tích hợp nên người sử dụng thơng tin
trong doanh nghiệp sẽ được cung cấp đầy đủ, tồn diện tình hình tài chính, kế toán tại doanh nghiệp. Đây là cơ sở để tăng cường sự hài lòng của người sử dụng hệ thống thông tin kế tốn, hướng đến việc xây dựng một hệ thống thơng tin kế tốn thành cơng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp.
Trong giai đoạn thực hiện hệ thống, mơ hình hệ thống đã được thiết kế trở
thành hệ thống hiện thực chuẩn bị đưa vào sử dụng. Chính vì vậy ngồi việc mua sắm và cài đặt phần cứng và phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển nhân sự bao gồm: kế hoạch sử dụng nhân sự, kế hoạch tuyển dụng với các yêu cầu về đạo đức và chuyên môn, kế hoạch đào tạo và phát triển năng lực nhân sự. Cần có kế hoạch kiểm tra, thử nghiệm hệ thống để hạn chế các rủi ro trong q trình vận hành, có biện pháp kiểm sốt việc triển khai theo đúng như thiết kế.
Trong giai đoạn vận hành hệ thống, song song với việc sử dụng doanh nghiệp
cần tiến hành thẩm định, đánh giá q trình hoạt động của hệ thống thơng qua việc so sánh giữa thực tế đạt được với mục tiêu của quá trình phát triển hệ thống. Việc đánh giá hệ thống có thể được tiến hành thơng qua các dịch vụ tư vấn – kiểm toán hay thơng qua cơng tác kiểm tốn nội bộ. Dù hệ thống được đánh giá theo cách thức nào chăng nữa thì doanh nghiệp cần đảm bảo xây dựng hệ thống tiêu tiêu chí và các khía cạnh đánh giá một cách hợp lý, phản ánh đúng tình hình của hệ thống thơng tin kế tốn hiện tại. Ngồi ra, doanh nghiệp cần tổ chức tốt cơng tác bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động an toàn, hiệu quả.